Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym wystawianym klientowi po otrzymaniu od niego należności całkowitej lub częściowej, jednak przed rozpoczęciem wykonywania usługi lub sprzedaży i wydania towaru. Podatnik ma obowiązek wystawienia faktury po każdorazowym otrzymaniu zaliczki na taką kwotę, jaką faktycznie otrzymał, do 15 dnia następnego miesiąca. Jak podaje P. Barnik, fakturę zaliczkową wystawia się na przyszłe świadczenia na rzecz (P. Barnik 2014, s.112):

• innego podatnika podatku, czyli podmiotów prowadzących działalność gospodarczą,
• niebędącej podatnikiem osoby prawnej.

Dodatkowo A. Bartosiewicz podaje, iż w przypadku usług turystycznych opodatkowanych marżą również pojawia się obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej (A. Bartosiewicz 2014, s.1149). W sytuacji zwrotu całości bądź części zaliczki należy wystawić fakturę korygującą.

TL;DR

Faktura zaliczkowa jest wystawiana przed rozpoczęciem usługi lub sprzedaży towaru, po otrzymaniu od klienta częściowej lub całkowitej zapłaty. Nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej w przypadku dostaw energii i niektórych usług. Faktura zaliczkowa powinna zawierać takie same elementy jak zwykła faktura VAT. Rozliczenie faktury zaliczkowej różni się od rozliczenia podatku dochodowego. Obowiązek podatkowy związany z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów powstaje po wystawieniu faktury, a nie po otrzymaniu zaliczki. Faktura zaliczkowa różni się od faktury pro-forma, która służy do wpłaty zaliczki. Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą wartość transakcji, nie jest konieczne wystawienie faktury końcowej.

Kiedy nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt. 4 ustawy o Vat nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych dla (Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług):

• dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej a także gazu przewodowego,
• świadczenia usług:

1. telekomunikacyjnych,
2. dzierżawy, najmu leasingu lub podobnych,
3. stałej obsługi prawnej lub biurowej,
4. ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
5. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Elementy faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa posiada wiele wspólnych komponentów ze zwykłą fakturą VAT. Elementy, jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa, regulowane są przepisami ustawy o VAT, art. 106f. Są to:

• data wystawienia
• kolejny numer jednoznacznie identyfikujący fakturę
• dane identyfikacyjne podatnika i nabywcy wraz z adresami
• numer, za pomocą którego zarówno podatnik jak i nabywca są identyfikowani na potrzeby podatku
• data wykonania usługi, data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub data otrzymania zapłaty
• kwota otrzymanej zapłaty
• kwota podatku
• dane dotyczące zamówienia, w szczególności nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość i wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki i kwoty podatku, wartość zamówienia z uwzględnieniem kwoty podatku

Ewidencja faktury zaliczkowej

Rozliczenie faktury zaliczkowej w przypadku podatku VAT jest odmienne, niż w przypadku podatku dochodowego. M. Jarczok-Guzy podaje, iż obowiązek zapłaty podatku VAT powstaje w chwili otrzymania przez sprzedawcę zaliczki, natomiast zapłata podatku dochodowego następuje w momencie wystawienia faktury końcowej bądź zakończenia dostawy towarów lub usług (M. Jarczok-Guzy 2017, s. 51). Oznacza to, że wystawienie faktury zaliczkowej nie skutkuje powstaniem przychodu.

Zaliczka na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów a obowiązek podatkowy

Jak podaje E. Wachowska obowiązek podatkowy związany z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów powstaje nie w momencie otrzymania zaliczki, a wystawienia faktury (E. Wachowska 2015, s. 72). Oznacza to, że jeżeli dostawca otrzyma całość lub część zapłaty na przyszłe świadczenia przed faktycznym ich dostarczeniem, jednak przed wystawieniem faktury dokumentującej otrzymaną zaliczkę, nie ma obowiązku zapłaty podatku. Natomiast, gdy podatnik wystawi fakturę przed otrzymaniem zapłaty, ciąży na nim obowiązek zapłaty podatku.

Faktura zaliczkowa a faktura pro-forma

Podatnik ma możliwość wystawienia faktury pro-formy. Według D. Dominik taki dokument często stanowi podstawę do zapłaty zaliczki, gdyż w ten sposób sprzedawca informuje nabywcę o konieczności jej wpłaty przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru. Faktura pro-forma jest zatem podstawą takiej wpłaty. Wystawienie i otrzymanie takiej faktury nie wywołuje jednak żadnych konsekwencji w zakresie podatku od towarów i usług (D. Dominik 2010, s. 276).

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

Jeżeli wystawiono fakturę opiewającą na 100% wartości przyszłego świadczenia, wówczas nie wystawia się już faktury końcowej. Jednak, jak podaje P. Barnik, fakturę rozliczeniową końcową należy wystawić, gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całości zapłaty za wykonaną usługę bądź dostarczone towary. (P. Barnik 2014, s.124). W przypadku, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą wartość transakcji, dostawca nie ma obowiązku wystawienia faktury rozliczeniowej. Podatnik powinien jednak pamiętać, że na ostatniej z faktur zaliczkowych powinny być zamieszczone numery poprzednich faktur (P. Barnik 2014, s.125).

Faktura zaliczkowa — artykuły polecane

Podatek VAT — VAT UE — Zasady wystawiania faktur i faktur korygujących — Podatek VAT - naliczony — Paragon — Faktura pro-forma — Faktura VAT — Kasy fiskalne — Zaliczka

Bibliografia

• Barnik P., Gierszewska K. (2014), Faktura VAT w pytaniach i odpowiedziach, Wolters Kluwer, Warszawa
• Bartosiewicz A., Kubacki R. (2014), VAT. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa
• Dominik D., Militz M., Bącal M. (2010), VAT w wyjaśnieniach organów podatkowych, Wolters Kluwer, Warszawa
• Jarczok-Guzy M. (2017), Ustalanie momentu powstania przychodu od zaliczki jako narzędzie strategii podatkowej przedsiębiorstw, Finanse i prawo finansowe, nr 16
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
• Wachowska E. (2015), Zasady rozliczania podatku od towarów i usług w transakcjach wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, Finanse i prawo finansowe, nr 4

Autor: Katarzyna Kasprzak, Magdalena Klocek, Katarzyna Kozioł