Planowanie

Planowanie
Polecane artykuły
Kamień milowy Plan projektu Cykl życia projektu Zarządzanie programem Metody kontroli zasobów Rozpoczynanie projektu Zarządzanie zmianą w projekcie Zarządzanie projektem Procesy w projekcie

Planowanie stanowi jedną z funkcji zarządzania, zgodnie z klasyfikacją której dokonał Henri Fayol w swojej książce w 1909r. Obok planowania wyróżnił jeszcze 4 podstawowe funkcję którymi są: organizowanie, koordynowanie, przewodzenie i kontrolowanie.

Samo planowanie polega głównie na ustanawianiu celów i zgodnych do nich działań. Pojęcie to można rozumieć jako projekt na przyszłość i dobór odpowiednich środków dla jego organizacji. Planowanie może być również rozumiane jako działanie w przyszłość, opierające się na przewidywaniu późniejszych zdarzeń w ograniczonym czasie oraz dobór odpowiednich i najkorzystniejszych środków, celów, zadań i sposobów.

Rodzaje planowania

Ze względu na horyzont czasowy możemy wyróżnić:

• Planowanie strategiczne inaczej długofalowe, którego opracowywanie szacuje się na czas dłuższy niż 5 lat
• Planowanie długoterminowe, trwające od 2 do 5 lat, głównie są to zadania sprzyjające jakiemuś wyżej postawionemu celowi
• Planowanie średnioterminowe, którego czas trwania szacuję się zwykle od kilku miesięcy do roku, stanowią go zadania pomocnicze w uzyskaniu celów długoterminowych
• Planowanie krótkoterminowe inaczej operatywne, czas trwania do trzech miesięcy, stanowią zadania krótkie, zwięzłe, nie zajmujące zwykle dużo czasu
• Planowanie bieżące, znajdują się tu zadania codzienne lub maksymalnie zajmujące do tygodnia czasu, głównie są to różnego rodzaju spotkania oraz podstawowe zadania do zrealizowania w ciągu dnia

Planowanie jako punkt wyjścia w przedsiębiorstwie

Planowanie jest bardzo ważną funkcją działającą w przedsiębiorstwie. Z tego tytułu powinno sprawować punkt wyjścia do różnorodnych działań dokonywanych w firmie. Działania o których mowa, związanie są głównie z zespołem, organizacją oraz rożnego rodzaju projektami.
W związku z planowaniem powinno się dokonać następujących czynności:

• przeanalizować obecną sytuację w przedsiębiorstwie
• zastanowić się nad zmianami, które mogą przydarzyć się w przyszłości
• wyznaczyć cele do osiągnięcia w przyszłości
• przeanalizować posiadane zasoby (materialne, niematerialne, ludzkie, finansowe) i określić zasoby potrzebne w przyszłości
• określić działania, które mają się przyczynić do uzyskania zamierzonych celów
• przeanalizować konsekwencje związane z podjęciem lub niepodjęciem konkretnych działań w firmie
• wyznaczyć sposoby, które pozwolą kontrolować i monitorować efekty w dążeniu do zrealizowania planów

Henri Louis La Chatelier opracował cykl działania zorganizowanego, w którym szczegółowo omówił zasady racjonalnego działania.

Proces planowania w projektach według Prince2

Planowanie, które jest ujęte w Prince2 zawiera siedem głównych składników:

1. Projektowanie planu
Proces ten wiąże się z decyzjami, jakie muszą być podjęte przed rozpoczęciem planowania. Należy wybrać sposób podejścia do planowania i styl prezentacji planów. Decyduje się o narzędziach komputerowych do szacowania, planowania jak i rozważa się poziomy i wymaganą szczegółowość.

2. Określenie i analizowanie produktów
Wszystkie działania w projekcie prowadzą do wytworzenia pewnych produktów składających się na ostateczny wynik. Proces ten wymaga identyfikacji produktów wymaganych przez projekt. Produkty określa się za pomocą opisu produktów. Opracowując diagram produktów poddaje się analizie wzajemne relacje pomiędzy produktami Przy identyfikacji produktów użyteczna jest tzw. lista kontrolna produktów, która zawiera krytyczne daty i daty wykonania produktów.

3. Określenie działań i zależności pomiędzy nimi
Wszelkie działania uwzględnione w planie określa się za pomocą diagramu przepływu produktów. Proces wyznaczania działań określa się "transformacją". Diagram przydatny jest również do przedstawiania zależności pomiędzy działaniami.

4. Szacowanie
Rzadko plan może zawierać wartości dokładne. Najczęściej trzeba szacować. Bez szacowania wszystkich niezbędnych parametrów nie jest możliwe opracowanie planu, a więc rozpoczęcie działań. Są różne metody szacowania, jedna z nich to "Delphi", polegająca na poproszeniu specjalistów o udzielenie odpowiedzi, które się weryfikuje odpowiednimi filtrami aż do otrzymania konsensu odnośnie oszacowań najbardziej optymistycznych, pesymistycznych i prawdopodobnych. 5. Harmonogramowanie
Do stworzenia harmonogramu niezbędne jest przygotowanie diagramu sieciowego PERT (Programme Evaluation and Review Technique) oraz wykresu Ganita. Korzysta się przy tym z narzędzia komputerowego planistycznego. Plan powstały w tym procesie zawiera: prace do wykonania wraz z datami ich rozpoczęcia i zakończenia oraz osoby niezbędne do ich wykonania.

6. Analizowanie ryzyk
W procesie planowania należy przez cały czas zajmować się ryzykiem. Wszystkie zasoby powinny być analizowane pod kątem potencjalnych zagrożeń i podejmowanych w związku z tym działań aby móc włączyć do planu stosowne rezerwy. Istnieją różne źródła ryzyka na przykład: sprawy związane z jakością, zdolności dotrzymywania terminów, źródła siły roboczej i rodzajów umiejętności jak i zaangażowania ze strony członków kierownictwa zespołu.

7. Kompletowanie planu
Etap domykania planu wiąże się z zebraniem wszystkich elementów razem i przygotowaniem krótkiego omówienia dotyczącego ważnych punktów. Do opisu planu dołącza się różne plany i arkusze analityczne, a do listy kontrolnej produktów dopisuje się terminy rozpoczęcia i końca wykonywania każdego z produktów.

Plan może być rozumiany różnie jako racjonalny opis zadania i sposób wykonania, jako narzędzie do osiągnięcia celu lub trochę metaforycznie jako "mapa przyszłości"- czyli obraz tego, co należy oczekiwać w projekcie. Od strony technicznej plan to narzędzie koordynacji działań zespołu, posiadanych zasobów jak i podstawa mierzenia postępu i kontrolowania projektu. Wywodząca się z Wielkiej Brytanii metodyka PRINCE2 dostarcza narzędzi wspomagających skuteczne i efektywne prowadzenie projektów, czyli realizację założonego celu projektu w przewidzianym terminie i przy przyjętym budżecie.

Inne etapy planowania

• Etap przedsiębiorczości - w trakcie tego etapu menadżerowie bardzo rzadko wykorzystują funkcje planowania. Ich głównym celem jest poszukiwanie odpowiedzi na pojawiające się zjawiskowe problemy.
• Etap luki administracyjnej - na tym etapie powoli zaczyna się pojawiać planowanie, wykorzystywane głównie aby zwiększyć skuteczność działania.
• Etap luki oczekiwań - w tym etapie plany mają związek z wizją przedsiębiorstwa. Mają one za zadanie ocenić wizję dalszego działania firmy.
• Etap strategicznego rozwoju - w trakcie tego etapu menadżerowie zastanawiają się nad działaniami mającymi na celu wzrost ustabilizowanego już przedsiębiorstwa oraz poszukiwanie nowych rozwiązań i ulepszeń dla posiadanej działalności.

Bibliografia

• Bieniok H., (2011) Metody sprawnego zarządzania: planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrola, Wydawnictwo Placet, Warszawa
• Bradley K., (2003) Podstawy metodyki PRINCE2(R), Centrum Rozwiązań Menedżerskich S.A., Warszawa
• DeCenzo D., Robbins S., (2016) Podstawy zarządzania, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne
• Griffin R., (2017) Podstawy zarządzania organizacjami Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Łabuda W., (2010) Wybrane aspekty planowania w metodyce PRINCE2(TM) Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatyki
• Nesterak J., (2001) Funkcje controllingu w procesie zarządzania firmą Materiały ogólnopolskiej konferencji naukowej, Legnica
• Romanowska M., (2017) Planowanie strategiczne w przedsiębiorstwie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Spałek S., (2014) Dojrzałość przedsiębiorstwa w zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice
• Wytrążek W., (2011) Podstawowe pojęcia teorii organizacji i zarządzania w instytucjach publicznych Katedra Administracyjnego Prawa Gospodarczego KUL

Autor: Edyta Ocieczek, Jowita Piechota