Lista obecności

Z Encyklopedia Zarządzania

Lista obecności jest to dokument kadrowy, za pośrednictwem którego pracodawca określa sposób egzekwowania obecności pracy pracownika. Dokument jest przygotowywany między innymi w celu ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Na żądanie pracownika, pracodawca ma obowiązek udostępnić listę. Tak jak przeczytać możemy w kodeksie pracy obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie (regulamin pracy) sposobu egzekwowania obecności pracownika  jak i jego usprawiedliwionych nieobecności.  Zasada ta dotyczy pracodawcy, który zatrudnia minimum 20 pracowników, natomiast pozostali powinni taką informacje zamieszczać na piśmie (do 7 dni) przy podpisaniu umowy o pracę [1]. Należy pamiętać, że prowadzenie tego typu dokumentu nie jest obowiązkowe, zależne jest tylko od preferencji pracodawcy. Jednak ułatwia wiele kwestii związanych z płacami oraz pozwala na przejrzysty wgląd pracy pracownika. Odpowiednio sporządzona lista obecności znacząco ułatwia prawidłowe określenie kwoty wynagrodzenia lub świadczeń pracowniczych [2].

Elementy listy obecności

Bez względu na rodzaj czy formę list obecności, warto zwrócić uwagę, by zawrzeć w niej informacje takie jak[3]:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • data i godzina rozpoczęcia pracy,
  • data i godzina zakończenia pracy,
  • zmiana, na której pracuje pracownik (dzień/noc),
  • wyznaczone odpowiednie miejsce na podpis pracownika,
  • okres, na który obowiązuje dana lista obecności,
  • nazwa firmy, w której pracuje pracownik.

Nie są to jednak jedyne elementy listy obecności. Każdy pracodawca ma prawo do rozbudowania listy obecności pod kątem własnych wymagań (może dodać pola takie jak miejsce na notatki czy informacje dodatkowe)[3].

Listy obecności a dane osobowe

W związku z wprowadzeniem zakazu przetwarzania danych osobowych (RODO) zakazane jest przede wszystkim publikowanie, udostępnianie, rozpowszechnianie przyczyn nieobecności takich jak zasiłek czy choroba. Lista obecności ma jedynie na celu potwierdzenie pracy pracownika danego dnia, w momencie rozpoczęcia pracy jak i jej zakończenia. W związku z powyższym pracownik, który jest nieobecny w danym dniu pracy, w miejsce przy jego nazwisku należy wpisać nieobecny bądź - (oznaczyć w sposób w jaki zostało to zawarte w regulaminie pracy) bez podawania przyczyny. Przyczyny podaje się przy ewidencji czasu pracy. Uargumentowanie przyczyny nieobecności jest konieczne do określenia stopnia wynagrodzenia [4].

Lista obecności a karta ewidencji czasu pracy

Przechowywanie, magazynowanie listy obecności zatrudnionych pracowników w celu przeprowadzania późniejszej ewidencji czasu pracy nie jest wystarczające. Pracodawca zobowiązany jest do korzystania z kart ewidencji czasu pracy. Listy obecności nie posiadają danych, które są konieczne do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przeważnie składają się z wyżej wymienionych elementów (patrz elementy listy obecności), a więc dotyczą jedynie podstawowych informacji[1]. Należy pamiętać o tym, że w listach obecności nie znajdziemy informacji określających ilość nadgodzin wyrobionych przez osobę zatrudnioną[2].

Cel i znaczenie listy obecności

  • Monitorowanie frekwencji: Podstawowym celem listy obecności jest zbieranie informacji na temat obecności uczestników. Dzięki niej można śledzić, kto był obecny na danym spotkaniu, zajęciach czy szkoleniu. Ta informacja jest niezbędna zarówno dla nauczycieli, aby wiedzieć, które dzieci są obecne na lekcji, jak i dla pracodawców, aby mieć dokładne dane na temat frekwencji pracowników.
  • Kontrola czasu pracy: Lista obecności może być również narzędziem do monitorowania czasu pracy pracowników. Przez śledzenie, kiedy pracownicy przychodzą do pracy i kiedy ją opuszczają, można kontrolować, czy przestrzegają ustalonych godzin pracy. Ta informacja może być przydatna przy wypłacie wynagrodzeń, ustalaniu premii czy rozliczaniu nadgodzin.
  • Bezpieczeństwo i ewakuacja: W przypadku sytuacji awaryjnych, takich jak pożar czy ewakuacja budynku, lista obecności może być nieocenionym narzędziem. Pozwala ona szybko i precyzyjnie określić, kto jest obecny w danym miejscu i kto ewentualnie pozostaje zaginiony. Dzięki temu można zapewnić bezpieczeństwo i szybko zareagować w sytuacjach krytycznych.
  • Planowanie zasobów: W przypadku organizacji wydarzeń, takich jak konferencje czy szkolenia, lista obecności jest nieodzownym narzędziem do planowania zasobów. Dzięki niej można określić liczbę uczestników i dostosować ilość materiałów, przestrzeni czy cateringu do potrzeb. Ponadto, lista obecności umożliwia sprawne zarządzanie miejscami i zapisami na dane wydarzenie.

Lista obecności jako dokument kadrowy

Lista obecności jest jednym z najważniejszych dokumentów kadrowych w każdym przedsiębiorstwie. Stanowi ona podstawę do obliczania wynagrodzeń, kontrolowania czasu pracy pracowników oraz prowadzenia analiz dotyczących obecności w miejscu pracy. Jest to dokument, który pozwala zarówno pracodawcy, jak i pracownikom na monitorowanie i ewidencjonowanie czasu przepracowanego.

Lista obecności zawiera informacje na temat daty, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, oraz czasu nieobecności pracownika. Dzięki temu dokumentowi pracodawca ma możliwość kontrolowania i analizowania obecności pracowników, co pozwala na skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie.

Przechowywanie list obecności

Zgodnie z przepisami prawnymi, listy obecności powinny być przechowywane przez określony okres czasu. Okres ten może się różnić w zależności od rodzaju organizacji oraz przepisów obowiązujących w danym kraju. Przykładowo, w Polsce listy obecności w firmach powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Ważne jest, aby organizacje przestrzegały tych przepisów i odpowiednio archiwizowały listy obecności.

Poufność informacji

Lista obecności może zawierać informacje, które są poufne, takie jak dane osobowe uczestników. Organizacje powinny zadbać o odpowiednie zabezpieczenie tych danych oraz przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. W przypadku wersji papierowej, należy przechowywać listy w zamkniętych i zabezpieczonych szafach. W przypadku wersji elektronicznej, konieczne jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak hasła dostępu czy szyfrowanie danych.

Monitorowanie czasu pracy pracowników

Lista obecności jest doskonałym narzędziem do monitorowania czasu pracy pracowników. Dzięki niej można śledzić, kiedy pracownicy rozpoczynają i kończą pracę, ile czasu spędzają na przerwach, jakie są godziny rozpoczęcia i zakończenia nadgodzin, czy też czy przestrzegają ustalonych grafików pracy. Jest to niezwykle istotne dla efektywnego zarządzania czasem i zasobami firmy.

Monitorowanie czasu pracy pracowników za pomocą listy obecności pozwala wykryć nieprawidłowości, takie jak nieregularne przychodzenie do pracy, nadmierne opóźnienia czy niezgłaszane nieobecności. Dzięki temu można podjąć odpowiednie działania, takie jak rozmowa z pracownikiem, udzielenie odpowiednich sankcji lub wprowadzenie zmian w organizacji pracy.

Bezpieczeństwo pracy

Lista obecności ma również znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa pracy. Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji obecności pracowników w miejscu pracy ze względów bezpieczeństwa. Na podstawie listy obecności można określić, kto znajduje się w budynku w przypadku ewakuacji lub innych sytuacji awaryjnych. Dzięki temu można szybko sprawdzić, czy wszyscy pracownicy zostali ewakuowani i czy nikt nie pozostał w niebezpiecznym miejscu.

Prowadzenie listy obecności umożliwia również kontrolę dostępu do budynku. Przy użyciu technologii takiej jak karty magnetyczne czy czytniki linii papilarnych można śledzić, kto i kiedy wchodzi do budynku. Jest to szczególnie istotne w przypadku firm o wysokim poziomie poufności danych lub wrażliwych informacji.

Lista obecności jako dowód w sporach i kontrolach

Lista obecności może również pełnić rolę dowodu w przypadku sporów lub kontroli. Posiadanie dokładnej i wiarygodnej listy obecności może być kluczowe w przypadku sporów dotyczących nieobecności pracowników, niewłaściwego naliczania wynagrodzenia czy naruszenia przepisów dotyczących czasu pracy. Jeśli pracodawca jest w stanie udowodnić, że prowadził rzetelną i systematyczną ewidencję obecności, może to mieć duże znaczenie dla rozstrzygnięcia sporu.

Ponadto, lista obecności jest ważnym dokumentem dla organów kontrolnych, takich jak Inspektorat Pracy czy ZUS. Przeprowadzając kontrolę, inspektorzy często żądają przedstawienia listy obecności, aby sprawdzić zgodność z przepisami prawa pracy. Posiadanie dokładnej i aktualnej listy obecności może zatem ułatwić przebieg takiej kontroli i uniknąć ewentualnych kar czy sankcji.

Wyzwania związane z listą obecności

Lista obecności jest jednym z podstawowych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Pomaga monitorować obecność pracowników i kontrolować czas ich pracy. Jednakże, istnieje wiele wyzwań związanych z prowadzeniem listy obecności, które mogą wpływać na skuteczność tego narzędzia.

Pierwszym wyzwaniem jest rzetelne i dokładne sporządzanie listy obecności przez pracowników. Wielu pracowników może być skłonnych do nieuczciwego uzupełniania listy, np. wpisywania wcześniejszych godzin przyjścia lub wyjścia. Istnieje ryzyko, że pracownicy mogą próbować manipulować danymi w celu osiągnięcia korzyści, takich jak nienaruszanie limitów czasu pracy czy otrzymanie premii. Aby temu zapobiec, konieczne jest wprowadzenie odpowiednich procedur i zasad kontroli, które będą skutecznie eliminować możliwość fałszowania danych.

Kolejnym wyzwaniem jest skrupulatność i regularność aktualizowania listy obecności przez pracodawców. W przypadku większych organizacji, gdzie pracuje wiele osób, trzymanie ręcznej listy obecności może być czasochłonne i podatne na błędy. Jeśli pracownicy nie będą na bieżąco uzupełniać listy lub pracodawcy nie będą regularnie jej aktualizować, może to prowadzić do nieprecyzyjnych danych i braku dokładnej informacji na temat obecności pracowników. W konsekwencji, podejmowanie decyzji na podstawie takich danych może być nieefektywne i nieodpowiednie.


Lista obecności — artykuły polecane
Kwestionariusz osobowy — Akta osobowe — Praca sezonowa — Aneks do umowy — Oferta pracy — Skierowanie na badania — Posiłki regeneracyjne — Świadectwo pracy — Badania profilaktyczne

Przypisy

  1. ↑ 1,0 1,1 infor.pl, Lista obecności pracowników
  2. ↑ 2,0 2,1 Kodeks pracy, art. 149, s. 78
  3. ↑ 3,0 3,1 infor.pl, Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania
  4. ↑ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (2016), art. 5, s. 35

Bibliografia


Autor: Szymon Lis

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.


Źródło: „https://mfiles.pl/pl/index.php?title=Lista_obecności&oldid=194161”