Microsoft Project

Programy z serii Microsoft Project są przydatne w zarządzaniu zarówno prostymi, jak i skomplikowanymi projektami. Zarządzanie to jest oparte między innymi na kontrolowaniu kolejności wykonywanych działań jak również przestrzeganiu terminów, aktualizowaniu zadań i zasobów. Firma Microsoft opracowała wiele wersji programów przeznaczonych do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie. Starsze oprogramowania są modyfikowane i udoskonalane tak, aby sprostać nowym oczekiwaniom klientów, aby ułatwić im prace i zaoszczędzić cenny czas. Najnowszą wersję stanowią: Microsoft Project Standard 2016 i Microsoft Project Professional 2016.

TL;DR

Microsoft Project to seria programów do zarządzania projektami. Najnowsze wersje to Microsoft Project Standard 2016 i Microsoft Project Professional 2016. Programy te umożliwiają kontrolę nad kolejnością działań, terminami i zasobami. Microsoft Project powstał w latach 80. i był początkowo prostą aplikacją do zarządzania projektami. Obecnie oferuje wiele funkcjonalności, takich jak wykresy Gantta, gotowe szablony projektów i możliwość pracy grupowej. Oprogramowanie jest dostępne w wersji Standard i Professional, które różnią się możliwościami współpracy. Microsoft Project jest ściśle powiązany z serwerem Project Server, który umożliwia udostępnianie i zarządzanie danymi projektu. Program jest używany w celu planowania i monitorowania projektów, a także generowania raportów i analiz.

Historia

Zalążek programu Microsoft Project pojawił się jako aplikacja na system MS-DOS napisana głównie w języku C z przeznaczeniem dla komputerów osobistych IBM. Idea została zapoczątkowane przez Rona Bredehoefta entuzjastę komputerów osobistych we wczesnych latach ’80. Początkowe założenie było proste, celem było stworzenie programu w którym można by opisać przepis i cały proces przygotowania jajek po Benedyktyńsku z wykorzystaniem terminologii z zakresu zarządzania projektami. Bredehoeft założył firmę Microsoft Application Services (MAS) na potrzeby stworzenia tej aplikacji, później firma podpisała umowę OEM z Microsoft Corporation. Aplikacja do zarządzania projektami została wdrożona jako wewnętrzne narzędzie w celu usprawnienia zarządzania ogromną na ten czas i ciągle powiększającą się liczbą projektów. Pierwsza wersja programu weszła do sprzedaży w 1984 roku na system DOS, Microsoft wykupił wszystkie prawa do oprogramowanie i rok później wypuścił na rynek kolejną wersję. Finalna wersja oznaczona numerem 4 przeznaczona na platformę DOS została wypuszczona w roku 1986. Na wersję przeznaczą na komputery osobiste z systemem Windows trzeba było czekać do roku 1990.

Od wersji 2000 dostępny w polskiej wersji językowej.

Pakiety

Microsoft Project Standard

Do niezależnego zarządzania projektami służy Microsoft Project Standard. Jest on praktycznym narzędziem dla tych którzy nie potrzebują koordynacji i współpracy z innymi kierownikami projektów. Program ten jest łatwy w obsłudze (między innymi dzięki kreatorowi drukowania, który umożliwia tworzenie jednostronicowych wydruków z harmonogramami projektów, a także dzięki rozszerzonej pomocy) co sprzyja efektywnemu tworzeniu i przekazywaniu informacji oraz szybszemu wzrostowi produktywności. Program nie pozwala na przekroczenie ograniczonego czasu realizacji projektu i limitu budżetowego co usprawnia organizację pracy. Project Standard pozwala obserwować wpływ zmian w zasobach i harmonogramie na ogólny plan projektu, jak również udostępniać informacje o projektach. Aby rozpocząć pracę z programem, nie trzeba sięgać po poradę specjalistów, jest to bardzo proste dzięki narzędziom, które pomagają zapoznać się z metodologią zarządzania projektami.

Microsoft Project Professional

Microsoft Project Professional jest stworzony by zapewnić możliwość grupowego udziału w tworzeniu projektu, przez różne wydziały. Tak jak Project Standard pozwala na sprawne zarządzanie projektem bez względu na stopień zaawansowania użytkownika. Firma Microsoft jest uważana za światowego lidera w oprogramowaniach wspomagających zarządzanie projektami, dlatego jej głównym celem jest utrzymanie swej pozycji a przez to tworzenie coraz nowszych form przekazu, wydajniejszych narzędzi. Dlatego też opracowano cały pakiet, w którym poszczególne części uzupełniają się nawzajem. Project Professional jest ściśle powiązany z serwerem należącym do tego pakietu (Project Server). Użytkownicy (m. in. członkowie zespołu, administratorzy zasobów oraz przedstawiciele kadry kierowniczej) nawiązują połączenie z platformą aby pobrać dane z serwera lub zapisać je na nim za pośrednictwem portalu Microsoft Project Web (muszą mieć oczywiście prawo dostępu do tych informacji, które rozdzielają administratorzy). Członkowie zespołu projektowego nie mogą jednak korzystać z dostępu do danych i wprowadzania zmian jednocześnie, ponieważ prawo do modyfikacji projektów jest kontrolowane za pomocą metody "zaewidencjonowania / wyewidencjonowania". Po wprowadzeniu do programu czasu trwania poszczególnych zadań i powiązań między nimi Microsoft Project jest w stanie obliczyć datę rozpoczęcia zadania jak i jego zakończenia. Dodatkowo, aby zapewnić wydajność pracy, Microsoft Project Server rozkłada obciążenie serwerów na osobne komputery.

Główne zastosowania

Microsoft Project Standard wykorzystuje w planowaniu m.in.:

• Wykresy Gantta, umożliwiające obserwacje zadań wykonywanych przez poszczególne grupy oraz ich wydajność,
• Gotowe szablony projektów (pomagające w wyborze najlepszej metody działania),
• Plany bazowe i arkusze zadań przechowywane na serwerze.

Administrator programu może wybrać dane, które uważa za istotne poprzez tworzenie pól niestandardowych w planie projektu. Wyświetlają się one wówczas w harmonogramie. Może on również używać kodów konspektów, formuł. Korzystanie z tych elementów sprawia że raporty są bardziej dokładne i spójne.

Funkcjonalności

Project 2010

Od wersji 2010 użytkownik ma możliwość dostosowania interfejsu dopasowanego do charakteru prowadzonych projektów, pozwala to na pracę tylko z wykorzystywanymi funkcjonalnościami i znacznie redukuje czas pracy z programem i czyni go przyjaźniejszym, użytkownik może sobie uszyć program na swoją miarę

• Operacyjność - Zostało wprowadzone rozszerzenie o integrację z Microsoft Office Project Server i Microsoft Project Web Acces. Project Server przechowuje dane w centralnej bazie danych opartej na SQL pozwalając na niezależny dostęp wielu klientów do projektu. Web Access pozwala na dostęp do projektów bez instalacji wymaganego oprogramowania co znacznie zwiększyło dostępność.
• Timeline - Widok osi czasu pozwala na konstruowanie podstawowych grafów realizacji projektów w stylu Visio. Widoki mogą być łatwo przenoszone do pozostałych programów pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint)
• SharePoint 2010 - Integracja z systemem pracy zespołowej SharePoint, pozwala na delegowanie zadań w projekcie i umożliwia dostęp do statusu ich wykonania w czasie rzeczywistym.
• Widok Team Planner - Nowy Team Planner pokazuje zasoby i czas wykorzystywany w projekcie, co umożliwia sprawniejsze dysponowanie zasobami i sprawne reagowanie na problemy.

Project 2013

Wersja 2013 wprowadza sekcję raportowanie, lepszą integrację z pozostałymi produktami Microsoft oraz poprawia wygląd interfejsu użytkownika.

• Raporty - Sekcja raportów została dodana do wstążki z kilkoma prekonfigurowanymi raportami do wyboru. Można tworzyć raporty graficzne, dodawać obiekty clipart, bez konieczności eksportowania danych do innych aplikacji. Udostępniona została również możliwość tworzenia pulpitów nawigacyjnych dla menadżerów projektów.
• Ścieżki śledzenia zadań - Dzięki tej funkcji możemy wybierając jedno zadania podświetlić wszystkie zadania z nim związane, zarówno poprzedzające jak i następujące.
• Współdzielenie - Została dodana możliwość komunikacji z innymi uczestnikami projektu dzięki integracji aplikacji Lync, dzięki najechaniu na osobę z poziomu Project można rozpocząć sesję czatu, wideokonferencje, e-mail lub rozmowę telefoniczną. Można równie ż błyskawicznie przenosić treści do programów z pakietu Office.

Project 2016

Dodaje nową sekcję Raporty, kompatybilność wsteczną z Project Server 2013, jeszcze lepszą integrację z pozostałymi produktami Microsoft i udoskonalony konfigurowalny interfejs użytkownika.

Microsoft Project — artykuły polecane

Wspomaganie pracy grupowej — Zarządzanie dokumentami — Primavera — Webmaster — Zarządzanie treścią — Kontrola wersji — Marketing automation — Feature-Driven Development — Komunikator internetowy

Bibliografia

• Chatfield C., Johnson T. (2010), Microsoft Project 2010 step by step, Pearson Education
• Strona internetowa: Project Professional, Project Standard, Microsoft
• Wilczewski S. (2007), MS Project 2007. Ćwiczenia Praktyczne, Helion, Gliwice
• Wilczewski S. (2007), MS Project 2007 i MS Project Server 2007. Efektywne zarządzanie projektami, Helion, Gliwice

Autor: Joanna Paszkiewicz, Piotr Kulik