Koordynator

Koordynator (nazywany również naturalnym liderem) jest jedną z ról pełnionych w zespole, które zostały zdefiniowane przez M. Belbina. Umie on kierować zasobami ludzkimi i wykorzystywać je w odpowiedni sposób. Koordynator jest osobą silnie dominującą, otwartą, jak i również zrównoważoną. Posiada on predyspozycje do bycia naturalnym liderem grupy. Koordynator nie wymaga bezwzględnego posłuszeństwa członków zespołu. Dominuje on przez swój prestiż. Budzi też ogromny szacunek. Koordynator porządkuje cele w projekcie i nadaje im pierwszeństwo. Ustala plany do zrealizowania przez zespół oraz koordynuje pracę jego członków. Potrafi on słuchać przedstawianych mu uwag, a przekazanymi informacjami posługuje się głównie podczas procesu motywowania innych. Do ludzi i ich pracy podchodzi indywidualnie, dzięki czemu w zespole stawia na komunikowanie się. Zawsze uważnie słucha opinii i zdania współpracowników. W trakcie dyskusji zazwyczaj nie wysuwa własnych propozycji, najczęściej zadaje pytania. Koordynator często jest postrzegany jako zręczny manipulator. Interweniuje tylko w sytuacjach krytycznych (M. Belbin 2003, s. 94-95).

Istota koordynacji i zarządzania zespołem

Koordynacja to proces, który polega na harmonijnym porozumiewaniu się, współpracy oraz efektywnym wykorzystywaniu zasobów w celu osiągnięcia określonych celów. Koordynacja jest kluczowym aspektem zarządzania zespołem, ponieważ umożliwia skuteczną i efektywną pracę grupy ludzi.

Zarządzanie zespołem to kompleksowe podejście do organizacji pracy grupowej, które obejmuje planowanie, organizację, kontrolę oraz motywowanie członków zespołu. Koordynator pełni kluczową rolę w zarządzaniu zespołem, ponieważ to właśnie on odpowiada za koordynowanie działań, delegowanie zadań, rozwiązywanie konfliktów oraz utrzymanie odpowiedniej atmosfery i motywacji w zespole.

Ważnym elementem zarządzania zespołem jest również umiejętność efektywnej komunikacji. Koordynator powinien być dobrym słuchaczem, umieć wyrazić swoje myśli i oczekiwania w sposób klarowny oraz umiejętnie rozwiązywać konflikty i problemy. Komunikacja jest kluczowym narzędziem koordynatora w budowaniu zaufania i efektywnej współpracy w zespole.

Koordynator powinien również posiadać umiejętności organizacyjne, aby efektywnie planować pracę zespołu, wyznaczać cele oraz monitorować postępy. Ważne jest, aby koordynator umiał skutecznie delegować zadania, uwzględniając kompetencje i umiejętności poszczególnych członków zespołu. Zapewnienie odpowiednich zasobów oraz ustalenie priorytetów są również kluczowymi aspektami zarządzania zespołem.

Cechy koordynatora

Do głównych cech koordynatora należy (M. Gellert, C. Nowak 2008):

• efektywne wykorzystanie zasobów zespołu,
• uważne słuchanie,
• dążenie do celu,
• entuzjazm,
• pewność siebie,
• opanowanie,
• ufność.

Dopuszczalne słabości koordynatora

Do potencjalnych słabości koordynatora, które są dopuszczalne podczas pracy w zespole, należy (M. Belbin 2003, s. 38):

• częsty brak ambicji,
• czasowe lenistwo,
• dominacja w zespole.

Niedopuszczalne słabości koordynatora

Jedną z jego najczęściej wymienianych słabości, z którą można się spotkać, a zdecydowanie jest niedopuszczalna i może zarówno zaszkodzić jednostce, jak i całemu zespołowi, jest przekonanie koordynatora, że to jemu należą się wszelkie pochwały za pracę i wysiłek całego zespołu (M. Belbin 2003, s. 77).

Zadania koordynatora

Koordynator należy do jednej z ról, która jest ukierunkowana na ludzi. Jego rola podczas rozwoju zespołu i realizacji zadań jest ściśle określona. Do jego najważniejszych zadań należy (A. Trompenaars, C. Hampoler Turner 2005, s. 116-117):

• budowanie zespołu,
• mobilizowanie i motywowanie zespołu,
• organizacja pracy,
• nadzorowanie pracy.

Podział ról w zespole

Bardzo istotnym kryterium doboru osób do zespołu są ich role zespołowe. Role zespołowe są to predyspozycje każdego z członków do pełnienia w zespole danych funkcji, rozwiązywania konkretnych zadań i określonego stylu pracy. Menedżerowie i liderzy często nie wyobraża sobie nie wyznaczenia ról w sowim zespole projektowym. Podczas koordynowania ról wśród członków zespołów ważne jest zarówno wykorzystywanie atutów każdego z nich, jak i również akceptowanie ich wad. Dzięki temu można realizować zadania w najskuteczniejszy sposób i osiągnąć balans w zarządzanym zespole (J. Kaczmarska-Krawczak 2013, s. 56-57).

Tworząc zespół, należy zachowywać kilka zasad dotyczących przyznawania ról. Stanowisko lidera powinien objąć koordynator lub lokomotywa. Następne stanowisko zajmuje myśliciel, generujący nowe pomysły, a kolejne krytyk wartościujący, który jest równoważącą osobowością zespołu. Nie należy zapominać o pozostałych rolach zespołowych, ponieważ są one bardzo istotne, żeby zarządzać zespołem w satysfakcjonujący i produktywny sposób (M. Gellert, C. Nowak 2008, s. 22).

Podział ról w zespole udowadnia, że każdy z pracowników powinien być wybierany nie tylko poprzez sprawdzenie posiadanej wiedzy, doświadczenia i umiejętności. Bardzo istotne są cechy i predyspozycje osobowościowe każdego z członków. Przez brak właściwego zorganizowania obowiązków niemożliwe jest zrealizowanie danego zadania, a przez brak przyjaznej atmosfery niemożliwe jest znalezienie, sprawdzenie i wprowadzenie jakiegokolwiek usprawnienia (M. Belbin 2003, s. 40-41).

Wyzwania i strategie skutecznego zarządzania zespołem

Wyzwania dla koordynatora

Koordynator może napotkać na różne wyzwania w zarządzaniu zespołem. Mogą to być trudności z komunikacją między członkami zespołu, konflikty wewnętrzne, brak motywacji, niewłaściwe rozdzielenie zadań, problemy ze zdalnym zarządzaniem lub nieefektywne wykorzystanie czasu. Ważne jest, aby koordynator był świadomy tych wyzwań i umiał skutecznie radzić sobie z nimi.

Strategie i techniki radzenia sobie z wyzwaniami

Koordynator może skorzystać z różnych strategii i technik, które pomogą mu radzić sobie z wyzwaniami. Na przykład, w przypadku trudności w komunikacji, ważne jest stworzenie otwartej i wspierającej atmosfery oraz wykorzystanie technik komunikacyjnych, takich jak aktywne słuchanie i zadawanie pytań. W przypadku konfliktów, koordynator może zastosować techniki rozwiązywania problemów, mediację lub negocjacje. Istotne jest również ciągłe doskonalenie umiejętności zarządzania zespołem, takich jak delegowanie zadań, motywowanie zespołu, monitorowanie postępów, zarządzanie ryzykiem, aby skutecznie radzić sobie z wyzwaniami.

Rozwój osobisty koordynatora

Ciągłe doskonalenie umiejętności i rozwój osobisty koordynatora są kluczowe dla skutecznego zarządzania zespołem. Koordynator powinien być otwarty na zdobywanie nowej wiedzy, uczestnictwo w szkoleniach, czytanie książek z zakresu zarządzania oraz korzystanie z doświadczenia innych liderów. Rozwój umiejętności interpersonalnych, takich jak komunikacja, negocjacje, zarządzanie konfliktami, jest niezbędny do efektywnego zarządzania zespołem.

Koordynator — artykuły polecane

Zadania lidera — Motywacja pracowników w zespole projektowym — Zespół projektowy — Zdolność do pracy w zespole — Otwartość w projekcie — Praca zespołowa — Delegowanie uprawnień — Przywództwo — Lider

Bibliografia

• Belbin M. (2003), Twoja rola w zespole, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk
• Gellert M., Nowak C. (2008), Zespół, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk
• Grzegorczyk S., Wachowiak P. (2018), Kompetencje kierowników zespołu projektowego, Studia i Prace Kolegium Zarządzania i Finansów, nr 159
• Kaczmarska-Krawczak J. (2013), Uwarunkowania kształtowania zespołu projektowego organizacji, "Przedsiębiorczość i Zarządzanie", nr 11
• Klimiuk J. (2009), Rola kierownika projektu oraz zespołu projektowego w zarządzaniu projektami, Bezpieczeństwo i Technika Pożarnicza, nr 3
• Kromer B., Jackiewicz M. (2015), Role pracowników w tworzeniu efektywnego zespołu, Zeszyty Naukowe Wydziału Nauk Ekonomicznych Politechniki Koszalińskiej, nr 19
• Trompenaars F., Hampden-Turner C. (2005), Zarządzanie personelem w organizacjach zróżnicowanych kulturowo, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
• Żuraw P. (2011), Skuteczny, rozsądny i etyczny menedżer, jako koordynator procesu zarządzania, Przedsiębiorczość i Zarządzanie, nr 3

Autor: Magdalena Węglarz