Biuro wsparcia projektu

Biuro wsparcia projektu
Polecane artykuły

Biuro wsparcia projektu PSO (ang. Project Support Office) – wydzielona część struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa mająca na celu wsparcie zespołu zajmującego się projektem oraz redukcją ryzyka niepowodzeń podczas jego realizacji. W skład biura wsparcia projektu wchodzą doświadczeni specjaliści z zakresu zarządzania projektami, posiadający duże umiejętności, kompetencje oraz szeroką wiedzę z tego zakresu[1].

W literaturze można spotkać wiele innych określeń używanych zamiennie w odniesieniu do tego ogniwa organizacji. Wyróżnia się więc:

  • "biuro zarządzania projektem - PMO (ang. Project managment office) – konstruowane jest na stałe i obejmuje wszystkie projekty tworzone przez firmę
  • biuro projektu
  • centrum doskonalenia zarządzania projektami
  • biuro programu – powoływane jest na ograniczony czas, wspomaga mniejsze projekty składające się na jedno duże przedsięwzięcie
  • biuro zarządzania rozwojem
  • grupa praktyków zarządzania projektami
  • wsparcie projektów IT"[2].

Opierając się na standardzie PRINCE2 można przyjąć, że biuro wsparcia projektów "jest centralną pulą wyspecjalizowanych zasobów pełniących rolę wsparcia projektu w postaci m.in. pomocy administracyjnej, zarządzania konfiguracją oraz w miarę możliwości konsultacji w zakresie stosowania metodyki PRINCE2"[3].

Przyczyny powstawania biur wsparcia projektów

Wśród najbardziej ogólnych i najważniejszych przyczyn powoływania PSO w przedsiębiorstwie należy podać:

  • duże prawdopodobieństwo utraty pozyskanej wiedzy uzyskanej podczas realizacji danego projektu, spowodowane jego niestałym charakterem (struktura o charakterze przejściowym, ograniczenie czasowe)
  • zespół projektowy oraz kierownicy projektu często nie posiadają wystraczającego doświadczenia do realizacji projektu o danym zakresie, potrzebują więc wsparcia
  • pojawienie się nieścisłości oraz braku spójności metod stosowanych w realizacji projektów w danym przedsiębiorstwie co powoduje rozbieżności oraz problemy podczas wykonania oraz narażenie na większe ryzyko niepowodzenia projektu
  • rotacja osób należących do zespołów projektowych niesprzyjająca ich uczeniu się oraz ogólnemu rozwojowi[4].

Funkcje biura wsparcia projektów

Przygotowanie skutecznych metod oraz norm

Jest to najistotniejsze zadanie każdego PSO. W przedsiębiorstwie muszą być określone konkretne standardy oraz metody realizacji projektów według, których będą one realizowane. Należą do nich: opracowanie, monitorowanie oraz ulepszanie ogólnych standardów zarządzania projektami, segregowanie projektów realizowanych w firmie, przygotowywanie WBS oraz diagramu sieci projektów, określenie ryzyka, dokumentacja i kierowanie zmianą.

Pomoc w realizacji projektu

Funkcja ta dotyczy świadczenia usług zespołom tworzącym projekt a w szczególności kierownikowi projektu. Biuro wówczas ma na celu wsparcie ich pod względem administracyjnym. Usługi te obejmują: pomoc w tworzeniu i zmianie harmonogramu oraz raportów z postępu prac wraz z ich archiwizacją.

Prowadzenie konsultacji

Osoby należące do takiego biura w każdej chwili mogą służyć pomocą wszystkim zainteresowanym. Dzięki temu kierownik projektu ma dostęp do specjalistów w każdym momencie realizacji projektu. PSO ma możliwość doradztwa w następujących kwestiach: inicjowanie nowych innowacyjnych propozycji projektowych, organizacja spotkań dotyczących planowanych projektów, doradzanie podczas opracowywania projektu, szkolenia kadry.

Pomoc w doborze osób do zespołu projektowego

PSO wraz z działem HR wyposażonym w system wspomagający zarządzanie zasobami ludzkimi, współpracują w kwestii doboru osób do pracy nad projektem. Zadaniem biura wsparcia jest posiadanie informacji dotyczących osób, które mogą brać udział w projekcie, ocenianie ich oraz stworzenie możliwości ich rozwoju.

Wspomaganie informatyczne projektów

Biuro wsparcia projektów posiada wiedzę dotyczącą najnowocześniejszych i najbardziej efektywnych narzędzi i programów, które w znaczący sposób mogą pomóc w realizacji projektów. Pozyskują informacje z rynku, testują nowe oprogramowania, wyszukują najlepsze oferty producentów, przygotowują szkolenia w ich zakresie dla członków zespołu projektowego oraz dbają o prawidłowe działanie programów.[5]

Korzyści z działań PSO

Jest wiele korzyści płynących z pracy biura wsparcia projektów. Do najczęściej wymienianych w literaturze należą:

  • ujednolicenie standardów, metod oraz procedur zarządzania projektami
  • skuteczny wybór odpowiednich zasobów potrzebnych do realizacji projektu
  • archiwizowanie informacji dotyczących realizowanych projektów z możliwością skorzystania z nich w przyszłych projektach
  • wsparcie administracji realizacji projektu
  • poprawa komunikacji
  • możliwość szybkiego uzyskania pomocy oraz doradztwa w sytuacji problemowej[6].

Bibliografia

Przypisy

  1. Wysocki R. K. (2013). Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Wydawnictwo HELION, Gliwice, s. 557 i 568
  2. Wysocki R. K. (2013). Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Wydawnictwo HELION, Gliwice, s. 564
  3. Trocki M. (2014).Organizacja projektowa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa, s. 191
  4. Wyrozębski P. (2012). Biuro projektów jako centrum kompetencji zarządzania projektami w organizacji, "Studia i prace Kolegium Zarządzania i Finansów”, s. 192
  5. Wysocki R. K. (2013). Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Wydawnictwo HELION, Gliwice, s. 567 - 572
  6. Walczak R. (2014). Podstawy zarządzania projektami. Metody i Przykłady, Difin, Warszawa, s. 16 -17

Autor: Paulina Bosak