Plan naprawczy

Plan naprawczy to indywidualny program dostosowany do potrzeb pracownika, któremu z jakichś powodów spadła efektywność pracy. Jak podaje A. Pocztowski plan naprawczy jest nowatorskim podejściem do problemów pracownika (A. Pocztowski, 2002, s. 45)

TL;DR

Plan naprawczy to program dostosowany do potrzeb pracownika, któremu spadła efektywność pracy. Cele planu to złagodzenie problemów pracownika i osiągnięcie celów pracy. Plan naprawczy nie jest regulowany przez prawo i jest sporządzany wewnętrznie w firmie. Rezultatem planu może być poprawa wydajności, szkolenie pracownika lub zmiana zatrudnienia. Plan powinien składać się z opisu bieżących wyników, sposobu realizacji i pożądanego rezultatu. Rola działu HR to ustalenie potrzeby planu i administrowanie nim. Etapy wdrażania to ustalenie potrzeby, opracowanie planu, sprawdzenie przez HR, wdrożenie, monitorowanie postępów i podsumowanie.

Cele wdrożenia planu naprawczego

Cele planu naprawczego to złagodzenie problemów związanych z zachowaniem pracownika lub osiągnięcie przez niego określonych celów pracy. Plan naprawczy jest pewnego rodzaju drugą szansą dla pracownika, który w danym czasie nie osiągnął wyznaczonych mu przez pracodawcę celów. (SHRM, 2018)

Okoliczności wdrażania planu naprawczego

Plan naprawczy wdraża się, gdy:

• ocena okresowa pracownika była niezadowalająca,
• regularnie pogarszają się wyniki i jakość pracy pracownika.

Plan naprawczy nie jest regulowany przez przepisy prawa i nie wynika z Kodeksu Pracy. Ustanowiony on jest wewnętrznymi przepisami przedsiębiorstwa. (Strzelec D., Janowska A. 2014, s. 65)

Rezultat zastosowania planu naprawczego

Rezultatem zastosowania planu naprawczego może być poprawa wydajności, efektywności, zdobycie brakującej wiedzy za pomocą szkoleń lub podjęcie działań związanych z zatrudnieniem np. degradacja, przesunięcie lub rozwiązanie umowy o pracę. (SHRM, 2018)

Elementy planu naprawczego

Plan naprawczy powinien składać się z 3 elementów:

• Obecne wyniki pracy - opis aktualnych wyników pracy, odbiegających od normy oraz opis działań, których pracownik nie wykonywał poprawnie,
• Sposób realizacji planu - wskazówki i narzędzia, które pomogą pracownikowi osiągnąć cel, harmonogram, a także w razie potrzeb szkolenia i coaching,
• Pożądany rezultat - określenie wymiernych efektów, które pracownik powinien osiągnąć w wyznaczonym czasie. Postawione pracownikowi cele powinny być realne, wymierne i możliwe do osiągnięcia.

Plan naprawczy powinien być sporządzony w formie pisemnej, podpisany przez obie strony (pracodawcę oraz pracownika). Ważne jest też, by pracodawca formułował założenia planu wspólnie z pracownikiem. Takie postępowanie będzie bodźcem motywującym dla pracownika (Strzelec D., Janowska A., 2014, s. 65)

Rola działu HR

Ważną role w zakresie wprowadzania planu naprawczego stanowi dział HR. Do jego zadań należy:

• ustalenie, czy plan naprawczy jest odpowiednim działaniem w danej sytuacji,
• administrowanie planami naprawczymi we współpracy z menedżerami, by zapobiec stronniczości,
• zapewnianie porad zarówno dla kierownika jak i pracownika (SHRM, 2018)

Etapy wdrażania planu naprawczego

1. Ustalenie czy plan jest odpowiedni dla danego pracownika

Plan naprawczy powinien być stosowany w celu pomocy pracownikowi, a nie jako podstawa do rozpoczęcia procesu mającego na celu zwolnienie pracownika. Rolą działu HR jest tutaj ustalenie czy plan naprawczy będzie dla pracownika szkodliwy czy też będzie dla niego pomocny. Należy tutaj wziąć pod uwagę czy istnieje faktyczny problem z wydajnością lub zachowaniem pracownika oraz czy można go uzasadnić. Kierownik może sporządzić wykaz braków, wraz z konkretnymi datami oraz danymi i szczegółowymi wyjaśnieniami, a także przedstawić wcześniejsze wskazówki, jakich udzielił pracownikowi. Wszystkie te czynności dadzą odpowiedź, czy menedżer zrobił wszystko, by zapobiec potrzebie wdrożenia planu naprawczego.(SHRM, 2018)

2. Opracowanie wersji roboczej

Po ustaleniu potrzeby wdrożenia planu naprawczego, menedżer powinien sporządzić plan, który następnie powinien być skontrolowany przez dział HR. W planie należy umieścić informacje na temat wyników pracownika i norm jakie powinien osiągać. Informacje te powinny być konkretne (informacje o niepożądanym działaniu, daty, dane, szczegółowe wyjaśnienia). Plan powinien mieć dołączony również opis stanowiska pracy, co pomoże dokładniej wyjaśnić oczekiwania menedżera wobec pracownika (Strzelec D., Janowska A., 2014, s. 65) Cele określone w planie powinny być mierzalne i osiągalne, możliwe do określenia w czasie (inaczej cele SMART). Plany naprawcze zazwyczaj trwają 30,60 lub 90 dni, w zależności od tego, ile czasu zajmuje poprawa konkretnego problemu (SHRM, 2018) Plan powinien mieć wyraźnie określone konsekwencje, jakie poniesie pracownik, których nie spełni celów w nim zawartych.

3. Sprawdzenie planu naprawczego przez dział HR

Zadaniem działu HR jest sprawdzenie czy w planie nie znajdują się przesłanki świadczące o uprzedzeniu wobec pracownika, czy problem jest jasno określony i uzasadniony, czy cele są sprawiedliwe oraz czy ramy czasowe dla osiągnięcia celu są odpowiednio wyznaczone. Celem tego działania jest sprawdzenie czy plan naprawczy jest osiągalny i sprawiedliwy (SHRM, 2018)

4. Wdrażanie planu naprawczego

Plan naprawczy powinien być wdrażany we współpracy z pracownikiem. Ważne jest, by menedżer brał pod uwagę opinię pracownika, dzięki temu będzie miał on poczucie odpowiedzialności, a także sprawi, że pracownik będzie zmotywowany do zmian i efektywniejszej pracy. Wspólne ustalenia pozwolą na stworzenie ostatecznego planu. Plan powinien być sporządzony w wersji pisemnej, podpisany przez pracownika oraz menedżera i przesłany do działu HR. (SHRM, 2018)

5. Monitorowanie postępów

Postępy powinny być regularnie sprawdzane i omawiane na spotkaniach menedżera z pracownikiem. Postępy jakich dokonuje pracownik dążąc do osiągnięcia celu powinny być udokumentowane. Jeżeli pracownik posiada braki w wiedzy lub niedostateczne umiejętności należy udostępnić mu szkolenia, których celem będzie poszerzenie wiedzy i zdobycie nowych umiejętności (Tovey Michael D., Uren Mary - Anne L., Sheldon Neroli Ena 2010, s. 255)

6. Podsumowanie

Jeżeli pracownik:

• zrealizuje cele planu, należy zakończyć plan naprawczy i umożliwić pracownikowi kontynuowanie zatrudnienia,
• nie zrealizuje celów planu menedżer może podjąć działania związane z przeniesieniem, degradacją lub rozwiązaniem umowy o pracę,
• dąży do poprawy, ale nie osiąga celów planu, należy dać mu więcej czasu na odniesienie sukcesu.

Jeśli z perspektywy czasu okaże się, że cele nie były możliwe do osiągnięcia plan można zakończyć pomyślnie w oparciu o osiągnięte wyniki (SHRM, 2018)

Plan naprawczy — artykuły polecane

Plan kadrowy - rodzaje — Proces motywacji (firma produkcyjno-handlowa) — Plan szkoleń — Ocenianie pracowników — Kadry — Ścieżka kariery — Plan jakości w projekcie — Zasady rekrutacji — Szkolenie zawodowe

Bibliografia

• Pocztowski A. (2002), Najlepsze praktyki zarządzania zasobami ludzkimi w Polsce - studia przypadków, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
• SHRM (2018) How to Establish a Performance Improvement Plan SHRM
• Strzelec D., Janowska A. (2014) Kiedy można zastosować plan naprawczy dla pracownika?, Personel i Zarządzanie, nr 1
• Tovey Michael D., Uren Mary - Anne L., Sheldon Neroli Ena (2010) Managing Performance Improvment, Pearson Higher Education, Australia

Autor: Katarzyna Pasierbek