Przygotowanie Założeń Projektu

Przygotowanie Założeń Projektu
Polecane artykuły
Procesy w projekcie Inicjowanie Projektu Produkt projektu Cykl życia projektu Komitet sterujący Rozpoczynanie projektu Fazy projektu wg PRINCE2 Metodyka PROMPT Zarządzanie zakresem wg PMBOK

Projekt w Prince2 dzielony jest na kilka etapów stanowiących odrębna jednostkę. W każdej z nich wykorzystywane są 3 główne grupy elementów1, a mianowicie:

1. Techniki
2. Komponenty - wraz z technikami są wykorzystywane w poszczególnych procesach w celu efektywnego zarządzania projektem
3. Procesy - Ukierunkowują zarządzanie projektem. Składają się na nie:

• Przygotowanie założeń projektu PZP
• Inicjowanie projektu IP
• Strategiczne zarządzanie projektem SZP
• Sterowanie etapem SE
• Zarządzanie wytwarzaniem produktów ZWP
• Zarządzanie zakresem etapu ZZE
• Zamykanie projektu ZP
• Planowanie PL

TL;DR

Artykuł omawia etapy projektu w Prince2 oraz proces przygotowania założeń projektu. W każdym etapie wykorzystywane są techniki, komponenty i procesy. Przygotowanie założeń projektu jest pierwszym procesem, w którym tworzone są podstawy dla decyzji. Etapy projektu obejmują m.in. mianowanie przewodniczącego komitetu sterującego, projektowanie zespołu zarządzania projektem i określanie formuły realizacyjnej. Przygotowanie założeń projektu i inicjowanie projektu są istotne dla powodzenia projektów z wykorzystaniem Prince2.

Założenia

Przygotowanie założeń projektu jest to, zgodnie z Prince2, pierwszy proces w projekcie. Są w nim tworzone podstawy dla wsparcia podejmowanych decyzji. Główne cechy PZP2:

1. Utworzenie zespołu zarządzania projektami - należy zaprojektować organizowanie zespołu zarządzania projektami, a kiedy to możliwe mianować jego członków
2. Określenie celów projektu - Koszty, czas, pracochłonność i wszelkie ograniczenia odnośnie zasobów powinny być określone i wzięte pod uwagę.
3. Określenie sposobu dostarczania rozwiązania -sposób postępowania w krótkim, średnim i długim terminie. Wynik będzie stanowił podstawę dla planu projektu.
4. Minimalizacja ryzyka - korzyści, które przyniesie wynik projektu wraz z prawdopodobnymi ryzykami powinny być jak najwcześniej rozpatrzone.
5. Planowanie prac potrzebnych do przygotowania planu projektu i elementów sterowania - należy uzyskać zgodę kierownictwa na zainicjowanie projektu. Jeśli zaproponowany projekt uzyska akceptację, będzie potrzebny szczegółowy plan działań do wykonania oraz uszczegółowienie terminów, pracochłonności, kosztów.

Etapy

Sposób rozpoczęcia projektu jest kwestią rozważaną przez wielu menedżerów, którzy proszeni są przez klientów o opracowanie planów przygotowań. "Projektowanie założeń projektu" składa się z szeregu mniejszych procesów:

1.Mianowanie przewodniczącego komitetu sterującego i kierownika projektu

Do przeprowadzenia przedsięwzięcia potrzebny jest decydent (przewodniczący komitetu sterującego) oraz planista (kierownik projektu). Te dwie osoby będą wspólnie organizowały projekt, tworząc odpowiednią dokumentację wspierającą podejmowane decyzje, na którą składają się: "Podstawowe założenia projektu", "Zespół zarządzania projektem", "Formuła realizacyjna", "Plan etapu inicjowania projektu".

2.Projektowanie zespołu zarządzania projektem

Zespół zarządzania projektem to grupa ludzi, która jest odpowiedzialna za planowanie, zarządzanie i sterowanie projektem. Należy zdefiniować role i zakres obowiązków należących do każdego z członków zespołu (także komitetu sterującego). Zespół zarządzania tworzony jest przez przewodniczącego i kierownika projektu.

3.Mianowanie członków zespołu zarządzania projektem

Mianowanie członków należy do obowiązków przewodniczącego. Wtedy zostają uzgodnione ostatecznie zakresy obowiązków członków.

4.Przygotowywanie podstawowych założeń projektu

W podstawowych założeniach projektu zawarte są wymagania dla projektu - cele, zakres, ograniczenia, punkty styku z otoczeniem itp. wraz z uzasadnieniem biznesowym. Podstawą są informacje zawarte w dokumencie "Zlecenie przygotowania założeń projektu". Zlecenie to przybiera różną formę: od nieformalnej prośby kierownika do formalnej prośby skierowanej przez klienta do potencjalnego dostawcy. Podstawowe założenia projektu są potrzebne do uzyskania zezwolenia na zainicjowanie projektu.

5.Określenie formuły realizacyjnej

Należy określić najlepsze podejście do projektu, przedyskutować je i uzgodnić z przewodniczącym komitetu sterującego. Formalnym zezwoleniem na rozpoczęcie projektu od strony "technicznej" jest przyjęcie przez komitet sterujący dokumentu inicjującego projekt. Formuła realizacyjna będzie częścią "Opisu planu projektu" w dokumencie oraz będzie wejściem do procesu "Inicjowanie projektu".

6.Planowanie etapu inicjowania projektu

Potrzebny jest odpowiedni plan umożliwiający komitetowi sterującemu wydanie zezwolenia na opracowanie stosownego dokumentu inicjującego projekt (Plan bazowy projektu). W tym procesie należy opracować krótkoterminowy plan dla określonej grupy produktów wraz z potrzebnymi działaniami. Będą tu wykorzystywane procesy: "Planowanie" i "Planowanie etapu" oraz "Technika planowania opartego na produktach".

"Przygotowanie założeń projektu" oraz "Inicjowanie projektu" mają istotne znaczenie w powodzeniu projektów według metodyki Prince2, która zawiera w sobie doświadczenia z wielu lat dobrej praktyki zarządzania projektami oraz oferuje elastyczne i łatwe do adaptacji podejście do zarządzania.

Bibliografia

• K. Bradley Podstawy metodyki PRINCE2(R), Centrum Rozwiązań Menedżerskich S.A. Warszawa 2003

Autor: Karolina Pasek