PCM - Etap formułowania

Etap formułowania jest trzecią fazą Zarządzania Cyklem Życia Projektu (ang. Project Cycle Management - PCM). Na tym etapie następuje potwierdzenie wykonalności projektów i przygotowanie planów projektów oraz podejmuje się decyzję dotycząca finansowania projektu.

W fazie formułowania narzędziem priorytetowym stosowanym do sprawdzenia wykonalności wybranych opcji priorytetowych jest matryca logiczna. Wspiera ona przygotowanie odpowiedniego planu projektu za pomocą jasnych celów, mierzalnych rezultatów, strategii zarządzania ryzykiem i określonych poziomów odpowiedzialności zarządczych. Służy do planowania i uzasadnienia realizacji projektu, oraz do określenia potrzeb finansowych w trakcie realizacji.

Etap ten występuje częściowo jako krótki przegląd celów i założeń, a następnie jest szczegółowo rozwijany. W ramach fazy należy wyodrębnić niewielki zespół, w którego skład będą wchodzić główni interesariusze. Zadaniem tego zespołu będzie tworzenie projektów.

Pierwszym zadaniem jest przeniesienie celów stworzonych w ramach opcji priorytetowych podczas poprzedniego etapu - identyfikacji. Użycie matrycy logicznej pozwoli na strukturyzację celów w formie hierarchii, zgodnie z którą weryfikowane będą założenia projektu oraz definiowane wskaźniki i dobierane właściwe źródła weryfikacji. Po sporządzeniu matrycy logicznej przygotowywany jest wniosek projektowy, a także harmonogram działań i budżet. Kolejność działań w fazie formułowania:

• przeniesienie celów do matrycy logicznej
• rozwinięcie celów i założeń
• ocena relacji między kolumnami matrycy i dostosowanie ich, jeżeli zajdzie taka potrzeba
• przygotowanie wskaźników i źródeł weryfikacji
• ocena kwestii środowiskowych, społecznych, płci, rasy oraz podsumowanie dotychczasowego postępu w budowaniu matrycy
• ukończenie budowy matrycy logicznej, wpisanie działań, budżetu oraz innych danych wejściowych
• przygotowanie budżetu
• zebranie wszystkich efektów pracy uzyskanych w trakcie poprzednich etapów
• przygotowanie raportu opisującego, w jaki sposób realizowany będzie projekt

Na tym etapie przed przystąpieniem do przygotowania pełnej oferty należy sprawdzić dotychczasową wykonalność proponowanego projektu. Za ocenę wewnętrzną odpowiada zespół ds. projektu, a proces oceny może wymagać zebrania dodatkowych informacji oraz wprowadzenia zmian do projektu. Ocena jakości projektu umożliwi zidentyfikowanie niekonsekwencji logicznych, niepełnych informacji oraz innych ewentualnych problemów.

Pod koniec etapu formułowania tworzy się plan budżetowy, który dostarcza informacji o wydatkach oraz o źródłach finansowania i warunkach przyznania funduszy. Zestawienie wydatków powinno umożliwiać alokację kosztów w zależności od źródła finansowania, tak aby każdy partner wiedział, jaki wkład jest od niego oczekiwany. Szacunki kosztów należy oprzeć na starannym planowaniu budżetowym.

Na podstawie przygotowanych planów budżetowych propozycje projektu zostaną poddane analizie z punktu widzenia racjonalności i efektywności planowanych wydatków.

Znaczenie etapu formułowania w kontekście zarządzania projektem

Etap formułowania ma kluczowe znaczenie w kontekście zarządzania projektem. Jest to moment, w którym projekt nabiera kształtu i precyzji. Poprzez określenie celów, zakresu, zasobów i terminów projektu, etap formułowania umożliwia zrozumienie i wyznaczenie ram, w jakich projekt będzie realizowany.

Ważnym aspektem etapu formułowania jest również identyfikacja i ocena ryzyka. Dzięki temu można skoncentrować się na potencjalnych problemach i wyzwaniach, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu. Dzięki wcześniejszemu zidentyfikowaniu i zaplanowaniu strategii zarządzania ryzykiem, można minimalizować negatywne skutki, które mogą wpływać na powodzenie projektu.

Etap formułowania daje także możliwość skonsolidowania zespołu projektowego i wyznaczenia jego roli i odpowiedzialności. W tym etapie ustala się strukturę zespołu, komunikację wewnętrzną oraz procesy podejmowania decyzji. Dzięki temu każdy członek zespołu ma jasno określone zadania i oczekiwania, co przyczynia się do lepszej koordynacji i efektywności pracy.

Procesy i narzędzia etapu formułowania

Ocena otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego

W ramach analizy strategicznej przeprowadza się ocenę otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego organizacji. Analiza otoczenia zewnętrznego polega na identyfikacji czynników, takich jak trendy rynkowe, konkurencja, zmiany technologiczne czy regulacje prawne, które mogą mieć wpływ na projekt. Natomiast analiza otoczenia wewnętrznego koncentruje się na zasobach, kompetencjach i ograniczeniach organizacji, które mogą wpływać na realizację projektu.

Identyfikacja zagrożeń i szans

Kolejnym krokiem jest identyfikacja zagrożeń i szans związanych z projektem. Zagrożenia to czynniki, które mogą negatywnie wpływać na projekt, natomiast szanse to potencjalne korzyści, które mogą wyniknąć z jego realizacji. Identyfikacja tych czynników pozwala na świadome planowanie działań mających na celu minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans.

Analiza ryzyka

Analiza ryzyka polega na identyfikacji potencjalnych zagrożeń i szans związanych z projektem. Istotne jest uwzględnienie zarówno czynników wewnętrznych, jak i zewnętrznych, które mogą wpływać na sukces projektu. Identyfikacja ryzyka pozwala na skoncentrowanie uwagi na najważniejszych zagrożeniach i możliwościach.

Po zidentyfikowaniu zagrożeń i szans konieczne jest dokonanie oceny ryzyka. Polega to na określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń lub szans oraz ocenę ich wpływu na projekt. Na podstawie tych ocen można określić priorytety i podjąć decyzje dotyczące zarządzania ryzykiem.

W oparciu o ocenę ryzyka należy opracować strategię zarządzania ryzykiem. Strategia ta powinna uwzględniać działania mające na celu minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans. W ramach strategii zarządzania ryzykiem należy określić metody monitorowania, reagowania na zagrożenia oraz wykorzystania szans.

Określanie struktury organizacyjnej projektu

Ważnym krokiem w etapie formułowania projektu jest wyznaczenie kierownika projektu oraz skompletowanie zespołu. Kierownik projektu powinien posiadać odpowiednie kompetencje i doświadczenie, które umożliwią skuteczne zarządzanie projektem. Natomiast skład zespołu powinien być dobrany tak, aby posiadał niezbędne umiejętności i wiedzę do realizacji projektu.

PCM - Etap formułowania — artykuły polecane

Metodyka PCM — Plany wg PRINCE2 — Matryca logiczna — Rozpoczynanie projektu — Fazy projektu wg PRINCE2 — Zarządzanie projektem — Procesy w projekcie — Przygotowanie Założeń Projektu — Portfel projektów

Bibliografia

• Eggers H. (1992), The Integrated Approach to project cycle management, Project Appraisal, 7(1), 3-10
• Eggers H. (1994), Integrated project cycle management: roots and perspectives. Project Appraisal, 9(1)
• European Commission (2004), Aid Delivery Methods - Project Cycle Management Guidelines Vol 1

Autor: Anna Bernaciak