Zasoby informacyjne

Zasób jest to konkretna ilość dóbr materialnych bądź niematerialnych uzbierana w celu wykorzystania ich w przyszłości. Tak więc, zasoby informacyjne to pewna ilość informacji znajdująca się w posiadaniu firmy i jej pracowników, wykorzystywana do pracy oraz podejmowania strategicznych decyzji. Do zasobów poza samą informacją można zaliczyć również dobra niematerialne takie jak wiedza, reputacja, zdolności oraz dobra materialne: maszyny i środki pieniężne.

Obecnie wykorzystanie wiedzy i informacji stało się tak powszechne iż można mówić o rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Takie społeczeństwo skupia się na zbieraniu, produkcji, rozpowszechnianiu i wykorzystaniu informacji tak, by móc zastosować ją do rozwoju ludzkości. W społeczeństwie informacyjnym wszystko sprowadza się do stworzenia wiedzy i jej wykorzystania na podstawie posiadanych informacji

TL;DR

Zasoby informacyjne są to informacje, wiedza i umiejętności posiadane przez firmę i jej pracowników, które są wykorzystywane do podejmowania strategicznych decyzji. W społeczeństwie informacyjnym kluczowe jest wykorzystanie informacji do rozwoju. Informacje charakteryzują się cechami takimi jak dokładność, rzetelność i aktualność. Zasoby informacyjne można podzielić na widzialne (np. patenty) i niewidzialne (np. wiedza pracowników). Zarządzanie zasobami informacyjnymi obejmuje planowanie, kontrolowanie i zapewnienie bezpieczeństwa informacji w firmie. Ochrona zasobów informacyjnych jest istotna ze względu na ich strategiczne znaczenie i przewagę konkurencyjną.

Cechy informacji

Każda informacja charakteryzuje się określonymi cechami. P. Dziekańskizalicza do tych cech m.in.:

• dokładność;
• rzetelność,
• aktualność,
• użyteczność,
• komplementarność,
• istotność,
• terminowość.

Zasoby informacyjne

Zasoby informacyjne przedsiębiorstwa można podzielić na dwie grupy. Są to zasoby widzialne i niewidzialne (materialne, niematerialne). Do informacyjnych zasobów widzialnych zalicza się m.in.: patenty czy licencje. Druga grupa to zasoby niewidzialne, które nie są możliwe do oszacowania oraz nie mogą być prawnie chronione. Należą do nich zdolności poszczególnych pracowników, ich wiedza oraz kultura organizacyjna danego przedsiębiorstwa.

Zasoby informacyjne mogą być zasobami strategicznymi danego przedsiębiorstwa. Oznacza to, że są one wykorzystywane do zdobycia przewagi nad konkurencją na rynku. Bardzo często zwraca się uwagę na fakt, iż przedsiębiorstwa powinny dążyć do stworzenia strategii informacyjnej, która zsynchronizuje działania przedsiębiorstwa w wielu wymiarach. Aby tak się jednak stało koniecznie jest dopasowanie do siebie strategii działania na 3 płaszczyznach, takich jak:

• zarządzanie informacją,
• system informacyjny,
• technologia informacyjna.

Ważną kwestią w planowaniu strategii informacyjnej w przedsiębiorstwie staje się rozróżnienie takich pojęć jak: dane, informacja, wiedza i mądrość. Warto zauważyć iż zbiór danych nie jest jednoznaczny z posiadaniem informacji, natomiast posiadanie informacji nie jest równoznaczne z wiedzą. Aby informacje zostały przetworzone w wiedzę i następnie wykorzystane do planowania strategicznego i odpowiedniego zarządzania informacjami w firmie konieczna jest analiza. Dostępne dane należy przetworzyć oraz zinterpretować, uwzględniając wszelkie zależności występujące między nimi. Następnie posiadane już informacje w połączeniu z wiedzą i doświadczeniem zdobytym przez ludzi wpływają na posiadanie wiedzy na dany temat.

Aby dobrze i efektywnie zorganizować procesy biznesowe konieczna jest integracja systemów informacyjnych. Jeden z najbardziej popularnych modeli mówi o tym, że aby dobrze zintegrować wszystkie systemy przedsiębiorstwa konieczne jest scalenie systemów integracyjnych na trzech poziomach:

• integracja fizyczna,
• integracja aplikacji;
• integracja biznesowa.

Zarządzanie zasobami informacyjnymi

Zarządzanie zasobami informacyjnymi jest to zbiór działań, który tworzy i określa strukturę danego przedsiębiorstwa oraz zasady jego działania. Chodzi o strukturę informacyjną i komunikacyjną w danej firmie oraz zależności między nimi. Aby dobrze zarządzać i prowadzić działalność firmy, należy zdać sobie sprawę że kluczem do takiego sukcesu jest właśnie umiejętność zarządzania posiadanymi informacjami. Zarządzanie zasobami dotyczy nie tylko jednego szczebla ale wszystkich 3 szczebli decyzyjnych w przedsiębiorstwie. Mowa tutaj o szczeblu operacyjnym, taktycznym i strategicznym. Do zadań zarządzania informacją zalicza się m.in.:

• planowanie rozwoju systemów ds. zarządzania informacją,
• kontrolowanie przepływu informacji,
• wprowadzanie i kontrolowanie nowych systemów,
• zapewnienie bezpieczeństwa zasobom informacyjnym w przedsiębiorstwie.

Ochrona zasobów

Każdy zasób informacji posiadanych przez przedsiębiorstwo powinien być chroniony. Głównie ze względu na strategiczne właściwości oraz przewagę nad konkurencją. Ochrona obejmuje zarówno wewnętrze jak i zewnętrzne zagrożenia. Do najważniejszych oraz najbardziej chronionych informacji w firmie należą:

• informacje (papierowe, elektroniczne, bazy danych),
• oprogramowanie wykorzystywane w firmie,
• budynki, urządzenia firmowe takie jak telefony, komputery, serwery,
• pracownicy,
• dobra niematerialne.

Zasoby informacyjne — artykuły polecane

Technologia — Modele zarządzania zasobami ludzkimi — Strategia organizacyjna — Paradygmaty zarządzania — System zarządzania — System zarządzania wiedzą — Społeczeństwo informacyjne — Wiedza — Polityka personalna

Bibliografia

• Dziekański P. (2012), Informacja jako dobro ekonomiczne będące źródłem przewagi konkurencyjnej, Nierówności Społeczne a Wzrost Gospodarczy, Vol, 24
• Frąś J. (2011), Zarządzanie informacją elementem budowy przewagi konkurencyjnej e-przedsiębiorstwa, Studia i Prace Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Nr 21, Uniwersytet Szczeciński, Szczecin
• Jelonek D. (2011), Wybrane podejścia w tworzeniu strategii informacyjnej przedsiębiorstwa [w:] Zasoby informacyjne w zarządzaniu przedsiębiorstwem, red. R.Borowiecki, J.Czekaj, Toruń
• Kamiński A., Polak P., Wieczorkowski J. (2005), New tendencies in integration of information systems, [w:] Information Management, red. B.F.Kubiak, A.Korowicki, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk
• Materska K. (2005), Rozwój koncepcji informacji i wiedzy jako zasobu organizacji, SBP, Warszawa

Autor: Dominika Dobrowolska