Zarządzanie informacją

Zarządzanie informacją - jest dziedziną działalności przedsiębiorstwa, mającą na celu dostarczanie informacji użytkownikom o określonych potrzebach. Składają się na nią funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne i decyzyjne oraz funkcje specyficzne takie jak: planowanie potrzeb i zasobów informacyjnych, nadzór informatyczny, sterowanie procesami techniki informacyjnej, koordynowanie pracy zespołów zadaniowych" sterowanie procesami techniki informacyjnej (A. Stabryła 2012, s 359). Zarządzanie informacją obejmuje:

• zespół działań tworzących funkcję informacyjną przedsiębiorstwa, tj. pozyskiwanie informacji, przetwarzanie informacji, dyfuzja informacji,
• zespół działań w ramach płaszczyzn (technologicznej, organizacyjnej, zasobów ludzkich) wpływających na realizację tej funkcji.

Głównym zadaniem kierownictwa odpowiedzialnego za zarządzanie informacją jest stałe dostosowywanie ewoluujących technologii informatycznych (zarówno w dziedzinie sprzętu, oprogramowania, komunikacji) do dynamicznie zmieniających się potrzeb organizacji (dostosowującej się do wyzwań stawianych przez konkurentów i zmieniające się otoczenie). Główne obszary problemowe zarządzania informacjami to:

• zadania i odpowiedzialność kierownictwa,
• organizacja systemu zarządzania,
• aspekty socjologiczne i zachowania użytkowników,
• planowanie i kontrola operacyjna,
• projektowanie systemów informacyjnych,
• bezpieczeństwo przetwarzanych danych,
• zasoby ludzkie,
• kultura organizacyjna.

Zarządzanie informacją można rozpatrywać w dwóch wymiarach wertykalnym i horyzontalnym. Wymiar wertykalny składa się z czterech zasadniczych elementów, obejmując strukturę systemu informacji menadżerskiej a w szczególności:

• potrzeby informacyjne, czyli dane uznane za niezbędne do uzyskania określonego celu użytkownika oraz ze względu na zaistniałe lub przewidywane okoliczności działania i formy przekazu informacyjnego.
• funkcje, określane jako zadania postawione systemowi informacyjnemu,
• zasoby informacyjne, są to dane i ich struktura, nośniki, forma i ich zawartość.
• układ informujący, składają się na niego stanowiska pracy albo jednostki organizacyjne zewnętrzne lub wewnętrzne wykonujące określone funkcje informacyjne takie jak na przykład przetwarzanie, pozyskiwanie, gromadzenie, przesyłanie informacji i danych.

W wymiarze horyzontalnym zarządzanie informacją składa się z dwóch wyróżniających się płaszczyzn:

• strategicznej której jednym z kluczowych zadań jest formułowanie i implementacja programu strategicznego funkcji informacyjnej
• operacyjnej jest to środek realizacji powstałej strategii jak i instrument relacji i racjonalizacji procesów informacyjnych.(J. Czekaj 2012, s 35)

TL;DR

Zarządzanie informacją to działalność przedsiębiorstwa polegająca na dostarczaniu informacji użytkownikom. Obejmuje funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne i decyzyjne, a także planowanie, nadzór informatyczny, koordynację pracy zespołów i bezpieczeństwo danych. Istnieją dwa wymiary zarządzania informacją: wertykalny (dotyczący struktury systemu informacji) i horyzontalny (dotyczący strategii i operacji). Operatywne zarządzanie informacjami polega na zdobywaniu, przetwarzaniu i dyfuzji danych potrzebnych do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Skuteczność zarządzania informacją zależy od organizacji, technologii, zasobów ludzkich i regulacji prawnych. System informacyjny powinien dostosować się do potrzeb przedsiębiorstwa, dostarczać aktualnych informacji, zapewniać prawidłowy przepływ danych i redukować koszty. PIM (zarządzanie informacją osobistą) jest stosowane w praktyce i badaniu zachowań użytkowników. Informacja różni się od wiedzy, ponieważ jest bardziej sformalizowana, podczas gdy wiedza opiera się na intuicji i doświadczeniach.

Operatywne zarządzanie informacją

Operatywne zarządzanie informacjami ma na celu zdobywanie, przetwarzanie i dyfuzję danych niezbędnych do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jego działania zwrócone są na dwie podstawowe kategorie informacji, czyli na: informację działalności (informowanie) oraz na informacje współdziałania (komunikowanie)oraz główne strumienie informacji, a mianowicie wewnętrzne (cyrkulacja wewnętrzna przedsiębiorstwa) oraz zewnętrzne (z przedsiębiorstwa do otoczenia i na odwrót). Wymienione wyżej kategorie tworzą obraz funkcjonalnych elementów operatywnego zarządzania informacją w przedsiębiorstwie (J. Czekaj 2012, s36). Skuteczność operatywnego zarządzania informacjami rozpatrywane jest z czterech perspektyw:

• organizacyjna - obejmuje podział kompetencji zarządzania informacjami pomiędzy pracowników mających określone zadania z jednej strony natomiast z drugiej organizację procesów informacyjnych.
• technologiczna - odnosi się do działania systemu informatycznego oraz obejmuje hardware oraz software, które pomagają w realizacji poszczególnych funkcji zarządzania informacjami.
• personalne - ujmuje pracowników, ich umiejętności, kompetencje zawodowe, przede wszystkim umiejętności wykorzystania technologii informatycznej w ramach przedsiębiorstwa.
• prawne - tworzą formalne oraz prawne regulacje funkcji informacyjno-komunikacyjnej organizacji.

System informacyjny

Zarządzanie informacją jest skuteczne wtedy gdy posiada odpowiednio zorganizowany system informacyjny, który powinien:

• dostosować się do potrzeb przedsiębiorstwa i obejmować wszystkie jego dziedziny działalności,
• dostarczać aktualnych i kompletnych informacji pomagających przedsiębiorstwu w szybkiej reakcji na zmianę warunków wewnętrznych i zewnętrznych,
• dostarczać informacji użytkownikom, którzy faktycznie ich potrzebują, w formie nadającej się bezpośrednio do użytku czyli bez przetwarzania, która pomoże w podjęciu końcowej decyzji;
• zagwarantować najkrótszą drogę przepływu danych, właściwą ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa,
• uwzględnić postęp technologiczny np. możliwość komputeryzacji metod zbierania, przetwarzania, przechowywania i przepływ informacji,
• udostępnić opcję śledzenia przebiegu procesów zachodzących w kolejnych dziedzinach działalności,
• dzięki szybkości i częstotliwości obiegu danych zagwarantować efektywne wykorzystanie informacji, dane powinny być aktualne, kompletne i posegregowane, te cechy pomagają ich prawidłowej dyfuzji,
• zredukować koszty przetwarzania i pozyskiwania informacji
• zabezpieczać informację. (J. Czekaj 2012, s 38)

PIM

PIM (personal information management) czyli zarządzanie informacją osobista. Termin ten funkcjonuje od lat osiemdziesiątych XX wieku odkąd pojawiły się komputery osobiste, które w szczególny sposób pomogły w realizacji wizji Vannevara Busha (inżyniera Amerykańskiego), dzięki możliwości zastosowania przetwarzania i zarządzania informacjami. Memex, czyli komputer analogowy stworzony przez Busha ułatwił wyszukiwanie informacji za pomocą skojarzeń, czyli tak jak działa ludzki umysł. PIM ma zastosowanie w praktyce jaki i w badaniu zachowań użytkownika, którzy zbierają, tworzą, szukają, przechowują, używają i przesyłają informacje kluczowe do realizacji zadań. (J. Tomaszczyk 2008, s. 135)

Informacja a wiedza

Pojęcie informacji a wiedzy są bardzo podobne i czasem pełnią funkcje zamienną jednak istnieje kilka zasadniczych różnic między nimi. Informacja to przetworzone dane uzyskane przez kondensowanie, poprawianie i wyliczenia, zawiera fakty. Informacja jest jasna, rzeczowa, uporządkowana, prosta do wyrażenia pisemnego, jest również sformalizowana w bazach danych, książkach, instrukcjach, dokumentach. Dzięki sformalizowaniu, wychwyceniu i objaśnieniu może być wielokrotnie przetwarzana. Natomiast wiedza umożliwia podjęcie działania, tkwi w rozmowie, intuicji wywodzącej się z doświadczeń oraz z umiejętności porównywania sytuacji, problemów i ich rozwiązań. Wiedza jest intuicyjna, niejasna, mętna, nieuporządkowana, często jest trudna do przekazania, zilustrowania. Wynika z sukcesów, porażek, doświadczeń. (A. Tiwana 2003, s 64)

Zarządzanie informacją — artykuły polecane

System informacji menedżerskiej — System wspomagania decyzji — Wirtualizacja zarządzania kadrami — System informacyjny negocjacji — Luka informacyjna — System informacji strategicznej — Cechy stanowiska pracy — Zarządzanie dokumentami — Controller

Bibliografia

• Babik W. (2015), Ekologia informacji, Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków
• Czekaj J. (2012), Podstawy zarządzania informacją, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Frąś J. (2011), Zarządzanie informacją elementem budowy przewagi konkurencyjnej e-przedsiębiorstwa, Studia i Prace Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Nr 21, Uniwersytet Szczeciński, Szczecin
• Jałowiecki P. (2012), Technologie zarządzania informacją w polskich przedsiębiorstwach rolno-spożywczych, Logistyka, 6
• Malara Z., Rzęchowski J. (2011), Zarządzanie informacją na rynku globalnym, Teoria i praktyka, CH Beck, Warszawa
• Stabryła A. (red.) (2012), Podstawy organizacji i zarządzania. Podejście i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Tiwana A. (2003), Przewodnik po zarządzaniu wiedzą: e-biznes i zastosowania CRM, Wydawnictwo PLACET, Warszawa
• Tomaszczyk J. (2008), Zarządzanie informacją osobistą, Uniwersytet Śląski, Katowice

Autor: Monika Tatka