Samoocena organizacji

Proces samooceny organizacji pozwala na dokładne określenie mocnych stron organizacji oraz obszarów wymagających poprawy. W efekcie procesu samooceny należy zidentyfikować obszary krytyczne (wymagające szczególnej uwagi), sformułować odpowiednie wnioski i w efekcie opracować plan działań, który przyczyni się do doskonalenia organizacji.

Realizacja procesu samooceny

Samoocena organizacji jest procesem wieloetapowym i wymaga zachowania odpowiedniej dyscypliny kolejności działań w przeprowadzeniu tego procesu.

Etapy procesu samooceny

1. Uzyskanie i utrzymanie zaangażowania. Przeprowadzenie procesu wymaga określenia powodów, dla których należy dokonać zmian w organizacji (np. zwiększenie satysfakcji klienta). W związku z tym należy opracować wspólną wizję przyszłości. Pozwoli ona na jasne i klarowne określanie rozwiązań służących realizacji tejże wizji.
2. Opracowanie i wdrożenie strategii komunikowania. Każda zmiana, która zachodzi w organizacji powinna uwzględniać określenie odpowiedniej strategii komunikowania (opracowania planów i sposobów komunikowania).
3. Planowanie procesu samooceny. W tym etapie kierownicy powinni uwzględnić priorytetowe korzyści jakie chcą osiągnąć w następstwie samooceny. Należy także ustalić kolejność oceny jednostek i komórek organizacyjnych (harmonogram).
4. Wybór i przeszkolenie osób zaangażowanych w przeprowadzanie procesu samooceny. Osoby dokonujące samooceny organizacji powinny posiadać odpowiednią wiedzę i umiejętności do dokonania rzetelnej oceny organizacji. Wiąże się to z odbyciem kilkunastodniowego szkolenia.
5. Przeprowadzenie samooceny organizacji. Sposób, zakres oraz charakter tego etapu zależy od modelu wykorzystywanego w samoocenie (np. Model EFQM, Model PNJ, Metoda CAF).
6. Rozważenie wyników i określenie priorytetów. Po opracowaniu samooceny należy określić priorytety i działania, które przyniosą korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla interesariuszy.
7. Ustalenie i wdrożenie planu działania. Po ustaleniu priorytetów należy opracować plany realizacji. W ramach tego etapu należy zapewnić odpowiednie zasoby niezbędne do wdrożenia działań doskonalących organizację.
8. Dokonywanie przeglądów procesu, jest ostatnim etapem realizacji procesu samooceny organizacji. Monitorowanie i przeglądanie pozwala na mierzenie postępów realizacji działań.

Korzyści wynikające z samooceny organizacji

Zastosowanie procesu samooceny przynosi organizacji szereg wymiernych korzyści[2], wśród których można wyróżnić:

• zdyscyplinowane i usystematyzowane podejście do problemów poprawy działalności,
• ocenę opartą na faktach, a nie na subiektywnej ocenie,
• spójność postępowania,
• skuteczne diagnozowanie,
• analiza postępów w czasie (okresowa samoocena),
• porównywanie pracy poszczególnych komórek w organizacji,
• porównywanie osiągnięć w stosunku do firm konkurencyjnych.

Implementacja wyników samooceny

Implementacja wyników samooceny jest kluczowym etapem w procesie zarządzania organizacją. Samoocena pozwala na identyfikację mocnych stron i obszarów do poprawy, dlatego tak ważne jest wprowadzenie zmian na podstawie uzyskanych wyników. Działania implementacyjne umożliwiają przekształcenie teorii w praktykę i wdrożenie konkretnych działań mających na celu usprawnienie działania organizacji.

Po przeprowadzeniu samooceny konieczne jest dokładne zbadanie uzyskanych wyników i identyfikacja obszarów, w których konieczne jest wprowadzenie zmian. Analiza wyników pozwala na zrozumienie, jak organizacja funkcjonuje, jakie są jej mocne strony i w jakich obszarach należy podjąć działania naprawcze. Identyfikacja zmian niezbędnych do wprowadzenia umożliwia skoncentrowanie się na najważniejszych obszarach, które mają największy wpływ na efektywność organizacji.

Po analizie wyników i identyfikacji zmian niezbędnych do wprowadzenia konieczne jest opracowanie planu działań implementacyjnych. Planowanie obejmuje ustalenie celów, określenie działań, zasobów i harmonogramu działań. Ważne jest również uwzględnienie odpowiedzialności za realizację poszczególnych działań oraz monitorowanie postępów w ich realizacji.

Monitorowanie postępów w realizacji zmian jest niezbędne, aby upewnić się, że wprowadzane działania przynoszą oczekiwane efekty. Regularne oceny postępów pozwalają na dostosowanie planów implementacyjnych, jeśli zachodzi taka potrzeba. Ponadto, ocena skuteczności działań pozwala na określenie, czy wprowadzone zmiany przyczyniły się do poprawy funkcjonowania organizacji i osiągnięcia zamierzonych celów.

Przykładem dobrej praktyki związanej z implementacją wyników samooceny może być zaangażowanie zarządu i kierownictwa organizacji w proces wprowadzania zmian. Ich wsparcie i zaangażowanie są kluczowe dla sukcesu implementacji wyników samooceny. Innym przykładem jest tworzenie zespołów projektowych odpowiedzialnych za realizację konkretnych działań zmiany. Takie zespoły mogą skupić się na konkretnych obszarach organizacji i skutecznie wprowadzić potrzebne zmiany.

Kultura organizacyjna a samoocena

Kultura organizacyjna ma ogromny wpływ na proces samooceny. Jeśli organizacja promuje otwartość, uczciwość i zaufanie, to samoocena może być bardziej skuteczna. Jeśli natomiast panuje atmosfera strachu, braku zaufania i oporu wobec zmian, to samoocena może być trudniejsza do przeprowadzenia. Dlatego ważne jest, aby organizacja budowała kulturę opartą na wartościach, które wspierają samoocenę i dążenie do ciągłego doskonalenia.

Wartości i przekonania organizacji mają istotne znaczenie dla samooceny. Jeśli organizacja kładzie nacisk na uczciwość, odpowiedzialność i innowacyjność, to samoocena może być bardziej skuteczna. Organizacje, które stawiają na ciągłe doskonalenie i otwartość na feedback, często osiągają lepsze wyniki samooceny.

W kontekście samooceny ważne jest promowanie takich zachowań jak otwartość na feedback, umiejętność refleksji i gotowość do zmian. Organizacje powinny zachęcać swoich pracowników do aktywnego uczestnictwa w samoocenie i do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami na temat organizacji. Ważne jest również, aby zachęcać do uczenia się na błędach i do podejmowania działań mających na celu poprawę sytuacji.

Ważne jest również eliminowanie zachowań, które negatywnie wpływają na samoocenę. Przykładem takiego zachowania może być bagatelizowanie problemów, unikanie odpowiedzialności za błędy czy brak otwartości na feedback. Organizacje powinny dążyć do eliminacji takich zachowań i promować kulturę, w której wszyscy pracownicy są zaangażowani w proces samooceny.

Samoocena może stanowić narzędzie do wspierania rozwoju pozytywnej kultury organizacyjnej. Poprzez samoocenę organizacja może identyfikować obszary, w których wartości i przekonania nie są realizowane w praktyce i podejmować działania mające na celu ich wzmocnienie. Samoocena może również służyć do budowania zaufania i umożliwienia pracownikom uczestnictwa w procesie zarządzania organizacją.

Wykorzystanie narzędzi i technologii w procesie samooceny

W procesie samooceny dostępne są różne narzędzia i technologie, które mogą ułatwić przeprowadzenie oceny organizacji. Można wykorzystać ankiety, wywiady, analizę danych, a także nowoczesne narzędzia informatyczne i aplikacje mobilne.

Wykorzystanie narzędzi i technologii w samoocenie może przynieść wiele korzyści. Przede wszystkim umożliwia to gromadzenie i analizę większych ilości danych, co może prowadzić do bardziej kompleksowej oceny organizacji. Ponadto, narzędzia informatyczne mogą automatyzować procesy samooceny i ułatwiać dostęp do wyników samooceny dla wszystkich pracowników.

Na rynku istnieje wiele systemów informatycznych, aplikacji mobilnych i platform internetowych wspierających samoocenę organizacji. Przykłady takich rozwiązań to np. systemy do zarządzania jakością, narzędzia do gromadzenia i analizy danych, aplikacje mobilne umożliwiające przeprowadzenie samooceny przez pracowników w dowolnym miejscu i czasie, a także platformy internetowe umożliwiające udostępnianie wyników samooceny i współpracę między różnymi działami organizacji.

Wykorzystanie narzędzi i technologii w samoocenie wymaga odpowiedniego zabezpieczenia danych i ochrony prywatności. Organizacje powinny dbać o bezpieczeństwo gromadzonych danych i stosować odpowiednie procedury związane z ich przechowywaniem i dostępem. Również ochrona prywatności pracowników jest ważna, dlatego należy zapewnić odpowiednie zabezpieczenia i respektować ich prawo do prywatności.

Narzędzia i technologie umożliwiają również automatyzację procesu samooceny. Dzięki temu organizacje mogą zaoszczędzić czas i zasoby, które można przeznaczyć na bardziej wartościowe działania. Automatyzacja procesu samooceny może obejmować np. automatyczne generowanie raportów, analizę danych czy przypominanie o zaległych zadaniach.

Samoocena organizacji — artykuły polecane

Metodyka PCM — Szkolenie zawodowe — ISO 9004 — Six sigma — Ocenianie pracowników — Diagnoza w projekcie — Hoshin kanri — Cykl organizacyjny — PCM - Etap oceny i audytu

Bibliografia

• Bratnicki M. (2000), Podstawy współczesnego myślenia o zarządzaniu, Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Dąbrowa Górnicza
• Bugdol M. (2006), Wartości organizacyjne: szkice z teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków
• Bugdol M. (2008), Zarządzanie jakością w urzędach administracji publicznej. Teoria i praktyka, Difin, Warszawa
• Kells H., Procesy samooceny, Wydawnictwo Uniwersytetu Marii Curie Skłodowakiej, Lublin 2000
• Recha M. (2008), Samoocena organizacji, Problemy Jakości, nr 8, 9
• Recha M. (2008), Samoocena organizacji, Problemy Jakości, nr 8, 9

Autor: Marta Kubik