Proces sprzedaży

Proces sprzedaży
Polecane artykuły
Proces.gif

To tylko przykład procesu.

Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

3 cele istnienia procesu:
- planowanie sprzedaży wyrobów gotowych przedsiębiorstwa,
- kontrola zaplanowanej sprzedaży przed przedsiębiorstwo,
- sporządzanie i ukazywanie prognozy trendów sprzedaży.
3 udoskonalenia wg S.M.A.R.T:
- wyodrębnienie 4 oddziałów na terenie Polski (płd-wsch, płd-zach, płn-zach, płn-wsch), czas przeznaczony na stworzenie jednostek to 1 rok, celem jest stworzenie zdrowej rywalizacji wewnątrz przedsiębiorstwa,
- stworzenie w ciągu 2 lat centrum odpowiedzialności za przychody; wprowadzony controlling zapewni większy nadzór nad generowaniem przychodów,
- zaimplementowanie systemu informatycznego automatycznie wykonującego powtarzające się części raportów według ustalonego schematu za pół roku.

Charakterystyka procesu

Proces "Planowania i kontroli sprzedaży" jak sama nazwa wskazuje, zajmuje się planowaniem i kontrolą sprzedaży. W tym procesie biorą udział 3 stanowiska tj, Młodszy Kontroler Sprzedaży, Kontroler Sprzedaży i Kierownik Sprzedaży.

Proces ma za cel zbierać dane z procesu sprzedaży, produkcji i marketingu. Po przeanalizowaniu tych informacji zadaniem jest przygotowanie budżetu sprzedaży i kontrolowaniu jego wykonania. W międzyczasie są sporządzane i prowadzone statystyki.

Następnie po opracowaniu wszystkie te dane są przekazywane w postaci raportu Zarządowi.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

  • Młodszy Kontroler Sprzedaży
  • Kontroler Sprzedaży
  • Kierownik Sprzedaży.

2. Zasoby materialne

Proces ten dysponuje takimi zasobami jak:- Po jednym komputerze na Kontrolera sprzedaży i Młodszego kontrolerasprzedaży  (nie słabszymi niż: Pentium 4 2 GHz, 2GB RAM DDR2, GeForce2600; monitor o przekątnej nie mniejszej niż 17") - Notebook dla Kierownika sprzedaży (nie słabszy niż: Intel Core 2 duo1,9 GHz, 4 GB RAM, 3h na baterii, BT, Wi-Fi, monitor 15")- Stacja dokująca z twardym dyskiem (synchronizującym się z notebookiem Kierownika i automatycznie robiącym kopie zapasowe danych)- Wszystkie komputery działają na systemie Windows XP SP2, orazposiadają MS Office 2007.- Drukarka laserowa kolorowa w pokoju Kierownika sprzedaży- Drukarka laserowa monochromatyczna w każdym pokoju (oprócz pokoju Kierownika)- Kserokopiarka- Podstawowe wyposażenie biura (notatniki, długopisy, ołówki, gumki, spinacze, zszywacze, nożyczki, itd.) po jednym pełnym komplecie na pracownika- Biurko wraz z krzesłem i podnóżkiem (o ergonomicznych kształtach i dające się dopasować do cech fizycznych pracownika) po jednym komplecie na pracownika- Telefon z faksem (po jednym na pokój)- Szafa na dane archiwalne (przechowywane zarówno w segregatorach - starsze, oraz na płytachCD-R Black - świeższe)

3. Zasoby informacyjneUwzględnić m.in.: procedury, instrukcje, formularze, inne dokumenty niezbędne do wykonania procesu

  • dane z procesu produkcji,
  • dane mikro i makroekonomiczne z działu sprzedaży tj. wysokość zamówień bieżących, zrealizowanych i w toku, wysokość cen, itp.,
  • dane historyczne sprzedaży,
  • dane z bieżącej sprzedaży,
  • kontrola wielkości zamówienia,
  • harmonogram produkcji,
  • wielkość zapasów,
  • wielkość zamówienia,
  • prognozowane dane sprzedaży na podstawie badań rynkowych,
  • przepisy prawne

4. Narzędzia, metody i techniki

  • system bazodanowy
  • budżet.
  • raporty z systemu zarządzania (program komputerowy)

6. Opis procesu

Młodszy kontroler sprzedaży:
-zbiera dane z procesu produkcji tj. możliwości produkcyjne, średnia produkcja okresowa, czy brak przestojów poprzez odczytywania danych z raportów produkcji i uzupełnia je na drodze rozmowy - co tydzień
-następnie aktualizuje dane historyczne zgłoszone przez dział sprzedaży, które są spowodowane np. poprzez korekty lub powstałe błędy - na bieżąco.
-kolejnym etapem jest zbieranie danych bieżących z działu sprzedaży tj. wysokość zamówień bieżących, zrealizowanych i w toku, wysokość cen - co tydzień.
-ponadto zbiera dane mikro i makroekonomiczne z działu marketingu tj. wysokość popytu lokalnego i globalnego, poziom inflacji, wysokość i wahania podaży, wysokość PKB i inne i ewentualnie uzupełnianie je literaturą prenumerowaną przez przedsiębiorstwo - co 2 tygodnie.
-również z powyższego działu pobiera dane tj. badania rynku - co 2 tygodnie.
Wszystkie powyższe dane umieszczenia w systemie bazodanowym, z którego korzysta Kontroler Sprzedaży
Kontroler Sprzedaży korzystając z systemu bazodanowego na bieżąco aktualizowanego przez MKS wykonuje 2 główne zadania, tj:
1) Analizuje odchylenia sprzedaży ilościowej i wartościowej między budżetem a stanem faktycznym. Następnie opracowuje raport zawierający analizę przyczynowo-skutkową, wystąpienie znaczących odchyleń oraz propozycję działań w celu uniknięcia ich w przyszłości, który przekazuje kierownikowi sprzedaży a także opracowuje dane do przygotowania następnego budżetu, który ma za zadanie sporządzić. Zadanie wykonuje miesięcznie.
2) Opracowuje następny budżet - co miesiąc, czerpiąc informacje z raportów MKS oraz z wykonywania poniższych zadań:
-analizowanie zmian wielkości zapasów - co tydzień.
-analizowanie wielkości zamówienia - co tydzień.
-analizowanie danych z procesu produkcji - co tydzień.
-analizowanie danych historycznych sprzedaży - co tydzień.
-analizowanie danych bieżących z działu sprzedaży - co tydzień.
-analizowanie danych mikro i makroekonomiczne - co 2 tygodnie.
-analizowanie danych z marketingu (np. badania rynku) - co 2 tygodnie.
Sporządzony budżet przekazuje Kierownikowi sprzedaży.
Pobocznym zadaniem Kontrolera Sprzedaży jest sporządzenie i prowadzenie statystyki czyli procentowe zmiany poprzednich danych i ich interpretacja. Dane na ten temat czerpie z systemu bazodanowego, który automatycznie aktualizuje potrzebne wskaźniki, po krótkim opisaniu i skomentowaniu przekaże w postaci raportu Kierownikowi Sprzedaży - co miesiąc.
Kierownik Sprzedaży rozlicza Kontrolera Sprzedaży z planowanej sprzedaży. Korzysta on z poniższych raportów:
- odchyleń sprzedaży ilościowej i wartościowej między budżetem a stanem faktycznym;
- budżetu.
Następnie przekazuje wnioski do zarządu o ewentualne nagrody i kary dla pracowników procesu planowania i kontrola sprzedaży - co kwartał.
Kierownik Sprzedaży:
i) dowiaduje się o poczynaniach konkurencji poprzez zakup danych tj. działania marketingowe, wahania ceny i wedle potrzeb z wywiadu gospodarczego oraz z publicznych raportów, doniesień prasowych.
ii) obserwuje zmiany prawne, np. odnośnie ceł. Dane pobiera z biuletynów wydawanych przez odpowiednie władze oraz odpowiednich szkoleń, w których bierze udział.
Efektem obu tych prac jest korygowanie i dostosowywanie sposobu zarządzania na poziomie 1-3 lat. W ramach potrzeb, dane będą przekazywane podwładnym. Zadanie wykonuje w czasie spływania potrzebnych danych.
iii) sporządza prognozę wielkości sprzedaży na okres 1-3 lat. Dane pobiera z raportów oraz doświadczenia nabytego w czasie pełnienia danego stanowiska pracy. Raport z owego procesu jest przekazywany zarządowi a w postaci ustnej podwładnym w celu motywowania i ukazania celów, wizji i misji przedsiębiorstwa. Zadanie wykonuje kwartalnie.
iv) sporządza miesięczny raport dla zarządu oraz działu sprzedaży z działalności podległemu mu procesowi.

Wyjścia (dane wyjściowe)

  • budżet sprzedaży,
  • odchylenia od budżetu,
  • statystyki analizowanego procesu,
  • prognozy na okres 1-3 lat,
  • raport: "Przyczynowo-skutkowa analiza odchyleń sprzedaży między budżetem a stanem faktycznym"
  • raport dla Zarządu

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko Nr Uprawnienia Odpowiedzialność
Młodszy kontroler sprzedaży 1 Dostęp do raportów działu produkcji

Komunikacja z działem produkcji

Wprowadzanie zmian w systemie

Terminowość - co tydzień

Poprawność wprowadzanych danych

2 Wprowadzanie zmian w systemie Rzetelność wprowadzanych zmian

Terminowość - na bieżąco

3 Dostęp do raportów działu sprzedaży

Komunikacja z działem sprzedaży

Wprowadzanie zmian w systemie

Terminowość - dwa razy w tygodniu

Poprawność wprowadzanych danych

4,5 Dostęp do raportów działu marketingu

Komunikacja z działem marketingu

Wprowadzanie zmian w systemie

Dostęp do literatury fachowej

Terminowość - co dwa tygodnie

Poprawność wprowadzanych danych

Kontroler sprzedaży 6 Dostęp do raportów działu marketingu

Dane działu księgowości

Przeprowadzenie poprawnie analizy przyczynowo-skutkowej

Logiczność, czytelność, syntetykę raportu

Terminowość - co miesiąc

7 Dostęp do systemu

Kontakty z innymi działami

Terminowość - co tydzień

Właściwa interpretacja analiz

Natychmiastowe informowanie o istotnych zmianach

8 Dostęp do systemu Przedstawienie wszystkich wskaźników oraz interpretacja tych, w których zaszły najistotniejsze zmiany, przekazanie raportu kierownikowi
9 Dostęp do systemu Aktualizacje budżetu co miesiąc, Ujęcie wszystkich potrzebnych analiz, 80% skuteczność budżetu, przekazanie budżetu kierownikowi
Kierownik sprzedaży 10 Dostęp do planowanego budżetu, do odchyleń budżetowych oraz danych z marketingu i księgowości Udzielanie propozycji dla zarządu o nagrody i kary dla członków danego procesu - miesięcznie
11 Zakup wymaganych informacji Gospodarność
12 Zamawiania prenumeraty Poprawność
13 Dostęp do systemu, komunikacja z członkami procesu Comiesięczny raport dla zarządu zawierający wyniki i postępy.

Diagram procesu

Diagram Hijmansa

Uczestnicy

Zadania

Młodszy kontroler sprzedaży
Kontroler sprzedaży
Kierownik sprzedaży
Członko-wie Zarządu
Kierow-nik dz. produkcji
Kierownik dz. sprzedaży
Kierownik dz. mar­ketingu
Otoczenie zewnętrzne
Zbiera dane z produkcji
W
K
I
Akt. dane hist.
W
K
I
Zbiera dane ze sprzedaży
W
K
No
I
Pozyskuje dane mikro i makro
W
K
I
Pobiera badania rynku
W
K
I
Analizuje odchyl.
I
W
N
Z
Oprac. budżet
I
W
K
Z
Sporz. statystyki
I
W
N
Rozlicza KS z pracy
I
W
Z
Obserwuje poczynan. Konkurencji
W
N
O
I
Obserwuje zmiany prawne
W
O
O
I
Prognozuje sprzedaż
I
W
Z
O
Sporządza miesięczny raport
I
I
W
Z

Autor: Krzysztof Benedyk, Jacek Piwowarczyk