Agencja eventowa
| Agencja eventowa |
|---|
| Polecane artykuły |
Agencja eventowa (event agency) to firma świadcząca usługę organizacji wydarzeń na rzecz innych podmiotów tj. planowanie, wykonanie, produkcja. Usługa ta obejmuje ocenę, definicję, nabywanie, alokację, kierowanie, kontrolę i analizę czasu, finansów, ludzi, produktów, usług i innych zasobów w celu osiągnięcia celów danego wydarzenia. Zadaniem kierownika wydarzenia jest nadzorowanie i aranżowanie każdego aspektu wydarzenia, w tym badanie, planowanie, organizowanie, wdrażanie, kontrolowanie i ocena projektu wydarzenia, działań i produkcji. Agencja eventowa nie jest agencją reklamową. Ma ona znacznie szerszy zakres działań związanych z designem, administracją, marketingiem, operacjami i ryzykiem.
Zadania agencji eventowej
Poniżej przedstawione przykładowe zadania agencji eventowej, które są zmienne w zależności od typu klienta, prowadzonego projektu, okoliczności i innych czynników. Całokształt zakresu jednostek związanych z głównym przedmiotem agencji eventowych, czyli event managementem, został sklasyfikowany przez Julie Rutherford Silvers - certyfikowanego eksperta organizacji wydarzeń i współtwórcę Events Management Body of Knowledge (EMBOK odpowiednik BABOKa i PMBOKa w zakresie event managementu).
Planowanie:
- Określenie zakresu współpracy klienta z agencja
- Zdefiniowanie wydarzenia, jego celów, grupy odbiorców i kryteriów sukcesu
- Opracowanie scenariuszy budżetu
- Zaprojektowanie designu wydarzenia
- Budowanie brandingu
- Tworzenie strategii marketingu i komunikacji
- Tworzenie skryptu
- Kontakt i negocjacje z kontraktorami
Wykonanie:
- Zarządzanie i komunikacja z uczestnikami
- Produkcja audiowizualna
- Logistyka (catering, ochrona, foto/wideo, dekoracje, produkcja sceny, organizacja zakwaterowania)
- Koordynacja zasobów ludzkich
- Monitoring jakości usług
Raportowanie:
- Komunikacja post-eventowa do uczestników
- Dokumentowanie wydarzenia
- Podsumowanie ilościowe i jakościowe na podstawie informacji zwrotnej od uczestników
- Podsumowanie budżetu
Typy wydarzeń organizowanych przez agencje eventowe
Julia Silvers zdefiniowała rodzaje wydarzeń, które mogą być wydelegowane do organizacji. Są to wydarzenia m.in.:
Biznesowe/korporacyjne tzn. każde wydarzenie wspierające cele biznesowe, w tym funkcje zarządzania, komunikacja korporacyjna, szkolenia, marketing, zachęty, relacje z pracownikami i relacje z klientami, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.
Wystawy/targi tzn. wydarzenie gromadzące kupujących, sprzedających i zainteresowanych osób, aby oglądać i / lub sprzedawać produkty, usługi i inne zasoby dla określonej branży lub ogółu społeczeństwa, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.
Marketingowe tzn. wydarzenie zorientowane na handel w celu ułatwienia spotkania kupującego i sprzedającego lub zwiększenia świadomości na temat produktu lub usługi komercyjnej, zaplanowanych samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.
Konferencje/konwencje tzn. zgromadzenie ludzi w celu wymiany informacji, debaty lub dyskusji, konsensusu lub decyzji, edukacji i budowania relacji, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.
Kontraktorzy agencji eventowej
By zorganizować dane wydarzenie agencja podejmuje współpracę z wieloma kontraktorami odpowiedzialnymi za dostarczenie poszczególnych elementów/części składowych wydarzenia. Są to m.in.:
- Managerowie przestrzeni eventowej
- Agencje produkcyjne (audiowizualne, oświetleniowe)
- Foto- i wideografowie
- Prelegenci
- Dekoratorzy
- Firmy ochroniarskie
- Firmy cateringowe
- Firmy sprzątające
- Operatorzy biletów
- Drukarnie i producenci gadżetów
- Animatorzy
- Agencje HR
- Konsultanci marketingowi
- Agencje wynajmujące (np. meble, dekoracje)
Technologie wykorzystywane przez agencje eventowe
By usprawnić swoją codzienną pracę agencje eventowe korzystają z różnego rodzaju oprogramowań, systemów i innych technologii, m.in.:
- Oprogramowanie do planowania (wykresy Gantt i PERT pomagajace wyznaczyć ścieżke krytyczna)
- Systemy do rezerwacji przestrzeni
- Systemy do rejestracji uczestników (zbieranie i analiza danych na temat uczestników, sprzedaż biletów)
- Oprogramowanie CAD, Adobe Creative do tworzenia wizualizacji sceny, przestrzeni i stanowisk targowych
- Systemy zabezpieczające (ochrona danych osobowych, monitorowanie ruchu, inwentaryzacja)
- Systemy komunikacyjne (walkie talkie, radio)
- Systemy transmitujące obraz i dźwięk (telebimy)
Agencja eventowa a jednostki publiczne
Władze lokalne są również coraz bardziej zaangażowane w wydarzenia, postrzegając je jako ważny sposób tworzenia wysokiej jakości życia dla swoich wyborców oraz przyciągania turystyki i korzyści ekonomicznych dla swoich regionów. Władze lokalne są obecnie jednymi z największych graczy w dziedzinie wydarzeń, przy czym prawie każdy organ samorządu zatrudnia kierownika lub zespół wydarzeń, a większość zapewnia finansowanie i wsparcie dla szerokiej gamy wydarzeń lokalnych. W związku z tym agencje eventowe muszą odnaleźć się w takiej sytuacji i współpracować z tymi jednostkami z poszanowaniem interesów obu stron.
Właściciel przestrzeni eventowej
Rządy są często właścicielami parków, boisk, ulic, ratuszów, stadionów oraz ośrodków sportowych i społecznych, w których odbywają się imprezy. Są odpowiedzialni za rozwój i utrzymanie tych aktywów, a także za zarządzanie nimi na co dzień. Z tej przyczyny muszą zatrudniać pracowników do ich prowadzenia oraz do ustalania zasad i opłat za korzystanie z tych aktywów oraz administrowania nimi. To właśnie z tymi osobami agencja eventowa będzie współpracowała najściślej przy organizacji danego wydarzenia, jeżeli odbywa się ono na terenie jednostki publicznej.
Organ udzielający zgody i regulujący prawo
Rządy ustalają i zarządzają wieloma przepisami i politykami, które regulują organizację wydarzeń w takich sprawach, jak tworzenie tymczasowych struktur, sprzedaż żywności, ograniczenia hałasu, zamykanie ulic oraz wymagania dotyczące ruchu i parkowania. Lokalne samorządy często ściśle współpracują z innymi agencjami rządowymi, takimi jak władze drogowe, służby zdrowia i policja, przy opracowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu zasad i przepisów regulujących te obszary. W przypadku dużych wydarzeń publicznych, w których bierze udział ponad 500 osób w Polsce, samorząd będzie wymagać pozwolenia (Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych 2009, s. 2), a w przypadku dużych wydarzeń będzie to wymagało ścisłej współpracy z odpowiedzialnymi organami wydającymi zezwolenia, z wnioskami dotyczącymi takich kwestii, jak wpływ na środowisko , zarządzanie ruchem i bezpieczeństwo; mniejsze wydarzenia będą wymagały wydania licencji.
Agencja eventowa a jednostki prywatne
Wydarzenia mają wyjątkową zdolność do fizycznego zbliżenia ludzi oraz inspirowania i komunikowania się z nimi w sposób, którego nie można łatwo powielić innymi środkami lub mediami, co zostało uznane przez sektor korporacyjny. Silvers (2010) opisuje wydarzenia korporacyjne i biznesowe jako „Każde wydarzenie, które wspiera cele biznesowe, w tym funkcje zarządzania, komunikację korporacyjną, szkolenia, marketing, zachęty, relacje z pracownikami i relacje z klientami, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami”. Wykorzystywanie wydarzeń przez firmy może być ukierunkowane:
- Wewnętrznie (własne praktyki biznesowe i personel)
- Zewnętrznie (skierowane do ich klientów i klientów)
Wspólnym wątkiem jest wykazana zdolność zdarzeń do osiągania wyników pod względem celów biznesowych, a tym samym zapewniania zwrotu z inwestycji.
Wydarzenia wewnątrz firm
Wewnętrznie firmy w znaczący sposób wykorzystują wydarzenia, takie jak spotkania kierownictwa i szkolenia personelu w codziennym prowadzeniu działalności. Inne wydarzenia wewnętrzne, takie jak spotkania towarzyskie pracowników, budowanie zespołu, zachęty i wieczory wręczania nagród, są postrzegane jako cenne narzędzie do inspirowania i motywowania pracowników oraz przyczyniające się do rozwoju udanej kultury korporacyjnej. Konferencje sprzedażowe i seminaria produktowe służą rozszerzeniu tej kultury na przedstawicieli firm i sieci dealerów. Wiele firm wnosi znaczne środki w celu zapewnienia, aby takie wydarzenia były postrzegane jako część ich tożsamości korporacyjnej i stylu oraz były prowadzone z zachowaniem wysokich standardów profesjonalizmu i umiejętności prezentacji.
Bibliografia
- Bowdin G. (red) (2012), Events Management Third Edition, Routledge, New York, s. 53-61
- Connell B (2006), Professional Meeting Management: Comprehensive Strategies for Meetings, Conventions and Events, Kendall/Hunt Publishing, Iowa
- Jouaneh I. (2013), The Rising Impact of Social Media on Meeting and Events
- Silvers J. (1999), Events Management Body of Knowledge
- Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych (2009), Dz.U. 2009 Nr 62 poz. 504
- Van der Wagen L., White L. (2010), Events Management: For Tourism, Cultural, Business and Sporting Events, Pearson Australia, s. 22-35
- Yang J. (2008), Events Impact and Events Stakeholder Management
Autor: Joanna Ciesielska
 |
Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu. |
