Zarządzanie informacją
| Zarządzanie informacją |
|---|
| Polecane artykuły |
Zarządzanie informacją - jest dziedziną działalności przedsiębiorstwa, mającą na celu dostarczanie informacji użytkownikom o określonych potrzebach. Składają się na nią funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne i decyzyjne oraz funkcje specyficzne takie jak: planowanie potrzeb i zasobów informacyjnych, nadzór informatyczny, sterowanie procesami techniki informacyjnej, koordynowanie pracy zespołów zadaniowych" sterowanie procesami techniki informacyjnej (A. Stabryła 2012, s 359). Zarządzanie informacją obejmuje:
- zespół działań tworzących funkcję informacyjną przedsiębiorstwa, tj. pozyskiwanie informacji, przetwarzanie informacji, dyfuzja informacji,
- zespół działań w ramach płaszczyzn (technologicznej, organizacyjnej, zasobów ludzkich) wpływających na realizację tej funkcji.
Głównym zadaniem kierownictwa odpowiedzialnego za zarządzanie informacją jest stałe dostosowywanie ewoluujących technologii informatycznych (zarówno w dziedzinie sprzętu, oprogramowania, komunikacji) do dynamicznie zmieniających się potrzeb organizacji (dostosowującej się do wyzwań stawianych przez konkurentów i zmieniające się otoczenie). Główne obszary problemowe zarządzania informacjami to:
- zadania i odpowiedzialność kierownictwa,
- organizacja systemu zarządzania,
- aspekty socjologiczne i zachowania użytkowników,
- planowanie i kontrola operacyjna,
- projektowanie systemów informacyjnych,
- bezpieczeństwo przetwarzanych danych,
- zasoby ludzkie,
- kultura organizacyjna.
Zarządzanie informacją można rozpatrywać w dwóch wymiarach wertykalnym i horyzontalnym. Wymiar wertykalny składa się z czterech zasadniczych elementów, obejmując strukturę systemu informacji menadżerskiej a w szczególności:
- potrzeby informacyjne, czyli dane uznane za niezbędne do uzyskania określonego celu użytkownika oraz ze względu na zaistniałe lub przewidywane okoliczności działania i formy przekazu informacyjnego.
- funkcje, określane jako zadania postawione systemowi informacyjnemu,
- zasoby informacyjne, są to dane i ich struktura, nośniki, forma i ich zawartość.
- układ informujący, składają się na niego stanowiska pracy albo jednostki organizacyjne zewnętrzne lub wewnętrzne wykonujące określone funkcje informacyjne takie jak na przykład przetwarzanie, pozyskiwanie, gromadzenie, przesyłanie informacji i danych.
W wymiarze horyzontalnym zarządzanie informacją składa się z dwóch wyróżniających się płaszczyzn:
- strategicznej której jednym z kluczowych zadań jest formułowanie i implementacja programu strategicznego funkcji informacyjnej
- operacyjnej jest to środek realizacji powstałej strategii jak i instrument relacji i racjonalizacji procesów informacyjnych.(J. Czekaj 2012, s 35)
TL;DR
Zarządzanie informacją to działalność przedsiębiorstwa polegająca na dostarczaniu informacji użytkownikom. Obejmuje funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne i decyzyjne, a także planowanie, nadzór informatyczny, koordynację pracy zespołów i bezpieczeństwo danych. Istnieją dwa wymiary zarządzania informacją: wertykalny (dotyczący struktury systemu informacji) i horyzontalny (dotyczący strategii i operacji). Operatywne zarządzanie informacjami polega na zdobywaniu, przetwarzaniu i dyfuzji danych potrzebnych do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Skuteczność zarządzania informacją zależy od organizacji, technologii, zasobów ludzkich i regulacji prawnych. System informacyjny powinien dostosować się do potrzeb przedsiębiorstwa, dostarczać aktualnych informacji, zapewniać prawidłowy przepływ danych i redukować koszty. PIM (zarządzanie informacją osobistą) jest stosowane w praktyce i badaniu zachowań użytkowników. Informacja różni się od wiedzy, ponieważ jest bardziej sformalizowana, podczas gdy wiedza opiera się na intuicji i doświadczeniach.
Operatywne zarządzanie informacją
Operatywne zarządzanie informacjami ma na celu zdobywanie, przetwarzanie i dyfuzję danych niezbędnych do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jego działania zwrócone są na dwie podstawowe kategorie informacji, czyli na: informację działalności (informowanie) oraz na informacje współdziałania (komunikowanie)oraz główne strumienie informacji, a mianowicie wewnętrzne (cyrkulacja wewnętrzna przedsiębiorstwa) oraz zewnętrzne (z przedsiębiorstwa do otoczenia i na odwrót). Wymienione wyżej kategorie tworzą obraz funkcjonalnych elementów operatywnego zarządzania informacją w przedsiębiorstwie (J. Czekaj 2012, s36). Skuteczność operatywnego zarządzania informacjami rozpatrywane jest z czterech perspektyw:
- organizacyjna - obejmuje podział kompetencji zarządzania informacjami pomiędzy pracowników mających określone zadania z jednej strony natomiast z drugiej organizację procesów informacyjnych.
- technologiczna - odnosi się do działania systemu informatycznego oraz obejmuje hardware oraz software, które pomagają w realizacji poszczególnych funkcji zarządzania informacjami.
- personalne - ujmuje pracowników, ich umiejętności, kompetencje zawodowe, przede wszystkim umiejętności wykorzystania technologii informatycznej w ramach przedsiębiorstwa.
- prawne - tworzą formalne oraz prawne regulacje funkcji informacyjno-komunikacyjnej organizacji.
System informacyjny
Zarządzanie informacją jest skuteczne wtedy gdy posiada odpowiednio zorganizowany system informacyjny, który powinien:
- dostosować się do potrzeb przedsiębiorstwa i obejmować wszystkie jego dziedziny działalności,
- dostarczać aktualnych i kompletnych informacji pomagających przedsiębiorstwu w szybkiej reakcji na zmianę warunków wewnętrznych i zewnętrznych,
- dostarczać informacji użytkownikom, którzy faktycznie ich potrzebują, w formie nadającej się bezpośrednio do użytku czyli bez przetwarzania, która pomoże w podjęciu końcowej decyzji;
- zagwarantować najkrótszą drogę przepływu danych, właściwą ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa,
- uwzględnić postęp technologiczny np. możliwość komputeryzacji metod zbierania, przetwarzania, przechowywania i przepływ informacji,
- udostępnić opcję śledzenia przebiegu procesów zachodzących w kolejnych dziedzinach działalności,
- dzięki szybkości i częstotliwości obiegu danych zagwarantować efektywne wykorzystanie informacji, dane powinny być aktualne, kompletne i posegregowane, te cechy pomagają ich prawidłowej dyfuzji,
- zredukować koszty przetwarzania i pozyskiwania informacji
- zabezpieczać informację. (J. Czekaj 2012, s 38)
PIM
PIM (personal information management) czyli zarządzanie informacją osobista. Termin ten funkcjonuje od lat osiemdziesiątych XX wieku odkąd pojawiły się komputery osobiste, które w szczególny sposób pomogły w realizacji wizji Vannevara Busha (inżyniera Amerykańskiego), dzięki możliwości zastosowania przetwarzania i zarządzania informacjami. Memex, czyli komputer analogowy stworzony przez Busha ułatwił wyszukiwanie informacji za pomocą skojarzeń, czyli tak jak działa ludzki umysł. PIM ma zastosowanie w praktyce jaki i w badaniu zachowań użytkownika, którzy zbierają, tworzą, szukają, przechowują, używają i przesyłają informacje kluczowe do realizacji zadań. (J. Tomaszczyk 2008, s. 135)
Informacja a wiedza
Pojęcie informacji a wiedzy są bardzo podobne i czasem pełnią funkcje zamienną jednak istnieje kilka zasadniczych różnic między nimi. Informacja to przetworzone dane uzyskane przez kondensowanie, poprawianie i wyliczenia, zawiera fakty. Informacja jest jasna, rzeczowa, uporządkowana, prosta do wyrażenia pisemnego, jest również sformalizowana w bazach danych, książkach, instrukcjach, dokumentach. Dzięki sformalizowaniu, wychwyceniu i objaśnieniu może być wielokrotnie przetwarzana. Natomiast wiedza umożliwia podjęcie działania, tkwi w rozmowie, intuicji wywodzącej się z doświadczeń oraz z umiejętności porównywania sytuacji, problemów i ich rozwiązań. Wiedza jest intuicyjna, niejasna, mętna, nieuporządkowana, często jest trudna do przekazania, zilustrowania. Wynika z sukcesów, porażek, doświadczeń. (A. Tiwana 2003, s 64)
Bibliografia
- Babik, W. (2014). Ekologia informacji.. Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego
- Czekaj J. (2012) Podstawy zarządzania informacją, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków, s. 35,36,38
- Frąś, J. (2011). Zarządzanie informacją elementem budowy przewagi konkurencyjnej e-przedsiębiorstwa.. Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania, (21)
- Jałowiecki, P. (2012). Technologie zarządzania informacją w polskich przedsiębiorstwach rolno-spożywczych.. Logistyka, 6, 465-476
- Malara, Z., & Rzęchowski, J. (2011). Zarządzanie informacją na rynku globalnym. Teoria i praktyka, CH Beck, Warszawa
- Stabryła A. (red.) (2012), Podstawy organizacji i zarządzania. Podejście i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
- Tiwana A. (2003) Przewodnik po zarządzaniu wiedzą, Placet, Warszawa, s. 64
- Tomaszczyk J. (2008) Zarządzanie informacją osobistą, Uniwersytet Śląski, Katowice, s. 135
Autor: Monika Tatka
