Kartoteka pracownika

Kartoteka pracownika jest nieodzownym elementem wspomagającym zarządzanie danymi kadrowymi pracowników i przedsiębiorstwa. Służy do ewidencji, zarządzania i gromadzenia dokumentacji kadrowo-płacowych. Ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi. Porządkuje i tworzy wiele dokumentów niezbędnych do generowania płac pracowników.

Zawartość

Kartoteka pracownika zawiera:

• dane personalne pracownika:
• imię, nazwisko,
• datę i miejsce urodzenia pracownika,
• stan cywilny,
• płeć,
• dane o dowodzie osobistym,
• adres zameldowania, adres zamieszkania,
• obywatelstwo,
• urząd skarbowy
• PESEL, NIP,
• dane o kontach bankowych pracownika,
• zdjęcie
• rodzaj stosunku do służby wojskowej (uregulowany, nieuregulowany, poborowy itp.),
• dane o kodzie tytułu ubezpieczenia, oddział NFZ oraz o obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, którym podlega pracownik,
• dane o podstawach składek emerytalno-rentowych, chorobowych i wypadkowych
• informacja o karalności bądź niekaralności,
• informacje dotyczące badań lekarskich,
• dodatkowo dane i adres osoby zawiadamianej o wypadku,
• ewidencja członków rodziny z wyszczególnieniem osób (dzieci), na które przysługuje zasiłek rodzinny, automatycznie później wypłacany na liście wynagrodzeń
• osoby, na które przysługuje zasiłek pielęgnacyjny
• typ ukończonej szkoły, nazwa szkoły, kierunek, tytuł zawodowy, zawód wyuczony,
• rodzaj i stopień znajomości języka obcego,
• staże, praktyki (miejsca i daty)
• rodzaje ukończonych kursów, daty ukończenia.
• historię zatrudnienia pracownika i dane dotyczące obecnego stanowiska
• rodzaj zatrudnienia, wymiar etatu,
• charakter procesu pracy,
• wynagrodzenie: płaca podstawowa,
• stawki zaszeregowania, dodatki stałe i okresowe do płac, prowizje regulaminowe i uznaniowe,
• system wynagradzania
• chorobowe wypłacane przez ZUS,
• źródło naboru,
• ilość dni wykorzystanego urlopu,
• ilość wykorzystanych dni choroby na poczet bieżącego roku,
• dane o pożyczkach oraz ewidencję ich spłat,
• dane związane z naliczaniem podatku dochodowego od osób fizycznych,
• dane z zakresu przebiegu pracy w innych przedsiębiorstwach: nazwa firmy, czas pracy (daty), stanowisko, powód zwolnienia, kod zaliczania do stażu pracy,
• dane z zakresu przerw w zatrudnieniu (urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, urlop macierzyński, urlop na żądanie, urlop okolicznościowy).

Wykorzystanie

Dzięki danym zawartym w karcie pracownika, pracodawca może podejmować decyzję z zakresu:

• wysokości płac, wysokości i ilości ewentualnych podwyżek, nagród bądź premii,
• awansu bądź degradacji,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• faktycznego stanu stażu pracownika,
• zwalniania pracownika,
• rekrutacji nowych pracowników.

Obecnie kartoteki pracowników są skomputeryzowane i stanowią część programów obsługujących systemy kadrowo-płacowe. Takimi programami są np. R2płatnik, HRB, PSKP. Wszystkie dane znajdujące się w kartotece i zmiany do niej wprowadzane są rejestrowane z możliwością wydruku.

Zarządzanie dokumentacją kadrową

Dokumenty w kartotece pracownika

Kartoteka pracownika powinna zawierać kompletną dokumentację dotyczącą zatrudnienia i pracy pracownika w firmie. Wśród dokumentów, które powinny być przechowywane w kartotece, znajdują się:

• CV i list motywacyjny pracownika,
• umowa o pracę lub inny dokument potwierdzający zatrudnienie,
• dokumenty dotyczące wynagrodzenia, takie jak umowy o podwyżce, umowy o premie, potwierdzenia wypłaty itp.,
• dokumenty związane z szkoleniami i rozwojem zawodowym pracownika,
• wszelkie korespondencje, notatki, oceny i inne dokumenty dotyczące pracy pracownika.

Wymogi prawne dotyczące przechowywania

W zakresie przechowywania i ochrony danych kadrowych istnieje wiele przepisów prawnych, których należy przestrzegać. W Polsce, zgodnie z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), pracodawcy są zobowiązani do zachowania poufności i bezpieczeństwa danych osobowych pracowników.

Przechowywanie dokumentów kadrowych powinno odbywać się w sposób, który zapewnia ich ochronę przed zniszczeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem. Ponadto, pracodawcy powinni dbać o aktualność i dokładność danych zawartych w kartotece pracownika oraz informować pracowników o celu przetwarzania ich danych osobowych.

Korzyści automatyzacji

Automatyzacja procesu gromadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowej przynosi wiele korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników. Przede wszystkim, umożliwia to szybki i łatwy dostęp do informacji, co ułatwia zarządzanie dokumentacją kadrową. Ponadto, automatyzacja pozwala na oszczędność miejsca, czasu i zasobów, które mogą być wykorzystane w inny sposób.

Dodatkowo, zautomatyzowany system zarządzania dokumentacją kadrową zwiększa bezpieczeństwo danych pracowniczych poprzez możliwość tworzenia kopii zapasowych i zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem. Wreszcie, taki system umożliwia również generowanie różnego rodzaju raportów i analiz, co jest przydatne w procesie zarządzania zasobami ludzkimi.

Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności

Aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność danych pracowniczych przechowywanych w kartotece, można zastosować różne metody i środki. Przede wszystkim, ważne jest, aby dostęp do kartoteki był ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją kadrową.

Dodatkowo, zaleca się stosowanie odpowiednich zabezpieczeń fizycznych, takich jak zamki, klucze, karty dostępu itp., aby zapobiegać nieuprawnionemu dostępowi do kartoteki. W przypadku systemów informatycznych, należy stosować odpowiednie zabezpieczenia, takie jak hasła, szyfrowanie danych, firewall itp.

Systemy IT zapewniające kartotekę

Na rynku istnieje wiele systemów informatycznych umożliwiających zarządzanie dokumentacją kadrową. Przykłady takich systemów to:

• systemy HRIS (Human Resources Information Systems) - kompleksowe systemy zarządzania zasobami ludzkimi, które umożliwiają gromadzenie, przechowywanie i analizę danych kadrowych,
• elektroniczne systemy dokumentacji kadrowej - programy komputerowe umożliwiające przechowywanie i zarządzanie dokumentami kadrowymi w formie elektronicznej,
• systemy zarządzania dokumentami - oprogramowanie przeznaczone do zarządzania procesem gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów.

Wybór konkretnego systemu zależy od potrzeb i możliwości finansowych firmy. Ważne jest, aby taki system spełniał wymagania prawne dotyczące ochrony danych oraz był łatwy w obsłudze i dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy.

Wykorzystanie kartoteki pracownika w procesie rekrutacji

Kartoteka pracownika może być bardzo pomocna w procesie rekrutacji i selekcji pracowników. Dzięki posiadaniu kompletnej dokumentacji dotyczącej pracowników, pracodawca może szybko i efektywnie dokonać analizy kandydatów i wybrać najlepszego kandydata do danej pozycji.

Przeglądanie kartoteki pracownika pozwala na sprawdzenie doświadczenia, umiejętności, kwalifikacji i osiągnięć poprzednich pracowników. Może również ułatwić identyfikację pracowników, którzy mogą być zainteresowani awansami lub nowymi możliwościami rozwoju w firmie.

Przydatne dane=

Podczas rekrutacji istotne informacje zawarte w kartotece pracownika mogą obejmować:

• dotychczasowe doświadczenie zawodowe,
• wykształcenie i kwalifikacje zawodowe,
• osiągnięcia i nagrody,
• umiejętności i kompetencje,
• referencje od poprzednich pracodawców,
• wyniki ocen i ewaluacji,
• informacje o szkoleniach i kursach.

Te informacje mogą być pomocne w ocenie kandydatów i dokonaniu wyboru najlepszego pracownika do danej pozycji.

Wykorzystanie danych zawartych w kartotece pracownika w analizie kandydatów przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim, umożliwia to porównanie umiejętności, doświadczenia i kwalifikacji kandydatów z wymaganiami stanowiska, co ułatwia dokonanie trafnego wyboru.

Dodatkowo, wykorzystanie danych z kartoteki pozwala na identyfikację potencjalnych pracowników wewnętrznych, którzy mogą być zainteresowani awansami lub nowymi możliwościami rozwoju w firmie. Dzięki temu, firma może skorzystać z wewnętrznych zasobów i zminimalizować koszty rekrutacji zewnętrznej.

Narzędzia

Do analizy danych z kartoteki pracownika w procesie rekrutacji można wykorzystać różne narzędzia i techniki. Przykłady takich narzędzi to:

• systemy zarządzania kandydatami (ATS) - programy komputerowe umożliwiające gromadzenie i analizę danych kandydatów,
• analiza kompetencji - metoda oceny i porównywania umiejętności i kompetencji kandydatów z wymaganiami stanowiska,
• metody oceny psychologicznej - takie jak testy psychologiczne, rozmowy selekcyjne, symulacje itp., które pozwalają na ocenę cech osobowości i predyspozycji kandydatów.

Wybór konkretnych narzędzi i technik zależy od indywidualnych potrzeb firmy oraz od charakteru i wymagań stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja.

Dobre praktyki

Dobre praktyki dotyczące wykorzystania kartoteki pracownika w procesie rekrutacji obejmują:

• regularne aktualizowanie danych zawartych w kartotece,
• utrzymanie poufności danych oraz przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
• stosowanie obiektywnych kryteriów oceny kandydatów,
• uwzględnianie zarówno kwalifikacji i doświadczenia, jak i potencjału rozwojowego kandydatów,
• zapewnienie uczciwości i przejrzystości procesu rekrutacji.

Przestrzeganie tych praktyk pozwala na skuteczne wykorzystanie kartoteki pracownika w procesie rekrutacji i selekcji pracowników.

Aktualizacja i utrzymanie kartoteki pracownika

Aktualizacja danych w kartotece pracownika powinna odbywać się na bieżąco, aby zapewnić ich aktualność i dokładność. Kroki i procedury związane z aktualizacją danych mogą obejmować:

• informowanie pracodawcy o zmianach personalnych, takich jak zmiana adresu zamieszkania, numeru telefonu, stanu cywilnego itp.,
• przekazywanie dokumentów potwierdzających zmiany, na przykład nowej umowy o pracę, umowy o podwyżce itp.,
• informowanie pracodawcy o dokonanych szkoleniach, kursach, awansach, nagrodach itp.

Ważne jest, aby pracodawca i pracownik współpracowali w celu utrzymania aktualności danych w kartotece pracownika.

Pracownik może aktywnie dbać o poprawność informacji w swojej kartotece, podejmując następujące działania:

• regularne sprawdzanie danych zawartych w kartotece i informowanie pracodawcy o ewentualnych zmianach,
• dostarczanie niezbędnych dokumentów potwierdzających zmiany, na przykład nowej umowy o pracę, umowy o podwyżce itp.,
• udział w szkoleniach i kursach i przekazywanie pracodawcy informacji na ich temat.

Aktywne zaangażowanie pracownika w utrzymanie poprawności danych w kartotece jest kluczowe dla zapewnienia dokładności i aktualności informacji.

Niewłaściwe utrzymanie kartoteki pracownika może mieć negatywne konsekwencje zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Przede wszystkim, może to prowadzić do błędów w zarządzaniu zasobami ludzkimi, takich jak niewłaściwe przypisanie obowiązków, nieprawidłowa ocena wyników pracy, brak aktualnych informacji o umowach, wynagrodzeniu itp.

Dodatkowo, niewłaściwe utrzymanie kartoteki może naruszać przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych i prowadzić do nieuprawnionego dostępu do danych pracowniczych lub ich utraty.

Przykłady działań

Aby utrzymać kartotekę pracownika w dobrej kondycji, można podjąć różne działania, takie jak:

• regularne sprawdzanie i aktualizacja danych zawartych w kartotece,
• przechowywanie dokumentów kadrowych w sposób, który zapewnia ich bezpieczeństwo i łatwy dostęp,
• stosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak hasła, szyfrowanie danych, aby chronić kartotekę przed nieuprawnionym dostępem,
• przeprowadzanie regularnych audytów kartoteki w celu sprawdzenia jej poprawności i zgodności z wymaganiami prawno-regulacyjnymi.

Działania te pomagają utrzymać kartotekę pracownika w dobrej kondycji i zapewniają dokładność i aktualność informacji.

Najlepsze praktyki

Najlepsze praktyki dotyczące aktualizacji i utrzymania kartoteki pracownika obejmują:

• utrzymywanie jasnych i precyzyjnych procedur dotyczących aktualizacji i utrzymania kartoteki,
• regularne przeglądanie i aktualizacja danych zawartych w kartotece,
• zapewnienie poufności i bezpieczeństwa danych pracowniczych,
• szkolenie pracowników dotyczące procedur aktualizacji i utrzymania kartoteki,
• przeprowadzanie regularnych audytów kartoteki w celu sprawdzenia jej poprawności i zgodności z wymaganiami prawno-regulacyjnymi.

Przestrzeganie tych najlepszych praktyk przyczynia się do utrzymania kartoteki pracownika w dobrej kondycji i zapewnia dokładność i aktualność informacji.

Kartoteka pracownika — artykuły polecane

Deklaracja PFRON — Zaświadczenie lekarskie — Płatnik składek — Zasiłek — Emerytura pomostowa — Absencja — Ubezpieczenie emerytalne — Ewidencja wynagrodzeń pracowników — Świadectwo pracy

Bibliografia

• Kosacka-Łędzewicz D., Olszewski B., Szóstko E. (2006), Leksykon świadczeń ZUS, Wydawnictwo Unimex, Wrocław
• Makowska D. (2000), Wynagrodzenia 2000, ewidencja, dokumentacja, rozliczenia, ODDK, Gdańsk

Autor: Bożena Arciszewska