Konferencja

Celem konferencji jest głównie omówienie spraw związanych z działalnością zawodową lub zajęciem osób, które tam się spotykają. Wiele stowarzyszeń spotyka się, ponieważ niektórych ich członków łączy dobrowolna czy charytatywna działalność, to samo wyznanie, lub hobby.

TL;DR

Artykuł dotyczy organizacji konferencji zawodowych i omawia różne aspekty związane z ich planowaniem i udziałem. Konferencje są organizowane w celu zdobycia wiedzy, nawiązania kontaktów, śledzenia trendów i promocji firmy. Artykuł opisuje również rolę profesjonalnych organizatorów i pośredników, a także trendy rozwojowe w organizacji konferencji.

Organizacje międzynarodowe zajmujące się konferencjami

• Związek Międzynarodowych stowarzyszeń UIA (liczący powyżej 300 uczestników) w Brukseli
• Międzynarodowe Stowarzyszenie Kongresów i Zjazdów ICCA (liczące powyżej 50 os.) w Amsterdamie

Z danych zbieranych przez organizacje wynika, że państwami w których jest najwięcej organizowanych konferencji są:

• USA,
• Niemcy,
• Wielka Brytania,
• Włochy,
• Francja

Cechy konferencji

Wyjazdy konferencyjne cechuje,

• wysoka jakość usług,
• nietypowy program atrakcyjny,
• unikatowość,
• egzotyczne doznania,
• programów tych nie ma na rynku,
• programy te zawierają, niespodzianki np. strzelnie z kusz, skok na Bangi, paintboal-(gra wojenna).

Wyjazdy te służą,

• integracji środowiska osób, które w nich uczestniczą,
• kształtowaniu lojalności pracowników firmy,
• wyłonieniu liderów firmy,
• są wkalkulowane w system zarządzania firmą.

Trendy rozwojowe

Organizatorzy konferencji wciąż szukają czegoś zaskakującego lub nowego, co na długo pozostałoby w pamięci uczestników. Jeśli uczestnicy stwierdzą, że otoczenie i rodzaj usług jest praktycznie taki sam jak w przypadku wielu konferencji ich opinia o wydarzeniu może nie być taka dobra jak życzyłby sobie organizator.

Sprzedaż usług konferencyjnych zależy od promocji na rynku i marki danej firmy. Marce towarzyszy z reguły gwarancja zwrotu pieniędzy, jeśli hotel nie zapewni wymaganego poziomu usług. Przykładami znanych marek konferencyjnych usług hotelowych są Coference Privilege sieci Forte, Meeting Edge sieci Marriot i Conferenceplan sieci Thistle Hotels. Działania takie mają na celu zapewnienie nabywców, że mogą spodziewać się usług na bardzo wysokim poziomie.

Profesja organizatora konferencji

Profesjonalni organizatorzy są menedżerami produktu, w tym przypadku całej imprezy oraz, od czasu, konsultantami doradzającymi w takich kwestiach, jak techniki komunikacji, marketing i public relations, podatki i ubezpieczenia. Zakres usług profesjonalnych organizatorów konferencji obejmuje cały zakres potrzeb klienta. Do nich należy min.: pomoc przy składaniu ofert na organizację konferencji, pomoc przy ustalaniu celów, doradztwo w kwestiach podatkowych, tworzenie wstępnego planu, szkic zestawienia wpływów i wydatków, doradztwo finansowe, kwestie wstępne, sponsorowanie, stypendia, pożyczki, opłaty rejestracyjne, księgowość, kontrola rachunków bankowych, rejestrów, wpływów i wydatków, negocjacje z centrami, hotelami i innymi miejscami, struktura organizacyjna, spotkania z komitetami organizacyjnymi, systemy rejestracji, wystawy, plakaty, łączność z mówcami, marketing i public relations, biuro prasowe, transport gości.

Pośrednicy organizacji konferencji

Biura podróży, touroperatorzy, hotele, firmy public relations i produkcyjne to tylko niektóre ze spółek, zajmujących się wyszukiwaniem miejsc i planowaniem części lub całości danego spotkania w imieniu klienta. Jednym z głównych typów pośredników, którym zaleca się zwłaszcza organizowanie narodowych i międzynarodowych imprez stowarzyszeń oraz konferencji rządowych, są profesjonalni organizatorzy konferencji. Firmy organizatorskie w miejscach docelowych to główni pośrednicy. Dość ograniczone zadania w porównaniu do pośredników spełniają agencje, które zajmują się doborem miejsc. Firmy producenckie zajmujące się konferencjami dbają o zapewnienie sprzętu audiowizualnego i efektów specjalnych, mają doświadczenie w projektowaniu i przygotowaniu miejsca spotkania oraz zaplecza. Działają również firmy odpowiedzialne za marketing miejsca. Zapewniają one nabywcom wszelkie wymagane informacje. Ich rolą jest wypromowanie miasta wskazując na jego wszystkie mocne strony. Są one także zaangażowane w rozwój produktu, wyszukiwanie słabych stron miejsc i infrastruktury oraz w pracę na rzecz ich poprawy.

Organizacja lub udział w konferencji

Korzyści z udziału w konferencji

• zdobycie wartościowej wiedzy,
• poszerzenie grona kontaktów w danej branży,
• śledzenie nowych trendów i rozwiązań,
• odnajdywanie nowych klientów.

Organizacja konferencji

Konferencje w większości przypadków organizowane są dla osiągnięcia przez organizatora co najmniej jednego z dwóch poniższych celów. Są to:

• konferencje organizowane w celu wypracowania zysku dla przedsiębiorstwa,
• konferencje organizowane w celu zdobycia rozgłosu i reklamy dla danej organizacji.

Poniżej scharakteryzowane i opisane zostaną obydwa typy konferencji.

Konferencje organizowane w celu wypracowania zysku dla przedsiębiorstwa

Niektóre przedsiębiorstwa powstają, aby organizować konferencje a następnie sprzedawać bilety. Celem takiej firmy jest wybranie przewodniego tematu i branży danej konferencji, a następnie zatrudnienie lub wynajęcie najbardziej kompetentnych osób, którzy będą występowali na takim wydarzeniu. Jest to ważny proces, ponieważ to nierzadko osoby, których przemówienia pojawią się na konferencji przyciągną uczestników, którzy są w stanie zapłacić za wiedzę otrzymaną na konferencji.

Kolejnym ważnym aspektem organizacji konferencji jest wybór miejsca, gdzie odbywać się będzie dane wydarzenie. Kluczowe jest, aby organizator wybrał miejsce szczególnie łatwe w komunikacji, ponieważ na konferencje nierzadko przyjeżdżają osoby i firmy z całego kraju a nawet świata. Lokalizacja więc (np. niedaleka odległość od najbliższego lotniska, kanałów komunikacji, centrów miast) to kluczowy czynnik, który przyszli uczestnicy biorą pod uwagę zastanawiając się nad zakupem biletu na konferencję. Poza łatwością dojazdu ważny jest prestiż miejsca, ale również duża ilość potencjalnych uczestników wydarzenia w bliskiej odległości, np. dobrym miejscem na organizację konferencji technologicznej jest dolina krzemowa w USA.  

Na rynku znajduje się dużo firm zajmujących się organizacją konferencji, przykładowe firmy działające na rynku polskim to:

• Milewski& partnerzy,
• Proidea,
• Fundacja gospodarki i administracji publicznej (konferencja Open Eyes Economy Summit),
• Grupa Absolvent.pl (konferencje pracy, konferencje dla programistów).

Konferencje organizowane w celu zdobycia rozgłosu i reklamy dla danej organizacji

Nierzadko również przedsiębiorstwa tworzą konferencje, aby przedstawić własne rozwiązania, podzielić się wiedzą zdobytą przez firmę lub spotkać z klientami. Konferencje te często są darmowe dla uczestników i organizator zobowiązuje się pokryć udział a czasami nawet nocleg, gdy konferencja organizowana jest na kilka dni.

Celem organizacji takiej konferencji jest promocja dla firmy, możliwość rozwijania relacji z klientami, ukazanie nowego produktu lub przekazanie wartościowej wiedzy dla klientów w celu ukazania swojej profesjonalności oraz budowanie marki firmy.

Organizacja darmowej konferencji jest częścią strategii zwanej inbound marketingiem.

Konferencja — artykuły polecane

Trade fair — Agencje public relations — Account manager — Turystyka targowa — Akwizycja — Turystyka biznesowa — Dom mediowy — Call center — Marketing personalny

Bibliografia

• Davidson R., Cope B. (2003), Turystyka biznesowa, Wydawnictwo Polska Organizacja Turystyczna, Warszawa
• Gębarowski M. (2010), Współczesne targi. Skuteczne narzędzie komunikacji marketingowej, Regan Press, Gdańsk
• Hennig-Thurau T., Gwinner K., Gremler D. (2002), Understanding relationship marketing outcomes: an integration of relational benefits and relationship quality, Journal of service research, 4(3)
• Kurek W. (red.) (2011), Turystyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Pietkiewicz E. (1999), Konferencje: sztuka przemawiania i dyskutowania, Centrum Informacji Menedżera, Warszawa
• Reinhardt W., Ebner M., Beham G., Costa C. (2009), How people are using Twitter during conferences, Creativity and Innovation Competencies on the Web. Proceedings of the 5th EduMedia
• Rittichainuwat B., Beck J., Lalopa J. (2001), Understanding motivations, inhibitors, and facilitators of association members in attending international conferences, Journal of Convention & Exhibition Management, Vol. 3, No. 3
• Szromnik A. (red.) (1996), Marketing wystawienniczy: materiały z seminarium zorganizowanego w Krakowie w dniu 10.05.1996, Targi w Krakowie, Kraków

Autor: Grzegorz Trąbka, nn