Zadania kierownika projektu
Kierownik projektu (PM - Project Manager) - to członek zespołu projektowego, który jest specjalistą z dziedziny zarządzania projektami. Project Manager posiada odpowiednio wysokie przygotowanie merytoryczne oraz doświadczenie zawodowe. Odgrywa najważniejszą rolę w zarządzaniu projektami i budowie zespołów realizatorskich. Jest osobą mającą największy wpływ na powstanie, realizację oraz efekt końcowy projektu. Ciąży na nim odpowiedzialność za jego sukces. Jako lidera przedsięwzięcia, głównym zadaniem jest kontrola i utrzymanie przyjętych założeń dotyczących: budżetu, komunikacji w zespole, liczby zasobów, harmonogramu oraz utrzymania równowagi pomiędzy przyjętymi założeniami. Kierownik projektu powinien posiadać odpowiednie cechy charakteru - charyzmę, siłę przebicia i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania - warunkujące efektywne zarządzanie projektem (M.Trocki 2012, s. 122-123)
TL;DR
Kierownik projektu to specjalista zarządzający projektem i budujący zespoły realizatorskie. Jego zadania obejmują monitorowanie otoczenia, inspirację pracowników, tworzenie misji, podejmowanie szybkich działań i utrzymanie kontroli nad projektem. Na różnych etapach projektu pełni różne role, takie jak planowanie, tworzenie zespołu, nadzorowanie i zamykanie projektu. Odpowiedzialność kierownika projektu to dostarczenie produktu końcowego, utrzymanie harmonogramu, kosztów i jakości, oraz koordynacja wszystkich elementów projektu. Kierownik projektu powinien posiadać umiejętności techniczne, społeczne i koncepcyjne, oraz cechy osobowości takie jak myślenie systemowe, działanie w wielokulturowym otoczeniu, gotowość do nauki i pozytywne zachowanie.
Zadania kierownika projektu wynikające z roli w projekcie
Do zadań kierownika projektu, wynikających z jego roli w projekcje należą:
- Monitoring otoczenia. PM powinien jak najszybciej wykrywać sygnały o możliwościach oraz zagrożeniach swojej działalności. Ważną umiejętnością jest przekształcanie zagrożeń w możliwości.
- Inspiracja pracowników. Kierownik projektu musi umieć wyzwalać ludzką energię i pozytywne cechy charakteru oraz rozumieć, iż sukces zależy od wszystkich pracowników.
- Stworzenie misji. Powinien byś twórcą odważnej misji, która da bodziec do przebudowy i opracowania długofalowej strategii.
- Szybkie działania. Project Manager musi być osobą zdecydowaną i potrafiącą szybko podejmować decyzje. Szybsze działanie, czasem powodujące również pomyłki, daje lepsze efekty, niż dokładność - spowalniająca działanie. Koszty opóźnionego działania bywają wyższe niż sporadyczne pomyłki. Najważniejsze, by dostrzec relacje pomiędzy różnymi czynnikami i podjąć optymalne decyzje (J. Kisielnicki, 2014, s. 185)
Zadania kierownika na poszczególnych etapach projektu
Cykl zarządzania projektem obejmuje kilka etapów. W każdym z nich kierownik projektu pełni inną rolę.
Na etapie planowania projektu kierownik ma za zadanie:
- zdefiniować cel i założenia projektu
- wyznaczyć zakres projektu
- określić skutki projektu
- opracować harmonogram i budżet projektu
- przeanalizować ryzyko projektu
Na etapie tworzenia zespołu projektowego:
- przeprowadzić analizę wymaganych zasobów ludzkich
- zaplanować sposób pozyskania potrzebnych zasobów
- opracować konkretny plan organizacyjny
- motywować i koordynować pracę zespołu projektowego
- szkolić i doskonalić jego członków
- opracować strategię rozwiązywania konfliktów
- zbudować odpowiednią strategię komunikacji
Na etapie nadzorowania i kontroli:
- sprawdzać zgodność przebiegu projektu z harmonogramem
- śledzić wykonanie budżetu
- delegować zadania członkom zespołu
- kontrolować jakość wykonywanych zadań
- zarządzać kosztami projektu
Na etapie zamykania projektu:
- sporządzić sprawozdanie z wykonania projektu
- rozliczyć projekt
- opracować dokumentację eksploatacyjną
- rozwiązać zespół projektowy
(M.Trocki 2012, s. 81-267)
Zakres odpowiedzialności kierownika projektu
Jako główne zadanie kierownika projektu można uznać dostarczenie produktu końcowego, bez przekraczania wyznaczonego budżetu i terminów oraz zgodnie ze specyfiką techniczną i zapewnieniem odpowiedniego zysku - w przypadku gdy jest to wymagane. Pozostałe zadania są zróżnicowane, w zależności od kwalifikacji i umiejętności kierownika, wielkości projektu, wymogów i uprawnień. (J.M. Nicholas, (2015), s. 733).
Zakres odpowiedzialności Project Managera najczęściej obejmuje:
- wybór członków zespołu
- organizację pracy zespołu
- utrzymywanie dobrych relacji z interesariuszami projektu
- kontrolę statusu projektu
- utrzymywanie kontaktów z klientami
- wykrywanie problemów, zarówno technicznych, jak i funkcjonalnych
- podejmowanie ważnych decyzji, dotyczących np. zakończenia działań czy zmiany charakteru, w przypadku braku możliwości zrealizowania celów projektu
- decyzyjność w sytuacjach kryzysowych
- bezpośrednie rozwiązywanie problemów
- wskazywanie sposobów na ich rozwiązywanie
- prowadzenie negocjacji z wykonawcami, kierownikami funkcjonalnymi i dyrektorami wyższego szczebla
- planowanie zadań i rezultatów projektu (tworzenie struktur podziału pracy, harmonogramów i budżetów)
Oprócz wymienionych wyżej zadań, PM ponosi odpowiedzialność za integrację i koordynację wszystkich elementów i etapów projektu. Koordynuje działania jednostek funkcjonalnych, podwykonawców, a także innych uczestników projektu. Do zadań kierownika projektu, należy również tworzenie planów i harmonogramów, ułatwiających integrację zadań. Odpowiada on za monitorowanie i kontrolę postępów, wykrywając przy tym powstające problemy. W zarządzaniu projektami, nie ma możliwości uniknięcia pewnego ryzyka. Kierownik projektu, planując wszystko z wyprzedzeniem, ułatwia sobie przewidywanie i unikanie kryzysowych sytuacji.
Kierownik zazwyczaj podlega bezpośrednio dyrektorowi wyższego szczebla, oczekującego, monitorowania statusu technicznego i finansowego projektu oraz składania w związku z nim raportów (J.M. Nicholas, (2015), s. 734)
Kompetencje kierownika projektu
Kierownicy projektów pracują między technologami, a kierownictwem wyższego szczebla. Powinni zatem posiadać, nie tylko umiejętności menadżerskie, ale i techniczne. Muszą czuć się dobrze w każdym miejscu, zarówno w biurze, jak i fabryce. Wiedza Project Managera, winna być bardzo wszechstronna. PM nie musi być ekspertem we wszystkich dziedzinach, lecz powinien znać każdą z nich w sposób pozwalający na ocenę pomysłów i podejmowanie decyzji.
Wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje umiejętności, jakie powinien posiadać kierownik projektu, by móc realizować swoje zadania:
- umiejętności techniczne
- umiejętności społeczne
- umiejętności koncepcyjne
Umiejętności techniczne, to umiejętności posługiwania się narzędziami, metodami i technologią danej specjalności, np. znajomość języków, w przypadku współpracy z organizacjami międzynarodowymi.
Umiejętności społeczne - zdolność współpracy z innymi, dotycząca zarówno poszczególnych osób jak i grup ludzi. Do najważniejszych umiejętności w tym zakresie, należy umiejętność negocjacji.
Umiejętności koncepcyjne oznaczają zdolność kierownika do integrowania wszystkich działań, realizowanych w jego polu działania (J.M. Nicholas, (2015), s. 735)
B. Kuce z kolei, wymienia cztery grupy umiejętności:
- umiejętność myślenia systemowego
- umiejętność działania w wielokulturowym otoczeniu
- gotowość do ustawicznej nauki
- pozytywne cechy osobowości
Według autora, Project Manager powinien poszukiwać powiązań między różnymi sferami życia, a organizacją. Musi również znać języki obce i historię innych krajów, by umiejętnie działać na rynku międzynarodowym. Ważną cechą jest także otwartość na zmiany i umiejętność przystosowania się do nich. PM powinien charakteryzować się wysokimi standardami zachowań, pozwalającymi na profesjonalne i kulturalne kontakty z innymi ludźmi (J. Kisielnicki, 2014, s. 186)
| Zadania kierownika projektu — artykuły polecane |
| Procesy realizacji wg PMBOK — Plan projektu — Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami — Komitet sterujący — Zadania lidera — Metodyka PMI — Analityk biznesowy — Zespół projektowy — Otwartość w projekcie — Paradoks spekulacyjny |
Bibliografia
- Betta J. (2012), Ludzie największą wartością projektu, Zeszyty Naukowe WSOWL, Nr 4
- Kisielnicki J. (2017), Zarządzanie projektami. Ludzie - procedury - wyniki, Wydawnictwo Nieoczywiste, Piaseczno
- Klimiuk J. (2009). Rola kierownika projektu oraz zespołu projektowego w zarządzaniu projektami"","Organizacja i zarządzanie strategiczne", Nr 3
- Kopczyński T. (2014), Rola i kompetencje kierownika projektu w zwinnym zarządzaniu projektami na tle tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami, Studia Oeconomica Posnaniensia, nr 9 (270)
- Nicholas J., Steyn H. (2015), Zarządzanie projektami zastosowania w biznesie, inżynierii i nowoczesnych technologiach, Wolters Kluwer, Warszawa
- Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
- Wachowiak P., Gregorczyk S., Grucza B., Ogonek K. (2004), Kierowanie zespołem projektowym, Difin, Warszawa
Autor: Marcin Kempkiewicz
