Plan projektu

Plan projektu to zbiorczy dokument, którego używa się jako przewodnika w realizacji projektu jak również w jego kontrolowaniu. To znaczy, że plan projektu jest formalnym i zarazem zatwierdzonym dokumentem, którego używa się do zarządzania oraz nadzoru wykonywanego projektu.

Pomiędzy podstawą do mierzenia wykonania projektu, a jego planem istnieje znaczna różnica, ponieważ podstawa do mierzenia wykonania projektu się nie zmienia natomiast plan zmienia się nieustannie, bowiem przez cały cykl życia projektu kierownicy projektu stopniowo doprecyzowują ogólne informacje do postaci szczegółowych planów.

TL;DR

Plan projektu to formalny dokument używany do zarządzania i kontrolowania realizacji projektu. Planowanie projektu obejmuje identyfikację zadań, porządkowanie zadań, określanie wpływu projektu na otoczenie, oszacowanie zasobów, uściślenie hierarchii zespołu, określenie kompetencji, tworzenie procedur kontroli, formułowanie ogólnych zasad. Plan projektu powinien zawierać informacje takie jak cel projektu, ocena istniejącej sytuacji, zapotrzebowanie na zasoby, program działań, priorytety zadań, wykaz osób wykonujących zadania, harmonogram prac, wykaz mechanizmów kontroli, informacje o ewentualnych rozwiązaniach wariantowych i założenia. Plan projektu może zawierać również plany pomocnicze dla różnych obszarów zarządzania. Dobry plan powinien być celowy, konsekwentny, racjonalny, wykonalny, elastyczny, operatywny, szczegółowy, kompletny, prekluzywny i długodystansowy.

Podstawowe pytania na które odpowiada plan projektu

• Czemu? - Na czym polega problem? Co zostanie osiągnięte po zrealizowaniu projektu? Dlaczego jest sponsorowany?
• Co? - Co ma zostać wykonane w ramach projektu? Jakie są główne produkty/rezultaty?
• Kto? - Kto będzie zaangażowany i jakie będą ich obowiązki w ramach projektu? Jak będą zorganizowane?
• Kiedy? - Jaki jest harmonogram projektu oraz kiedy wystąpią szczególnie istotne jego elementy (kamienie milowe)?

Aby plan projektu był kompletny zgodnie z normami branżowymi, jak, np. PMBOK lub PRINCE2, powinien zawierać również sposób wykonania, zarządzania oraz kontroli projektu. Te informacje, jak również odpowiedzi na powyższe pytania, są bardzo istotne, lecz z punktu widzenia zarządzania projektami, zbyt ogólne, zatem wymagają uściślenia, a także poznania występujących pomiędzy nimi zależności. Tym właśnie zajmuje się planowanie, które polega na szczegółowym zaplanowaniu wykonywanych czynności, alokacji zasobów, określenia sposobów przepływu niezbędnych informacji, a także metod kontrolowania. Celem planu projektu jest przygotowanie odpowiedniego sposobu postępowania, a o jego jakości decyduje i to w znacznym stopniu pełna i zarazem niezakłócona komunikacja pomiędzy wszystkimi stronami zainteresowanymi realizacją projektu.

Zadania wykonywane w etapie planowania

• Identyfikacja zadań - podejmowane są decyzje na temat konkretnych czynności, przydzielania zadań poszczególnym pracownikom, sposobu ich wykonywania, granic czasowych owych zadań, a także zasobów niezbędnych do ich wykonania,
• Porządkowanie zadań - następuje strukturyzacja prac w projekcie, to znaczy dekompozycja przedsięwzięcia począwszy od ogólnej idei projektu kończąc na pojedynczych zadaniach i ich grupach. W wyniku uzyskuje się strukturę podziału pracy (WBS). Szczegółowo opracowana stanowi podstawę w planowaniu i sterowaniu przebiegiem prac projektowych,
• Określanie wpływu projektu na otoczenie - wobec czego należy odpowiedzieć na następujące pytania: Czy projekt będzie wpływał na inne projekty? Czy realizację projektu odczują pracownicy, klienci, środowisko? Czy realizacja nie spowoduje konieczności uruchomienia całkiem nowego projektu? Czy projekt będzie wpływał na obieg informacji, lub procesy finansowe w firmie?
• Oszacowanie niezbędnych zasobów - szacowanie pod względem każdego ze zidentyfikowanych zadań, zasobów ludzkich i finansowych, w tym określenie terminów krytycznych, a także kwalifikacji potrzebnych do realizacji projektu,
• Uściślenie hierarchii zespołu projektowego, a także jego funkcjonowania w strukturze przedsiębiorstwa - następuje sformalizowanie przyjętych ustaleń, które dotyczą struktury zespołu projektowego. Określa się wyraźnie kto jest kim, a także jakie stanowisko mi się przypisuje.
• Określenie kompetencji - w wyniku tego kroku uzyskuje się zakresy odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu, a także kompetencje, które im przysługują,
• Tworzenie procedur kontroli - określa się co i w jaki sposób będzie kontrolowane oraz definiowane są kryteria przesądzające o akceptacji wykonania danego zadania,
• Formułowanie ogólnych zasad - definiuje się kto odpowiada za podpisy na raportach, kto organizuje spotkania, jak będzie wyglądał proces podejmowania decyzji oraz kto będzie rozwiązywał zaistniałe konflikty.

Realizując wyżej wymienione kroki zespół projektowy zdobywa wszelkie informacje niezbędne do wykonania szczegółowego planu projektu.

Informacje w planie projektu

Plan Projektu powinien zawierać następujące informacje:

• Cel projektu oraz poszczególne zadania: Cel może być ogólnie sformułowany oraz wskazywać na stan w przyszłości, który jest pożądany, lecz dopiero jego dekompozycja na szczegółowe cele umożliwia określenie czynności niezbędnych do wykonania. Opracowanie każdego zadania powinno określać miarę skuteczności.
• Ocena istniejącej sytuacji: Określenie powodów, dla których założone cele oraz zadania powinny być zrealizowane. W ramach oceny powinien powstać rejestr zasobów, które są dostępne oraz wykaz aktualnych zagrożeń, mogących negatywnie wpłynąć na przebieg projektu.
• Zapotrzebowanie na zasoby: Określenie niezbędnych do zrealizowania celów projektowych narzędzi, pracy poszczególnych specjalistów czy też środków finansowych.
• Program działań: Działania konieczne do wykonania w ramach projektu.
• Priorytety zadań: Ustalenie odpowiedniej kolejności realizacji poszczególnych czynności.
• Wykaz osób wykonujących zadania: Podział pracy i przypisanie poszczególnym osobom odpowiedzialności za konkretne zadania.
• Harmonogram prac: Powinien określać kolejność czynności wraz z terminami ich rozpoczęcia i zakończenia. Przygotowując plan projektu nie należy zapominać o możliwości realizacji niektórych zadań równolegle, gdyż błędem jest przygotowywanie planu, gdzie wszystkie zadania są ułożone w jednej linii, bowiem zwykle prowadzi to do strat czasu. Wobec tego najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie planu w odpowiedniej aplikacji, np. GanttProject, lub Microsoft Project, która umożliwia podgląd planu na wykresie Gantta bądź wykresie sieciowym.
• Wykaz mechanizmów kontroli: Określenie miar celów, to znaczy wymagań lub wzorców, stawianych wykonawcom, a które należy osiągnąć. Mechanizmy kontroli mają na celu umożliwić kierownikowi projektu pomiar poziomu jego realizacji, a także kontrolowanie i sterowanie poszczególnymi zadaniami.
• Informacje o ewentualnych rozwiązaniach wariantowych: To propozycje postępowań na wypadek zajścia zmian, które są przewidywane w warunkach działalności organizacji.
• Założenia: Stanowią podstawę do opracowania planu. To informacje, których branie pod uwagę spowoduje, że plan można uznać za właściwy.

Plany pomocnicze

W rzeczywistości plan projektu jest złożony z kilku planów cząstkowych, określających metody postępowania w różnych sytuacjach. Oprócz planu głównego mogą być tworzone również plany pomocnicze tj.:

• plan zakresu zarządzania
• plan zarządzania wymaganiami
• plan zarządzania harmonogramem
• plan zarządzania finansami
• plan zarządzana jakością
• plan zarządzania zasobami
• plan zarządzania interesariuszami
• plan zarządzania komunikacją
• plan zarządzania zmianami projektu
• plan zarządzania ryzykiem

10 cech dobrego planu

Planowanie jest jedną z ważniejszych funkcji zarządzania, która obejmuje określenie celów, strategii działania, a także norm czasowych w jakich założone cele powinny być zrealizowane.
Plan to zaakceptowany opis możliwych do zrealizowania w przyszłości układów czynności, które są zjednoczone wspólnym celem. Projekt natomiast jest złożonym działaniem o jednorazowym charakterze, podejmowanym, aby osiągnąć zamierzone cele. Jego złożoność wiąże się bezpośrednio z szeregiem działań, które należy wykonać w konkretnej kolejności, po to by zrealizować owe cele. Cechy dobrego planu:

• Celowość - plan powinien prowadzić do realizacji określonego celu,
• Konsekwentność - wewnętrzna zgodność planu, która nie zawiera sprzeczności,
• Racjonalność - oparcie na rzetelnej wiedzy,
• Wykonalność - możliwość realizacji,
• Elastyczność - możliwość dokonywania zmian w trakcie realizacji planu,
• Operatywność - czytelność i przejrzystość, która nie sprawia trudności w zrozumieniu,
• Szczegółowość - na optymalnym poziomie,
• Kompletność - objęcie całości zadań,
• Prekluzywność - zawarcie ostatecznych terminów,
• Długodystansowość - objęcie jak najdłuższego okresu czasu.

Plan projektu — artykuły polecane

Karta projektu — Procesy planowania wg PMBOK — Procesy w projekcie — Etapy projektu — Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — Cykl życia projektu — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Plan reakcji na ryzyko — Komitet sterujący

Bibliografia

• Jędrych E., Pietras P., Szczepańczyk M. (2012), Zarządzanie projektami, Politechnika Łódzka, Łódź
• Lock D. (2009), Podstawy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Łabuda W. (2010), Wybrane aspekty planowania w metodyce PRINCE2, Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatyki, nr 4
• Małyszek E. (2011), Zarządzanie projektami (Project Management) w mikro i małych przedsiębiorstwach, Lubelska Szkoła Biznesu, Lublin
• Phillips J. (2011), Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Walczak W. (2010), Rola fazy planowania w zarządzaniu projektami, E-mentor, nr 1 (33), Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Anna Basińska