Genchi Genbutsu

Genchi Genbutsu to jeden z elementów filozofii budującej specyficzną kulturę organizacyjna w japońskich korporacjach. Ten element został jako pierwszy wdrożony przez Toyotę, obecnie jest wdrażany przez jednostki biznesowe na całym świecie. Genchi Genbutsu w dosłownym tłumaczeniu oznacza osobiste sprawdzenie przyczyn danej sytuacji problemowej u źródeł jej powstania (zobacz "wersję europejską": działania doskonalące). Rozpoznanie problemu i próba jego rozwiązania muszą być empirycznie doświadczone i sprawdzone przez pracowników na linii produkcyjnej. Genchi z japońskiego oznacza miejsce zdarzenia, natomiast Genbutsu prawdziwa rzecz.

Zasada obowiązuje w przedsiębiorstwach, które funkcjonują zgodnie z zasadami filozofii Lean Management. Genchi Genbutsu jest jedną z zasad TPS (Toyota Production System). Kierując się tą zasadą, aby zrozumieć bieżącą sytuację i podjąć optymalną decyzję kierownik musi opierać się na własnym doświadczeniu, oraz własnych obserwacjach. Menadżer powinien udać się obowiście na Genchi, aby zapoznać się z sytuacją i stwierdzić fakty - zdobyć informację z "pierwszej ręki" poprzez analizę procesów w gemba, powinien porozmawiać z pracownikami, oraz w momencie, gdy odchylenia od norm zostaną zaobserwowane przez pracowników, zadać pytanie "dlaczego tak jest?".

Proces ma za zadanie stymulacje problemu przez osoby, które znajdują się najbliżej źródła problemu. Frazy "Idź i zobacz", oraz "Ucz i wspieraj innych" powinny być codziennością w pracy kierownika.(Miller J.,2014) Genchi Genbutsu jest powiązane z ideą kaizen czyli ciągłym samodoskonaleniem się, filozofia jest bardzo popularna w przedsiębiorstwach japońskich. Kierownicy w swoich działaniach mają za zadanie tak zaangażować pracownika, żeby czuł więź ze swoim miejscem pracy.(Trenker M.,2016)

Implementacja zasady genchi genbutsu w praktyce

Wprowadzenie zasady genchi genbutsu w praktyce wymaga podjęcia kilku kroków. Po pierwsze, organizacja musi zrozumieć, czym dokładnie jest genchi genbutsu i jakie są jej podstawowe założenia. Następnie należy przeprowadzić szkolenie pracowników, aby zapewnić im odpowiednią wiedzę i umiejętności związane z implementacją tej zasady.

Ważne jest również wypracowanie odpowiednich praktyk i narzędzi, które wspomogą skuteczne wdrożenie genchi genbutsu. Może to obejmować m.in. systemy raportowania i monitorowania, wykorzystanie technologii informatycznych do gromadzenia i analizowania danych, a także stosowanie metod badawczych, takich jak obserwacje bezpośrednie czy wywiady z klientami.

Podczas implementacji genchi genbutsu mogą pojawić się różne wyzwania i trudności. Jednym z nich może być opór ze strony pracowników, którzy mogą obawiać się zmiany swoich dotychczasowych praktyk i nawyków. Ważne jest więc zapewnienie odpowiedniego wsparcia i szkoleń, które pomogą pracownikom przystosować się do nowych metod pracy.

Jednak korzyści płynące z wprowadzenia genchi genbutsu są znaczące. Dzięki tej zasadzie organizacja może uzyskać dokładniejsze i bardziej precyzyjne informacje o swoich procesach, produktach czy usługach. Pozwoli to na skuteczniejsze identyfikowanie problemów i wyeliminowanie ich na wczesnym etapie, co przyczyni się do poprawy jakości i efektywności działania organizacji.

Monitorowanie i ocena skuteczności wdrożenia genchi genbutsu są również istotnymi elementami. Można to osiągnąć poprzez regularne raportowanie i analizowanie danych, porównywanie wyników z założonymi celami oraz prowadzenie badań satysfakcji klientów i pracowników.

Przykłady korzyści, jakie przynosi implementacja zasady genchi genbutsu

Implementacja zasady genchi genbutsu może przynieść wiele konkretnych korzyści dla organizacji. Po pierwsze, umożliwia bardziej efektywne rozpoznanie potrzeb i oczekiwań klientów. Dzięki bezpośrednim obserwacjom i interakcjom z klientami, organizacja może lepiej zrozumieć ich wymagania i dostosować swoje produkty lub usługi do ich potrzeb.

Genchi genbutsu może również przyczynić się do poprawy jakości produktów lub usług. Bezpośrednie badanie i analiza fizycznego produktu lub procesu produkcyjnego pozwala na identyfikację ewentualnych wad i błędów oraz szybkie wprowadzenie odpowiednich poprawek.

Wprowadzenie zasady genchi genbutsu może wpływać na ogólną efektywność i wydajność organizacji. Dzięki bezpośrednim obserwacjom i analizie procesów, można zidentyfikować zbędne lub nieefektywne kroki i działania, co prowadzi do usprawnienia całego procesu produkcyjnego.

Ważnym aspektem genchi genbutsu jest również identyfikacja i eliminacja problemów w procesach produkcyjnych. Bezpłatne badanie i analiza umożliwiają wykrycie przyczyn problemów i wad i zapobieganie ich występowaniu w przyszłości.

Implementacja genchi genbutsu może również wpływać na zaangażowanie pracowników i budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej. Dzięki bezpośredniemu zaangażowaniu pracowników w procesy badawcze i doskonalenie organizacji, tworzy się atmosfera zaufania i współpracy, co sprzyja efektywnej komunikacji i innowacyjności.

Trudności, które mogą wystąpić podczas wdrażania genchi genbutsu

Podczas wdrażania genchi genbutsu organizacja może napotkać różne trudności i wyzwania. Jednym z głównych problemów może być opór i negatywne reakcje pracowników, którzy mogą obawiać się zmian w swoich dotychczasowych praktykach i nawykach. Aby temu przeciwdziałać, ważne jest zapewnienie odpowiedniego wsparcia i szkoleń, które pomogą pracownikom przystosować się do nowego podejścia.

Uzyskanie poparcia zarządu i kierownictwa dla implementacji genchi genbutsu może również stanowić wyzwanie. Konieczne jest przekonanie decydentów o korzyściach płynących z wprowadzenia tej zasady oraz przedstawienie konkretnych argumentów i wyników, które potwierdzą skuteczność genchi genbutsu.

Inną potencjalną trudnością może być dostęp do danych i informacji niezbędnych do przeprowadzenia rzetelnego badania sytuacji. Często organizacje mogą napotkać trudności w gromadzeniu i analizie danych, które są niezbędne do przeprowadzenia prawdziwego genchi genbutsu. W takich przypadkach konieczne jest opracowanie odpowiednich metod i narzędzi, które umożliwią skuteczne pozyskiwanie i analizowanie danych.

Wdrażanie genchi genbutsu może również wymagać dostosowania się organizacji do ewentualnych zmian w strukturze organizacyjnej i procesach pracy. Wprowadzenie tej zasady może wymagać reorganizacji zadań i obowiązków, a także zmiany w sposobie komunikacji i koordynacji działań. Ważne jest, aby organizacja była elastyczna i gotowa na ewentualne zmiany, które mogą wyniknąć z wdrożenia genchi genbutsu.

Metody i narzędzia wspierające wdrożenie genchi genbutsu

Wdrożenie zasady genchi genbutsu wymaga również wykorzystania odpowiednich narzędzi i technik. Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspomóc skuteczne wdrożenie genchi genbutsu. Jednym z nich są systemy raportowania i monitorowania, które umożliwiają gromadzenie i analizowanie danych związanych z genchi genbutsu.

W zakresie zbierania danych i informacji związanych z genchi genbutsu istnieje wiele najlepszych praktyk. Może to obejmować m.in. regularne przeprowadzanie obserwacji bezpośrednich, wywiadów z klientami, ankiety czy analizy danych zebranych podczas procesu produkcyjnego.

Analiza i interpretacja danych pozyskanych w wyniku genchi genbutsu jest również ważnym elementem. Istnieje wiele metod analizy danych, takich jak metoda analizy pareto czy analiza przyczynowo-skutkowa, które mogą być stosowane w celu identyfikacji problemów i wad oraz opracowania odpowiednich działań naprawczych.

Nowoczesne technologie, takie jak analiza danych, sztuczna inteligencja czy Internet rzeczy, również mogą być wykorzystane do usprawnienia genchi genbutsu. Przykładowo, analiza danych może pomóc w identyfikacji wzorców i trendów, które są trudne do wykrycia tradycyjnymi metodami.

Ważne jest również zapewnienie odpowiedniego szkolenia i wsparcia dla pracowników w celu skutecznego korzystania z narzędzi genchi genbutsu. Organizacja powinna zapewnić szkolenia z zakresu analizy danych, interpretacji wyników czy korzystania z nowoczesnych technologii. Wsparcie eksperckie i mentoring mogą również przyczynić się do skutecznego wdrożenia genchi genbutsu.

Monitorowanie i doskonalenie wdrożenia genchi genbutsu

Monitorowanie i ocena skuteczności wdrożenia genchi genbutsu są ważnymi elementami. Istnieje wiele sposobów oceny skuteczności genchi genbutsu. Może to obejmować m.in. ocenę wskaźników wydajności, porównywanie wyników z założonymi celami oraz zbieranie opinii i informacji zwrotnej od pracowników i klientów.

Wskaźniki wydajności, które można monitorować w celu oceny wpływu genchi genbutsu na organizację, mogą obejmować m.in. czas cyklu, koszty, jakość produktu czy satysfakcję klientów. Ważne jest regularne monitorowanie tych wskaźników i porównywanie ich z założonymi celami, aby sprawdzić, czy genchi genbutsu przynosi oczekiwane rezultaty.

Metody zbierania opinii i informacji zwrotnej od pracowników dotyczących wdrożenia genchi genbutsu mogą obejmować m.in. ankiety, wywiady czy spotkania grupowe. Ważne jest, aby zapewnić pracownikom możliwość wyrażania swoich opinii i uwag na temat wdrożenia genchi genbutsu, co pozwoli na doskonalenie procesu i dostosowanie go do ich potrzeb.

Organizacja powinna również kontynuować doskonalenie i ulepszanie wdrożenia genchi genbutsu w długim okresie. Istnieje wiele najlepszych praktyk, które organizacja może stosować, aby utrzymać i rozwijać kulturę genchi genbutsu. Przykładowo, regularne przeprowadzanie audytów, szkoleń i spotkań dotyczących genchi genbutsu może przyczynić się do utrzymania wysokiego poziomu wdrożenia tej zasady.

Genchi genbutsu a zarządzanie relacjami z klientami

Zasada genchi genbutsu może mieć istotny wpływ na jakość obsługi klienta. Dzięki bezpośrednim obserwacjom i interakcjom z klientami, organizacja może lepiej zrozumieć ich potrzeby i oczekiwania. Może to obejmować np. obserwację zachowań klientów podczas korzystania z produktów lub usług, analizę ich opinii i uwag oraz bezpośrednią interakcję z klientami w celu rozwiązania ewentualnych problemów czy skarg.

Dzięki genchi genbutsu organizacja może szybko reagować na potrzeby i oczekiwania klientów, co prowadzi do zwiększenia satysfakcji klienta i budowania długotrwałych relacji z nimi.

Genchi genbutsu umożliwia organizacji bezpośrednie badanie i analizę zachowań, potrzeb i oczekiwań klientów. Przez obserwację klientów podczas korzystania z produktów lub usług, organizacja może lepiej zrozumieć, czego dokładnie szukają i na co zwracają uwagę. Może to pomóc w identyfikacji potencjalnych obszarów do ulepszenia oraz dostosowaniu oferty do oczekiwań klientów.

Genchi genbutsu jest również skutecznym narzędziem w rozwiązywaniu problemów i reagowaniu na skargi klientów. Bezpośrednie badanie i analiza problemu lub skargi klienta pozwala na szybkie zidentyfikowanie przyczyn i podjęcie odpowiednich działań naprawczych. Organizacja może również bezpośrednio komunikować się z klientem, aby zrozumieć jego przyczyny i znaleźć satysfakcjonujące rozwiązanie.

Wdrożenie genchi genbutsu w kontekście obsługi klienta wymaga przede wszystkim szkolenia pracowników odpowiedzialnych za kontakt z klientem. Pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie obserwacji, słuchania klienta, analizy problemów i poszukiwania odpowiednich rozwiązań.

Ważne jest również zapewnienie odpowiednich narzędzi i systemów, które umożliwią gromadzenie i analizowanie danych związanych z obsługą klienta. Może to obejmować m.in. systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), które umożliwiają śledzenie interakcji z klientami, gromadzenie informacji zwrotnych czy analizę satysfakcji klientów.

Genchi Genbutsu — artykuły polecane

Genjitsu — Quality Audit Meeting — Jidoka — Joseph Juran — Mediacja — William Conway — Zarządzanie przez spacerowanie — Warunki pracy - społeczne — Decydent

Bibliografia

• Ingaldi M., Klimecka-Tatar D. (2015), Analiza Elementów Domu Toyoty, Zeszyty Naukowe Quality. Production. Improvement Nr 1(2)
• Liker J. (2003), The Toyota Way: 14 Management Principles From The World's Greatest Manufacturer, McGraw Hill
• Liker J., Meier D. (2005), The Toyota Way Fieldbook, McGraw Hill
• Miller J., Wroblewski M., Villafuerte J. (2014), Kultura Kaizen. Budowanie i utrzymywanie kultury ciągłego doskonalenia, Wydawnictwo MT Biznes, Warszawa
• Trenkner M.,(2016), Rola i zadania kierowników w realizacji koncepcji Lean Management-aspekty społeczne, Przedsiębiorczość i zarządzanie, nr 4

Autor: Angelika Rutana, Karol Żarski