Kartoteka pracownika

Kartoteka pracownika
Polecane artykuły

Kartoteka pracownika jest nieodzownym elementem wspomagającym zarządzanie danymi kadrowymi pracowników i przedsiębiorstwa. Służy do ewidencji, zarządzania i gromadzenia dokumentacji kadrowo-płacowych. Ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi. Porządkuje i tworzy wiele dokumentów niezbędnych do generowania płac pracowników.

Zawartość

Kartoteka pracownika zawiera:

  • dane personalne pracownika:
  • imię, nazwisko,
  • datę i miejsce urodzenia pracownika,
  • stan cywilny,
  • płeć,
  • dane o dowodzie osobistym,
  • adres zameldowania, adres zamieszkania,
  • obywatelstwo,
  • urząd skarbowy
  • PESEL, NIP,
  • dane o kontach bankowych pracownika,
  • zdjęcie
  • rodzaj stosunku do służby wojskowej (uregulowany, nieuregulowany, poborowy itp.),
  • dane o kodzie tytułu ubezpieczenia, oddział NFZ oraz o obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, którym podlega pracownik,
  • dane o podstawach składek emerytalno-rentowych, chorobowych i wypadkowych
  • informacja o karalności bądź niekaralności,
  • informacje dotyczące badań lekarskich,
  • dodatkowo dane i adres osoby zawiadamianej o wypadku,
  • ewidencja członków rodziny z wyszczególnieniem osób (dzieci), na które przysługuje zasiłek rodzinny, automatycznie później wypłacany na liście wynagrodzeń
  • osoby, na które przysługuje zasiłek pielęgnacyjny
  • typ ukończonej szkoły, nazwa szkoły, kierunek, tytuł zawodowy, zawód wyuczony,
  • rodzaj i stopień znajomości języka obcego,
  • staże, praktyki (miejsca i daty)
  • rodzaje ukończonych kursów, daty ukończenia.
  • historię zatrudnienia pracownika i dane dotyczące obecnego stanowiska
  • rodzaj zatrudnienia, wymiar etatu,
  • charakter procesu pracy,
  • wynagrodzenie: płaca podstawowa,
  • stawki zaszeregowania, dodatki stałe i okresowe do płac, prowizje regulaminowe i uznaniowe,
  • system wynagradzania
  • chorobowe wypłacane przez ZUS,
  • źródło naboru,
  • ilość dni wykorzystanego urlopu,
  • ilość wykorzystanych dni choroby na poczet bieżącego roku,
  • dane o pożyczkach oraz ewidencję ich spłat,
  • dane związane z naliczaniem podatku dochodowego od osób fizycznych,
  • dane z zakresu przebiegu pracy w innych przedsiębiorstwach: nazwa firmy, czas pracy (daty), stanowisko, powód zwolnienia, kod zaliczania do stażu pracy,
  • dane z zakresu przerw w zatrudnieniu (urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, urlop macierzyński, urlop na żądanie, urlop okolicznościowy).

Wykorzystanie

Dzięki danym zawartym w karcie pracownika, pracodawca może podejmować decyzję z zakresu:

  • wysokości płac, wysokości i ilości ewentualnych podwyżek, nagród bądź premii,
  • awansu bądź degradacji,
  • wymiaru urlopu wypoczynkowego,
  • faktycznego stanu stażu pracownika,
  • zwalniania pracownika,
  • rekrutacji nowych pracowników.

Obecnie kartoteki pracowników są skomputeryzowane i stanowią część programów obsługujących systemy kadrowo-płacowe. Takimi programami są np. R2płatnik, HRB, PSKP. Wszystkie dane znajdujące się w kartotece i zmiany do niej wprowadzane są rejestrowane z możliwością wydruku.

Bibliografia

  • D. Makowska, Wynagrodzenia 2000, ewidencja, dokumentacja, rozliczenia. ODDK Sp. z o.o., Gdańsk 2000, s. 45-46
  • D. Kosacka - Łędzewicz, B. Olszewski, Leksykon pracodawcy, UNIMEX, Wrocław 2005, s. 83-86

Autor: Bożena Arciszewska