Intranet

Intranet to prywatna sieć komputerowa, która służy do komunikacji i wymiany informacji wewnątrz organizacji lub firmy. Intranet działa na podobnej zasadzie jak internet, ale jest dostępny tylko dla pracowników i partnerów danego przedsiębiorstwa czy organizacji. Intranet umożliwia łatwe udostępnianie dokumentów, harmonogramów, kontaktów i innych informacji wewnątrz firmy, co przyczynia się do zwiększenia wydajności pracy i poprawy komunikacji między pracownikami i partnerami. W tworzeniu intranetu często stosuje się różne narzędzia informatyczne, takie jak: komunikatory internetowe, systemy zarządzania treścią, programy do wirtualnej współpracy, fora dyskusyjne, systemy zarządzania dokumentami, systemy wspomagające przebieg procesów biznesowych czy aplikacje do zarządzania projektami.

Intranet to jedna z odmian sieci wewnętrznej w organizacji, która opiera się na technologii internetowej i upraszcza komunikację pomiędzy pracownikami przy wykorzystaniu sieci Internet. Daje możliwość łatwego dostępu do informacji w przedsiębiorstwie, łączy systemy informatyczne i infrastrukturę komputerową (sprzęt, sieć, istniejące systemy baz danych), które już istnieją w przedsiębiorstwie oraz wzbogaca je o dodatkowe narzędzia jak np. platformę e-learningową. (K. Bednarz 2009, s. 30)

Największą zaletą wykorzystywania intranetu jest to, że daje on możliwość zdalnego dostępu do właściwych zbiorów informacyjnych przez uprawnionego pracownika. W czasach kiedy wiele organizacji nie posiada stacjonarnych biur, a pracownicy świadczą pracę w sposób zdalny, takie rozwiązanie daje nieprawdopodobnie dużą swobodę działania oraz stanowi kluczową przesłankę uzyskania przewagi konkurencyjnej. Wykorzystanie intranetu umożliwia łatwy, szybki i prosty sposób dotarcia do istotnych i wiarygodnych informacji wewnątrz organizacji, co zaś zapewnia wzrost wydajności pracy (I. Chomiak-Orsa 2016, s. 48) Wdrożenie intranetu wpływa nie tylko na usprawnienie realizowanych procesów, ale umożliwia też znaczną poprawę elastyczności organizacji w realizacji procesów wewnętrznych jak i zewnętrznych (R. Serafin 2009, s. 385-390)

Nazwa intranet stosowana jest od około 1995 roku jako "wewnątrzorganizacyjny odbiorca Internetu". W Polsce pojęcia tego zaczęto powszechnie używać od 1996 roku. Czasem używane jest równanie dzielące Internet na in - i ekstranet (Internet=intranet+ekstranet), co jednak wydaje się być daleko idącym uproszczeniem. Intranet zawsze wyposażony jest w przeglądarkę, która ma za zadanie komunikować się z wybranym serwerem i ściągnąć z niego określone informacje. Dzieje się to dzięki hipertekstowym odnośnikom, które pozwalają na przejście do innych pokrewnych stron (J. Bogdanienko 2010, s. 284)

TL;DR

Intranet to prywatna sieć komputerowa służąca do komunikacji i wymiany informacji wewnątrz organizacji. Działa na podobnej zasadzie jak internet, ale jest dostępny tylko dla pracowników i partnerów danego przedsiębiorstwa. Intranet umożliwia udostępnianie dokumentów, harmonogramów, kontaktów i innych informacji wewnątrz firmy, co poprawia wydajność pracy i komunikację. Wdrażanie intranetu umożliwia integrację systemów informatycznych, zwiększa bezpieczeństwo danych i poprawia organizację wewnętrzną. Intranet może być stosowany w różnych dziedzinach, takich jak firmy, opieka zdrowotna i edukacja. Istnieje wiele korzyści i funkcji związanych z intranetem, ale istnieją także pewne ograniczenia i wyzwania związane z jego wdrożeniem i utrzymaniem. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych w intranecie można zastosować różne działania, takie jak zabezpieczenia techniczne, kontrola dostępu i szkolenia pracowników. Intranet oferuje wiele korzyści, takich jak łatwy dostęp do informacji, poprawa komunikacji i personalizacja, ale ma również ograniczenia, takie jak ograniczony zasięg i koszty utrzymania. Intranet może być wzbogacony o różne narzędzia, takie jak systemy zarządzania treścią, systemy do zarządzania procesami biznesowymi i serwery aplikacji.

Istota intranetu

Głównym założeniem rozwiązania technicznego jakim jest intranet jest umożliwienie wszystkim jednostkom sieci organizacyjnej równoczesnego, niezakłóconego i równorzędnego dostępu do arsenału informacyjnego organizacji.

Pierwotnie istotą rozwiązania intranetowego miało być wspomaganie obszaru zarządzania dokumentami, przepływy informacyjne między działami (takimi jak księgowość i sprzedaż, handel czy magazyny). Obecnie jednak dąży się co całkowitego i kompleksowego zintegrowania przepływów informacyjnych pomiędzy wszystkimi jednostkami organizacyjnymi, ponieważ jedynie takie rozwiązania dają szansę uzyskania całkowitej integralności zbiorów informacyjnych pozyskiwanych, przetwarzanych i przechowywanych w organizacji (I. Chomiak-Orsa 2016, s. 48)

Przedsiębiorstwa często traktują wdrożenie intranetu jako zabieg innowacyjny w obszarze doskonalenia rozwiązań procesowych i organizacyjnych, ponieważ daje on możliwość współdziałania z dotychczasowymi systemami informatycznymi i aplikacjami, a wręcz pomaga w ich integracji (I. Chomiak-Orsa 2016, s. 48)

Cechy intranetu

• heterogeniczność- czyli po pierwsze łączenie komputerów różnych producentów, pracujących pod różnymi systemami operacyjnymi, a po drugie łączenie ich na różne sposoby, np. kablami, światłowodami
• rozproszenie - w intranecie zwykle nie wyróżnia się centralnego komputera, który kierowałby działaniem pozostałych komputerów sieci
• łatwość umieszczania informacji - praktycznie każdy użytkownik intranetu może udostępniać w nim określone informacje. Dodatkowo czynność ta jest nieskomplikowana i nie wymaga przygotowania informatycznego

(W. Wiczerzycki 2013, s. 23)

Funkcje intranetu

Według modelu nadawca-odbiorca informacji intanet jest to:

• zarządzanie zasobami informacyjnymi organizacji,
• zarządzanie informacjami o profilu pracownika,
• zarządzanie zadaniami i projektami,
• zarządzanie wewnętrznymi procesami rozliczania dokumentów transakcji handlowych,
• organizacja tablic ogłoszeń,
• Udostępnianie określonych zasobów informacyjnych przez nadanie uprawnień do intranetu klientom, partnerom biznesowym oraz przedstawicielom handlowym,

Według modelu nadawca-odbiorca-nadawca:

• inicjowanie relacji z nowymi pracownikami przez wciąganie ich na listy dyskusyjne,
• kreowanie wizerunku firmy,
• tworzenie kultury organizacyjnej przez sieć wzajemnych relacji.

(I. Chomiak-Orsa 2016, s. 50)

Korzyści ze stosowania intranetu

• integracja i przyspieszenie obiegu informacji w przedsiębiorstwie,
• wyświetlenie zawartości informacyjnej dokumentów na różnych platformach,
• dostęp do istniejących danych,
• bezproblemowy dostęp do Internetu
• możliwość dostępu z zewnątrz przez serwis internetowy, do baz danych firmy,
• niskie wstępne koszty inwestycji, którą jest wprowadzenie intranetu

(J. Bogdanienko 2010, s. 284)

Zastosowanie intranetu w firmie

• rozpowszechnienie zarządzeń wśród wszystkich pracowników,
• użycie danych personalnych z bazy danych systemu do ograniczenia ilości dokumentów kadrowych,
• umożliwienie swobodnego dostępu do ksiąg rachunkowych, a także innych dokumentów finansowych wszystkim osobom uprawnionym,
• tworzenie sieci informacyjnej dla działów kontaktu z kontrahentem,
• tworzenie automatycznych zamówień towarów bądź usług w sieci,
• budowa produktywnych narzędzi, które wspomagają zapewnienie jakości.

(J. Bogdanienko 2010, s. 285)

Zapewnienie bezpieczeństwa danych w intranecie

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych w intranecie, należy zastosować następujące działania:

• Utrzymywanie odpowiedniego poziomu zabezpieczeń technicznych, takich jak silne hasła, szyfrowanie danych, aktualizacje oprogramowania i ochrona przed wirusami.
• Kontrola dostępu do intranetu poprzez autoryzację użytkowników, takich jak hasła, karty dostępu lub biometryczne rozpoznawanie użytkownika.
• Ograniczenie dostępu do danych tylko do tych osób, które potrzebują ich do wykonywania swojej pracy.
• Zabezpieczenie sieci przed atakami z zewnątrz, takich jak hacking, phishing czy ataki DDoS.
• Regularne szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa cyfrowego, aby zwiększyć świadomość zagrożeń i sposobów ich unikania.
• Regularne wykonywanie kopii zapasowych danych, aby w przypadku awarii lub ataku można było przywrócić utracone informacje.
• Monitorowanie aktywności użytkowników w sieci, aby wykryć nieprawidłowości i podejrzane zachowania.
• Stosowanie polityk bezpieczeństwa, które określają zasady korzystania z intranetu i wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych.
• Wdrażanie systemu ostrzegania, który pozwala na szybkie wykrycie i reakcję na wszelkie próby naruszenia bezpieczeństwa danych w sieci intanet.
• Audytowanie systemów informatycznych i sieci, aby regularnie oceniać poziom bezpieczeństwa i wprowadzać niezbędne zmiany i ulepszenia.

Intranet - przykłady

• Intranet firmowy to sieć komputerowa wykorzystywana w środowisku przedsiębiorstwa, która pozwala na skuteczną i bezpieczną komunikację pomiędzy pracownikami i współpracownikami oraz udostępnianie informacji wewnątrz organizacji. Intranet firmowy może mieć różne formy, w zależności od potrzeb. Może to być zwykła strona internetowa, grupa dyskusyjna, platforma e-learningowa lub portal społecznościowy. Przykładem intranetu firmowego jest np. system informacji pracowniczej stosowany w dużych zakładach pracy, który zawiera informacje dotyczące zasad pracy, wynagrodzeń, wakacji, szkoleń itp.
• Intranet w opiece zdrowotnej to sieć komputerowa, która ułatwia pracownikom służby zdrowia dostęp do informacji medycznych i wykorzystuje technologię sieciową do wspomagania diagnostyki i terapii. Sieci te zapewniają dostęp do różnych narzędzi diagnostycznych, danych pacjenta i systemu informacji medycznej. Intranet w opiece zdrowotnej zapewnia również pacjentom bezpieczne i wygodne sposoby komunikacji z lekarzem lub innym personel medycznym. Przykładem takiego systemu jest np. system opieki zdrowotnej oparty o chmurę, który umożliwia lekarzom i pacjentom wymianę informacji i komunikowanie się bezpośrednio przez Internet.
• Intranet szkolny to sieć komputerowa dedykowana dla szkół i uczelni. Intranet szkolny umożliwia studentom i nauczycielom dostęp do informacji, narzędzi, systemów zarządzania i innych usług świadczonych przez szkołę lub uczelnię. Intranet szkolny jest często wykorzystywany do tworzenia platform e-learningowych, które umożliwiają uczniom i nauczycielom wymianę materiałów edukacyjnych i komunikację za pośrednictwem Internetu. Przykładem intranetu szkolnego jest np. platforma e-learningowa zawierająca narzędzia do współpracy, systemy zarządzania treścią i narzędzia do tworzenia quizów i testów.

Intranet - mocne strony

Intranet oferuje szereg korzyści dla organizacji. Oto niektóre z nich:

• Intranet zapewnia bezpieczny dostęp do informacji i zasobów wewnątrz organizacji, jednocześnie ograniczając dostęp z zewnątrz. Umożliwia to zarówno przechowywanie danych, jak i dostęp do nich.
• Intranet umożliwia łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do wykonania określonych zadań. Pracownicy mogą w łatwy sposób uzyskać dostęp do aktualnych informacji i aktualizacji bez potrzeby przeglądania zasobów zewnętrznych.
• Intranet ułatwia komunikację wewnątrz organizacji, poprzez udostępnianie wspólnych narzędzi do komunikacji, takich jak wiadomości e-mail, czaty, fora dyskusyjne i systemy do zarządzania projektami.
• Intranet oferuje wszechstronne usługi, w tym rozbudowany system do tworzenia i edycji treści, który umożliwia pracownikom tworzenie, edytowanie, publikowanie i udostępnianie dokumentów.
• Intranet oferuje możliwości personalizacji, dzięki czemu pracownicy mogą dostosować stronę do własnych potrzeb i preferencji.

Sieć intranet - ograniczenia

• Ograniczony zasięg - intranet jest zwykle używany tylko w określonej lokalizacji, co oznacza, że ​​nie można go używać zdalnie.
• Bezpieczeństwo - jeśli intranet nie jest poprawnie zabezpieczony, może być podatny na włamania.
• Niezgodność technologiczna - wykorzystanie starej technologii lub wprowadzenie nowej, może spowodować problemy z kompatybilnością.
• Brak elastyczności - większość intranetów jest zazwyczaj trudna lub nawet niemożliwa do zmiany.
• Kosztowne utrzymanie - ponieważ intranet wymaga stałej obsługi, może być dość kosztowny w utrzymaniu.

Sieć intranet - inne związane koncepcje

Intranet to sieć wewnętrzna organizacji, która daje jej możliwość komunikacji wewnętrznej, dostępu do informacji w przedsiębiorstwie oraz wykorzystuje technologie internetowe. Począwszy od tradycyjnych form komunikacji, istnieją również inne metody i podejścia, które mogą być wykorzystane wraz z intranetem. Obejmują one:

• Systemy do zarządzania treścią (CMS): Systemy do zarządzania treścią są używane do tworzenia i zarządzania stronami internetowymi w przedsiębiorstwie. CMS umożliwia przechowywanie, organizowanie i udostępnianie treści w intranecie.
• Systemy do zarządzania procesami biznesowymi (BPM): Systemy BPM są zazwyczaj wykorzystywane do modelowania, wdrażania i monitorowania procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Pozwalają one lepiej zarządzać procesami w organizacji.
• Serwery aplikacji: Serwery aplikacji są wykorzystywane do hostowania aplikacji biznesowych oraz innych aplikacji wewnętrznych. Umożliwiają one pracownikom dostęp do aplikacji w intranecie.
• Systemy do zarządzania relacjami z klientem (CRM): Systemy CRM są używane do zarządzania relacjami z klientami i umożliwiają organizacjom lepsze zrozumienie potrzeb klientów.

Intranet — artykuły polecane

Portal korporacyjny — System informacyjny — Aplikacje mobilne — Zarządzanie dokumentami — Systemy EDI — Marketing automation — Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania — Wirtualizacja — Baza wiedzy

Bibliografia

• Bednarz K. (2009), Podejście procesowe w komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, Prace naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, nr 52
• Bogdanienko J. (2010), Organizacja i zarządzanie w zarysie, Wydawnictwo Naukowe Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa
• Chomiak-Orsa I. (2016), Informatyka ekonomiczna, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław
• Materska K. (2009), Rozwiązania intranetowe a potrzeby informacyjne różnych grup użytkowników, Uniwersytet Warszawski
• Serafin R. (2009), Wykorzystanie sieci intranet do zarządzania wiedzą w małych i średnich przedsiębiorstwach, Zarządzanie przedsiębiorstwem, Oficyna Wydawnicza PTZP
• Wieczerzycki W. (red.) (2012), E-logistyka, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Izabela Nosek