Proces sprzedaży
| Proces sprzedaży |
|---|
| Polecane artykuły |
|
To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.
|
Cele procesu
- 3 cele istnienia procesu:
- - planowanie sprzedaży wyrobów gotowych przedsiębiorstwa,
- - kontrola zaplanowanej sprzedaży przed przedsiębiorstwo,
- - sporządzanie i ukazywanie prognozy trendów sprzedaży.
- 3 udoskonalenia wg S.M.A.R.T:
- - wyodrębnienie 4 oddziałów na terenie Polski (płd-wsch, płd-zach, płn-zach, płn-wsch), czas przeznaczony na stworzenie jednostek to 1 rok, celem jest stworzenie zdrowej rywalizacji wewnątrz przedsiębiorstwa,
- - stworzenie w ciągu 2 lat centrum odpowiedzialności za przychody; wprowadzony controlling zapewni większy nadzór nad generowaniem przychodów,
- - zaimplementowanie systemu informatycznego automatycznie wykonującego powtarzające się części raportów według ustalonego schematu za pół roku.
Charakterystyka procesu
Proces "Planowania i kontroli sprzedaży" jak sama nazwa wskazuje, zajmuje się planowaniem i kontrolą sprzedaży. W tym procesie biorą udział 3 stanowiska tj, Młodszy Kontroler Sprzedaży, Kontroler Sprzedaży i Kierownik Sprzedaży.
Proces ma za cel zbierać dane z procesu sprzedaży, produkcji i marketingu. Po przeanalizowaniu tych informacji zadaniem jest przygotowanie budżetu sprzedaży i kontrolowaniu jego wykonania. W międzyczasie są sporządzane i prowadzone statystyki.
Następnie po opracowaniu wszystkie te dane są przekazywane w postaci raportu Zarządowi.
Zasoby (dane wejściowe)
1. Uczestnicy procesu
- Młodszy Kontroler Sprzedaży
- Kontroler Sprzedaży
- Kierownik Sprzedaży.
2. Zasoby materialne
Proces ten dysponuje takimi zasobami jak:- Po jednym komputerze na Kontrolera sprzedaży i Młodszego kontrolerasprzedaży (nie słabszymi niż: Pentium 4 2 GHz, 2GB RAM DDR2, GeForce2600; monitor o przekątnej nie mniejszej niż 17") - Notebook dla Kierownika sprzedaży (nie słabszy niż: Intel Core 2 duo1,9 GHz, 4 GB RAM, 3h na baterii, BT, Wi-Fi, monitor 15")- Stacja dokująca z twardym dyskiem (synchronizującym się z notebookiem Kierownika i automatycznie robiącym kopie zapasowe danych)- Wszystkie komputery działają na systemie Windows XP SP2, orazposiadają MS Office 2007.- Drukarka laserowa kolorowa w pokoju Kierownika sprzedaży- Drukarka laserowa monochromatyczna w każdym pokoju (oprócz pokoju Kierownika)- Kserokopiarka- Podstawowe wyposażenie biura (notatniki, długopisy, ołówki, gumki, spinacze, zszywacze, nożyczki, itd.) po jednym pełnym komplecie na pracownika- Biurko wraz z krzesłem i podnóżkiem (o ergonomicznych kształtach i dające się dopasować do cech fizycznych pracownika) po jednym komplecie na pracownika- Telefon z faksem (po jednym na pokój)- Szafa na dane archiwalne (przechowywane zarówno w segregatorach - starsze, oraz na płytachCD-R Black - świeższe)
3. Zasoby informacyjneUwzględnić m.in.: procedury, instrukcje, formularze, inne dokumenty niezbędne do wykonania procesu
- dane z procesu produkcji,
- dane mikro i makroekonomiczne z działu sprzedaży tj. wysokość zamówień bieżących, zrealizowanych i w toku, wysokość cen, itp.,
- dane historyczne sprzedaży,
- dane z bieżącej sprzedaży,
- kontrola wielkości zamówienia,
- harmonogram produkcji,
- wielkość zapasów,
- wielkość zamówienia,
- prognozowane dane sprzedaży na podstawie badań rynkowych,
- przepisy prawne
4. Narzędzia, metody i techniki
6. Opis procesu
- Młodszy kontroler sprzedaży:
- -zbiera dane z procesu produkcji tj. możliwości produkcyjne, średnia produkcja okresowa, czy brak przestojów poprzez odczytywania danych z raportów produkcji i uzupełnia je na drodze rozmowy - co tydzień
- -następnie aktualizuje dane historyczne zgłoszone przez dział sprzedaży, które są spowodowane np. poprzez korekty lub powstałe błędy - na bieżąco.
- -kolejnym etapem jest zbieranie danych bieżących z działu sprzedaży tj. wysokość zamówień bieżących, zrealizowanych i w toku, wysokość cen - co tydzień.
- -ponadto zbiera dane mikro i makroekonomiczne z działu marketingu tj. wysokość popytu lokalnego i globalnego, poziom inflacji, wysokość i wahania podaży, wysokość PKB i inne i ewentualnie uzupełnianie je literaturą prenumerowaną przez przedsiębiorstwo - co 2 tygodnie.
- -również z powyższego działu pobiera dane tj. badania rynku - co 2 tygodnie.
- Wszystkie powyższe dane umieszczenia w systemie bazodanowym, z którego korzysta Kontroler Sprzedaży
- Kontroler Sprzedaży korzystając z systemu bazodanowego na bieżąco aktualizowanego przez MKS wykonuje 2 główne zadania, tj:
- 1) Analizuje odchylenia sprzedaży ilościowej i wartościowej między budżetem a stanem faktycznym. Następnie opracowuje raport zawierający analizę przyczynowo-skutkową, wystąpienie znaczących odchyleń oraz propozycję działań w celu uniknięcia ich w przyszłości, który przekazuje kierownikowi sprzedaży a także opracowuje dane do przygotowania następnego budżetu, który ma za zadanie sporządzić. Zadanie wykonuje miesięcznie.
- 2) Opracowuje następny budżet - co miesiąc, czerpiąc informacje z raportów MKS oraz z wykonywania poniższych zadań:
- -analizowanie zmian wielkości zapasów - co tydzień.
- -analizowanie wielkości zamówienia - co tydzień.
- -analizowanie danych z procesu produkcji - co tydzień.
- -analizowanie danych historycznych sprzedaży - co tydzień.
- -analizowanie danych bieżących z działu sprzedaży - co tydzień.
- -analizowanie danych mikro i makroekonomiczne - co 2 tygodnie.
- -analizowanie danych z marketingu (np. badania rynku) - co 2 tygodnie.
- Sporządzony budżet przekazuje Kierownikowi sprzedaży.
- Pobocznym zadaniem Kontrolera Sprzedaży jest sporządzenie i prowadzenie statystyki czyli procentowe zmiany poprzednich danych i ich interpretacja. Dane na ten temat czerpie z systemu bazodanowego, który automatycznie aktualizuje potrzebne wskaźniki, po krótkim opisaniu i skomentowaniu przekaże w postaci raportu Kierownikowi Sprzedaży - co miesiąc.
- Kierownik Sprzedaży rozlicza Kontrolera Sprzedaży z planowanej sprzedaży. Korzysta on z poniższych raportów:
- - odchyleń sprzedaży ilościowej i wartościowej między budżetem a stanem faktycznym;
- - budżetu.
- Następnie przekazuje wnioski do zarządu o ewentualne nagrody i kary dla pracowników procesu planowania i kontrola sprzedaży - co kwartał.
- Kierownik Sprzedaży:
- i) dowiaduje się o poczynaniach konkurencji poprzez zakup danych tj. działania marketingowe, wahania ceny i wedle potrzeb z wywiadu gospodarczego oraz z publicznych raportów, doniesień prasowych.
- ii) obserwuje zmiany prawne, np. odnośnie ceł. Dane pobiera z biuletynów wydawanych przez odpowiednie władze oraz odpowiednich szkoleń, w których bierze udział.
- Efektem obu tych prac jest korygowanie i dostosowywanie sposobu zarządzania na poziomie 1-3 lat. W ramach potrzeb, dane będą przekazywane podwładnym. Zadanie wykonuje w czasie spływania potrzebnych danych.
- iii) sporządza prognozę wielkości sprzedaży na okres 1-3 lat. Dane pobiera z raportów oraz doświadczenia nabytego w czasie pełnienia danego stanowiska pracy. Raport z owego procesu jest przekazywany zarządowi a w postaci ustnej podwładnym w celu motywowania i ukazania celów, wizji i misji przedsiębiorstwa. Zadanie wykonuje kwartalnie.
- iv) sporządza miesięczny raport dla zarządu oraz działu sprzedaży z działalności podległemu mu procesowi.
Wyjścia (dane wyjściowe)
- budżet sprzedaży,
- odchylenia od budżetu,
- statystyki analizowanego procesu,
- prognozy na okres 1-3 lat,
- raport: "Przyczynowo-skutkowa analiza odchyleń sprzedaży między budżetem a stanem faktycznym"
- raport dla Zarządu
Odpowiedzialność i uprawnienia
| Stanowisko | Nr | Uprawnienia | Odpowiedzialność |
| Młodszy kontroler sprzedaży | 1 | Dostęp do raportów działu produkcji
Komunikacja z działem produkcji Wprowadzanie zmian w systemie |
Terminowość - co tydzień
Poprawność wprowadzanych danych |
| 2 | Wprowadzanie zmian w systemie | Rzetelność wprowadzanych zmian
Terminowość - na bieżąco | |
| 3 | Dostęp do raportów działu sprzedaży
Komunikacja z działem sprzedaży Wprowadzanie zmian w systemie |
Terminowość - dwa razy w tygodniu
Poprawność wprowadzanych danych | |
| 4,5 | Dostęp do raportów działu marketingu
Komunikacja z działem marketingu Wprowadzanie zmian w systemie Dostęp do literatury fachowej |
Terminowość - co dwa tygodnie
Poprawność wprowadzanych danych | |
| Kontroler sprzedaży | 6 | Dostęp do raportów działu marketingu
Dane działu księgowości |
Przeprowadzenie poprawnie analizy przyczynowo-skutkowej
Logiczność, czytelność, syntetykę raportu Terminowość - co miesiąc |
| 7 | Dostęp do systemu
Kontakty z innymi działami |
Terminowość - co tydzień
Właściwa interpretacja analiz Natychmiastowe informowanie o istotnych zmianach | |
| 8 | Dostęp do systemu | Przedstawienie wszystkich wskaźników oraz interpretacja tych, w których zaszły najistotniejsze zmiany, przekazanie raportu kierownikowi | |
| 9 | Dostęp do systemu | Aktualizacje budżetu co miesiąc, Ujęcie wszystkich potrzebnych analiz, 80% skuteczność budżetu, przekazanie budżetu kierownikowi | |
| Kierownik sprzedaży | 10 | Dostęp do planowanego budżetu, do odchyleń budżetowych oraz danych z marketingu i księgowości | Udzielanie propozycji dla zarządu o nagrody i kary dla członków danego procesu - miesięcznie |
| 11 | Zakup wymaganych informacji | Gospodarność | |
| 12 | Zamawiania prenumeraty | Poprawność | |
| 13 | Dostęp do systemu, komunikacja z członkami procesu | Comiesięczny raport dla zarządu zawierający wyniki i postępy. |
Diagram procesu
Diagram Hijmansa
Uczestnicy
Zadania |
||||||||
| Zbiera dane z produkcji | ||||||||
| Akt. dane hist. | ||||||||
| Zbiera dane ze sprzedaży | ||||||||
| Pozyskuje dane mikro i makro | ||||||||
| Pobiera badania rynku | ||||||||
| Analizuje odchyl. | ||||||||
| Oprac. budżet | ||||||||
| Sporz. statystyki | ||||||||
| Rozlicza KS z pracy | ||||||||
| Obserwuje poczynan. Konkurencji | ||||||||
| Obserwuje zmiany prawne | ||||||||
| Prognozuje sprzedaż | ||||||||
| Sporządza miesięczny raport |
Autor: Krzysztof Benedyk, Jacek Piwowarczyk
