Biuro wsparcia projektu

Biuro wsparcia projektu PSO (ang. Project Support Office) - wydzielona część struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa mająca na celu wsparcie zespołu zajmującego się projektem oraz redukcją ryzyka niepowodzeń podczas jego realizacji. W skład biura wsparcia projektu wchodzą doświadczeni specjaliści z zakresu zarządzania projektami, posiadający duże umiejętności, kompetencje oraz szeroką wiedzę z tego zakresu.

W literaturze można spotkać wiele innych określeń używanych zamiennie w odniesieniu do tego ogniwa organizacji. Wyróżnia się więc:

• "biuro zarządzania projektem - PMO (ang. Project management office) - konstruowane jest na stałe i obejmuje wszystkie projekty tworzone przez firmę
• biuro projektu
• centrum doskonalenia zarządzania projektami
• biuro programu - powoływane jest na ograniczony czas, wspomaga mniejsze projekty składające się na jedno duże przedsięwzięcie
• biuro zarządzania rozwojem
• grupa praktyków zarządzania projektami
• wsparcie projektów IT".

Opierając się na standardzie PRINCE2 można przyjąć, że biuro wsparcia projektów "jest centralną pulą wyspecjalizowanych zasobów pełniących rolę wsparcia projektu w postaci m.in. pomocy administracyjnej, zarządzania konfiguracją oraz w miarę możliwości konsultacji w zakresie stosowania metodyki PRINCE2".

TL;DR

Biuro wsparcia projektu (PSO) to oddzielna część przedsiębiorstwa, która ma na celu wspieranie zespołu projektowego i redukcję ryzyka niepowodzeń. PSO może mieć różne nazwy i pełnić różne funkcje, takie jak przygotowanie metod i norm, pomoc w realizacji projektu, prowadzenie konsultacji, pomoc w doborze członków zespołu projektowego i wspomaganie informatyczne projektów. Korzyści z PSO to m.in. ujednolicenie standardów, skuteczny wybór zasobów, archiwizowanie informacji, wsparcie administracyjne, poprawa komunikacji i szybka pomoc w sytuacjach problemowych.

Przyczyny powstawania biur wsparcia projektów

Wśród najbardziej ogólnych i najważniejszych przyczyn powoływania PSO w przedsiębiorstwie należy podać:

• duże prawdopodobieństwo utraty pozyskanej wiedzy uzyskanej podczas realizacji danego projektu, spowodowane jego niestałym charakterem (struktura o charakterze przejściowym, ograniczenie czasowe)
• zespół projektowy oraz kierownicy projektu często nie posiadają wystarczającego doświadczenia do realizacji projektu o danym zakresie, potrzebują więc wsparcia
• pojawienie się nieścisłości oraz braku spójności metod stosowanych w realizacji projektów w danym przedsiębiorstwie co powoduje rozbieżności oraz problemy podczas wykonania oraz narażenie na większe ryzyko niepowodzenia projektu
• rotacja osób należących do zespołów projektowych niesprzyjająca ich uczeniu się oraz ogólnemu rozwojowi.

Funkcje biura wsparcia projektów

Przygotowanie skutecznych metod oraz norm

Jest to najistotniejsze zadanie każdego PSO. W przedsiębiorstwie muszą być określone konkretne standardy oraz metody realizacji projektów według, których będą one realizowane. Należą do nich: opracowanie, monitorowanie oraz ulepszanie ogólnych standardów zarządzania projektami, segregowanie projektów realizowanych w firmie, przygotowywanie WBS oraz diagramu sieci projektów, określenie ryzyka, dokumentacja i kierowanie zmianą.

Pomoc w realizacji projektu

Funkcja ta dotyczy świadczenia usług zespołom tworzącym projekt a w szczególności kierownikowi projektu. Biuro wówczas ma na celu wsparcie ich pod względem administracyjnym. Usługi te obejmują: pomoc w tworzeniu i zmianie harmonogramu oraz raportów z postępu prac wraz z ich archiwizacją.

Prowadzenie konsultacji

Osoby należące do takiego biura w każdej chwili mogą służyć pomocą wszystkim zainteresowanym. Dzięki temu kierownik projektu ma dostęp do specjalistów w każdym momencie realizacji projektu. PSO ma możliwość doradztwa w następujących kwestiach: inicjowanie nowych innowacyjnych propozycji projektowych, organizacja spotkań dotyczących planowanych projektów, doradzanie podczas opracowywania projektu, szkolenia kadry.

Pomoc w doborze osób do zespołu projektowego

PSO wraz z działem HR wyposażonym w system wspomagający zarządzanie zasobami ludzkimi, współpracują w kwestii doboru osób do pracy nad projektem. Zadaniem biura wsparcia jest posiadanie informacji dotyczących osób, które mogą brać udział w projekcie, ocenianie ich oraz stworzenie możliwości ich rozwoju.

Wspomaganie informatyczne projektów

Biuro wsparcia projektów posiada wiedzę dotyczącą najnowocześniejszych i najbardziej efektywnych narzędzi i programów, które w znaczący sposób mogą pomóc w realizacji projektów. Pozyskują informacje z rynku, testują nowe oprogramowania, wyszukują najlepsze oferty producentów, przygotowują szkolenia w ich zakresie dla członków zespołu projektowego oraz dbają o prawidłowe działanie programów

Korzyści z działań PSO

Jest wiele korzyści płynących z pracy biura wsparcia projektów. Do najczęściej wymienianych w literaturze należą:

• ujednolicenie standardów, metod oraz procedur zarządzania projektami
• skuteczny wybór odpowiednich zasobów potrzebnych do realizacji projektu
• archiwizowanie informacji dotyczących realizowanych projektów z możliwością skorzystania z nich w przyszłych projektach
• wsparcie administracji realizacji projektu
• poprawa komunikacji
• możliwość szybkiego uzyskania pomocy oraz doradztwa w sytuacji problemowej.

Biuro wsparcia projektu — artykuły polecane

Wdrażanie systemu zarządzania projektami — Szkolenia wewnętrzne — Primavera — Scrum of scrums — Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami — Zarządzanie zasobami ludzkimi wg PMBOK — Techniki doboru pracowników do zespołu — RACI — Zadania kierownika projektu

Bibliografia

• Miedziński B. (2012), Podstawy zarządzania projektami, Oficyna Wydawniczo-Poligraficzna Adam, Warszawa
• Spałek S. (2011), Rola biura projektów (Project Management Office) w pozyskiwaniu informacji dla potrzeb zarządzania finansami, Zeszyty Naukowe Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, nr 88
• Trocki M. (2014), Organizacja projektowa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Walczak R. (2014), Podstawy zarządzania projektami. Metody i przykłady, Difin, Warszawa
• Wirkus M. (2013), Zarządzanie projektami i procesami. Teoria i przypadki praktyczne, Difin, Warszawa
• Wyrozębski P. (2012), Biuro projektów jako centrum kompetencji zarządzania projektami w organizacji, Studia i prace Kolegium Zarządzania i Finansów
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Paulina Bosak