Ewidencja kosztów jakości

Ewidencja kosztów jakości
Polecane artykuły
Rachunek kosztów działań Centrum kosztów i jego kontrola Rachunek kosztów standardowych Controlling kosztów jakości Rachunek normatywny kosztów Rachunek kosztów rzeczywistych Rozliczanie produkcji Analiza rachunku zysków i strat Prognozowanie przychodów i kosztów

Ewidencja kosztów jakości stanowi informację do obliczania, planowania, analizowania i optymalizacji. Dlatego, powinna odpowiadać na pytania: jakiego rodzaju koszty występują w przedsiębiorstwie? gdzie powstają? a także jaka jest ich wysokość [1].

Zasady wyznaczania miejsc ewidencji kosztów jakości

Przy wyznaczaniu liczby miejsc ewidencji kosztów jakości należy kierować się zasadą gospodarności oraz zasadą konkretyzacji danych [2]. Druga z wymienionych zasad dotyczy niezbędnej liczby informacji, która nie może być ani za wysoka, ani za niska. Informacje te, powinny dotyczyć przede wszystkim: wielkości przedsiębiorstwa, struktury organizacyjnej oraz sposobu powiązania z systemem zapewnienia jakości czy TQM. Należy także uwzględnić informacje dotyczące przyjętego w przedsiębiorstwie planu kont i sposobu rozliczania komórek organizacyjnych.

Sposoby prowadzenia ewidencji kosztów jakości

Ewidencja kosztów jakości może być oparta na obowiązującym w firmie planie kont. W niektórych przypadkach konieczne jest jednak wprowadzenie zmian. Wtedy może być prowadzona według: rodzaju kosztów występujących w danej firmie, typu działalności oraz nośników kosztów, czyli inaczej kosztów ujmowanych w odniesieniu do produktów [3].

Ze względu na typ działalności bierze się pod uwagę koszty według miejsc ich rzeczywistego powstania. Niewłaściwe jest ewidencjonowanie kosztów według miejsc ich ujawnienia.

Do kosztów jakości z punktu widzenia miejsc ich powstania zalicza się: koszty występujące przed produkcją, w trakcie produkcji, po produkcji i po sprzedaży. Przed produkcją i w trakcie produkcji występują koszty prewencji. W trakcie trwania produkcji i po produkcji występują koszty oszacowań oraz wewnętrzne koszty niewydolności. Natomiast po produkcji mogą pojawić się zewnętrzne koszty niewydolności.

Formy prowadzenia ewidencji kosztów jakości

Ewidencja kosztów jakości może przybierać różne formy w zależności od potrzeby [4]:

• szybka,
• stała,
• wyrywkowa.

Szybka jednorazowa diagnoza kosztów polega na określeniu w przybliżeniu wysokości kosztów, natomiast wyniki rejestracji kosztów mogą być wykorzystane do oceny potencjalnych możliwości firmy. Stała jednolita metoda rejestracji kosztów polega na prowadzeniu analizy kosztów jakości i szybkim reagowaniu w przypadku pojawienia się odchyleń od założonych kosztów. Natomiast wyrywkowa rejestracja dotyczy przeprowadzenia szybkiej jednorazowej diagnozy kosztów także na podstawie danych księgowych.

Trudności w ewidencjonowaniu kosztów jakości

Trudności w ewidencjonowaniu kosztów jakości najczęściej wynikają z kosztów ponoszonych podczas pracy poza produkcyjnej oraz z rejestrowanie zwrotów (reklamacji). Trudności mogą także wynikać z problemów związanych z ustaleniem jaka część kosztów ogólnych jest kosztem jakości. Koszty jakości są elementem kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo. Są one rejestrowane na kontach pod różnymi pozycjami. Dlatego, należy przyporządkować koszty do odpowiedniej kategorii i zwracać uwagę na istniejące ryzyko podwójnego ujmowania tych samych kosztów.

Przykłady

Rejestracja kosztów odbywa się najczęściej w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Natomiast przedsiębiorstwa handlowe ewidencjonują tylko część kosztów odbioru jakościowego oraz straty z tytułu przeceny towarów. Natomiast nie prowadzą oddzielnej ewidencji innych kosztów wynikających ze złej jakości sprzedawanych produktów, gdyż wszystkie koszty i straty są wliczone do kosztów ryzyka handlowego, którym przedsiębiorstwo interesuje się dopiero wtedy gdy wywiera istotny wpływ na rentowność.

Zasada gospodarności i konkretyzacji danych

W prowadzeniu ewidencji kosztów jakości istotną rolę odgrywa zasada gospodarności. Polega ona na wykorzystaniu dostępnych zasobów w sposób efektywny i racjonalny, tak aby minimalizować koszty, a jednocześnie zapewnić wysoką jakość produktów lub usług.

W przypadku wyboru miejsc ewidencji kosztów jakości, zasada gospodarności sugeruje, że należy skupić się na tych obszarach, gdzie koszty jakości są największe lub mają największy wpływ na ostateczny produkt lub usługę. Przykładowo, jeśli w przedsiębiorstwie największe koszty jakości pochodzą z procesu produkcyjnego, to właśnie ten obszar powinien być szczegółowo monitorowany i ewidencjonowany.

Konkretyzacja danych odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu ewidencji kosztów jakości. Polega ona na precyzyjnym określeniu i opisaniu poszczególnych elementów, które będą podlegały ewidencji.

W przypadku miejsc ewidencji kosztów jakości, konkretyzacja danych oznacza precyzyjne określenie, jakie informacje będą gromadzone, jakie wskaźniki będą monitorowane i jakie rodzaje kosztów będą uwzględniane. Na podstawie tych danych można później analizować koszty jakości, identyfikować potencjalne obszary poprawy oraz podejmować decyzje dotyczące działań mających na celu poprawę jakości.

Plan kont firmy jako podstawa ewidencji

Plan kont firmy stanowi podstawę dla prowadzenia ewidencji kosztów jakości. Jest to struktura kont, która określa, jakie rodzaje kosztów będą uwzględnione w ewidencji oraz jak będą one grupowane i klasyfikowane.

W celu wyznaczenia miejsc ewidencji kosztów jakości, należy na podstawie planu kont firmy zidentyfikować te konta, które odnoszą się bezpośrednio do kosztów jakości. Mogą to być na przykład konta związane z kontrolą jakości, szkoleniami pracowników w zakresie jakości, naprawami i konserwacją maszyn, czy też reklamacjami klientów.

Ważne jest, aby plan kont firmy uwzględniał specyfikę danego przedsiębiorstwa. Każde przedsiębiorstwo działa w innej branży, ma inną strukturę organizacyjną i specyficzne procesy biznesowe. Dlatego też, plan kont powinien być dostosowany do tych indywidualnych cech.

W kontekście miejsc ewidencji kosztów jakości, uwzględnienie specyfiki przedsiębiorstwa w planie kont pozwala na bardziej precyzyjne odzwierciedlenie rzeczywistych kosztów jakości. Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo działa w branży farmaceutycznej, to plan kont powinien uwzględniać specyficzne koszty związane z przestrzeganiem procedur i regulacji farmaceutycznych.

Rodzaj kosztów, typ działalności i nośniki kosztów jako kryteria wyboru miejsc ewidencji

Pierwszym krokiem przy wyborze miejsc ewidencji kosztów jakości jest rozróżnienie kosztów jakości od innych kosztów. Koszty jakości obejmują takie wydatki, które są związane z zapewnieniem wysokiej jakości produktów lub usług, np. koszty kontroli jakości, szkoleń pracowników czy obsługi reklamacji klientów.

Uwzględnienie kosztów jakości w ewidencji pozwala na ich analizę i ocenę, co z kolei umożliwia identyfikację obszarów, w których można wprowadzić poprawki w celu minimalizacji kosztów jakości.

Kolejnym krokiem jest dopasowanie miejsc ewidencji kosztów jakości do rodzaju działalności przedsiębiorstwa. Każda branża ma swoje specyficzne koszty jakości, które powinny być uwzględnione w ewidencji.

Na przykład, w branży spożywczej ważne jest monitorowanie kosztów związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa żywności, natomiast w branży motoryzacyjnej kluczowe może być śledzenie kosztów związanych z jakością dostawców. Dopasowanie miejsc ewidencji do specyfiki branży pozwala na bardziej precyzyjne monitorowanie i analizę kosztów jakości.

Ostatnim krokiem jest wybór odpowiednich nośników kosztów jakości. Nośnikiem kosztów jakości może być na przykład system informatyczny, w którym gromadzone są dane dotyczące kosztów jakości, lub też specjalne arkusze kalkulacyjne, w których są rejestrowane koszty związane z jakością.

Wybór odpowiednich nośników kosztów jakości zależy od indywidualnych potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa. Ważne jest, aby nośniki te były łatwe w obsłudze, umożliwiały szybką analizę danych oraz były dostosowane do specyfiki kosztów jakości w danym przedsiębiorstwie.

Bibliografia

• J. Sikorska, J. Spiżak, J. Zydek, Analiza zasadności wprowadzenia rachunku kosztów jakości w przedsiębiorstwie, [w:] Menadżer jakości. Rozwiązywanie problemów w praktyce przedsiębiorstw, red. K. Lisiecka, Wyd. AE w Katowicach, Katowice 1999, s. 229
• Skrzypek E. (1999), Efektywność działań w TQM - koszty jakości, Problemy Jakości, nr 7
• Skrzypek E. (2000), Jakość i efektywność, Wydawnictwo Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej, Lublin
• Wawak T. (1999), Zarządzanie kosztami jakości, [w:] Zarządzanie kosztami w polskich przedsiębiorstwach w aspekcie integracji Polski z Unią Europejską, Politechnika Częstochowska, Częstochowa

Autor: Teresa Śpiewla