Efekty wdrażania informatycznych systemów zarządzania

TL;DR

Wdrażanie systemów informatycznych innych niż ekonomiczne korzyści, takie jak efekty techniczne, organizacyjne i społeczne. Kierownictwo przedsiębiorstw oczekuje szybszego i dokładniejszego raportowania, lepszych decyzji, zwiększonej satysfakcji klientów i oszczędności kosztów. W dziedzinie zarządzania produkcją, korzyści obejmują zmniejszenie braków, obniżenie kosztów produkcji i skrócenie cyklu produkcyjnego. W zakresie gospodarki materiałowej, korzyści to optymalizacja zakupów i redukcja zapasów. W zarządzaniu personelem, systemy informatyczne pomagają w rekrutacji pracowników i zarządzaniu ich karierą. W obszarze sprzedaży i kontaktu z klientami, korzyści obejmują zmniejszenie stanu magazynu, dostosowanie oferty do potrzeb klientów i lepszą kontrolę należności.

Kategorie efektów wdrożenia systemów informatycznych

Rezultaty działania systemu informacji menedżerskiej, nie zawsze da się przedstawić w kategoriach ekonomicznych, gdyż bardzo często są to korzyści niematerialne, organizacyjne, społeczne, i in.1. J. Kisielnicki i H. Sroka wyróżniają następujące grupy efektów komputeryzacji systemów informacji menedżerskiej (1999, s. 289):

1. Efekty techniczne związane z zastosowaniem techniki komputerowej. Wyróżnia się między innymi następujące: zwiększenie szybkości przetwarzania informacji, wzrost dokładności przetwarzania, wzrost szczegółowości informacji, poprawa bezpieczeństwa poufnych informacji,
2. Efekty ekonomiczne - związane pośrednio ze wzrostem efektywności i szybkości podejmowania decyzji. Jeżeli usprawnienie procesu decyzyjnego podnosi efektywności gospodarowania to przekłada się to na efekt ekonomiczny. Inną kategorią efektów ekonomicznych są ograniczenia kosztów personalnych (redukcja zatrudnienia), administracyjnych, telekomunikacyjnych itp.
3. Efekty organizacyjne, które przede wszystkim związane są z usprawnieniami struktury organizacyjnej i procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Podniesienie sprawności obiegu dokumentów, eliminacja zbędnej pracy administracyjnej, poprawa koordynacji zadań, eliminacja błędów.
4. Efekty socjo-psychologiczne - związane przede wszystkim z rozszerzeniem zakresu komunikacji pomiędzy pracownikami, usprawnieniem i zobiektywizowaniem systemu ocen pracowniczych, polepszeniem kultury organizacyjnej, itp.

Korzyści dla kierownictwa

Interesującym przykładem oceny efektywności wdrożenia systemu informacji menedżerskiej, są wyniki badań OLAP Survey 3 przeprowadzonych w 2003 roku na próbie 2800 pracowników z 63 krajów (N. Pendse 2004, s. 10-11). Okazało się, że oczekiwania kierownictwa przedsiębiorstw wobec wspomnianego systemu są bardzo zróżnicowane.

Autorzy podzielili osiągane korzyści na dwie kategorie: miękkie, nieprzekładające się bezpośrednio lub pośrednio na wyniki finansowe, twarde, które da się wycenić i przewidywać. Ranking korzyści (począwszy od najwyżej ocenianej i najczęściej wymienianej) przedstawiono poniżej.

• szybsze i dokładniejsze raportowanie.
• lepsze decyzje poprzez dokładniejszą i terminową analizę.
• zwiększona satysfakcja klientów poprzez poprawę jakości produktu lub usługi.
• oszczędności w kosztach (zapasów, finansowych, odpadów, itp.).
• zwiększone przychody poprzez analizę rynku i sprzedaży.
• zmniejszenie zatrudnienia w różnych działach firmy.
• zmniejszenie kosztów informatyki (sprzętu, oprogramowania, konsultingu).
• zmniejszenie zatrudnienia w dziale informatyki.

Korzyści w dziedzinie zarządzania produkcją

W opracowaniu J. Kisielnickiego i H. Sroki (1999, s. 290-291) wyróżniono następujące korzyści, które osiągają organizacje poprzez wdrażanie nowoczesnych systemów informatycznych wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem. W dziedzinie produkcji i przygotowania produkcji główne efekty polegają na:

• zmniejszeniu ilości braków dzięki przestrzeganiu norm technologicznych,
• obniżkę kosztu jednostkowego produkcji dzięki odpowiedniej kontroli tego procesu,
• prowadzenie rachunkowości w układzie rodzajowym, kalkulacyjnym dla poszczególnych wydziałów i wyrobów,
• skrócenie cyklu produkcyjnego,
• zwiększenie elastyczności planu produkcji, ułatwienie jego dostosowania do sytuacji na rynku,
• wzrost rytmiczności produkcji,
• likwidacja wąskich gardeł,
• redukcja godzin przestojów i oczekiwań w procesie produkcji,
• podniesienie terminowości produkcji.

Korzyści w dziedzinie gospodarki materiałowej

W zakresie gospodarki materiałowej, podstawowe korzyści polegają na:

• optymalizacji zakupów materiałów,
• zmniejszeniu ilości materiałów w magazynach (poziomów zapasów),
• skrócenie czasu magazynowania materiałów (podniesienie szybkości rotacji zapasów),
• zwiększenie ilości realizowanych dostaw,
• wzrost stopnia standaryzacji wyrobów,
• uporządkowanie gospodarki materiałowej,
• zmniejszenie strat wynikających z utrzymywania nadmiernych zapasów (zamrożenie kapitału, koszty składowania, obniżenie jakości).

Korzyści w zakresie zarządzania personelem

W zakresie zarządzania personelem, systemy informatyczne pozwalają na:

• zwiększenie możliwości zatrudnienie pracowników o potrzebnych cechach i kwalifikacjach,
• przekonanie pracowników, że wynagrodzenie zostało obliczone prawidłowo,
• nadzór nad przebiegiem kariery pracownika.

Korzyści w zakresie sprzedaży i kontaktu z klientami

W obszarze sprzedaży i kontaktu z klientem, system informatyczny umożliwia:

• zmniejszenie stanu magazynu wyrobów gotowych (towarów),
• zwiększenie rotacji towarów,
• dostosowanie struktury sprzedaży do struktury popytu,
• zwiększenie zadowolenia odbiorców z tytułu zaspokojenia ich potrzeb,
• lepszą kontrolę należności,
• dostosowanie oferty do zmieniających się potrzeb klientów.

Efekty wdrażania informatycznych systemów zarządzania — artykuły polecane

System MRP II — Słabe strony — Informatyczne wspomaganie systemu zarządzania jakością — Mocne strony — SCOR — Koszty jakości — System informacji logistycznej — Wpływ technologii informacyjnych na strategię — Controlling personalny w zarządzaniu jakością

Bibliografia

• Kisielnicki J., Sroka H. (1999), Systemy informacyjne biznesu, Placet, Warszawa
• Pendse N., Drilling Into OLAP Benefits, DM Review, Vol. 14, Is. 3, March 2004
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak