Zapisy

Zapisy to dokumentacja powstająca w wyniku realizacji zadań w procesach, stanowi więc dowód ich działania. Celem tworzenia zapisów jest udokumentowanie funkcjonowania systemu zarządzania jakością, umożliwienie odtworzenia zdarzeń przeszłych, zapewnienie komunikacji pomiędzy uczestnikami procesów. Ich miejsce jest w dolnej części piramidy dokumentacji.

Zastosowania zapisów

Zapisy wykorzystywane są w trakcie audytów oraz przeglądów zarządzania do weryfikacji poprawności realizacji zadań w procesach. W przypadku procesów produkcyjnych mogą stanowić narzędzie do odtwarzania procesu technologicznego w celu znalezienia przyczyn wystąpienia niezgodności lub braków. Zapisy tworzone w dowolnej formie (papierowej, elektronicznej, innej) stanowią nośnik informacji przekazywanej pomiędzy uczestnikami procesu, a także pomiędzy procesami.

Zapisami są np. wypełnione formularze, wnioski, karty przyjęcia lub zwolnienia wyrobu, karty kontroli jakości, projekty zarządzeń lub procedur, raporty, karty niezgodności (R.I. Zalewski 2002, s. 94). Norma ISO 9001 wymaga, aby zarządzanie zapisami było nadzorowane. Wykonawcy tworzący zapisy powinni w tym celu wykorzystywać aktualne i oznaczone formularze, numerować kolejne dokumenty, prowadzić ich rejestry, autoryzować treść, a w przypadku rozpowszechniania identyfikować kopie i odbiorców. Ma to zapewnić łatwy dostęp do dokumentacji, umożliwić efektywne jej wykorzystanie, a także usprawnić komunikację wewnątrz organizacji.

Należy określić czas oraz miejsce przechowywania poszczególnych rodzajów zapisów. Zwykle służy temu tabela na końcu procedury, w której opisywane są wszystkie powstające w procesie zapisy.

Formularze jako podstawa zapisów

Tworzenie i przechowywanie zapisów stanowi kluczowy element systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001. W tym kontekście, wykorzystywanie standardowych formularzy odgrywa istotną rolę w procesie dokumentacji. Standardowe formularze są predefiniowanymi szablonami, które ułatwiają i usprawniają tworzenie zapisów.

Pierwszym krokiem jest zrozumienie znaczenia standardowych formularzy jako narzędzia wspierającego tworzenie dokumentacji. Te formularze stanowią fundament, na którym bazuje proces dokumentacji. Dzięki nim, organizacja może skoncentrować się na istotnych treściach i uniknąć chaotycznego tworzenia zapisów.

Warto zaznaczyć, że istnieje wiele rodzajów standardowych formularzy, dostosowanych do różnych rodzajów dokumentacji. Mogą to być karty kontroli jakości, raporty inspekcji, formularze zgłoszeń niezgodności, protokoły audytów czy arkusze śledzenia działań korygujących i zapobiegawczych. Wybór odpowiedniego formularza zależy od rodzaju dokumentacji oraz celu, jaki ma być osiągnięty.

Korzyści z konsekwentnego stosowania standardowych formularzy w procesie tworzenia zapisów są niepodważalne. Po pierwsze, zapewniają one spójność dokumentacji, co ułatwia jej przeglądanie i zrozumienie. Po drugie, ograniczają ryzyko błędów w dokumentacji, poprzez ustalenie precyzyjnych wymagań co do treści i struktury zapisów. Po trzecie, ułatwiają przekazywanie informacji między pracownikami, którzy wiedzą, czego można się spodziewać na standardowym formularzu.

Kiedy mamy już wypełniony formularz, ważne jest omówienie procesu jego przechowywania. Zgodnie z wymaganiami ISO 9001, dokumentacja musi być przechowywana w sposób umożliwiający jej zidentyfikowanie, zachowanie integralności i ochronę przed uszkodzeniem. Standardowe formularze powinny być przechowywane w sposób zorganizowany i dostępny dla osób, które potrzebują mieć do nich dostęp.

Wreszcie, warto przyjrzeć się przykładom standardowych formularzy, które są używane w różnych branżach lub dziedzinach. Na przykład, formularze audytu w przemyśle spożywczym mogą różnić się od tych stosowanych w sektorze usług finansowych. Jednakże, niezależnie od branży, zasada wykorzystywania standardowych formularzy jako podstawy tworzenia zapisów pozostaje uniwersalna. Przykłady te mogą stanowić inspirację dla organizacji, które dopiero wprowadzają standardy ISO 9001:2015 do swojej działalności. W rezultacie, wykorzystywanie standardowych formularzy wprowadza spójność i klarowność do procesu tworzenia i przechowywania zapisów, co przekłada się na bardziej efektywny system zarządzania jakością.

Numerowanie zapisów i tworzenie rejestrów

Numerowanie dokumentów oraz tworzenie efektywnych rejestrów są kluczowymi elementami skutecznego systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001. Te praktyki mają na celu ułatwienie identyfikacji, śledzenia i zarządzania zapisami w organizacji.

Numerowanie dokumentów jest istotnym narzędziem, które umożliwia unikalną identyfikację każdego dokumentu w systemie. To pierwszy krok w procesie zarządzania dokumentacją. Dzięki nadawaniu numerów dokumentom, organizacja może szybko i łatwo zlokalizować potrzebne informacje, a także śledzić historię zmian w dokumentach.

Warto zaznaczyć, że istnieje wiele różnych metod numerowania dokumentów. Możemy używać numeracji sekwencyjnej, co oznacza nadawanie kolejnych numerów dokumentom w kolejności, w jakiej są tworzone. Możemy również wykorzystywać numerację alfanumeryczną, która łączy liczby i litery, aby dostarczyć dodatkowych informacji o dokumencie, takich jak rodzaj dokumentu czy data wydania. Często stosuje się także kombinacje tych metod, aby zapewnić większą elastyczność i klarowność.

Rejestry dokumentów są nieodłącznym elementem skutecznego zarządzania dokumentacją. W tych rejestrach gromadzone są informacje dotyczące numeracji dokumentów, takie jak tytuł, data wydania, osoba odpowiedzialna, status dokumentu i wiele innych. Rejestry ułatwiają zarządzanie dokumentami, umożliwiają kontrolę zmian w dokumentach oraz gwarantują, że dokumentacja jest kompletna.

Utrzymanie spójności i porządku w numeracji dokumentów oraz w rejestrach ma istotne znaczenie. Dzięki temu unikamy zamieszania, błędów w identyfikacji dokumentów oraz utraty czasu na ich poszukiwanie. Skuteczna numeracja dokumentów i odpowiednie zarządzanie rejestrami pozwalają zwiększyć wydajność i precyzję w systemie zarządzania jakością.

Przykłady dobrych praktyk w zakresie numerowania dokumentów i tworzenia rejestrów obejmują jednoznaczne oznaczanie rodzaju dokumentu w numeracji, stosowanie konsekwentnych zasad nadawania numerów oraz regularne audyty wewnętrzne w celu zapewnienia zgodności z ustalonymi procedurami. Te praktyki nie tylko przyczyniają się do spełnienia wymagań normy ISO 9001, ale również poprawiają jakość zarządzania dokumentacją w organizacji.

Autoryzacja zapisów, identyfikacja kopii i odbiorców

Autoryzacja treści zapisów oraz identyfikacja kopii i odbiorców stanowią kluczowy element skutecznego zarządzania dokumentacją w systemie jakości zgodnym z normą ISO 9001. Te praktyki mają na celu zapewnienie wiarygodności, integralności oraz odpowiedniej dystrybucji dokumentów.

Metody autoryzacji treści zapisów obejmują różne narzędzia i procedury, takie jak podpisy, pieczęcie i kody autoryzacyjne. Podpisy osób odpowiedzialnych za zapisy są szczególnie ważne, ponieważ potwierdzają, że dokument został zatwierdzony przez upoważnioną osobę. Pieczęcie mogą służyć do zabezpieczenia dokumentu przed nieuprawnionymi zmianami, co jest istotne w przypadku zapisów o dużej wadze. Kody autoryzacyjne mogą być stosowane w celu upewnienia się, że dokumenty są udostępniane jedynie osobom upoważnionym.

Autoryzacja treści zapisów ma na celu zapewnienie ich wiarygodności i integralności. Dzięki tym praktykom organizacja ma pewność, że dokumenty są zgodne z ustalonymi procedurami i nie uległy manipulacji.

Identyfikacja kopii zapisów jest ważna, aby uniknąć konfuzji i zagubienia wersji dokumentów. Unikalne numery lub oznaczenia, nadawane każdej kopii dokumentu, pozwalają na jednoznaczne rozróżnienie poszczególnych wersji. To jest istotne zwłaszcza w przypadku dokumentów, które ulegają aktualizacjom.

Identyfikacja odbiorców zapisów jest równie ważna w celu zapewnienia odpowiedniej dystrybucji dokumentów oraz kontroli dostępu. Organizacja powinna jasno określić, kto ma dostęp do jakich dokumentów i w jaki sposób są one udostępniane. To zapobiega nieuprawnionemu dostępowi do dokumentów, a także ułatwia monitorowanie, kto i kiedy korzysta z dokumentacji.

Przykłady procedur i narzędzi używanych w celu autoryzacji treści zapisów oraz identyfikacji kopii i odbiorców obejmują wyraźne polityki autoryzacyjne, które określają, kto jest upoważniony do autoryzacji dokumentów i jakie procedury autoryzacji są stosowane. Do identyfikacji kopii zapisów często stosuje się unikalne numery seryjne lub kody kreskowe. W przypadku identyfikacji odbiorców, mogą to być listy dystrybucji lub elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją. Wszystkie te praktyki przyczyniają się do skutecznego zarządzania dokumentacją oraz spełnienia wymagań normy ISO 9001.

Przechowywanie i archiwizacja zapisów

Przechowywanie i archiwizacja zapisów stanowią fundamentalny element skutecznego zarządzania dokumentacją w systemie jakości zgodnym z normą ISO 9001. Te praktyki są niezbędne do zachowania czytelności i dostępności dokumentów w długim okresie czasu.

Zachowanie dokumentów przez odpowiedni czas ma znaczenie zarówno z perspektywy wymogów prawnych, jak i własnych potrzeb organizacji. W przypadku dokumentów finansowych, dokumentów personalnych i dokumentów technicznych mogą istnieć różne okresy przechowywania, które wynikają z obowiązujących przepisów i potrzeb organizacji.

Różne rodzaje dokumentów wymagają różnych metod przechowywania. Dokumenty finansowe często są przechowywane w formie papierowej, aby spełnić wymogi prawne dotyczące podpisów i stempli. Jednakże, coraz więcej organizacji przechodzi na przechowywanie elektroniczne, co pozwala na łatwiejszy dostęp i zarządzanie dokumentami. Dokumenty personalne, takie jak akta pracownicze, mogą być również przechowywane elektronicznie lub w formie papierowej. Natomiast dokumenty techniczne, takie jak rysunki konstrukcyjne, często przechowuje się w formie elektronicznej, aby ułatwić aktualizację i udostępnienie zainteresowanym osobom.

Oznakowanie i etykietowanie zapisów podczas przechowywania jest kluczowe, aby ułatwić ich identyfikację. Dobre praktyki obejmują stosowanie jednoznacznych oznaczeń na dokumentach oraz na miejscach ich przechowywania. Oznaczenia te powinny zawierać informacje takie jak numer dokumentu, data przechowywania oraz informacje o ewentualnych ograniczeniach dostępu.

Procedury i polityki dotyczące przechowywania i archiwizacji zapisów powinny być jasne i spójne z wymogami prawno-regulacyjnymi oraz potrzebami organizacji. Należy uwzględnić procedury dotyczące okresów przechowywania, metod przechowywania, zarządzania dokumentami, audytów wewnętrznych oraz procedur usuwania dokumentów po zakończeniu okresu przechowywania. Warto również uwzględnić aspekty związane z ochroną danych i poufności w przypadku dokumentów personalnych. Staranne przestrzeganie tych procedur i polityk zapewnia, że dokumenty są dostępne, zgodne z prawem i gotowe do ewentualnych audytów lub inspekcji.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to proces, który wymaga staranności, precyzji i zrozumienia wymogów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Efektywne zarządzanie tymi procesami jest kluczowe dla utrzymania zgodności z normą ISO 9001 oraz spełnienia oczekiwań interesariuszy.

Zapisy — artykuły polecane

Dokumentowanie systemu zarządzania — Andon — Dokumentacja systemu zarządzania jakością — Nadzór nad zapisami — Sterowanie jakością — Plan jakości — Modelowanie procesów — Mapowanie strumienia wartości — Zasady zarządzania jakością

Bibliografia

• Łańcucki J. (red.) (1997), Zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego, Bydgoszcz
• Wawak S. (2007), Analiza i doskonalenie systemów zarządzania jakością w urzędach gminnych, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Zalewski R. (2002), Zarządzanie jakością w produkcji żywności, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Poznań