Zadania kierownika projektu

Kierownik projektu (PM - Project Manager) - to członek zespołu projektowego, który jest specjalistą z dziedziny zarządzania projektami. Project Manager posiada odpowiednio wysokie przygotowanie merytoryczne oraz doświadczenie zawodowe. Odgrywa najważniejszą rolę w zarządzaniu projektami i budowie zespołów realizatorskich. Jest osobą mającą największy wpływ na powstanie, realizację oraz efekt końcowy projektu. Ciąży na nim odpowiedzialność za jego sukces. Jako lidera przedsięwzięcia, głównym zadaniem jest kontrola i utrzymanie przyjętych założeń dotyczących: budżetu, komunikacji w zespole, liczby zasobów, harmonogramu oraz utrzymania równowagi pomiędzy przyjętymi założeniami. Kierownik projektu powinien posiadać odpowiednie cechy charakteru - charyzmę, siłę przebicia i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania - warunkujące efektywne zarządzanie projektem (M.Trocki 2012, s. 122-123)

TL;DR

Kierownik projektu to specjalista zarządzający projektem i budujący zespoły realizatorskie. Jego zadania obejmują monitorowanie otoczenia, inspirację pracowników, tworzenie misji, podejmowanie szybkich działań i utrzymanie kontroli nad projektem. Na różnych etapach projektu pełni różne role, takie jak planowanie, tworzenie zespołu, nadzorowanie i zamykanie projektu. Odpowiedzialność kierownika projektu to dostarczenie produktu końcowego, utrzymanie harmonogramu, kosztów i jakości, oraz koordynacja wszystkich elementów projektu. Kierownik projektu powinien posiadać umiejętności techniczne, społeczne i koncepcyjne, oraz cechy osobowości takie jak myślenie systemowe, działanie w wielokulturowym otoczeniu, gotowość do nauki i pozytywne zachowanie.

Zadania kierownika projektu wynikające z roli w projekcie

Do zadań kierownika projektu, wynikających z jego roli w projekcje należą:

• Monitoring otoczenia. PM powinien jak najszybciej wykrywać sygnały o możliwościach oraz zagrożeniach swojej działalności. Ważną umiejętnością jest przekształcanie zagrożeń w możliwości.
• Inspiracja pracowników. Kierownik projektu musi umieć wyzwalać ludzką energię i pozytywne cechy charakteru oraz rozumieć, iż sukces zależy od wszystkich pracowników.
• Stworzenie misji. Powinien byś twórcą odważnej misji, która da bodziec do przebudowy i opracowania długofalowej strategii.
• Szybkie działania. Project Manager musi być osobą zdecydowaną i potrafiącą szybko podejmować decyzje. Szybsze działanie, czasem powodujące również pomyłki, daje lepsze efekty, niż dokładność - spowalniająca działanie. Koszty opóźnionego działania bywają wyższe niż sporadyczne pomyłki. Najważniejsze, by dostrzec relacje pomiędzy różnymi czynnikami i podjąć optymalne decyzje (J. Kisielnicki, 2014, s. 185)

Zadania kierownika na poszczególnych etapach projektu

Cykl zarządzania projektem obejmuje kilka etapów. W każdym z nich kierownik projektu pełni inną rolę.

Na etapie planowania projektu kierownik ma za zadanie:

• zdefiniować cel i założenia projektu
• wyznaczyć zakres projektu
• określić skutki projektu
• opracować harmonogram i budżet projektu
• przeanalizować ryzyko projektu

Na etapie tworzenia zespołu projektowego:

• przeprowadzić analizę wymaganych zasobów ludzkich
• zaplanować sposób pozyskania potrzebnych zasobów
• opracować konkretny plan organizacyjny
• motywować i koordynować pracę zespołu projektowego
• szkolić i doskonalić jego członków
• opracować strategię rozwiązywania konfliktów
• zbudować odpowiednią strategię komunikacji

Na etapie nadzorowania i kontroli:

• sprawdzać zgodność przebiegu projektu z harmonogramem
• śledzić wykonanie budżetu
• delegować zadania członkom zespołu
• kontrolować jakość wykonywanych zadań
• zarządzać kosztami projektu

Na etapie zamykania projektu:

• sporządzić sprawozdanie z wykonania projektu
• rozliczyć projekt
• opracować dokumentację eksploatacyjną
• rozwiązać zespół projektowy

(M.Trocki 2012, s. 81-267)

Zakres odpowiedzialności kierownika projektu

Jako główne zadanie kierownika projektu można uznać dostarczenie produktu końcowego, bez przekraczania wyznaczonego budżetu i terminów oraz zgodnie ze specyfiką techniczną i zapewnieniem odpowiedniego zysku - w przypadku gdy jest to wymagane. Pozostałe zadania są zróżnicowane, w zależności od kwalifikacji i umiejętności kierownika, wielkości projektu, wymogów i uprawnień. (J.M. Nicholas, (2015), s. 733).

Zakres odpowiedzialności Project Managera najczęściej obejmuje:

1. wybór członków zespołu
2. organizację pracy zespołu
3. utrzymywanie dobrych relacji z interesariuszami projektu
4. kontrolę statusu projektu
5. utrzymywanie kontaktów z klientami
6. wykrywanie problemów, zarówno technicznych, jak i funkcjonalnych
7. podejmowanie ważnych decyzji, dotyczących np. zakończenia działań czy zmiany charakteru, w przypadku braku możliwości zrealizowania celów projektu
8. decyzyjność w sytuacjach kryzysowych
9. bezpośrednie rozwiązywanie problemów
10. wskazywanie sposobów na ich rozwiązywanie
11. prowadzenie negocjacji z wykonawcami, kierownikami funkcjonalnymi i dyrektorami wyższego szczebla
12. planowanie zadań i rezultatów projektu (tworzenie struktur podziału pracy, harmonogramów i budżetów)

Oprócz wymienionych wyżej zadań, PM ponosi odpowiedzialność za integrację i koordynację wszystkich elementów i etapów projektu. Koordynuje działania jednostek funkcjonalnych, podwykonawców, a także innych uczestników projektu. Do zadań kierownika projektu, należy również tworzenie planów i harmonogramów, ułatwiających integrację zadań. Odpowiada on za monitorowanie i kontrolę postępów, wykrywając przy tym powstające problemy. W zarządzaniu projektami, nie ma możliwości uniknięcia pewnego ryzyka. Kierownik projektu, planując wszystko z wyprzedzeniem, ułatwia sobie przewidywanie i unikanie kryzysowych sytuacji.

Kierownik zazwyczaj podlega bezpośrednio dyrektorowi wyższego szczebla, oczekującego, monitorowania statusu technicznego i finansowego projektu oraz składania w związku z nim raportów (J.M. Nicholas, (2015), s. 734)

Kompetencje kierownika projektu

Kierownicy projektów pracują między technologami, a kierownictwem wyższego szczebla. Powinni zatem posiadać, nie tylko umiejętności menadżerskie, ale i techniczne. Muszą czuć się dobrze w każdym miejscu, zarówno w biurze, jak i fabryce. Wiedza Project Managera, winna być bardzo wszechstronna. PM nie musi być ekspertem we wszystkich dziedzinach, lecz powinien znać każdą z nich w sposób pozwalający na ocenę pomysłów i podejmowanie decyzji.

Wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje umiejętności, jakie powinien posiadać kierownik projektu, by móc realizować swoje zadania:

• umiejętności techniczne
• umiejętności społeczne
• umiejętności koncepcyjne

Umiejętności techniczne, to umiejętności posługiwania się narzędziami, metodami i technologią danej specjalności, np. znajomość języków, w przypadku współpracy z organizacjami międzynarodowymi.

Umiejętności społeczne - zdolność współpracy z innymi, dotycząca zarówno poszczególnych osób jak i grup ludzi. Do najważniejszych umiejętności w tym zakresie, należy umiejętność negocjacji.

Umiejętności koncepcyjne oznaczają zdolność kierownika do integrowania wszystkich działań, realizowanych w jego polu działania (J.M. Nicholas, (2015), s. 735)

B. Kuce z kolei, wymienia cztery grupy umiejętności:

• umiejętność myślenia systemowego
• umiejętność działania w wielokulturowym otoczeniu
• gotowość do ustawicznej nauki
• pozytywne cechy osobowości

Według autora, Project Manager powinien poszukiwać powiązań między różnymi sferami życia, a organizacją. Musi również znać języki obce i historię innych krajów, by umiejętnie działać na rynku międzynarodowym. Ważną cechą jest także otwartość na zmiany i umiejętność przystosowania się do nich. PM powinien charakteryzować się wysokimi standardami zachowań, pozwalającymi na profesjonalne i kulturalne kontakty z innymi ludźmi (J. Kisielnicki, 2014, s. 186)

Zadania kierownika projektu — artykuły polecane

Procesy realizacji wg PMBOK — Plan projektu — Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami — Komitet sterujący — Zadania lidera — Metodyka PMI — Analityk biznesowy — Zespół projektowy — Otwartość w projekcie — Paradoks spekulacyjny

Bibliografia

• Betta J. (2012), Ludzie największą wartością projektu, Zeszyty Naukowe WSOWL, Nr 4
• Kisielnicki J. (2017), Zarządzanie projektami. Ludzie - procedury - wyniki, Wydawnictwo Nieoczywiste, Piaseczno
• Klimiuk J. (2009), Rola kierownika projektu oraz zespołu projektowego w zarządzaniu projektami, Bezpieczeństwo i Technika Pożarnicza, nr 3
• Kopczyński T. (2014), Rola i kompetencje kierownika projektu w zwinnym zarządzaniu projektami na tle tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami, Studia Oeconomica Posnaniensia, nr 9 (270)
• Nicholas J., Steyn H. (2015), Zarządzanie projektami zastosowania w biznesie, inżynierii i nowoczesnych technologiach, Wolters Kluwer, Warszawa
• Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wachowiak P., Gregorczyk S., Grucza B., Ogonek K. (2004), Kierowanie zespołem projektowym, Difin, Warszawa

Autor: Marcin Kempkiewicz