Nadzór nad zapisami: Różnice pomiędzy wersjami
m (Czyszczenie tekstu) |
m (Czyszczenie tekstu) |
||
| Linia 16: | Linia 16: | ||
'''[[Zapis]]''' jest to specjalny rodzaj dokumentu zawierający dowody badań lub uzyskane wyniki. | '''[[Zapis]]''' jest to specjalny rodzaj dokumentu zawierający dowody badań lub uzyskane wyniki. | ||
'''[[Nadzór]]''' jest to [[zabezpieczenie]] przechowywanych informacji | '''[[Nadzór]]''' jest to [[zabezpieczenie]] przechowywanych informacji<ref>[[Norma]] PN-EN [[ISO 9000]]:2006</ref> | ||
[[Zapisy]] stanowią potwierdzenie, że ustalenia oraz zasady jakie zostały zawarte w [[księga jakości|księdze jakości]], nie są jedynie deklaracją lecz podstawą codziennej działalności [[organizacja|organizacji]]. To dowód wdrożenia systemu zarządzania jakością oraz źródło wiedzy na temat jego funkcjonowania. | [[Zapisy]] stanowią potwierdzenie, że ustalenia oraz zasady jakie zostały zawarte w [[księga jakości|księdze jakości]], nie są jedynie deklaracją lecz podstawą codziennej działalności [[organizacja|organizacji]]. To dowód wdrożenia systemu zarządzania jakością oraz źródło wiedzy na temat jego funkcjonowania. | ||
| Linia 23: | Linia 23: | ||
[[System zarządzania jakością]] w przedsiębiorstwie wymaga ustalenia zasad postępowania. Niektóre spośród przyjętych reguł są intuicyjne dla pracowników, pozostałe muszą zostać spisane. Główną przyczyną zapisu jest chęć utworzenia standardu zachowania i działania, aby było ono powtarzalne. Dodatkowo pomaga to uniknąć sytuacji, gdy po odejściu pracownika [[wiedza]] zostanie utracona. | [[System zarządzania jakością]] w przedsiębiorstwie wymaga ustalenia zasad postępowania. Niektóre spośród przyjętych reguł są intuicyjne dla pracowników, pozostałe muszą zostać spisane. Główną przyczyną zapisu jest chęć utworzenia standardu zachowania i działania, aby było ono powtarzalne. Dodatkowo pomaga to uniknąć sytuacji, gdy po odejściu pracownika [[wiedza]] zostanie utracona. | ||
Prowadzenie zapisu ma na celu dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami oraz dowodów skuteczności działania systemu. Zapisy wykorzystuje się m.in.: w [[działania zapobiegawcze|działaniach zapobiegawczych]], korygujących, przy potwierdzaniu weryfikowalności bądź dokumentowaniu identyfikowalności. Mogą być prowadzone zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Zaleca się aby zapisy odnoszące się do danej procedury umieszczać w odpowiednim rozdziale tej procedury | Prowadzenie zapisu ma na celu dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami oraz dowodów skuteczności działania systemu. Zapisy wykorzystuje się m.in.: w [[działania zapobiegawcze|działaniach zapobiegawczych]], korygujących, przy potwierdzaniu weryfikowalności bądź dokumentowaniu identyfikowalności. Mogą być prowadzone zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Zaleca się aby zapisy odnoszące się do danej procedury umieszczać w odpowiednim rozdziale tej procedury<ref>''[[Zarządzanie]] jakością według norm ISO serii 9000:2000'', pod red. T. Sikory, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2005</ref> | ||
'''Przykładowe zapisy:''' | '''Przykładowe zapisy:''' | ||
| Linia 38: | Linia 38: | ||
==Nadzór nad zapisami== | ==Nadzór nad zapisami== | ||
W celu udokumentowania skuteczności funkcjonowania [[system zarządzania jakością|SZJ]] konieczne jest prowadzenie zapisów dotyczących poziomu jakości. Podstawową kwestią nadzoru nad zapisami jest zapewnienie ich identyfikowalności, dostępności oraz ustalenie zasad przechowywania. Powinno się również określić wymagania odnośnie metod sporządzania zapisów oraz włączania ich do dokumentacji. W tym celu należy stosować udokumentowaną procedurę. Bardzo często o zdarza się, że [[przedsiębiorstwo]] łączy procedurę nadzoru nad zapisami z procedurą [[nadzór nad dokumentami|nadzoru nad dokumentacją]] w jeden [[dokument]]. Zapisy powinny być czytelne oraz łatwe do zidentyfikowania oraz oszacowania, w celu określenia nadzoru nad zapisami, obejmującego: [[identyfikacja|identyfikowanie]], przechowywanie, zabezpieczanie, wyszukiwanie i [[archiwizacja|archiwizowanie]]. Sposób przechowywania powinien zapewniać do nich szybki i łatwy dostęp osobom upoważnionym i uniemożliwiać dostęp osobom postronnym | W celu udokumentowania skuteczności funkcjonowania [[system zarządzania jakością|SZJ]] konieczne jest prowadzenie zapisów dotyczących poziomu jakości. Podstawową kwestią nadzoru nad zapisami jest zapewnienie ich identyfikowalności, dostępności oraz ustalenie zasad przechowywania. Powinno się również określić wymagania odnośnie metod sporządzania zapisów oraz włączania ich do dokumentacji. W tym celu należy stosować udokumentowaną procedurę. Bardzo często o zdarza się, że [[przedsiębiorstwo]] łączy procedurę nadzoru nad zapisami z procedurą [[nadzór nad dokumentami|nadzoru nad dokumentacją]] w jeden [[dokument]]. Zapisy powinny być czytelne oraz łatwe do zidentyfikowania oraz oszacowania, w celu określenia nadzoru nad zapisami, obejmującego: [[identyfikacja|identyfikowanie]], przechowywanie, zabezpieczanie, wyszukiwanie i [[archiwizacja|archiwizowanie]]. Sposób przechowywania powinien zapewniać do nich szybki i łatwy dostęp osobom upoważnionym i uniemożliwiać dostęp osobom postronnym<ref>Sikora T., ''Wybrane koncepcje i Systemy Zarządzania Jakością'', Wydawnictwo UEK w Krakowie, Kraków 2010</ref> | ||
==Proces tworzenia i utrzymania zapisów== | ==Proces tworzenia i utrzymania zapisów== | ||
Wersja z 16:21, 2 lis 2023
| Nadzór nad zapisami |
|---|
| Polecane artykuły |
Zapis jest to specjalny rodzaj dokumentu zawierający dowody badań lub uzyskane wyniki.
Nadzór jest to zabezpieczenie przechowywanych informacji[1]
Zapisy stanowią potwierdzenie, że ustalenia oraz zasady jakie zostały zawarte w księdze jakości, nie są jedynie deklaracją lecz podstawą codziennej działalności organizacji. To dowód wdrożenia systemu zarządzania jakością oraz źródło wiedzy na temat jego funkcjonowania.
Cel tworzenia zapisów w zarządzaniu jakością
System zarządzania jakością w przedsiębiorstwie wymaga ustalenia zasad postępowania. Niektóre spośród przyjętych reguł są intuicyjne dla pracowników, pozostałe muszą zostać spisane. Główną przyczyną zapisu jest chęć utworzenia standardu zachowania i działania, aby było ono powtarzalne. Dodatkowo pomaga to uniknąć sytuacji, gdy po odejściu pracownika wiedza zostanie utracona.
Prowadzenie zapisu ma na celu dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami oraz dowodów skuteczności działania systemu. Zapisy wykorzystuje się m.in.: w działaniach zapobiegawczych, korygujących, przy potwierdzaniu weryfikowalności bądź dokumentowaniu identyfikowalności. Mogą być prowadzone zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Zaleca się aby zapisy odnoszące się do danej procedury umieszczać w odpowiednim rozdziale tej procedury[2]
Przykładowe zapisy:
- raport z audytu,
- rejestr dostawców,
- protokół z przeprowadzonej kontroli,
- wypełniony formularz,
- notatka,
- arkusz kalkulacyjny,
- przegląd systemu zarządzania jakością,
- karta niezgodności,
- karta działań korygujących. [3]
Nadzór nad zapisami
W celu udokumentowania skuteczności funkcjonowania SZJ konieczne jest prowadzenie zapisów dotyczących poziomu jakości. Podstawową kwestią nadzoru nad zapisami jest zapewnienie ich identyfikowalności, dostępności oraz ustalenie zasad przechowywania. Powinno się również określić wymagania odnośnie metod sporządzania zapisów oraz włączania ich do dokumentacji. W tym celu należy stosować udokumentowaną procedurę. Bardzo często o zdarza się, że przedsiębiorstwo łączy procedurę nadzoru nad zapisami z procedurą nadzoru nad dokumentacją w jeden dokument. Zapisy powinny być czytelne oraz łatwe do zidentyfikowania oraz oszacowania, w celu określenia nadzoru nad zapisami, obejmującego: identyfikowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, wyszukiwanie i archiwizowanie. Sposób przechowywania powinien zapewniać do nich szybki i łatwy dostęp osobom upoważnionym i uniemożliwiać dostęp osobom postronnym[4]
Proces tworzenia i utrzymania zapisów
W procesie tworzenia i utrzymania zapisów istotne jest uwzględnienie odpowiednich informacji. Zapisy powinny zawierać pełne i dokładne dane dotyczące procesów, działań oraz decyzji podejmowanych w ramach organizacji. Warto zwrócić uwagę na takie elementy jak daty, osoby odpowiedzialne, ważne dokumenty czy kluczowe informacje związane z danym zdarzeniem. Istnieje wiele kroków, które należy podjąć w celu zapewnienia skutecznego tworzenia i utrzymania zapisów. Wśród nich można wymienić identyfikację, gromadzenie i przechowywanie informacji w sposób uporządkowany i dostępny dla osób zaangażowanych w proces. Warto również stosować metody weryfikacji dokładności i kompletności zapisów, aby upewnić się, że są one rzetelne i wiarygodne. Odpowiedzialności za tworzenie, aktualizację i kontrolę zapisów powinny być jasno określone, aby zapewnić spójność i efektywność całego procesu.
Wymagania prawne i normatywne dotyczące nadzoru nad zapisami
Nadzór nad zapisami wiąże się z pewnymi wymaganiami prawno-normatywnymi. Obowiązujące przepisy prawne oraz normy dotyczące zarządzania zapisami określają, jakie są wymagania dotyczące zabezpieczenia, przechowywania i dostępności zapisów. Nieprzestrzeganie tych wymagań może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. W szczególności, ochrona danych osobowych jest jednym z najważniejszych aspektów związanych z nadzorem nad zapisami. Organizacje muszą spełniać odpowiednie wymagania dotyczące przetwarzania, przechowywania i udostępniania danych osobowych, aby zapewnić ich poufność i integralność. Dodatkowo, wymagania dotyczące archiwizacji zapisów muszą być również uwzględnione, aby zapewnić długoterminowe przechowywanie i dostępność dokumentów.
Audyt nadzoru nad zapisami
Audyt odgrywa istotną rolę w zapewnianiu skutecznego nadzoru nad zapisami. Przeprowadzenie audytu pozwala na ocenę efektywności procesu tworzenia i utrzymania zapisów oraz identyfikację ewentualnych nieprawidłowości i obszarów wymagających poprawy. Etapy audytu nadzoru nad zapisami obejmują przeprowadzenie wstępnej analizy, planowanie i wykonanie audytu, a także opracowanie i przedstawienie raportu z wynikami. Kryteria oceny skuteczności nadzoru nad zapisami mogą obejmować zgodność z wymaganiami prawno-normatywnymi, kompletność i dokładność zapisów, a także skuteczność działań podjętych w celu poprawy procesu. Wytyczne dotyczące raportowania wyników audytu nadzoru nad zapisami powinny być klarowne i przejrzyste, aby umożliwić odpowiednie działania naprawcze. Po przeprowadzeniu audytu istotne jest monitorowanie i kontrolowanie nadzoru nad zapisami, aby zapewnić trwałą poprawę i skuteczność procesu.
W praktyce istnieje wiele przykładów dobrych praktyk, studiów przypadków oraz wyzwań związanych z nadzorem nad zapisami w zarządzaniu jakością. Odpowiednie wdrożenie skutecznego nadzoru nad zapisami przyczynia się do poprawy efektywności organizacji, zwiększenia przejrzystości działań oraz ochrony danych i informacji.
Przypisy
- ↑ Norma PN-EN ISO 9000:2006
- ↑ Zarządzanie jakością według norm ISO serii 9000:2000, pod red. T. Sikory, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2005
- ↑ A. Hamrol, W. Mantura, Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2002
- ↑ Sikora T., Wybrane koncepcje i Systemy Zarządzania Jakością, Wydawnictwo UEK w Krakowie, Kraków 2010
Bibliografia
- A. Hamrol, W. Mantura, Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2002
- Norma PN-EN ISO 9000:2006
- Sikora T., Wybrane koncepcje i Systemy Zarządzania Jakością, Wydawnictwo UEK w Krakowie, Kraków 2010
- Zarządzanie jakością według norm ISO serii 9000:2000, pod red. T. Sikory, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2005
Autor: Irena Śliwińska
