Proces oceny pracowników

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

Cele ogólne:

• Wartościowanie cech osobowych, postaw, zachowań oraz poziomu wykonania zleconych zadań
• Otrzymanie informacji zwrotnej o efektach pracy, oczekiwaniach przełożonego oraz o mocnych i słabych stronach pracowników.
• Zaspokojenie odczuwanej przez pracowników potrzeby oceny własnej pracy (potrzeby uznania, osiągnięć)

Cele doskonalenia:

• Zweryfikowanie osiągnięć wszystkich pracowników 2 razy w roku.
• Usprawnienie przebiegu procesu oceny pracowników (skrócenie czasu do 7 dni)
• Podniesienie poziomu wydajności wykonywanej pracy o 15%
• 80% pracowników powinno zmieścić się w progu "ocena dobra" wg sporządzonej na potrzeby procesu skali

Charakterystyka procesu

Ocenianie pracowników jest procesem, w którym dokonywane jest wartościowanie cech osobowych, postaw, zachowań oraz poziomu wykonania zleconych zadań. Ocenianie jest prowadzone cyklicznie, ma zatem charakter procesu długotrwałego. Ocenianie pracowników spełnia kilka funkcji:

• ewaluacyjna - ocena dotychczasowego i obecnego poziomu pracy, jakości, wywiązywania się z obowiązków, ocena przydatności do pracy na stanowisku,
• rozwojowa - ocena możliwości rozwijania się pracownika na danym stanowisku,
• informacyjna - sprawdzenie postrzegania ocenianego przez przełożonych i współpracowników, a także jego oceny dotyczące perspektyw w miejscu pracy,
• motywacyjna - sprawdzenie jak ocena wpływa na pracę ocenianego,
• decyzyjna - stanowi podstawę do zmian kadrowych.

Ocena pracowników nie jest ani oceną osób, ani też oceną moralną. Oceniane są zachowania, działania, skuteczność, formy zachowania.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

• Prezes firmy (wykształcenie wyższe, doświadczenie wieloletnie w branży kosmetycznej)
• Inspektor ds. Kadr (wykształcenie wyższe, doświadczenie 2-letnie, ukończony kurs psychologiczny; znajomość specyfikacji ocenianego pracownika)
• Oceniany pracownik - właściwy dla danego działu pracownik firmy
• Bezpośredni przełożony ocenianego pracownika - dyrektor danego działu firmy (wykształcenie wyższe, przynajmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe, ukończony kurs psychologiczny; znajomość specyfikacji ocenianego pracownika, umiejętność interpretacji zachowań pracownika; cechy charakteru: obiektywność, brak pobłażliwości ale także zbytniej surowości)

2. Zasoby materialne

• Bazy danych (dane personalne pracowników)
• Arkusze oceny pracowników (z archiwum)
• Formularze (kwestionariusz oceny pracownika, raport z oceny pracownika)
• Materiały biurowe
• Sprzęt komputerowy (komputer klasy PC z procesorem dwurdzeniowym, monitor LCD, urządzenie wielofunkcyjne /skaner, drukarka i faks/)
• Oprogramowanie (Linux, Open Office)

3. Zasoby informacyjne

Bazy danych - dane pracowników:

• osiągnięcia pracowników
• kwalifikacje
• wydajność

4. Narzędzia, metody i techniki

Arkusz oceny pracownika - informacje są zbierane za pomocą arkusza, a następnie za pomocą kluczy przeliczane na ocenę. Jest najczęściej spotykaną, formalną techniką oceny.

Arkusz służący kompleksowej ocenie pracownika powinien składać się z następujących części:

1. Część wypełniana przez dział personalny. Zawiera dane o pracowniku takie jak między

innymi: imię i nazwisko, wykształcenie, aktualne stanowisko pracy, data zatrudnienia, okres oceny, data i wynik ostatniej oceny okresowej.

2. Część wypełniana przez samego pracownika (tzw. samoocena). Dotyczy ona rezultatów

własnej pracy, postawy wobec firmy i przełożonych, chęci podnoszenia własnych

kwalifikacji zawodowych, problemów i trudności w pracy.

3. Część wypełniana przez bezpośredniego przełożonego ocenianej osoby. Dotyczy efektów

pracy w zakresie ilościowym i jakościowym, opisu zachowania istotnego dla pracy, cech

osobowościowych ocenianego pracownika.

6. Opis procesu

Procedura i forma oceny

1. Inspektor ds. Kadr aktualizuje ocenę pracowników w odstępie rocznym (w razie potrzeby częściej - na polecenie wydane przez dyrektora lub prezesa)
2. Przed rozpoczęciem każdego cyklu ocen pracowniczych Inspektor ds. kadr jest odpowiedzialny za powielenie i dostarczenie oceniającym kwestionariuszy oceny odpowiedniego typu, w wymagalnej ilości (z wypełnioną przez niego częścią A). Oceniającym jest bezpośredni przełożony ocenianego pracownika (Dyrektorzy poszczególnych działów Firmy).
3. O zamiarze dokonania oceny przełożony powiadamia podwładnego nie później niż 14 dni przed ustaloną datą. Równocześnie z zawiadomieniem pracownik otrzymuje Kwestionariusz Oceny (Załącznik Nr 1 do Procesu Oceny Pracownika).
4. Pracownik wypełnia część B Kwestionariusza (samoocena). Składa podpis pod kwestionariuszem i przekazuje go niezwłocznie Inspektorowi ds. Kadr.
5. Inspektor ds. Kadr sprawdza czy wszystkie pola części B zostały rzetelnie wypełnione przez pracownika a następnie przedkłada sprawdzony kwestionariusz niezwłocznie dyrektorowi odpowiedniego działu
6. Dyrektor dokonuje własnej oceny pracownika poprzez wypełnienie części B i C kwestionariusza a następnie składa podpis pod kwestionariuszem.
7. Dyrektor działu zaraz po wypełnieniu kwestionariusza informuje ocenianego pracownika o wyniku przeprowadzonej oceny, opisanej w kwestionariuszu. Następnie kwestionariusz jest natychmiast przekazywany Inspektorowi ds. Kadr.
8. Oceniany pracownik, który nie zgadza się z dokonaną oceną, może się od niej odwołać w ciągu 7 dni do Prezesa Firmy.
9. Prezes Firmy jest zobowiązany w ciągu 14 dni do weryfikacji odwołania pracownika na podstawie przeprowadzonej rozmowy z nim, oraz z dyrektorem, który oceniał danego pracownika. Prezes Firmy po rozpatrzeniu odwołania może
   • podtrzymać decyzje oceniającego (Dyrektora danego działu)
   • odrzucić ocenę oceniającego i wydać własną
   • zalecić korektę oceny z uwzględnieniem wskazanych okoliczności.
10. Decyzja odnośnie odwołania podjęta przez Prezesa zostaje przekazana do Inspektora ds. kadr
11. O wynikach odwołania pracownik jest informowany przez Inspektora ds. kadr natychmiast po otrzymaniu decyzji od Prezesa.
    • uzyskanie co najmniej ¾ możliwych do zdobycia punktów jest podstawą do podjęcia przez Dyrektora decyzji o premii lub awansie.
    • uzyskanie punktów w przedziale < 1/2, ¾) jest pierwszym sygnałem dla dyrektora o potrzebie obserwowania pracownika i o ewentualnym polepszeniu systemu motywacyjnego.
    • Wynik poniżej 1/2 możliwych do uzyskania punktów jest podstawą do wzmożonej obserwacji pracownika i do podjęcia przez przełożonego decyzji o konieczności uzupełniania wiedzy, kwalifikacji (skierowania na szkolenia, kursy).
12. Decyzje o premii, ewentualnym awansie, uzupełnianiu wiedzy, kwalifikacji, skierowaniach na szkolenia, kursy lub o degradacji bądź zwolnieniu z pracy Dyrektor wpisuje w części C Kwestionariusza Oceny. Następnie przekazuje on kompletny kwestionariusz Inspektorowi ds. kadr.
13. Za przechowywanie wypełnionych kwestionariuszy jest odpowiedzialny Inspektor ds. kadr. Kwestionariusz oceny jest przechowywany w aktach osobowych pracownika. Dodatkowo Inspektor ds. kadr na podstawie kwestionariuszy oceny wypełnia raport z okresowej oceny pracowników. Raport ten wykorzystywać mogą inne działy w firmie, które mogą z niego wyciągnąć odpowiednie wnioski. Osoby mające dostęp do informacji zawartych w kwestionariuszach i raportach oceny są zobowiązane do zachowania tajemnicy.

Wyjścia (dane wyjściowe)

• Kwestionariusz oceny pracownika (szczegółowo opisany został w punkcie 5.4)
• Raport z okresowej oceny pracowników.

Regularne ocenianie pracowników jest instrumentem polityki motywacyjnej, jak również umożliwia diagnozę potencjału rozwojowego pracownika. Pozwala to na optymalne wykorzystanie jego zdolności i kwalifikacji oraz planowanie ścieżki rozwoju. Istotnym czynnikiem okresowego oceniania jest informacja zwrotna w postaci raportu z okresowej oceny pracowników dla samych pracowników "jak postrzegana jest ich praca".

Właściwie przeprowadzona ocena wydajności i efektywności pracowników pełni rolę motywacyjną i komunikacyjną. Jest także źródłem wielu wartościowych informacji o pracownikach, stanowiskach pracy oraz ich wzajemnych relacjach. Z kolei kierownicy, przełożeni zyskują wiedzę o potencjale zawodowym pracowników, czyli o kwalifikacjach, możliwości rozwoju, zdolności do podejmowania decyzji. Kierownicy otrzymują w ten sposób informacje podwładnych osiąganych przez podwładnych efektach pracy - stopniu, jakości i terminowości realizacji wyznaczonych zadań, umiejętności organizacji pracy i samodzielności. Ocenie podlegać też mogą cechy osobowości.

Raport z okresowej oceny pracowników wykorzystywany jest również w procesach:

• badanie zadowolenia klientów i pracowników - słabe wyniki raportu z okresowej oceny pracowników mogą być spowodowane niezadowoleniem pracowników z pracy (niska samoocena). Jeżeli wyniki będą niepokojące należy przeprowadzić badanie zadowolenia pracownika, które ma na celu stwierdzić z czego wynikają tak niskie oceny, czyli wykluczyć ewentualne niezadowolenie pracownika z pracy lub też stwierdzić jego istnienie.
• ścieżki karier - dokonywanie okresowej oceny pracowników ma istotne znaczenie organizacyjne. Raport taki pozwala na przegląd posiadanych zasobów ludzkich dzięki ocenie wiedzy, umiejętności i pracy każdej zatrudnionej osoby. Umożliwia tworzenie indywidualnych programów rozwoju pracowników - ścieżek kariery zawodowej, pozwala na kreowanie systemu awansowania i przygotowania pracowników do awansu. Niedoszkolonych pracowników należy skierować na szkolenia uzupełniające, nad pracownikami nisko ocenionymi należy się zastanowić i bacznie ich obserwować, natomiast dla pracowników uzyskujących wyśmienite rezultaty należy obmyślić ciekawy awans lub szkolenie podnoszące kwalifikacje.
• planowanie i realizacja szkoleń - podstawą planowania karier jest stworzony przez nas raport który zawiera sugestie, których pracowników należy wysłać na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji.
• motywacja pracowników w firmie - przygotowany prze proces oceny pracowników raport końcowy zawiera ważne informacje, które nasuwają liczne rozwiązania motywacyjne wobec pracowników, którzy tego potrzebują.
• wynagradzanie (różne formy pracy) - raport zawierający wyniki stwierdza, którym pracownikom należy przyznać premie z tytułu osiąganych wyników. Ocenianie pracowników jest bardzo istotne, a umiejętnie przeprowadzane przynosi spore korzyści zarówno dla pracodawców, jak również dla ich pracowników.

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Numer zadania	Uprawniony do	Odpowiedzialny za
Inspektor ds. kadr	1.	Aktualizacji oceny pracowników w odstępie rocznym (w razie potrzeby częściej)	Terminową aktualizację oceny pracowników
	2.	Powielenia i dostarczenia oceniającym kwestionariuszy oceny	Rzetelne prowadzenie dokumentacji. Terminowe powielenie i dostarczenie oceniającym kwestionariuszy oceny. Dostarczenie odpowiedniego typu kwestionariuszy i w wymaganej ilości
Dyrektor /danego działu/	3.	Oceny pracownika oraz poinformowania podwładnego o takowym zamiarze.	Przesłanie pracownikowi zawiadomienia o zamiarze dokonania oceny (nie później niż 14 dni przed ustaloną datą) oraz kwestionariusza oceny.
Pracownik /oceniany/	4.	Wypełnienia części B kwestionariusza oraz złożenia pod nią podpisu. Przekazania wypełnionego kwestionariusza inspektorowi ds. kadr.	Rzetelne i zgodne z prawdą wypełnienie w kwestionariuszu części B, którą potwierdza swoim podpisem. Dostarczenie kwestionariusza niezwłocznie po wypełnieniu Inspektorowi ds. kadr.
Inspektor ds. Kadr	5.	Sprawdzenia czy wszystkie pola kwestionariusza zostały wypełnione. Dostarczenia sprawdzonego kwestionariusza dyrektorowi.	Rzetelne sprawdzenie kwestionariusza. Terminowe dostarczenie sprawdzonego kwestionariusza dyrektorowi.
Dyrektor	6.	Wypełnienia części B oraz C kwestionariusza oraz złożenia pod nimi podpisu.	Rzetelną i obiektywną ocenę pracownika w kwestionariuszu, którą potwierdza swoim podpisem.
	7.	Poinformowania ocenianego pracownika zaraz po wypełnieniu kwestionariusza o wyniku przeprowadzonej oceny (zapisanej w kwestionariuszu). Przekazanie wypełnionego kwestionariusza Inspektorowi ds. kadr	Zgodne z prawdą poinformowanie pracownika o przeprowadzonej ocenie. Dostarczenie kwestionariusza natychmiast po poinformowaniu pracownika Inspektorowi ds. kadr
Pracownik /oceniany/	8.	Zaakceptowania oceny lub zgłoszenia sprzeciwu w formie odwołania do Prezesa Firmy	Zgodne z prawdą orzeczenie o błędnej ocenie. Złożenie odwołania w ciągu 7 dni od wydanej oceny do Prezesa Firmy.
Prezes Firmy	9.	Podtrzymania decyzji (oceny) wydanej przez dyrektora. Odrzucenia oceny wydanej przez dyrektora i wydania własnej. Zalecenia korekty oceny z uwzględnieniem wskazanych okoliczności.	Obiektywne zweryfikowanie oceny wydanej przez dyrektora w ciągu 14 dni.
	10.	Przekazania podjętej decyzji odnośnie odwołania do Inspektora ds. kadr	Bezpośrednie dostarczenie podjętej decyzji do Inspektora ds. kadr.
Inspektor ds. kadr	11.	Poinformowania pracownika o wynikach odwołania	Zgodne z prawdą przekazanie wyników odwołania.
Dyrektor	12.	Podjęcia decyzji o awansie, degradacji, premii, koniecznych zaleceniach w zakresie konieczności uzupełniania wiedzy, kwalifikacji, skierowania na szkolenia, kursy lub zwolnieniu z pracy. Zapisania decyzji w części C kwestionariusza. Przekazanie kompletnego kwestionariusza Inspektorowi ds. kadr.	Obiektywne, zdecydowane i racjonalne podejście do pracownika przy podjęciu decyzji (o jego dalszym losie). Zgodne z prawdą wypełnienie kwestionariusza i przekazanie go Inspektorowi ds. kadr.
Inspektor ds. kadr	13.	Dostępu do danych osobowych pracownika i do ich archiwizacji. Wypełnienia raportu z okresowej oceny pracowników na podstawie kwestionariuszy oceny.	Zachowanie poufności danych osobowych. Rzetelne archiwizowanie wyników oceny pracowników. Rzetelne i zgodne z prawdą wypełnienie raportu z okresowej oceny pracowników. Rzetelne archiwizowanie raportów.

Źródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów dostarczonych przez dra Sławomira Wawaka

Diagram procesu

Uczestnicy Zadania	Inspektor ds. kadr	Dyrektor (danego działu)	Pracownik (oceniany)	Prezes Firmy
Zadanie 1 Zlecenie przeprowadzenia oceny pracowników	W	In		In
Zadanie 2 Dostarczenie wymaganych kwestionariuszy oceny	W
Zadanie 3 Powiadomienie pracownika o ocenie		W
Zadanie 4 Wypełnienie kwestionariusza oceny przez pracownika			W
Zadanie 5 Czynności kontrolne Inspektora ds. kadr	W
Zadanie 6 Wypełnienie kwestionariusza oceny przez bezpośredniego przełożonego ocenianego pracownika		W
Zadanie 7 Poinformowanie ocenianego pracownika o wynikach oceny		W
Zadanie 8 Odwołanie się pracownika od danej oceny			W
Zadanie 9 Weryfikacja odwołania pracownika przez Prezesa Firmy		Oo	I	W
Zadanie 10 Przekazanie ostatecznej oceny do Inspektora ds. Kadr				W
Zadanie 11 Poinformowanie ocenionego pracownika o wynikach odwołania.	W	Z		No
Zadanie 12 Uzupełnienie części kwestionariusza dotyczącej zaleceń w związku z przeprowadzoną oceną.	K	W		No
Zadanie 13 Archiwizacja kwestionariuszy oceny	W

Autor: Monika Kowalczyk, Beata Łabinowicz