Zespół negocjacyjny

Zespół negocjacyjny jest tworzony przez osoby przygotowujące i prowadzące negocjacje. Osoby te są dobierane nie tylko ze względu na wiedzę, ale przede wszystkim z powodu określonych cech osobowości, umiejętności oraz specyfiki roli, jaką mają odgrywać w zespole.

Skłąd zespołu negocjacyjnego

Liczebność zespołu uzależniona jest od przedmiotu negocjacji, jednak za optymalny skład zespołu uznaje się 5 osób, które pełnią następujące role:

• Przewodniczący - osoba odpowiedzialna za przebieg i porządek spotkania negocjacyjnego, wyznacza kolejność osób zabierających głos, wyznacza przerwy;
• Protokolant - odpowiedzialny za sporządzanie notatek z przebiegu rozmów, przytaczanie ich fragmentów, redagowanie streszczeń,
• Słuchacz - wysłuchuje pozostałych negocjatorów i określa, które problemy pominięto,
• Krytyk - zajmuje się krytyczna oceną negocjatorów, jak i przebiegu spotkania,
• Kontroler - jego zadaniem jest ocena rezultatów spotkania i decyzja o ustępstwach.

Ponadto w spotkaniu negocjacyjnym mogą uczestniczyć inne osoby takie jak: inżynierowie i eksperci w danej dziedzinie, psycholog, prawnik, tłumacz itd.

Cechy członków zespołu negocjacyjnego

Wszyscy członkowie zespołu powinni charakteryzować się następującymi cechami:

• umiejętnością pracy w zespole,
• opanowaniem,
• podporządkowaniem interesom ogółu,
• szacunkiem ze strony przeciwników,
• zaufaniem do członków zespołu,
• zdolnością szybkiego myślenia,
• swobodą nawiązywania kontaktów etc.

Przygotowując spotkanie negocjacyjne należy zastanowić się, która z osób posiada najodpowiedniejsze cechy na dane stanowisko.

Proces tworzenia zespołu negocjacyjnego

Pierwszym krokiem w tworzeniu zespołu negocjacyjnego jest określenie celów i zakresu negocjacji. W tym celu należy precyzyjnie zdefiniować, czego oczekuje się od zespołu i jakie są główne cele, które mają zostać osiągnięte poprzez negocjacje. Warto uwzględnić zarówno cele krótkoterminowe, jak i długoterminowe, aby zapewnić spójność i ciągłość działań.

Kolejnym krokiem jest identyfikacja umiejętności i kompetencji, które są niezbędne do skutecznego osiągnięcia celów negocjacji. W zależności od charakteru negocjacji, mogą to być umiejętności komunikacyjne, negocjacyjne, analizy danych czy zarządzania konfliktami. Ważne jest, aby do zespołu dołączyli eksperci z różnych dziedzin, którzy będą w stanie sprostać wymaganym kompetencjom.

Po dokładnej analizie wymaganych umiejętności i kompetencji, należy przystąpić do wyboru potencjalnych kandydatów do zespołu negocjacyjnego. Ważne jest, aby uwzględnić ich doświadczenie, wiedzę i umiejętności negocjacyjne. Warto również zwrócić uwagę na ich zdolność do pracy w zespole oraz umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach.

Różnorodność w zespole negocjacyjnym może być niezwykle wartościowa. Dzięki różnym perspektywom, umiejętnościom interpersonalnym czy wiedzy branżowej, zespół może podejść do negocjacji z różnych punktów widzenia. Warto uwzględnić zarówno różnice w doświadczeniu, jak i różnice kulturowe, aby stworzyć zespół o szerokim spektrum umiejętności i wiedzy.

Po ostatecznym wyborze członków zespołu negocjacyjnego, ważne jest przeprowadzenie szkolenia i integracji, które pozwoli na lepsze zrozumienie celów i zadań zespołu. Szkolenie powinno skupić się na rozwinięciu umiejętności komunikacyjnych, negocjacyjnych oraz zarządzania konfliktami. Integracja członków zespołu jest kluczowa dla budowania zaufania i efektywnej współpracy.

Rola przewodniczącego zespołu negocjacyjnego

Przewodniczący zespołu negocjacyjnego pełni kluczową rolę w zarządzaniu i koordynacji pracy zespołu. Jego zadaniem jest zapewnienie efektywnej organizacji działań, ustalanie harmonogramów, monitorowanie postępów i podejmowanie decyzji w trakcie negocjacji. Przewodniczący powinien być odpowiedzialny za skuteczne wykorzystanie zasobów oraz zapewnienie odpowiednich narzędzi i informacji, które są niezbędne do osiągnięcia celów.

Przewodniczący zespołu negocjacyjnego pełni również rolę reprezentowania zespołu na zewnątrz. To on jest głównym punktem kontaktu z innymi stronami negocjacji oraz zewnętrznymi interesariuszami. Ważne jest, aby przewodniczący posiadał umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne, które pozwolą mu skutecznie prezentować stanowisko zespołu i prowadzić negocjacje w sposób efektywny.

Przewodniczący zespołu negocjacyjnego powinien być wyposażony w wysokie umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne. To właśnie od niego zależy skuteczność prowadzonych negocjacji. Umiejętność jasnego i klarownego przekazywania informacji, słuchania, zadawania pytają oraz umiejętność rozwiązywania konfliktów są niezbędne do osiągnięcia porozumienia i osiągnięcia celów negocjacyjnych.

Jedną z kluczowych umiejętności przewodniczącego zespołu negocjacyjnego jest umiejętność rozwiązywania konfliktów. Negocjacje często wiążą się z różnymi punktami widzenia i interesami, co może prowadzić do konfliktów. Przewodniczący powinien być w stanie identyfikować źródła konfliktów, znajdować rozwiązania kompromisowe oraz pomagać członkom zespołu w rozwiązywaniu problemów i osiąganiu porozumienia.

Motywowanie członków zespołu, budowanie zaufania i utrzymanie dobrych relacji są kluczowe dla efektywnej pracy zespołu negocjacyjnego. Przewodniczący powinien umieć docenić wysiłek członków zespołu, rozpoznawać ich sukcesy i wspierać ich w trudnych momentach. Wzmacnianie zaufania i utrzymanie dobrej atmosfery w zespole sprzyja efektywnej komunikacji i współpracy, co przekłada się na lepsze wyniki negocjacji.

Zarządzanie konfliktami w zespole negocjacyjnym

Różnice w poglądach są nieuniknione w zespole negocjacyjnym. Ważne jest, aby członkowie zespołu mieli świadomość tych różnic i umieli je konstruktywnie rozwiązywać. Otwarta i szczerze komunikacja, umiejętność słuchania i szukanie kompromisowych rozwiązań są kluczowe dla rozwiązywania konfliktów w sposób efektywny.

Rozwój umiejętności komunikacji i słuchania jest istotny dla zarządzania konfliktami w zespole negocjacyjnym. Członkowie zespołu powinni być w stanie jasno i precyzyjnie przekazywać informacje, zadawać pytania i wyrażać swoje opinie. Jednocześnie, umiejętność aktywnego słuchania, zrozumienia i uwzględniania perspektyw innych członków zespołu jest równie istotna.

Zrozumienie różnych perspektyw jest kluczowe dla rozwiązywania konfliktów w zespole negocjacyjnym. Członkowie zespołu powinni być otwarci na różne punkty widzenia i umieć uwzględnić je podczas podejmowania decyzji. Poszukiwanie kompromisowych rozwiązań i dążenie do porozumienia, które satysfakcjonuje wszystkie strony, jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania konfliktami.

Podejmowanie odpowiednich kroków w celu rozwiązania konfliktów jest ważne dla utrzymania efektywnej pracy zespołu negocjacyjnego. Członkowie zespołu powinni być gotowi do podjęcia działań, które pomogą w rozwiązaniu konfliktów, takich jak analiza sytuacji, identyfikacja alternatywnych rozwiązań, negocjacje i kompromis. Ważne jest, aby działać szybko i skutecznie w celu uniknięcia eskalacji konfliktu.

Otwarta komunikacja, empatia i gotowość do kompromisu są kluczowe dla skutecznego zarządzania konfliktami w zespole negocjacyjnym. Członkowie zespołu powinni być w stanie wyrażać swoje opinie i oczekiwania w sposób klarowny i szczerze. Jednocześnie, empatia i gotowość do zrozumienia perspektyw innych członków zespołu oraz gotowość do kompromisu są niezbędne dla osiągnięcia porozumienia i rozwiązania konfliktu w sposób satysfakcjonujący dla wszystkich stron.

Zespół negocjacyjny — artykuły polecane

Techniki doboru pracowników do zespołu — Zespół projektowy — Umiejętności lidera — Model Belbina — Cechy zespołu — Rodzaje zespołów — Model Marstona — Instruktor rekreacji — Zadania kierownika projektu

Bibliografia

• Kałążna-Drewińska U. (2006), Negocjacje w biznesie. Kluczowe problemy, AE Wrocław
• Nęcki Z. (2003), Negocjacje w biznesie, Antykwa, Kraków

Autor: Renata Litewka