Agent zmiany

Jednym z typowych zagadnień rozważanych na gruncie teorii zarządzania zmianami organizacyjnymi jest identyfikacja i analiza funkcji (ról) spełnianych przez pracowników firmy jako uczestników procesu zmian, tzn. dwóch kategorii osób - podmiotów tych zmian:

• menedżerów, odpowiedzialnych za przygotowanie, kierowanie, realizację i wdrożenie zmian,
• pracowników wykonawczych, którzy powinni brać aktywny udział w procesie zmian.

Nadrzędną zasadą jest w tym przypadku stwierdzenie, iż zasoby ludzkie odgrywają kluczową rolę w procesie zmian, gdyż od postaw, zachowań, zaangażowania pracowników przedsiębiorstwa zależy powodzenie wszelkich przedsięwzięć ukierunkowanych na podnoszenie efektywności jego działania.

Cały proces wprowadzania zmian jest nieobliczalnie trudnym zadaniem. Różnego typu badania przeprowadzone w wielu firmach wskazały iż wszelkie niepowodzenia wprowadzania zmian są skutkiem np.: braku wizji, oporu pracowników, braku właściwego poziomu integracji składników strategicznych oraz kulturowych, braku wystarczającej indywidualnej aktywności pracowników. Dlatego wszelkie procesy reorganizacyjne powinny być właściwie przygotowane. Szkolenia pracowników muszą być powiązane z przekazywaniem wiedzy oraz przyczyniać się do zwiększenia poziomu aktywności personelu (M.Bugdol 2006 s.89)

TL;DR

Artykuł omawia kluczową rolę "agenta zmiany" w procesie zarządzania zmianami w organizacji. Agenci zmian są pracownikami lub zespołami odpowiedzialnymi za przygotowanie, realizację i ocenę efektywności zmian. W przeprowadzaniu zmian ważne jest zrozumienie wyzwań adaptacyjnych, identyfikacja potencjalnych konfliktów i zrozumienie ludzi zaangażowanych w proces. Agenci zmian powinni również równoważyć potrzebę zmiany z dyskomfortem związanym z jej wprowadzeniem. Niekompetentny agent zmian może spowodować opóźnienia i większe koszty przeprowadzania zmian.

Definicja

Tradycyjnie dla określenia aktywnej, wiodącej roli w omawianym procesie używa się kategorii "agent zmiany" (z ang. change agent), który najogólniej może być zdefiniowany jako pracownik (jednostka), lub zespół (zwykle w przypadku realizacji zmian o szerokim zakresie), odpowiedzialny za stworzenie warunków sprzyjających wdrażaniu zmian, wspieranie samej realizacji tych zmian i wreszcie ocenę ich efektywności. Agent zmian nazywany jest również naukowcem, który posiada zdolność do kierowania zachowaniami ludzkimi. Powolna ewolucja tego pojęcia kierowała się w stronę zdefiniowania rozwoju jako pewnej strategii, która wyróżniała by dużą role postępowania pojawiających się z doświadczenia. R. Beckhard, który jest twórcą definicji organizacji, będącej najczęściej przytaczaną, po 30 latach zmodyfikował owe pojęcie mówiąc że jest to: "systematyczny wysiłek, który używając swojej wiedzy oraz umiejętności behawioralnych, zmienia lub transformuje organizacje do nowej postaci". (R.Otręba 2012 s.108) Agenci zmian mają obowiązek "iść na balkon" jak mówią Heifetz i Laurie, tzn. spojrzeć z innej perspektywy na organizację, widzieć sytuację zmiany lub ją utworzyć. Agenci zmian powinni zidentyfikować adaptacyjne wyzwania (z ang. "adaptive challenge"), odkryć potencjalne źródła konfliktów, zrozumieć swoich ludzi jak i siebie samych. W trakcie wdrażania pewnych zmian, muszą oni zmniejszać dyskomfort członków stowarzyszenia. Ważne jest aby nie usuwali go całkowicie, ponieważ stres wpływa mobilizująco a jego brak negatywnie oddziałuje na chęć zmiany. Agenci powinni równoważyć bowiem konieczność zmiany i przytłoczenie zmianą. (J.Jasińska 2015 s.459)

W literaturze przedmiotu nie ma jednoznacznej interpretacji omawianego pojęcia, dlatego poniżej zamieszczono kilka wybranych podejść do jego wyjaśnienia.

1. Agent zmiany to inaczej ekspert, rzecznik zmiany lub lider transformacyjny (wzorzec lidera zmian). Jego rola (określona jest przez zleceniodawcę, czyli najczęściej kierownictwo organizacji jako klienta), najogólniej polega na dążeniu do wywołania zmiany oraz zapewnieniu warunków do jej sprawnego i skutecznego przeprowadzenia. Zadaniem rzecznika zmiany jest przede wszystkim generowanie sprawdzonej i odpowiednio przygotowanej informacji oraz udzielanie klientowi pomocy w dokonywaniu na podstawie tej informacji rozsądnych wyborów. Wspólnym zadaniem agenta i kierownictwa organizacji jest natomiast pobudzanie i rozwijanie poparcia i aktywnego zaangażowania na rzecz zmiany wśród pozostałych jej uczestników, których zmiana dotyczy. To oni stanowią zarówno obiekt i tworzywo zmiany, jak i jej podmiot. Bez ich pozyskania przeprowadzenie zmiany, a zwłaszcza osiągnięcie jej trwałych efektów, jest praktycznie niemożliwe.
2. Agent zmiany jest uważany za konsultanta zmiany oraz określany jako specjalista w zakresie jej planowania i wdrażania w organizacjach. Współpracuje bardzo ściśle ze strategami, czyli twórcami zmian, odpowiedzialnymi w organizacji za ich efektywną realizację. Konsultant zmiany jest pojęciem szerszym niż konsultant rozwoju organizacyjnego (OD), gdyż ten drugi zajmuje się dopasowaniem systemu społecznego do zmian wprowadzanych w organizacji.
3. Agent zmiany nazywany też bywa doradcą w zakresie przygotowywania projektu zmiany oraz załogi (pracowników) do wdrożenia zmiany.
4. Agent zmiany określany jest też jako lider, który ma za zadanie przekonać do programu zmian pozostałych uczestników organizacji w celu uzyskania niezbędnej "masy krytycznej" zmian; tego typu liderzy (zwykle jest ich więcej) powinni występować przede wszystkim na średnich szczeblach zarzą­dzania.

Skutki braku kompetentnego agenta zmiany

Agent zmian który jest niekompetentny może spowodować że przedsiębiorstwo trafi w ślepy zaułek. Okres implementacji stanie się dłuższy a powrót na odpowiednie tory okaże się utrudniony. Oprócz tego pozyskanie wymarzonych wyników stanie się dużo bardziej pracochłonne oraz kosztowne. Dlatego każda organizacja powinna zatrudnić kompetentnego agenta zmian z doświadczeniem, który swoim zaangażowaniem oraz zapałem zmotywuje innych uczestników organizacji. Innym rozwiązaniem jest wynajęcie profesjonalnego agenta, który wyprowadzi przedsiębiorstwo na odpowiednie tory i wychowa osobistych liderów, którzy w przyszłości będą przedłużali proces zmian. Niestosowanie się do wyżej wymienionych zasad będzie skutkować spowolnionym procesem transformacji oraz występowaniem dużej ilości błędów (S.Lachiewicz, M.Matejun 2010 s.84).

Patrz także:

• Role agenta zmiany
• Rodzaje agentów zmian

Agent zmiany — artykuły polecane

Wymagane kwalifikacje kierownika — Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami — Funkcje zarządzania — Empowerment — Role menedżerów personalnego i liniowego — Metody szkoleń — Organizacja ucząca się — Zarządzanie przez cele — Myślenie systemowe

Bibliografia

• Antoszkiewicz J. (2000), Techniki menedżerskie - skuteczne zarządzanie firmą, Poltex, Warszawa
• Bugdol M. (2006), Wartości organizacyjne: szkice z teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków
• Dostatni E. (2018), Zastosowanie technologii agentowej w ostatnich fazach cyklu życia wyrobu
• Jasińska J. (2015), Zmiany w organizacjach: sprawne zarządzanie, sytuacje kryzysowe i warunki osiągania sukcesu, FREL ,Warszawa
• Lachwiewicz S. (2010), Współczesne koncepcje zarządzania produkcją, jakością i logistyką, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź
• Masłyk-Musiał E. (1995), Zarządzanie zmianami w firmie, CIM, Warszawa
• Otręba R. (2012), Sukces i autonomia w zarządzaniu organizacją szkolną, Wydawnictwo ABC, Warszawa
• Walas-Trębacz J. (2009), Zmiany organizacyjne przeprowadzone w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie, nr 2
• Zarębska A. (2002), Zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie. Teoria i praktyka, Difin, Warszawa

Autor: Andrzej Kozina, Jolanta Walas-Trębacz