System zarządzania wiedzą

Systemowe spojrzenie na kwestie zarządzania wiedzą pozwala na ustalenie aspektów dotyczących przedmiotu odniesienia (tu wiedzy), a zarazem funkcji menedżerskich realizowanych w stosunku do tego przedmiotu. Uwzględniając to podejście można stwierdzić, że system zarządzania wiedzą jest jednym z podsystemów zarządzania przedsiębiorstwa wspomagającym realizację celów gospodarczych.

Funkcje i instrumenty systemu zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie obejmują trzy obszary:

• zarządzanie działalnością intelektualną pracowników,
• zarządzanie zasobami wiedzy,
• wspomaganie informacyjne zarządzania wiedzą.

TL;DR

Artykuł omawia system zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwach. Opisuje funkcje i instrumenty tego systemu oraz elementy kultury organizacyjnej, które są ważne dla jego funkcjonowania. Przedstawia rolę systemu zarządzania wiedzą w doskonaleniu systemu informacji menedżerskiej oraz cele tego procesu. Artykuł wymienia także przyczyny popularności zarządzania wiedzą oraz korzyści, jakie wynikają z tego dla pracowników. Omawia również bariery w dzieleniu się wiedzą w organizacjach.

Elementy systemu zarządzania wiedzą

Rys. 1. System zarządzania wiedzą. Źródło: (K. Woźniak 2002, s. 903)

Istotnym elementem zarządzania wiedzą, oprócz technicznych środków jej gromadzenia i wymiany, oraz procedura i zasad panujących w tym zakresie, stanowią elementy kultury organizacyjnej takie jak: zrozumienie, wsparcie kierownictwa, odpowiednie programy zachęt oraz rozwijanie wzajemnych kontaktów wśród pracowników.

Rola SIM w systemie zarządzania wiedzą

Rozważając koncepcję systemu zarządzania wiedzą w doskonaleniu systemu informacji menedżerskiej należy stwierdzić, że stanowić on powinien integralną część SIM-u. Wiedza kierowników i menedżerów wszystkich szczebli w przedsiębiorstwie jest równie cennym zasobem jak wiedza pracowników operacyjnych.

Szczególnie istotna może tu być zapisana (formalna, explicit) wiedza dotycząca metod rozwiązywania zagadnień decyzyjnych i sposobów radzenia sobie ze szczególnymi przypadkami tych problemów. W przypadku wyższych szczebli zarządzania dominują nieustrukturalizowane decyzje dotyczące zmian funkcjonowania firmy w relacjach z otoczeniem.

Oznacza to, że wszelkie doświadczenia z poprzednio podejmowanych działań powinny zostać w firmie zachowane, aby uniknąć problemu "uczenia się na błędach". Uczenie się na błędach na szczeblu zarządzania strategicznego może, bowiem negatywnie wpłynąć na sytuację przedsiębiorstwa.

Cele procesu zarządzania wiedzą

Wśród głównych celów stosowania systemów zarządzania wiedzą można wyróżnić (J. Engelhardt 2014, s. 119):

• tworzenie wiedzy
• klasyfikacja wiedzy według jej wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa
• gromadzenie i porządkowanie wiedzy
• przekazywanie wiedzy pracownikom i zastosowanie jej
• zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed utratą posiadanej wiedzy
• zwiększenie przewagi konkurencyjnej

Przyczyny popularności procesów zarządzania wiedzą

Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej zwracają uwagę na zastosowanie systemów zarządzania wiedzą. Dzieje się to z następujących powodów (D. Jemielniak 2012, s. 21-23):

• wiedza jest pozytywnie postrzegana przez ogół społeczeństwa, co sprawia, że przedsiębiorstwa chcą być postrzegane jako bazujące na wiedzy (i posiadające większe jej zasoby niż konkurencja)
• występuje coraz krótszy cykl życia większości produktów oraz wzrost konsumpcjonizmu, przez co sprawne pozyskiwanie informacji z rynku oraz wykorzystanie ich staje się coraz bardziej istotne
• zwiększa się zapotrzebowanie na pracę umysłową
• pojawia się konieczność uporządkowania informacji pozyskanych przez przedsiębiorstwo, w celu uniknięcia zalewu informacyjnego spowodowanego gwałtownym rozwojem technik informacyjnych i szybkości komunikowania

Ludzie w systemie zarządzania wiedzą

System zarządzania wiedzą to jednak nie tylko technologia, ale przede wszystkim ludzie. Umysł człowieka jest pierwotnym źródłem wiedzy i rolą systemu zarządzania wiedzą jest identyfikacja tej wiedzy i dalsze kroki zmierzające do efektywnego jej wykorzystania w przedsiębiorstwie.

Konwersja danych w informację oraz informacji w wiedzę w biznesie, zależy od doświadczenia i możliwości analitycznych jednostki.

Proces budowania bazy wiedzy jest zdeterminowany różnorodnością systemów i sposobów zarządzania przedsiębiorstwami. Powoduje to, że każdy menedżer interpretuje informację indywidualnie, tworząc charakterystyczną tylko dla niego wiedzę, która odzwierciedla odmienne techniki zarządzania i cele organizacji.

Korzyści dla pracowników wynikające z zarządzania wiedzą

Można wyróżnić następujące korzyści stosowania procesów zarządzania wiedzą dla pracowników (J. Engelhardt 2014, s. 122):

• ciągłe dokształcanie i stały rozwój osobisty
• zdobywanie nowych kompetencji zawodowych
• łatwy i szybki dostęp do źródeł pozyskanej wiedzy, co prowadzi do oszczędności czasu i wzrostu efektywności pracy
• poczucie przynależności do przedsiębiorstwa
• wzrost poziomu satysfakcji z wykonywanych obowiązków
• zdobycie lepszej pozycji na rynku pracy
• podwyższenie samooceny na tle pozostałych pracowników
• możliwość wykazania się inicjatywą w nowych sytuacjach

Bariery w dzieleniu się wiedzą

Istotnym aspektem społecznym w systemach zarządzania wiedzą jest zachęcenie pracowników organizacji do dzielenia się wiedzą, co jest utrudnione przez wiele barier, latami budowanych, w tradycyjnych organizacjach. Te bariery to:

• konkurencja między pracownikami,
• konkurencja między działami w organizacji,
• przekonanie, że wiedza to władza,
• niewydolność struktury informatycznej.

System zarządzania wiedzą — artykuły polecane

Zarządzanie wiedzą — Potencjał społeczny firmy — Strategiczny system informacyjny — Wirtualizacja zarządzania kadrami — Czynniki wpływające na zarządzanie kadrami — Konflikty w organizacji procesowej — Empowerment — Struktura sieciowa — Zarządzanie zasobami ludzkimi

Bibliografia

• Engelhardt J. (2014), Zarządzanie przedsiębiorstwem, CeDeWu, Warszawa
• Jemielniak D. (red.) (2012), Zarządzanie wiedzą, Wolters Kluwer, Warszawa
• Krok E. (2011), Media społecznościowe elementem systemu zarządzania wiedzą w firmie, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, Nr 28
• Skrzypek A. (2013), Zarządzanie wiedzą w organizacjach zorientowanych projakościowo w społeczeństwie informacyjnym-aspekty teoretyczne i praktyczne, Nierówności społeczne a wzrost gospodarczy, Nr 32
• Woźniak K. (2002), Oprogramowanie Lotus Domino jako narzędzie zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie, Materiały konferencji naukowej: Zarządzanie firmą w społeczeństwie informacyjnym, Szczawnica 26-29 września 2002
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Zakrzewski L., Kamińska B. (2011), Business Intelligence a zarządzanie wiedzą, Informatyka w Zarządzaniu-Szanse i Zagrożenia, Vol.XII, Nr 1

Autor: Krzysztof Woźniak, Maria Płaczkiewicz