Zarządzanie informacją

Zarządzanie informacją
Polecane artykuły
System informacji menedżerskiej System wspomagania decyzji Wirtualizacja zarządzania kadrami System informacyjny negocjacji Luka informacyjna System informacji strategicznej Cechy stanowiska pracy Zarządzanie dokumentami Controller

Zarządzanie informacją – jest dziedziną działalności przedsiębiorstwa, mającą na celu dostarczanie informacji użytkownikom o określonych potrzebach. Składają się na nią funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne i decyzyjne oraz funkcje specyficzne takie jak: planowanie potrzeb i zasobów informacyjnych, nadzór informatyczny, sterowanie procesami techniki informacyjnej, koordynowanie pracy zespołów zadaniowych" sterowanie procesami techniki informacyjnej (A. Stabryła 2012, s 359). Zarządzanie informacją obejmuje:

• zespół działań tworzących funkcję informacyjną przedsiębiorstwa, tj. pozyskiwanie informacji, przetwarzanie informacji, dyfuzja informacji,
• zespół działań w ramach płaszczyzn (technologicznej, organizacyjnej, zasobów ludzkich) wpływających na realizację tej funkcji.

Głównym zadaniem kierownictwa odpowiedzialnego za zarządzanie informacją jest stałe dostosowywanie ewoluujących technologii informatycznych (zarówno w dziedzinie sprzętu, oprogramowania, komunikacji) do dynamicznie zmieniających się potrzeb organizacji (dostosowującej się do wyzwań stawianych przez konkurentów i zmieniające się otoczenie). Główne obszary problemowe zarządzania informacjami to:

• zadania i odpowiedzialność kierownictwa,
• organizacja systemu zarządzania,
• aspekty socjologiczne i zachowania użytkowników,
• planowanie i kontrola operacyjna,

• projektowanie systemów informacyjnych,
• bezpieczeństwo przetwarzanych danych,
• zasoby ludzkie,
• kultura organizacyjna.

Zarządzanie informacją można rozpatrywać w dwóch wymiarach wertykalnym i horyzontalnym. Wymiar wertykalny składa się z czterech zasadniczych elementów, obejmując strukturę systemu informacji menadżerskiej a w szczególności:

• potrzeby informacyjne, czyli dane uznane za niezbędne do uzyskania określonego celu użytkownika oraz ze względu na zaistniałe lub przewidywane okoliczności działania i formy przekazu informacyjnego.
• funkcje, określane jako zadania postawione systemowi informacyjnemu,
• zasoby informacyjne, są to dane i ich struktura, nośniki, forma i ich zawartość.
• układ informujący, składają się na niego stanowiska pracy albo jednostki organizacyjne zewnętrzne lub wewnętrzne wykonujące określone funkcje informacyjne takie jak na przykład przetwarzanie, pozyskiwanie, gromadzenie, przesyłanie informacji i danych.

W wymiarze horyzontalnym zarządzanie informacją składa się z dwóch wyróżniających się płaszczyzn:

• strategicznej której jednym z kluczowych zadań jest formułowanie i implementacja programu strategicznego funkcji informacyjnej
• operacyjnej jest to środek realizacji powstałej strategii jak i instrument relacji i racjonalizacji procesów informacyjnych.(J. Czekaj 2012, s 35)

TL;DR

Zarządzanie informacją to działalność przedsiębiorstwa polegająca na dostarczaniu informacji użytkownikom. Obejmuje funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne i decyzyjne, a także planowanie, nadzór informatyczny, koordynację pracy zespołów i bezpieczeństwo danych. Istnieją dwa wymiary zarządzania informacją: wertykalny (dotyczący struktury systemu informacji) i horyzontalny (dotyczący strategii i operacji). Operatywne zarządzanie informacjami polega na zdobywaniu, przetwarzaniu i dyfuzji danych potrzebnych do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Skuteczność zarządzania informacją zależy od organizacji, technologii, zasobów ludzkich i regulacji prawnych. System informacyjny powinien dostosować się do potrzeb przedsiębiorstwa, dostarczać aktualnych informacji, zapewniać prawidłowy przepływ danych i redukować koszty. PIM (zarządzanie informacją osobistą) jest stosowane w praktyce i badaniu zachowań użytkowników. Informacja różni się od wiedzy, ponieważ jest bardziej sformalizowana, podczas gdy wiedza opiera się na intuicji i doświadczeniach.

Operatywne zarządzanie informacją

Operatywne zarządzanie informacjami ma na celu zdobywanie, przetwarzanie i dyfuzję danych niezbędnych do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jego działania zwrócone są na dwie podstawowe kategorie informacji, czyli na: informację działalności (informowanie) oraz na informacje współdziałania (komunikowanie)oraz główne strumienie informacji, a mianowicie wewnętrzne (cyrkulacja wewnętrzna przedsiębiorstwa) oraz zewnętrzne (z przedsiębiorstwa do otoczenia i na odwrót). Wymienione wyżej kategorie tworzą obraz funkcjonalnych elementów operatywnego zarządzania informacją w przedsiębiorstwie. (J. Czekaj 2012, s36). Skuteczność operatywnego zarządzania informacjami rozpatrywane jest z czterech perspektyw:

• organizacyjna – obejmuje podział kompetencji zarządzania informacjami pomiędzy pracowników mających określone zadania z jednej strony natomiast z drugiej organizację procesów informacyjnych.
• technologiczna – odnosi się do działania systemu informatycznego oraz obejmuje hardware oraz software, które pomagają w realizacji poszczególnych funkcji zarządzania informacjami.
• personalne – ujmuje pracowników, ich umiejętności, kompetencje zawodowe, przede wszystkim umiejętności wykorzystania technologii informatycznej w ramach przedsiębiorstwa.
• prawne – tworzą formalne oraz prawne regulacje funkcji informacyjno-komunikacyjnej organizacji.

System informacyjny

Zarządzanie informacją jest skuteczne wtedy gdy posiada odpowiednio zorganizowany system informacyjny, który powinien:

• dostosować się do potrzeb przedsiębiorstwa i obejmować wszystkie jego dziedziny działalności,
• dostarczać aktualnych i kompletnych informacji pomagających przedsiębiorstwu w szybkiej reakcji na zmianę warunków wewnętrznych i zewnętrznych,
• dostarczać informacji użytkownikom, którzy faktycznie ich potrzebują, w formie nadającej się bezpośrednio do użytku czyli bez przetwarzania, która pomoże w podjęciu końcowej decyzji;
• zagwarantować najkrótszą drogę przepływu danych, właściwą ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa,
• uwzględnić postęp technologiczny np. możliwość komputeryzacji metod zbierania, przetwarzania, przechowywania i przepływ informacji,
• udostępnić opcję śledzenia przebiegu procesów zachodzących w kolejnych dziedzinach działalności,
• dzięki szybkości i częstotliwości obiegu danych zagwarantować efektywne wykorzystanie informacji, dane powinny być aktualne, kompletne i posegregowane, te cechy pomagają ich prawidłowej dyfuzji,
• zredukować koszty przetwarzania i pozyskiwania informacji
• zabezpieczać informację. (J. Czekaj 2012, s 38)

PIM

PIM (personal information management) czyli zarządzanie informacją osobista. Termin ten funkcjonuje od lat osiemdziesiątych XX wieku odkąd pojawiły się komputery osobiste, które w szczególny sposób pomogły w realizacji wizji Vannevara Busha (inżyniera Amerykańskiego), dzięki możliwości zastosowania przetwarzania i zarządzania informacjami. Memex, czyli komputer analogowy stworzony przez Busha ułatwił wyszukiwanie informacji za pomocą skojarzeń, czyli tak jak działa ludzki umysł. PIM ma zastosowanie w praktyce jaki i w badaniu zachowań użytkownika, którzy zbierają, tworzą, szukają, przechowują, używają i przesyłają informacje kluczowe do realizacji zadań. (J. Tomaszczyk 2008, s. 135)

Informacja a wiedza

Pojęcie informacji a wiedzy są bardzo podobne i czasem pełnią funkcje zamienną jednak istnieje kilka zasadniczych różnic między nimi. Informacja to przetworzone dane uzyskane przez kondensowanie, poprawianie i wyliczenia, zawiera fakty. Informacja jest jasna, rzeczowa, uporządkowana, prosta do wyrażenia pisemnego, jest również sformalizowana w bazach danych, książkach, instrukcjach, dokumentach. Dzięki sformalizowaniu, wychwyceniu i objaśnieniu może być wielokrotnie przetwarzana. Natomiast wiedza umożliwia podjęcie działania, tkwi w rozmowie, intuicji wywodzącej się z doświadczeń oraz z umiejętności porównywania sytuacji, problemów i ich rozwiązań. Wiedza jest intuicyjna, niejasna, mętna, nieuporządkowana, często jest trudna do przekazania, zilustrowania. Wynika z sukcesów, porażek, doświadczeń. (A. Tiwana 2003, s 64)

Bibliografia

• Babik, W. (2014). Ekologia informacji.. Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego
• Czekaj J. (2012) Podstawy zarządzania informacją, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków, s. 35,36,38
• Frąś, J. (2011). Zarządzanie informacją elementem budowy przewagi konkurencyjnej e-przedsiębiorstwa.. Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania, (21)
• Jałowiecki, P. (2012). Technologie zarządzania informacją w polskich przedsiębiorstwach rolno-spożywczych.. Logistyka, 6, 465-476
• Malara, Z., & Rzęchowski, J. (2011). Zarządzanie informacją na rynku globalnym. Teoria i praktyka, CH Beck, Warszawa
• Stabryła A. (2012) Podstawy organizacji i zarządzania Podejścia i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków, s. 359
• Tiwana A. (2003) Przewodnik po zarządzaniu wiedzą, Placet, Warszawa, s. 64
• Tomaszczyk J. (2008) Zarządzanie informacją osobistą, Uniwersytet Śląski, Katowice, s. 135

Autor: Monika Tatka