Orientacja na projekty, programy, portfele

Orientacja na projekty, programy, portfele są to elementy kompetencji kontekstowych opracowanych przez International Project Management Associaction (IPMA). Do kompetencji kontekstowych oprócz wyżej wymienionych trzech elementów należą między innymi: prawo, finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, działalność gospodarcza, zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo i środowisko, a także systemy, produkty i technologie oraz stałe struktury organizacji.

Orientacja na projekty oznacza ukierunkowanie organizacji na zarządzanie poprzez realizacje różnego rodzaju projektów oraz budowanie kompetencji pracowników w tym zakresie.

Orientacja na programy opiera się na osiąganiu celów organizacji poprzez zarządzanie przez programy oraz rozwijaniu umiejętności i wiedzy pracowników w tej dziedzinie

Orientacja na portfele polega na scentralizowanym zarządzaniu jednym lub większą liczbą portfeli, aby osiągnąć cele strategiczne przedsiębiorstwa

TL;DR

Orientacja na projekty, programy i portfele to elementy kompetencji kontekstowych w zarządzaniu projektami. Orientacja na projekty polega na zarządzaniu poprzez realizację projektów, orientacja na programy na osiąganiu celów poprzez zarządzanie programami, a orientacja na portfele na zarządzaniu grupą projektów i programów. Zarządzanie projektami wymaga nowych kompetencji i zmian w organizacji. Zarządzanie programami polega na koordynacji projektów i znalezieniu odpowiedniego podejścia. Zarządzanie portfelami polega na nadzorowaniu wszystkich projektów i programów w celu osiągnięcia strategicznych celów przedsiębiorstwa. Programy grupują projekty, podczas gdy portfele zawierają niezależne projekty i programy.

Orientacja na projekty

Projektem nazwiemy takie przedsięwzięcie, które dążąc do pewnego, jasno określonego celu realizować będzie ciąg związanych z sobą niepowtarzalnych zadań. Czynności te są określone w czasie, mają przypisane zdefiniowane zasoby oraz sformułowane wymagania Podejście projektowe wdrażane jest w przedsiębiorstwach, aby podejmować skuteczne i efektywne decyzje. Umożliwia ono sprawny monitoring oraz ocenę przeprowadzanych zadań, a co za tym idzie zwiększenie szansy sukcesu poszczególnych etapów projektu. Zmiana sposobu zarządzania organizacją na orientacje na projekty może być podyktowana rosnącą konkurencją na rynku, chęcią odniesienia sukcesu, czy szybkiego wzrostu i rozwoju. Zarządzanie przez projekty w istocie różni się od klasycznego kierowania organizacją. Warto zwrócić uwagę na to, że projekty mają charakter jednorazowy, niepowtarzalny i unikatowy, zatem każdy problem wymaga nowatorskich rozwiązań i niebanalnego podejścia

Przeistoczenie się sposobu zarządzania organizacją na styl oparty na projektach często wymaga przeszkolenia pracowników i zaopatrzenie ich w nowe kompetencje. Firma zacznie działać na innego rodzaju metodykach, technikach i narzędziach. Dotychczasowe procesy biznesowe w przedsiębiorstwie również będą wymagać przebudowy. Niejednokrotnie konieczne będzie utworzenie dodatkowej jednostki funkcjonalnej wspierającej realizację projektów np. biuro wsparcia projektów (PSO).

Orientacja na programy

Program należy rozumieć jako grupę powiązanych z sobą projektów, subprojektów i działań programowych, zarządzanych w skoordynowany sposób, tak aby uzyskać korzyści niedostępne w zarządzaniu poszczególnymi projektami w sposób indywidualny. Projekty mogą należeć do programu lub być realizowane indywidualnie, natomiast programy zawsze będą zawierać elementy w postaci projektów lub subprojektów. Programy mogą zawierać zadania powiązane z projektami spoza zakresu programu. Zarządzanie programami wymaga zastosowania wiedzy, umiejętności, technik i narzędzi niezbędnych do spełnienia założonych wymagań.

Programy są jednym z sposobów osiągnięcia celów strategicznych organizacji. Orientacja przedsiębiorstwa na programy determinuje powstanie nowych stanowisk, takich jak:

• Komitet sterujący programem,
• Biuro programu,
• Kierownik programu,
• Dyrektor, właściciel, sponsor programu,
• Kierownik zmian w organizacji i zmian biznesowych.

Zarządzanie programem opiera się na współzależności między projektami i pomaga znaleźć odpowiednie podejście do zarządzania nimi. Na początku programu nie wszystkie projekty będące jego częścią są określone. Determinuje to konieczność rozwiązywania problemów z ograniczeniami zasobów, czy konfliktami, które wpływają na elementy składowe programu. Projekty tworzące program są od siebie zależne, zatem sukces lub porażka jednego mogą wpływać na sukces lub porażkę kolejnego. Ważne jest monitorowanie programu, by zachować zgodność podejmowanych działań z celami strategicznymi przedsiębiorstwa

Orientacja na portfele

Portfel należy rozumieć jako grupę projektów, programów, subportfeli dążącą do realizacji celów strategicznych przedsiębiorstwa. Elementy portfela takie jak projekty, czy programy nie muszą być z sobą bezpośrednio powiązane, czy współzależne Wzrost popularności portfeli podyktowany jest poszukiwaniem nowych dróg rozwoju przez organizacje, które osiągnęły pewien stopień dojrzałości, a także potrzebą wprowadzania nowych zmian, nie tylko w zakresie oferowanego asortymentu, ale także w dziedzinie usprawnień procesów i systemów. Mnogość przedsięwzięć wymusza na organizacjach priorytetyzację zadań. Orientacja przedsiębiorstwa na portfele przejawia się w nadzorowaniu wszystkich jego elementów, tak aby realizowane inicjatywy przynosiły oczekiwane korzyści, zatem naturalnym staje się przyjmowanie nowych projektów, zamykanie zrealizowanych oraz eliminacja nierentownych Podejmowanie takich decyzji powinno być poparte odpowiednimi analizami, dlatego kontrola portfela wspierana jest przez dodatkowe narzędzia i mechanizmy (zrównoważona karta wyników, wspólna forma prezentacji raportów, streszczenie kierownicze na temat portfela, biuro zarządzania portfelem, komitet sterujący portfela).

Różnica między portfelem, a programem

Program ma na celu pogrupowanie projektów w sposób chronologiczny i merytoryczny, tak aby ich całkowita realizacja zmierzała do osiągnięcia sprecyzowanego celu strategicznego przedsiębiorstwa. Portfel natomiast zawiera programy i projekty, które są od siebie niezależne, a ich realizacja może odbywać się w tym samym czasie

Orientacja na projekty, programy, portfele — artykuły polecane

Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami — Strategia organizacyjna — Agent zmiany — Zarządzanie przez projekty — Organizacja ucząca się — Koncepcje zarządzania — Sukces przedsiębiorstwa - determinanty — Zarządzanie personelem — Koszty jakości a funkcje zarządzania

Bibliografia

• Bodych M. (2014), Standard zarządzania portfelem projektów, Strefa PMI, Nr 7
• Cabała P. (2018), Zarządzanie portfelem projektów w organizacji. Koncepcje i kierunki badań. Mfiles.pl, Kraków
• Dałkowski B., Staśto L., Zalewski M. (red.) (2009), Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA® wersja 3.0, Stowarzyszenie Project Management Polska, Gdańsk
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Joanna Świątkowska