PCM - Etap formułowania: Różnice pomiędzy wersjami
m (Czyszczenie tekstu) |
m (cleanup bibliografii i rotten links) |
||
| (Nie pokazano 4 wersji utworzonych przez 2 użytkowników) | |||
| Linia 1: | Linia 1: | ||
Etap formułowania jest trzecią fazą '''[[Zarząd]]zania [[Cykl]]em Życia Projektu''' (ang. Project Cycle Management - PCM). Na tym etapie następuje potwierdzenie wykonalności [[projekt]]ów i przygotowanie [[plan]]ów projektów oraz podejmuje się decyzję dotycząca finansowania projektu. | |||
W fazie formułowania narzędziem [[priorytet]]owym stosowanym do sprawdzenia wykonalności wybranych opcji priorytetowych jest [[matryca logiczna]]. Wspiera ona przygotowanie odpowiedniego planu projektu za pomocą jasnych [[cel]]ów, mierzalnych [[rezultat]]ów, strategii zarządzania ryzykiem i określonych poziomów odpowiedzialności zarządczych. Służy do planowania i uzasadnienia realizacji projektu, oraz do określenia potrzeb finansowych w trakcie realizacji. | |||
Etap ten występuje częściowo jako krótki [[przegląd]] celów i założeń, a następnie jest szczegółowo rozwijany. W ramach fazy należy wyodrębnić niewielki [[zespół]], w którego skład będą wchodzić główni [[interesariusze]]. [[Zadanie]]m tego zespołu będzie tworzenie projektów. | |||
Etap ten występuje częściowo jako krótki [[przegląd]] celów i założeń, a następnie jest szczegółowo rozwijany. W ramach fazy należy wyodrębnić niewielki [[zespół]], w którego skład będą wchodzić główni [[interesariusze]]. | |||
Pierwszym zadaniem jest [[przeniesienie]] celów stworzonych w ramach opcji priorytetowych podczas poprzedniego etapu - identyfikacji. Użycie matrycy logicznej pozwoli na strukturyzację celów w formie hierarchii, zgodnie z którą weryfikowane będą założenia projektu oraz definiowane wskaźniki i dobierane właściwe źródła weryfikacji. Po sporządzeniu matrycy logicznej przygotowywany jest wniosek projektowy, a także [[harmonogram]] działań i [[budżet]]. | Pierwszym zadaniem jest [[przeniesienie]] celów stworzonych w ramach opcji priorytetowych podczas poprzedniego etapu - identyfikacji. Użycie matrycy logicznej pozwoli na strukturyzację celów w formie hierarchii, zgodnie z którą weryfikowane będą założenia projektu oraz definiowane wskaźniki i dobierane właściwe źródła weryfikacji. Po sporządzeniu matrycy logicznej przygotowywany jest wniosek projektowy, a także [[harmonogram]] działań i [[budżet]]. | ||
Kolejność działań w fazie formułowania: | Kolejność działań w fazie formułowania: | ||
* przeniesienie celów do [[Macierz Logiczna|matrycy logicznej]] | * przeniesienie celów do [[Macierz Logiczna|matrycy logicznej]] | ||
| Linia 35: | Linia 19: | ||
Na tym etapie przed przystąpieniem do przygotowania pełnej oferty należy sprawdzić dotychczasową wykonalność proponowanego projektu. Za ocenę wewnętrzną odpowiada zespół ds. projektu, a [[proces]] oceny może wymagać zebrania dodatkowych informacji oraz wprowadzenia zmian do projektu. [[Ocena jakości]] projektu umożliwi zidentyfikowanie niekonsekwencji logicznych, niepełnych informacji oraz innych ewentualnych problemów. | Na tym etapie przed przystąpieniem do przygotowania pełnej oferty należy sprawdzić dotychczasową wykonalność proponowanego projektu. Za ocenę wewnętrzną odpowiada zespół ds. projektu, a [[proces]] oceny może wymagać zebrania dodatkowych informacji oraz wprowadzenia zmian do projektu. [[Ocena jakości]] projektu umożliwi zidentyfikowanie niekonsekwencji logicznych, niepełnych informacji oraz innych ewentualnych problemów. | ||
Pod koniec etapu formułowania tworzy się plan budżetowy, który dostarcza informacji o wydatkach oraz o źródłach finansowania i warunkach przyznania | Pod koniec etapu formułowania tworzy się plan budżetowy, który dostarcza informacji o wydatkach oraz o źródłach finansowania i warunkach przyznania [[fundusz]]y. Zestawienie wydatków powinno umożliwiać alokację [[koszt]]ów w zależności od źródła finansowania, tak aby każdy partner wiedział, jaki wkład jest od niego oczekiwany. Szacunki kosztów należy oprzeć na starannym planowaniu budżetowym. | ||
Na podstawie przygotowanych planów budżetowych propozycje projektu zostaną poddane analizie z punktu widzenia racjonalności i efektywności planowanych wydatków. | Na podstawie przygotowanych planów budżetowych propozycje projektu zostaną poddane analizie z punktu widzenia racjonalności i efektywności planowanych wydatków. | ||
==Znaczenie etapu formułowania w kontekście zarządzania projektem== | |||
Etap formułowania ma kluczowe znaczenie w kontekście zarządzania projektem. Jest to moment, w którym projekt nabiera kształtu i precyzji. Poprzez określenie celów, [[zakres]]u, zasobów i terminów projektu, etap formułowania umożliwia zrozumienie i wyznaczenie ram, w jakich projekt będzie realizowany. | |||
Ważnym aspektem etapu formułowania jest również [[identyfikacja]] i [[ocena ryzyka]]. Dzięki temu można skoncentrować się na potencjalnych problemach i wyzwaniach, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu. Dzięki wcześniejszemu zidentyfikowaniu i zaplanowaniu strategii zarządzania ryzykiem, można minimalizować negatywne skutki, które mogą wpływać na powodzenie projektu. | |||
Etap formułowania daje także możliwość skonsolidowania zespołu projektowego i wyznaczenia jego roli i odpowiedzialności. W tym etapie ustala się strukturę zespołu, komunikację wewnętrzną oraz procesy podejmowania decyzji. Dzięki temu każdy członek zespołu ma jasno określone zadania i oczekiwania, co przyczynia się do lepszej koordynacji i efektywności pracy. | |||
==Procesy i narzędzia etapu formułowania== | |||
===Ocena otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego=== | |||
W ramach analizy strategicznej przeprowadza się ocenę otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego organizacji. Analiza otoczenia zewnętrznego polega na identyfikacji czynników, takich jak [[trend]]y rynkowe, [[konkurencja]], zmiany technologiczne czy regulacje prawne, które mogą mieć wpływ na projekt. Natomiast analiza otoczenia wewnętrznego koncentruje się na zasobach, kompetencjach i ograniczeniach organizacji, które mogą wpływać na realizację projektu. | |||
===Identyfikacja zagrożeń i szans=== | |||
Kolejnym krokiem jest identyfikacja zagrożeń i szans związanych z projektem. [[Zagrożenia]] to czynniki, które mogą negatywnie wpływać na projekt, natomiast [[szanse]] to potencjalne korzyści, które mogą [[wynik]]nąć z jego realizacji. Identyfikacja tych czynników pozwala na świadome [[planowanie]] działań mających na celu minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans. | |||
===Analiza ryzyka=== | |||
[[Analiza ryzyka]] polega na identyfikacji potencjalnych zagrożeń i szans związanych z projektem. Istotne jest uwzględnienie zarówno czynników wewnętrznych, jak i zewnętrznych, które mogą wpływać na [[sukces]] projektu. Identyfikacja ryzyka pozwala na skoncentrowanie uwagi na najważniejszych zagrożeniach i możliwościach. | |||
Po zidentyfikowaniu zagrożeń i szans konieczne jest dokonanie oceny ryzyka. Polega to na określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń lub szans oraz ocenę ich wpływu na projekt. Na podstawie tych ocen można określić priorytety i podjąć decyzje dotyczące zarządzania ryzykiem. | |||
W oparciu o ocenę ryzyka należy opracować strategię zarządzania ryzykiem. [[Strategia]] ta powinna uwzględniać działania mające na celu minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans. W ramach strategii zarządzania ryzykiem należy określić metody monitorowania, reagowania na zagrożenia oraz wykorzystania szans. | |||
===Określanie struktury organizacyjnej projektu=== | |||
Ważnym krokiem w etapie formułowania projektu jest wyznaczenie [[kierownik]]a projektu oraz skompletowanie zespołu. [[Kierownik projektu]] powinien posiadać odpowiednie [[kompetencje]] i doświadczenie, które umożliwią skuteczne [[zarządzanie]] projektem. Natomiast skład zespołu powinien być dobrany tak, aby posiadał niezbędne [[umiejętności]] i wiedzę do realizacji projektu. | |||
{{infobox5|list1={{i5link|a=[[Metodyka PCM]]}} — {{i5link|a=[[Plany wg PRINCE2]]}} — {{i5link|a=[[Matryca logiczna]]}} — {{i5link|a=[[Rozpoczynanie projektu]]}} — {{i5link|a=[[Fazy projektu wg PRINCE2]]}} — {{i5link|a=[[Zarządzanie projektem]]}} — {{i5link|a=[[Procesy w projekcie]]}} — {{i5link|a=[[Przygotowanie Założeń Projektu]]}} — {{i5link|a=[[Portfel projektów]]}} }} | |||
<google>n</google> | |||
==Bibliografia== | ==Bibliografia== | ||
<noautolinks> | <noautolinks> | ||
* Eggers | * Eggers H. (1992), ''The Integrated Approach to project cycle management'', Project Appraisal, 7(1), 3-10 | ||
* Eggers | * Eggers H. (1994), ''Integrated project cycle management: roots and perspectives''. Project Appraisal, 9(1) | ||
* European | * European Commission (2004), ''[https://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en Aid Delivery Methods - Project Cycle Management Guidelines Vol 1]'' | ||
</noautolinks> | </noautolinks> | ||
Aktualna wersja na dzień 23:20, 5 gru 2023
Etap formułowania jest trzecią fazą Zarządzania Cyklem Życia Projektu (ang. Project Cycle Management - PCM). Na tym etapie następuje potwierdzenie wykonalności projektów i przygotowanie planów projektów oraz podejmuje się decyzję dotycząca finansowania projektu.
W fazie formułowania narzędziem priorytetowym stosowanym do sprawdzenia wykonalności wybranych opcji priorytetowych jest matryca logiczna. Wspiera ona przygotowanie odpowiedniego planu projektu za pomocą jasnych celów, mierzalnych rezultatów, strategii zarządzania ryzykiem i określonych poziomów odpowiedzialności zarządczych. Służy do planowania i uzasadnienia realizacji projektu, oraz do określenia potrzeb finansowych w trakcie realizacji.
Etap ten występuje częściowo jako krótki przegląd celów i założeń, a następnie jest szczegółowo rozwijany. W ramach fazy należy wyodrębnić niewielki zespół, w którego skład będą wchodzić główni interesariusze. Zadaniem tego zespołu będzie tworzenie projektów.
Pierwszym zadaniem jest przeniesienie celów stworzonych w ramach opcji priorytetowych podczas poprzedniego etapu - identyfikacji. Użycie matrycy logicznej pozwoli na strukturyzację celów w formie hierarchii, zgodnie z którą weryfikowane będą założenia projektu oraz definiowane wskaźniki i dobierane właściwe źródła weryfikacji. Po sporządzeniu matrycy logicznej przygotowywany jest wniosek projektowy, a także harmonogram działań i budżet. Kolejność działań w fazie formułowania:
- przeniesienie celów do matrycy logicznej
- rozwinięcie celów i założeń
- ocena relacji między kolumnami matrycy i dostosowanie ich, jeżeli zajdzie taka potrzeba
- przygotowanie wskaźników i źródeł weryfikacji
- ocena kwestii środowiskowych, społecznych, płci, rasy oraz podsumowanie dotychczasowego postępu w budowaniu matrycy
- ukończenie budowy matrycy logicznej, wpisanie działań, budżetu oraz innych danych wejściowych
- przygotowanie budżetu
- zebranie wszystkich efektów pracy uzyskanych w trakcie poprzednich etapów
- przygotowanie raportu opisującego, w jaki sposób realizowany będzie projekt
Na tym etapie przed przystąpieniem do przygotowania pełnej oferty należy sprawdzić dotychczasową wykonalność proponowanego projektu. Za ocenę wewnętrzną odpowiada zespół ds. projektu, a proces oceny może wymagać zebrania dodatkowych informacji oraz wprowadzenia zmian do projektu. Ocena jakości projektu umożliwi zidentyfikowanie niekonsekwencji logicznych, niepełnych informacji oraz innych ewentualnych problemów.
Pod koniec etapu formułowania tworzy się plan budżetowy, który dostarcza informacji o wydatkach oraz o źródłach finansowania i warunkach przyznania funduszy. Zestawienie wydatków powinno umożliwiać alokację kosztów w zależności od źródła finansowania, tak aby każdy partner wiedział, jaki wkład jest od niego oczekiwany. Szacunki kosztów należy oprzeć na starannym planowaniu budżetowym.
Na podstawie przygotowanych planów budżetowych propozycje projektu zostaną poddane analizie z punktu widzenia racjonalności i efektywności planowanych wydatków.
Znaczenie etapu formułowania w kontekście zarządzania projektem
Etap formułowania ma kluczowe znaczenie w kontekście zarządzania projektem. Jest to moment, w którym projekt nabiera kształtu i precyzji. Poprzez określenie celów, zakresu, zasobów i terminów projektu, etap formułowania umożliwia zrozumienie i wyznaczenie ram, w jakich projekt będzie realizowany.
Ważnym aspektem etapu formułowania jest również identyfikacja i ocena ryzyka. Dzięki temu można skoncentrować się na potencjalnych problemach i wyzwaniach, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu. Dzięki wcześniejszemu zidentyfikowaniu i zaplanowaniu strategii zarządzania ryzykiem, można minimalizować negatywne skutki, które mogą wpływać na powodzenie projektu.
Etap formułowania daje także możliwość skonsolidowania zespołu projektowego i wyznaczenia jego roli i odpowiedzialności. W tym etapie ustala się strukturę zespołu, komunikację wewnętrzną oraz procesy podejmowania decyzji. Dzięki temu każdy członek zespołu ma jasno określone zadania i oczekiwania, co przyczynia się do lepszej koordynacji i efektywności pracy.
Procesy i narzędzia etapu formułowania
Ocena otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego
W ramach analizy strategicznej przeprowadza się ocenę otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego organizacji. Analiza otoczenia zewnętrznego polega na identyfikacji czynników, takich jak trendy rynkowe, konkurencja, zmiany technologiczne czy regulacje prawne, które mogą mieć wpływ na projekt. Natomiast analiza otoczenia wewnętrznego koncentruje się na zasobach, kompetencjach i ograniczeniach organizacji, które mogą wpływać na realizację projektu.
Identyfikacja zagrożeń i szans
Kolejnym krokiem jest identyfikacja zagrożeń i szans związanych z projektem. Zagrożenia to czynniki, które mogą negatywnie wpływać na projekt, natomiast szanse to potencjalne korzyści, które mogą wyniknąć z jego realizacji. Identyfikacja tych czynników pozwala na świadome planowanie działań mających na celu minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans.
Analiza ryzyka
Analiza ryzyka polega na identyfikacji potencjalnych zagrożeń i szans związanych z projektem. Istotne jest uwzględnienie zarówno czynników wewnętrznych, jak i zewnętrznych, które mogą wpływać na sukces projektu. Identyfikacja ryzyka pozwala na skoncentrowanie uwagi na najważniejszych zagrożeniach i możliwościach.
Po zidentyfikowaniu zagrożeń i szans konieczne jest dokonanie oceny ryzyka. Polega to na określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń lub szans oraz ocenę ich wpływu na projekt. Na podstawie tych ocen można określić priorytety i podjąć decyzje dotyczące zarządzania ryzykiem.
W oparciu o ocenę ryzyka należy opracować strategię zarządzania ryzykiem. Strategia ta powinna uwzględniać działania mające na celu minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans. W ramach strategii zarządzania ryzykiem należy określić metody monitorowania, reagowania na zagrożenia oraz wykorzystania szans.
Określanie struktury organizacyjnej projektu
Ważnym krokiem w etapie formułowania projektu jest wyznaczenie kierownika projektu oraz skompletowanie zespołu. Kierownik projektu powinien posiadać odpowiednie kompetencje i doświadczenie, które umożliwią skuteczne zarządzanie projektem. Natomiast skład zespołu powinien być dobrany tak, aby posiadał niezbędne umiejętności i wiedzę do realizacji projektu.
| PCM - Etap formułowania — artykuły polecane |
| Metodyka PCM — Plany wg PRINCE2 — Matryca logiczna — Rozpoczynanie projektu — Fazy projektu wg PRINCE2 — Zarządzanie projektem — Procesy w projekcie — Przygotowanie Założeń Projektu — Portfel projektów |
Bibliografia
- Eggers H. (1992), The Integrated Approach to project cycle management, Project Appraisal, 7(1), 3-10
- Eggers H. (1994), Integrated project cycle management: roots and perspectives. Project Appraisal, 9(1)
- European Commission (2004), Aid Delivery Methods - Project Cycle Management Guidelines Vol 1
Autor: Anna Bernaciak
