Proces zarządzania projektem

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

3 cele istnienia procesu:

1. Realizacja projektu zgodnie z przyjętymi normami prawnymi
2. Terminowa realizacja projektu
3. Realizacja projektu nieprzekraczająca założonych wcześniej ram finansowych

3 cele doskonalenia procesu:

1. Skrócenia czasu wykonania jednego z etapów projektu poprzez zastosowanie innowacji technologicznych, a przez to skrócenie czasu wykonania całego projektu o 1 tydzień.
2. Obniżenie kosztów realizacji projektu o około 10 tys zł poprzez skrócenie czasu realizacji wykonania jednego z etapów projektu.
3. Ujednolicenie wykorzystywanych procedur, raportów oraz formularzy do ustalonych wzorców, co pozwoli na szybszy obieg dokumentów pomiędzy członkami zespołu oraz pomiędzy zespołem, kierownikiem i zarządem firmy.

Charakterystyka procesu

W dobie obecnego rozwoju technologii rola jednostki przy projektowaniu zaawansowanych systemów jest zminimalizowana. Normalną koleją rzeczy jest angażowanie do tego celu zorganizowanych zespołów projektowych, liczących od dwóch do nawet kilkuset osób w przypadku bardzo zaawansowanych projektów.

Jest to tym bardziej istotne, gdyż w ostatnich latach obserwuje się znaczny wzrost znaczenia projektów w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W związku z wymaganiami dotyczącymi produktywności i konkurencją na rynku, przeważająca większość firm tworzy zespoły projektowe.

Przyczyny tworzenia zespołów projektowych:

• Zorganizowane zespoły są z reguły bardziej wydajne od pojedynczych osób, lub niezorganizowanych grup.
• Zespoły są zwykle przydatne tam gdzie wyniki wymagają przełomu i kreatywności, tam gdzie metoda prowadząca do celu nie jest określona lub w przypadku gdzie nie ma jasności, co do podziału zadań na indywidualnych użytkowników.
• Członkowie zespołu pracujący razem czerpią większą satysfakcję z udziału w projekcie, łączy ich również poczucie "czynienia różnicy" w odniesieniu do projektu.
• Członkowie zespołu zwykle maja większą radość procesów pracy razem.
• W zespole istnieje wspólna więź dająca poczucie, że każdy indywidualny członek nie jest osamotniony. W rezultacie członkowie zespołu nie chcą zawieść swoich kolegów.
• Bezpośrednia komunikacja członków zespołu jest bardziej wydajna niż komunikowanie się przez osobę trzecią nadzorującą projekt.
• Zespoły są zwykle w stanie odpowiedzieć szybciej na zmieniające się warunki, są też bardziej elastyczne pod tym względem.
• Zespoły projektowe łatwiej rozwiązują problemy i przeciwności oraz są bardziej odporne na zmiany personelu.
• Zespoły szybciej się uczą bazując na doświadczeniu i współpracy wszystkich członków.

Podstawowym powodem, dla którego powołuje się zespoły projektowe jest czas wykonania projektu. O ile w przypadku małych nie komercyjnych projektów, czas nie ma większego znaczenia, to przy dużych projektach robionych na zlecenie dotrzymanie określonego w umowie terminu jest priorytetem. Najważniejszą przyczyną niepowodzeń projektu jest właśnie niedotrzymanie terminu przekazania systemu użytkownikowi a co za tym idzie znaczący wzrost kosztów całego przedsięwzięcia.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

1. Zarząd firmy:

- umiejętność określenia celu projektu spełniającego kryteria

2. Kierownik projektu:

• wykształcenie wyższe o profilu ekonomicznym lub wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania
• co najmniej 5-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku
• umiejętność zarządzania podrzędnym sobie personelem, odpowiedniego przydziału czynności, wyciągania konsekwencji (nagradzanie i karanie)

3.Członkowie zespołu projektowego:

• wykształcenie wyższe o specjalizacji technik komunikacji, wykształcenie wyższe ekonomiczne, wykształcenie wyższe o specjalizacji informatycznej, wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalizacji zarządzania
• co najmniej 3-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku
• umiejętność właściwego zarządzania czasem pracy

4. Controller:

• wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalizacji zarządzania i kontrolowania
• co najmniej 2-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku

2. Zasoby materialne

• Dokumenty w formie papierowej i elektronicznej takie jak: polecenia wykonania zadania, raporty, sprawozdania, Karta Projektu

3. Zasoby informacyjne

• założenia, dane otrzymane od przyszłego użytkownika projektu, jakie wymagania powinien spełniać projekt,
• polecenia kierownictwa, skład zespołu projektowego, przydział zadań i czynności,
• dane finansowe dotyczące projektu, możliwości i ograniczenia
• raporty i sprawozdania

4. Narzędzia, metody i techniki

• oprogramowanie wykorzystywane przy planowaniu, tworzeniu i wdrażaniu projektu

Opis procesu

1. Zarząd firmy powołuje kierownika projektu, który musi posiadać kwalifikacje z zakresu zarządzania i kierowania grupą projektową (kierownik projektu musi posiadać wykształcenie wyższe o profilu ekonomicznym lub posiadać wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania, powinien również posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku).
2. Zarząd firmy oraz kierownik projektu określają cel projektu. Ważne jest zdefiniowanie celów[javascript:AppendPopup (this,'pjdefObjective_1') (cel: ilościowe kryteria, które musi spełnić projekt, aby został uznany za pomyślnie zakończony. Cele muszą brać pod uwagę takie elementy jak: koszt, harmonogram i jakość. Cele nie ilościowe zwiększają ryzyko, że projekt ich nie zrealizuje.)]; założeń projektowych (założenia projektowe: czynniki, które dla celów planowania są uważane za realne lub pewne. Z założeniami zwykle wiąże się pewien stopień ryzyka.) oraz (ograniczenie: ograniczenie dotyczące daty rozpoczęcia lub daty zakończenia zadania. Użytkownik może na przykład określić, że zadanie musi się rozpocząć w określonym dniu lub zakończyć nie później niż w określonym dniu. Ograniczenia mogą być elastyczne (niezwiązane z określoną datą) lub nieelastyczne (związane z określoną datą).)] projektu.

3 Kierownik projektu powołuje grupę projektową na podstawie posiadanego wykształcenia, doświadczenia i posiadanych umiejętności przez pracowników w zakresie pracy grupowej oraz uczestniczenia w realizacji danego typu projektu (Skład grupy powinien być następujący: około 70% uczestników to pracownicy firmy, gdyż posiadają wiedzę jaki projekt może zostać zrealizowany przez firmę, czego może się podjąć oraz czy będzie ją stać. 30% uczestników to fachowcy, eksperci spoza firmy mający co najmniej 5-letnie doświadczenie w pracy grupowej oraz realizacji danego typu projektu). Wielkość grupy powinna zawierać od 5 do 10 osób. 4 Kierownik projektu określa poszczególne tematy zadań oraz czynności w następujący sposób:→ Dokument definicji wymagań (1 osoba)→ Plan Działań (1 osoba)→ Struktura organizacji zespołu projektowego (1 osoba)→ Standardy komunikacyjne (1-2 osób)→ Plan zapewnienia jakości (1-2 osoby) → Plan testowania oprogramowania (1 osoba)→ Ocena złożoności projektu (1-2 osoby) 5 Kierownik projektu dokonuje przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego na podstawie posiadanych kwalifikacji i doświadczenia pracowników (Kwalifikacje oraz doświadczenie zależy od typu oraz tematyki projektu na rzecz, którego jest dokonywany przydział):

Zadanie / czynność / opis zadania	Osoba odpowiedzialna
Dokument definicji wymagań - szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac	Controller
Plan Działań - zastosowanie diagramów WBS, macierzy RAM oraz wykresu Gantta.	Kierownik projektu
Struktura organizacji zespołu projektowego - wydzielenie ról w zespole, określenie ich zakresu kompetencji.	Kierownik projektu
Standardy komunikacyjne - opracowanie standardów komunikacyjnych i wzorca dokumentacji	Członek zespołu projektowego do spraw technik komunikacji
Plan zapewnienia jakości - opracowanie planu działań zmierzających do zapewnienia jakości produktu końcowego.	Członek zespołu projektowego do spraw jakości
Plan testowania oprogramowania - opracowanie planu testowania oprogramowania (co podlega testowaniu? jak? kiedy?)	Informatyk
Ocena złożoności projektu - analiza złożoności projektu.	Kierownik projektu

6 Kierownik przedstawia zarządowi plan składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności w formie raportu na podstawie którego ustalane jest wynagrodzenie poszczególnych jednostek grupy projektowej.

7 Kierownik przedstawia działowi finansowemu jakie środki będzie potrzebował podczas realizacji projektu, co i gdzie musi zostać dostarczone - jakimi sposobami (ciężarówki, pociąg, samolot) oraz jakie wydatki zostaną poniesione w poszczególnych etapach projektu. Dział finansowy na podstawie danych rynkowych przedstawia przewidywane koszty projektu w postaci raportu. Następnie kierownik projektu szuka źródeł finansowania projektu z budżetu firmy lub źródeł zewnętrznych (sponsorzy), a następnie plan źródła finansowania projektu oraz plan kosztów przedstawia zarządowi w formie raportu, na podstawie danych uzyskanych z działu finansowego.

8 Kierownik projektu przedstawia Kartę Projektu zarządowi zawierającą:→ Nazwa Projektu→ Zakres Projektu * Cel Projektu * Klienci Projektu * Potrzeby Klientów * Wymagania Klienta * Rezultaty Projektu * Przeglądy Projektu→ Ocena Ryzyka Zakresu Projektu→ Zasoby Projektowe * Zespół Projektowy * Priorytety Organizacyjne * Ograniczenie Projektowe * Termin Realizacji Faz Projektu * Ograniczenie Personelu * Limit Wydatkowy→ Raporty Projektowe * Dzienny * Finansowy * Zamknięcie faz 9 Członkowie grupy projektowej wykonują przydzielone im zadania w poszczególnych etapach projektu. 10 Członkowie grupy projektowej sporządzają raporty z wykonanych przez siebie zadań i przedstawiają je kierownikowi projektu.

11 Kierownik projektu rozlicza grupę projektową z wykonanych etapów projektu na podstawie sprawozdań otrzymanych od członków grupy oraz sprawdzenia osobiście stanu faktycznego zrealizowanych etapów.

12 Kierownik projektu sporządza sprawozdanie końcowe dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu.

Wyjścia (dane wyjściowe)

• Produkt: - Karta Projektu
• Informacyjne:- raporty odchyleń- sprawozdania z przebiegu prac poszczególnych członków zespołu - sprawozdanie z przebiegu realizacji etapów projektu
• Produkty:- stracony czas związany ze zbyt długim obiegiem dokumentów - nadmiar papierów do likwidacji
• Zmiany:- zrealizowany i wdrożony projekt - szkolenia pracowników niezbędne dla wprowadzenia projektu

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Nr zadania	Uprawniony do czego	Odpowiedzialny za
Zarząd firmy	1	powołuje kierownika projektu	Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane doświadczenie i wykształcenie
	2	określa cel projektu z kierownikiem projektu	Terminowo, ekonomicznie, nie przekraczając odpowiednich norm prawnych
Kierownik projektu	2	określa cel projektu z zarządem firmy	Terminowo, ekonomicznie, nie przekraczając odpowiednich norm prawnych
	3	powołuje grupę projektową	Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane doświadczenie i wykształcenie
	4	określa poszczególne tematy zadań oraz czynności	Dokładnie, na podstawie określonego celu projektu i jego etapów
	5	dokonuje przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego	Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane przez członków zespołu projektowego doświadczenie i wykształcenie
	6	przedstawia zarządowi plan składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności	Terminowo, w postaci raportu lub sprawozdania
	7	przedstawia działowi finansowemu jakie środki będzie potrzebował podczas realizacji projektu, co i gdzie musi zostać dostarczone oraz jakie wydatki zostaną poniesione w poszczególnych etapach projektu	Terminowo, w postaci raportu lub sprawozdania
	8	przedstawia Kartę Projektu zarządowi	Terminowo w postaci raportu składającego się z szeregu cząstkowych raportów niezbędnych podczas realizacji projektu
	11	rozlicza grupę projektową z wykonanych etapów projektu	Odpowiednio na podstawie wykonanych etapów projektu
	12	sporządza sprawozdanie końcowe dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu	Rzetelnie w postaci sprawozdania końcowego dla zarządu zawierającego całokształt projektu od strony merytorycznej oraz praktycznej.
Członkowie grupy projektowej	9	wykonują przydzielone im zadania w poszczególnych etapach projektu	Rzetelnie, terminowo, nie przekraczając norm prawnych, współpracując z pozostałymi członkami zespołu
	10	sporządzają raporty z wykonanych przez siebie zadań	Terminowo w postaci raportów z wykonanych zadań
Controller	5a	szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac	Terminowo, biorąc pod uwagę określony wcześniej plan i weryfikując raporty z wykonanych zadań

Diagram procesu

	Kierownik projektu	Zarząd firmy	Członkowie grupy projektowej	Controller
Powołania kierownika projektu		W
Określenie celu projektu	W	Z
Powołanie grupy projektowej	W	Z
Określenie poszczególnych tematów zadań oraz czynności	W	Z
Dokonanie przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego	W	Z
Przedstawienie planu składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności	W	Z
Przedstawienie działowi finansowemu środków potrzebnych podczas realizacji projektu	W	Z
Przedstawienie Karty Projektu zarządowi	W	Z
Rozliczenie grupy projektowej z wykonanych etapów projektu	W	N		K
Sporządzenie sprawozdania końcowego dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu	W	Z		K
Wykonanie przydzielonych zadań	N		W	K
Sporządzenie raportów z wykonanych zadań	Z		W
Szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac				Z

Autor: Justyna Hotloś, Katarzyna Kosior