Zarządzanie procesami operacyjnymi

Zarządzanie procesami operacyjnymi to ogólne określenie szerokiej gamy narzędzi dotyczących procesowego aspektu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozwalają one na gromadzenie i wykorzystanie informacji o tym "jak" należy wykonywać określone prace i zadania, aby sprawnie i efektywnie realizować zakładane cele.

Przykładowym narzędziem zarządzania procesami są wszelkiego rodzaju mapy procesów, schematy przebiegu pracy, instrukcje organizacyjne itp. Informatyczne wspomaganie w zakresie zarządzania procesami operacyjnymi może odbywać się w fazie projektowania i doskonalenia systemu zarządzania, jak też w codziennej działalności przedsiębiorstwa, dając dostęp do aktualnych i dostosowanych do sytuacji instrukcji i procedur postępowania. Narzędzia te odnoszą się do funkcji gromadzenia i organizowania wiedzy, a także sprzyjają organizacyjnemu uczeniu się.

Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w zarządzaniu procesami operacyjnymi

Systemy informatyczne odgrywają kluczową rolę w efektywnym zarządzaniu procesami operacyjnymi. Główne funkcje i możliwości tych systemów obejmują automatyzację procesów, gromadzenie i przetwarzanie danych, monitorowanie i kontrolę, generowanie raportów oraz integrację z innymi systemami. Dzięki nim możliwa jest optymalizacja procesów, zwiększenie efektywności, redukcja kosztów i skrócenie czasu realizacji zadań.

Przykłady systemów informatycznych stosowanych w zarządzaniu procesami operacyjnymi to systemy ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), BPM (Business Process Management) czy też systemy do zarządzania jakością ISO.

Automatyzacja procesów operacyjnych za pomocą nowych technologii przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim umożliwia usprawnienie i przyspieszenie wykonywania zadań, eliminację błędów ludzkich oraz redukcję kosztów operacyjnych. Dzięki automatyzacji możliwe jest również zwiększenie efektywności, poprawa jakości usług, lepsze wykorzystanie zasobów oraz dostęp do bardziej dokładnych i aktualnych danych.

Przykłady konkretnych technologii wykorzystywanych do automatyzacji procesów operacyjnych to robotyka procesowa, sztuczna inteligencja, analiza danych, internet rzeczy (IoT) czy też narzędzia do workflow management.

Na rynku istnieje wiele narzędzi i systemów wspomagających zarządzanie procesami operacyjnymi. Należą do nich m.in. systemy do zarządzania dokumentacją, narzędzia do zarządzania projektami, systemy do monitorowania procesów, narzędzia do analizy danych czy też systemy do zarządzania ryzykiem.

Przykłady najpopularniejszych narzędzi i systemów to Microsoft SharePoint, Jira, Trello, Tableau, Salesforce czy też SAP Business Process Management.

Dobre praktyki w zarządzaniu procesami operacyjnymi

Opracowanie procedur standaryzacji i dokumentacji procesów operacyjnych przynosi wiele korzyści. Umożliwia to jednoznaczne określenie kroków, które należy podjąć w celu wykonania danego zadania, eliminując tym samym chaos i nieścisłości. Standaryzacja procesów operacyjnych pozwala także na łatwiejsze szkolenie pracowników, zwiększenie efektywności, unikanie błędów oraz lepsze zarządzanie ryzykiem.

Dobre praktyki związane z standaryzacją i dokumentacją procesów operacyjnych obejmują: analizę i dokumentację istniejących procesów, opracowanie jednolitej struktury dokumentów, regularne aktualizacje procedur, przeprowadzanie audytów wewnętrznych oraz szkolenie pracowników w zakresie stosowania procedur.

Wdrażanie ciągłego doskonalenia procesów operacyjnych jest kluczowe dla osiągnięcia wysokiej efektywności i konkurencyjności organizacji. Metody i narzędzia stosowane w tym procesie obejmują m.in. analizę procesów, mapowanie przepływu pracy, identyfikację obszarów do poprawy, wprowadzanie zmian, monitorowanie wyników oraz regularne przeglądy.

Wdrożenie ciągłego doskonalenia procesów operacyjnych przynosi korzyści takie jak zwiększenie wydajności, redukcja błędów, poprawa jakości produktów i usług, lepsze wykorzystanie zasobów oraz zwiększenie zaangażowania pracowników.

Przykłady przedsiębiorstw, które skorzystały z ciągłego doskonalenia procesów operacyjnych, to Toyota (metoda Kaizen), Amazon (filozofia Lean), McDonald's (system HACCP) czy też General Electric (Six Sigma).

Pomiar efektywności procesów operacyjnych jest istotny dla kontroli i doskonalenia działań organizacji. Metody pomiaru obejmują np. wskaźniki czasowe (np. czas cyklu, czas realizacji), wskaźniki jakościowe (np. ilość reklamacji, poziom satysfakcji klientów), wskaźniki kosztowe (np. koszt jednostkowy, wskaźniki rentowności) oraz wskaźniki efektywności (np. wydajność, stopa błędów).

Analiza efektywności procesów operacyjnych pozwala na identyfikację obszarów do optymalizacji, eliminację marnotrawstwa, wykrycie błędów czy też ocenę skuteczności wprowadzanych zmian.

Wpływ zarządzania procesami operacyjnymi na kulturę organizacyjną

Budowanie kultury opartej na procesach i współpracy ma wiele korzyści. Taka kultura organizacyjna charakteryzuje się m.in. transparentnością, efektywnością, elastycznością, współpracą między działami oraz skoncentrowaniem na wartości dla klienta. Pracownicy są bardziej zaangażowani, a działania organizacji są bardziej spójne i skoordynowane.

Przykłady działań i inicjatyw mających na celu budowanie kultury opartej na procesach i współpracy to: organizowanie warsztatów i szkoleń, tworzenie grup roboczych, wprowadzanie systemów komunikacji i informacji, nagradzanie współpracy oraz wzajemnej pomocy.

Zachęcanie do innowacyjności i elastyczności w ramach procesów operacyjnych przyczynia się do adaptacji organizacji do zmieniających się warunków rynkowych i technologicznych. Korzyści wynikające z takiego podejścia to m.in. szybka reakcja na zmiany, zdolność do tworzenia nowych rozwiązań, zwiększenie innowacyjności, a także zwiększenie konkurencyjności.

Przykłady działań i polityk organizacyjnych, które zachęcają do innowacyjności i elastyczności w ramach procesów operacyjnych, to: udzielanie pracownikom swobody w podejmowaniu decyzji, zachęcanie do zgłaszania pomysłów, tworzenie struktur organizacyjnych sprzyjających współpracy i wymianie wiedzy, organizowanie hackathonów czy też współpraca z partnerami zewnętrznymi.

Motywowanie pracowników do angażowania się w doskonalenie procesów operacyjnych jest kluczowe dla sukcesu organizacji. Korzyści wynikające z takiego podejścia to m.in. zwiększenie zaangażowania, wzrost efektywności, lepsze wykorzystanie wiedzy i doświadczenia pracowników oraz poprawa atmosfery pracy.

Przykłady działań i mechanizmów motywacyjnych, które wspierają angażowanie pracowników w doskonalenie procesów operacyjnych, to: nagradzanie za osiągnięcia, udział w programach szkoleniowych, awanse i rozwój zawodowy, udział w projektach doskonalących, możliwość wpływu na procesy operacyjne oraz udzielanie informacji zwrotnej.

Zarządzanie procesami operacyjnymi — artykuły polecane

Zarządzanie przez informacje i komunikację — Etapy zastosowań komputerów — Zarządzanie informacją — Model negocjacji — Funkcje zarządzania wiedzą — System wspomagania decyzji — Controlling menedżerski — Badanie potrzeb informacyjnych — Gromadzenie informacji

Bibliografia

• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak