Kasy fiskalne

Kasy fiskalne (rejestrujące) - urządzenia elektroniczne, służące do rejestracji obrotu oraz kwot podatku (dochodowego i VAT należnego) ze sprzedaży detalicznej.

TL;DR

Kasy fiskalne są urządzeniami elektronicznymi służącymi do rejestrowania obrót obrotu oraz kwot podatek podatku ze sprzedaży detalicznej. Składają się z numeru ewidencyjnego, numeru unikatowego, książki kasy, paragonu fiskalnego, raportu dobowego i raportu okresowego. Pamięć fiskalna przechowuje dane, a kasa musi być fiskalizowana przed użyciem. Kasy fiskalne muszą prawidłowo ewidencjonować obroty i podatki oraz przechowywać dane. Przegląd techniczny kasy jest wymagany co 2 lata, a rolek kontrolnych należy przechowywać przez 5 lat. Obowiązek posiadania kasy dotyczy podatników, których obroty przekroczyły 20 000 zł. Zwolnieni z obowiązku są podatnicy dokonujący sprzedaży wysyłkowej. Zwroty towarów nie są ewidencjonowane przy użyciu kasy.

Budowa kasy fiskalnej

Podstawowe elementy kasy fiskalnej to:

• Numer ewidencyjny - numer, który zostaje nadany przez Urząd Skarbowy, umieszczany na obudowie kasy
• Numer unikatowy - numer, który zostaje nadany przez producenta, umieszczany na każdym paragonie sprzedaży
• Książka kasy - książka ewidencjonująca wszelkie działania uprawnionego serwisu
• Paragon fiskalny - dokument, który zostaje wydrukowany przez kasę fiskalną przy każdej transakcji sprzedaży
• Raport dobowy fiskalny - dokument drukowany przy pomocy kasy fiskalnej, na koniec dnia, zawierający zestawienie wszystkich transakcji sprzedaży
• Raport okresowy - fiskalny raport zawierający informacje dotyczące określonego okresu.
• Fiskalizacja kasy - zaprogramowanie pamięci fiskalnej dokonywane przez serwis. Po samym zakupie kasa nie posiada pamięci fiskalnej. Można z niej korzystać przy szkoleniu pracowników, lecz żadne dane nie zostaną zapisane aż do momentu fiskalizacji.(C.Tarczyński 2006, s. 27-28)

Zastosowanie pamięci fiskalnej

Kasa fiskalna powinna prawidłowo ewidencjonować wszystkie kwoty obrotu oraz podatku VAT należnego oraz posiadać opcję przechowywania danych. Pamięć fiskalna posiada unikatowy numer, który zostaje nadany przez właściwego ministra do spraw finansów publicznych.(Ustawa o podatku od towarów i usług 2004, s. 236)

Raporty dobowe powinny być sporządzane po zakończeniu dnia pracy. Wszystkie transakcje zawierane po sporządzeniu raportu dobowego muszą zostać niezwłocznie zaewidencjonowane w momencie rozpoczęcia kolejnego dnia sprzedaży, lecz przed zaewidencjonowaniem pierwszej transakcji sprzedaży z tego dnia.

W przypadku wystąpienia awarii urządzenia (kasy fiskalnej), korzystający z kasy fiskalnej powinien zakończyć sprzedaż w momencie wystąpienia awarii lub skorzystać z kasy rezerwowej, która wcześniej zgłoszona została do Urzędu Skarbowego.

Czynności związane z korzystaniem z kasy fiskalnej

Przegląd stanu technicznego

Kasa fiskalna co 2 lata musi przejść obowiązkowy przegląd techniczny, który obejmuje sprawdzenie stanu technicznego kasy, zaprogramowania kasy (poprawności nazwy towarów oraz odpowiednich stawek VAT), dobowych raportów fiskalnych, numerów kasy (fabrycznego, unikatowego oraz ewidencyjnego).

Przeglądu technicznego dokonują pracownicy serwisu, który został wpisany do książki serwisowej.

Przechowywanie rolek kontrolnych

Dokumenty fiskalne, czyli paragony, raporty dobowe oraz okresowe, oprócz podstawowego egzemplarza dla klienta drukowane są również na rolce kontrolnej, której okres przechowywania wynosi 5 lat po zakończeniu okresu podatkowego.(M.Cichoń i in. 2013, s. 554)

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Według art. 111 ust.1 Ustawy o podatku od towarów i usług do prowadzenia ewidencji obrotu oraz kwot podatku przy użyciu kas fiskalnych zobowiązani są podatnicy którzy dokonują sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym własnej działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym.(Ustawa o podatku od towarów i usług 2004, s. 233)

Obowiązek rejestracji obrotu oraz kwot podatku przy zastosowaniu kasy fiskalnej powstaje u podatników, u których kwota obrotu uzyskana ze sprzedaży produktów i usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwotę 20 000 zł. Podatnicy, których kwota obrotu w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł są zwolnieni z tego obowiązku.(Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących 2012, s. 1)

Obowiązek ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej istnieje zawsze, bez względu na wysokość obrotu m.in. przy sprzedaży części do silników, sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, sprzętu fotograficznego (z wyłączeniem akcesoriów do sprzętu fotograficznego), wyrobów z metali szlachetnych oraz wyrobów tytoniowych i alkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 1,2 %.(M.Cichoń i in. 2013, s. 551)

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Do 31 grudnia 2014 roku z obowiązku rejestrowania kwot obrotu oraz podatku należnego przy użyciu kasy fiskalnej zwolnieni byli również podatnicy dokonujący sprzedaży wysyłkowej (dostawa w systemie wysyłkowym za pośrednictwem poczty lub kuriera) jeśli zapłata nastąpiła pośrednio (pocztą, na rachunek bankowy lub na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej). (A.Jackiewicz 2014, s. 77)

Ewidencja zwrotu towarów

Według nowych przepisów obowiązujących od 1 kwietnia 2013 r. zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług nie ewidencjonuje się przy użyciu kasy fiskalnej ze względu na różnice wynikające ze zwrotu całości lub części należności z tytułu sprzedaży towarów lub usług (M.Cichoń 2013, s. 554)

Kasy fiskalne — artykuły polecane

Podatnik vat czynny — Księga przychodów i rozchodów — Likwidacja działalności gospodarczej — Rejestracja podatnika VAT — Faktura zaliczkowa — Paragon — VAT 7 — Podatek VAT — VAT UE

Bibliografia

• Cichoń M. (red.) (2013), Biblia e-biznesu, Helion, Gliwice
• Jackiewicz A. (2014).E-biznes i ochrona danych osobowych, Przedsiębiorczość i zarządzanie, nr 9, Wydawnictwo Społecznej Akademii Nauk, Brodnica, Łódź, Warszawa
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących Dz.U. 2019 poz. 816
• Tarczyński C. (2006), Rozliczanie kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim, Wydawnictwo Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535

Autor: Aleksandra Frączek