Kartowanie

Technika kartowania jest stosowana do rejestracji informacji zbieranych w trakcie diagnozy. Może również być użyta do zapisu rozwiązań projektowanych. Do podstawowych kart przebiegu zaliczyć należy:

• kartę procesu,
• kartę obiegu dokumentu,
• kartę przebiegu czynności,
• kartę przebiegu czynności wielopodmiotowych,
• kartę przebiegu czynności obu rąk.

Zauważyć należy, iż różnice między tymi kartami mają dwojaki charakter. Z jednej strony różni je sposób podejścia do rejestracji, gdyż każda wykorzystuje inny punkt widzenia. Z drugiej zaś strony odróżnia je poziom szczegółowości - karta procesu jest ogólna, podczas gdy karta czynności obu rąk szczegółowa (Techniki... 1985, s. 35).

Karta procesu jest sporządzana dla zobrazowania całości przebiegu pracy. Jej zadaniem jest wykazanie kluczowych elementów pracy oraz problemów występujących w skali całego procesu. Na karcie zaznacza się tylko dwa rodzaje czynności: operacje (np. emisja lub potwierdzenie dokumentu) oraz kontrole (merytoryczne lub formalne sprawdzenie zawartości) (Techniki... 1985, s. 56). W zależności od charakteru procesu oraz poziomu jego znajomości przez prowadzących badanie można na etapie diagnozy zrezygnować z opracowania tej karty i przejść od razu do kart bardziej szczegółowych lub wykorzystać inną metodę, np. opisową.

Karta obiegu dokumentu zawiera więcej informacji od karty procesu i jest opracowywana dla dokumentacji objętej przedmiotem badania. Pozwala na rejestrację zmian jakim poddawany jest dokument i w tym celu wykorzystuje dodatkowe symbole: emisja (wystawienie w określonej liczbie egzemplarzy), numeracja, parafowanie, podpisanie, odczytanie treści, przemieszczenie na dalszą odległość (poczta, goniec, itp.), oczekiwanie (stan bezczynności), składowanie, likwidacja (Metody... 1997, s. 100). Karty obiegu dokumentów dają wszechstronny obraz procesu i pozwalają na ukazanie wszystkich jego istotnych momentów. Charakteryzują się przejrzystym i jednoznacznym sposobem zapisu, dlatego są wygodnym narzędziem do rejestracji prac biurowych. Jako uzupełnienie dla nich można stosować wykresy obiegu w formie kolumnowej lub przestrzennej oraz schematy obiegu, które wskazują oprócz czynności wykonywanych na dokumencie również drogę jaką musi on pokonać w organizacji (E. Burdziński 1982, s. 166). Jak zauważa M. Lisiński (M. Lisiński, Z. Martyniak 1981, s. 89), analiza dużej liczby dokumentów występujących w procesie za pomocą karty obiegu dokumentu nie pozwala na wystarczająco przejrzyste wskazanie zależności między nimi. Dlatego konieczne staje się zastosowanie narzędzia ogólniejszego, jednak bardziej szczegółowego od karty procesu. Takim narzędziem może być wykres Clarka. Umożliwia on określenie ile razy poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy realizujące daną procedurę otrzymują dokumenty, a także wskazuje na zbędne przepływy informacji.

Korzyści wykorzystania kartowania

Kartowanie jest narzędziem, które pozwala dokładnie zrozumieć procesy w organizacji oraz identyfikować występujące problemy. Dzięki niemu możliwe jest wprowadzenie skutecznych działań naprawczych, które przyczynią się do poprawy efektywności i jakości pracy organizacji. Kartowanie umożliwia również śledzenie zmian i ich wpływu na procesy, co jest istotne w dynamicznym i zmieniającym się środowisku biznesowym.

Jednym z kluczowych aspektów kartowania jest identyfikacja nadmiarowych przepływów informacji oraz możliwość wprowadzenia usprawnień, które pozwolą na bardziej efektywne funkcjonowanie organizacji. Dzięki temu można zoptymalizować procesy i osiągnąć lepsze rezultaty.

Kartowanie przynosi wiele korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla pracowników. Poprawa efektywności pracy wpływa na zwiększenie satysfakcji z wykonywanych zadań oraz podnosi morale wśród pracowników. Dzięki bardziej precyzyjnemu zrozumieniu procesów możliwe jest również lepsze zarządzanie zasobami, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy.

Przykłady zastosowania kartowania

Kartowanie może być wykorzystane w różnych obszarach organizacji. Przykłady zastosowania kartowania to:

• 1. Kartowanie procesu produkcji w celu identyfikacji narzędzi i materiałów. Dzięki temu można zoptymalizować proces produkcyjny, zidentyfikować potencjalne problemy i wprowadzić odpowiednie zmiany, co przekłada się na poprawę jakości i efektywności produkcji.
• 2. Wykorzystanie kartowania w zarządzaniu projektami do zobrazowania harmonogramu zadań. Kartowanie pozwala na lepsze zrozumienie kolejności działań i ich zależności, co ułatwia planowanie i monitorowanie postępu projektu.
• 3. Zastosowanie kartowania w zarządzaniu jakością do identyfikacji kroków procedury wymagających poprawy. Dzięki kartowaniu można precyzyjnie zobrazować procesy i łatwo zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji.
• 4. Kartowanie procesu obsługi klienta w celu zoptymalizowania czasu i jakości obsługi. Dzięki temu można zidentyfikować kroki, które mogą być źródłem problemów, i wprowadzić odpowiednie zmiany, które przyczynią się do lepszej obsługi klienta.
• 5. Kartowanie procesu logistycznego w celu identyfikacji potencjalnych przestojów i usprawnienia przepływu towarów. Dzięki temu można zoptymalizować proces transportu i składowania towarów, co przekłada się na oszczędność czasu i kosztów logistycznych.

Kluczowe wyzwania związane z kartowaniem

Kartowanie, pomimo swoich licznych korzyści, wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Kluczowe wyzwania związane z kartowaniem to:

• 1. Dostęp do odpowiednich narzędzi umożliwiających skuteczną rejestrację informacji. Niezbędne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania lub narzędzi, które umożliwią wykonanie precyzyjnych map procesów.
• 2. Skomplikowanie procesów, które utrudniają precyzyjne zobrazowanie całego przebiegu pracy. W niektórych organizacjach procesy mogą być złożone i trudne do zobrazowania w sposób jednoznaczny. W takich przypadkach konieczne jest dokładne zrozumienie procesów i odpowiednie ich uproszczenie przed przystąpieniem do kartowania.
• 3. Konieczność odpowiedniego szkolenia pracowników w zakresie korzystania z techniki kartowania. Kartowanie wymaga specjalistycznej wiedzy i umiejętności, dlatego istotne jest, aby pracownicy byli odpowiednio przeszkoleni i mieli świadomość celu i metod kartowania.
• 4. Zapewnienie odpowiedniej współpracy i zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron w proces kartowania. Kartowanie wymaga współpracy między różnymi działami i pracownikami, dlatego ważne jest, aby wszyscy byli zaangażowani i współpracowali w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów.
• 5. Konieczność ciągłego aktualizowania i utrzymania kart przebiegu w celu zachowania ich aktualności i skuteczności. Procesy w organizacji mogą ulegać zmianom, dlatego ważne jest, aby regularnie aktualizować mapy procesów i utrzymywać je w aktualnym stanie.

Kartowanie jest skutecznym narzędziem, które pozwala na lepsze zrozumienie i optymalizację procesów w organizacji. Pomaga identyfikować problemy, wprowadzać usprawnienia i poprawiać efektywność pracy. Jednak kartowanie wymaga odpowiednich narzędzi, szkoleń i zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron. Przy odpowiednim podejściu i wsparciu, kartowanie może przynieść liczne korzyści dla organizacji.

Kartowanie — artykuły polecane

Wykres Clarka — Fotografia dnia roboczego — Wykres blokowy — Wykres Gantta — GERT — Kwestionariusz — Procedury i instrukcje — Diagram procesu — Planowanie przestrzenne zakładu

Bibliografia

• Bieniok H. (2011), Metody sprawnego zarządzania, Wydawnictwo Placet, Warszawa
• Burdziński E. (1982), Metody i techniki organizacji pracy, Akademia Ekonomiczna w Katowicach, Katowice
• Lisiński M., Martyniak Z. (1981), Analiza wartości organizacji, Wydawnictwo Książka i Wiedza, Warszawa
• Martyniak Z. (red.) (1985), Techniki organizatorskie. Zastosowania w organizowaniu prac administracyjno-biurowych, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Sławomir Wawak