Agencja eventowa

Agencja eventowa
Polecane artykuły
Konferencja Pro Bono Masa Krytyczna Public relations Philip Kotler Metodyka PMI RACI Agencje public relations Dobre praktyki

Agencja eventowa (event agency) to firma świadcząca usługę organizacji wydarzeń na rzecz innych podmiotów tj. planowanie, wykonanie, produkcja. Usługa ta obejmuje ocenę, definicję, nabywanie, alokację, kierowanie, kontrolę i analizę czasu, finansów, ludzi, produktów, usług i innych zasobów w celu osiągnięcia celów danego wydarzenia. Zadaniem kierownika wydarzenia jest nadzorowanie i aranżowanie każdego aspektu wydarzenia, w tym badanie, planowanie, organizowanie, wdrażanie, kontrolowanie i ocena projektu wydarzenia, działań i produkcji. Agencja eventowa nie jest agencją reklamową. Ma ona znacznie szerszy zakres działań związanych z designem, administracją, marketingiem, operacjami i ryzykiem.

TL;DR

Agencja eventowa to firma specjalizująca się w organizacji wydarzeń dla różnych podmiotów. Ich zakres obowiązków obejmuje planowanie, wykonanie i produkcję wydarzenia, z uwzględnieniem takich aspektów jak finanse, logistyka, marketing i zarządzanie ryzykiem. Agencje eventowe współpracują z różnymi kontraktorami, takimi jak dekoratorzy, firmy cateringowe czy prelegenci, a także korzystają z różnych technologii do usprawnienia swojej pracy. Mogą organizować różne typy wydarzeń, takie jak konferencje, targi czy wydarzenia biznesowe. Współpracują zarówno z jednostkami publicznymi, takimi jak samorządy, jak i prywatnymi firmami, które wykorzystują wydarzenia do osiągnięcia swoich celów biznesowych.

Zadania agencji eventowej

Poniżej przedstawione przykładowe zadania agencji eventowej, które są zmienne w zależności od typu klienta, prowadzonego projektu, okoliczności i innych czynników. Całokształt zakresu jednostek związanych z głównym przedmiotem agencji eventowych, czyli event managementem, został sklasyfikowany przez Julie Rutherford Silvers - certyfikowanego eksperta organizacji wydarzeń i współtwórcę Events Management Body of Knowledge (EMBOK odpowiednik BABOKa i PMBOKa w zakresie event managementu).

Planowanie:

• Określenie zakresu współpracy klienta z agencja
• Zdefiniowanie wydarzenia, jego celów, grupy odbiorców i kryteriów sukcesu
• Opracowanie scenariuszy budżetu
• Zaprojektowanie designu wydarzenia
• Budowanie brandingu
• Tworzenie strategii marketingu i komunikacji
• Tworzenie skryptu
• Kontakt i negocjacje z kontraktorami

Wykonanie:

• Zarządzanie i komunikacja z uczestnikami
• Produkcja audiowizualna
• Logistyka (catering, ochrona, foto/wideo, dekoracje, produkcja sceny, organizacja zakwaterowania)
• Koordynacja zasobów ludzkich
• Monitoring jakości usług

Raportowanie:

• Komunikacja post-eventowa do uczestników
• Dokumentowanie wydarzenia
• Podsumowanie ilościowe i jakościowe na podstawie informacji zwrotnej od uczestników
• Podsumowanie budżetu

Typy wydarzeń organizowanych przez agencje eventowe

Julia Silvers zdefiniowała rodzaje wydarzeń, które mogą być wydelegowane do organizacji. Są to wydarzenia m.in.:

Biznesowe/korporacyjne tzn. każde wydarzenie wspierające cele biznesowe, w tym funkcje zarządzania, komunikacja korporacyjna, szkolenia, marketing, zachęty, relacje z pracownikami i relacje z klientami, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.

Wystawy/targi tzn. wydarzenie gromadzące kupujących, sprzedających i zainteresowanych osób, aby oglądać i / lub sprzedawać produkty, usługi i inne zasoby dla określonej branży lub ogółu społeczeństwa, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.

Marketingowe tzn. wydarzenie zorientowane na handel w celu ułatwienia spotkania kupującego i sprzedającego lub zwiększenia świadomości na temat produktu lub usługi komercyjnej, zaplanowanych samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.

Konferencje/konwencje tzn. zgromadzenie ludzi w celu wymiany informacji, debaty lub dyskusji, konsensusu lub decyzji, edukacji i budowania relacji, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.

Kontraktorzy agencji eventowej

By zorganizować dane wydarzenie agencja podejmuje współpracę z wieloma kontraktorami odpowiedzialnymi za dostarczenie poszczególnych elementów/części składowych wydarzenia. Są to m.in.:

• Managerowie przestrzeni eventowej
• Agencje produkcyjne (audiowizualne, oświetleniowe)
• Foto - i wideografowie
• Prelegenci
• Dekoratorzy
• Firmy ochroniarskie
• Firmy cateringowe
• Firmy sprzątające
• Operatorzy biletów
• Drukarnie i producenci gadżetów
• Animatorzy
• Agencje HR
• Konsultanci marketingowi
• Agencje wynajmujące (np. meble, dekoracje)

Technologie wykorzystywane przez agencje eventowe

By usprawnić swoją codzienną pracę agencje eventowe korzystają z różnego rodzaju oprogramowań, systemów i innych technologii, m.in.:

• Oprogramowanie do planowania (wykresy Gantt i PERT pomagajace wyznaczyć ścieżke krytyczna)
• Systemy do rezerwacji przestrzeni
• Systemy do rejestracji uczestników (zbieranie i analiza danych na temat uczestników, sprzedaż biletów)
• Oprogramowanie CAD, Adobe Creative do tworzenia wizualizacji sceny, przestrzeni i stanowisk targowych
• Systemy zabezpieczające (ochrona danych osobowych, monitorowanie ruchu, inwentaryzacja)
• Systemy komunikacyjne (walkie talkie, radio)
• Systemy transmitujące obraz i dźwięk (telebimy)

Agencja eventowa a jednostki publiczne

Władze lokalne są również coraz bardziej zaangażowane w wydarzenia, postrzegając je jako ważny sposób tworzenia wysokiej jakości życia dla swoich wyborców oraz przyciągania turystyki i korzyści ekonomicznych dla swoich regionów. Władze lokalne są obecnie jednymi z największych graczy w dziedzinie wydarzeń, przy czym prawie każdy organ samorządu zatrudnia kierownika lub zespół wydarzeń, a większość zapewnia finansowanie i wsparcie dla szerokiej gamy wydarzeń lokalnych. W związku z tym agencje eventowe muszą odnaleźć się w takiej sytuacji i współpracować z tymi jednostkami z poszanowaniem interesów obu stron.

Właściciel przestrzeni eventowej

Rządy są często właścicielami parków, boisk, ulic, ratuszów, stadionów oraz ośrodków sportowych i społecznych, w których odbywają się imprezy. Są odpowiedzialni za rozwój i utrzymanie tych aktywów, a także za zarządzanie nimi na co dzień. Z tej przyczyny muszą zatrudniać pracowników do ich prowadzenia oraz do ustalania zasad i opłat za korzystanie z tych aktywów oraz administrowania nimi. To właśnie z tymi osobami agencja eventowa będzie współpracowała najściślej przy organizacji danego wydarzenia, jeżeli odbywa się ono na terenie jednostki publicznej.

Organ udzielający zgody i regulujący prawo

Rządy ustalają i zarządzają wieloma przepisami i politykami, które regulują organizację wydarzeń w takich sprawach, jak tworzenie tymczasowych struktur, sprzedaż żywności, ograniczenia hałasu, zamykanie ulic oraz wymagania dotyczące ruchu i parkowania. Lokalne samorządy często ściśle współpracują z innymi agencjami rządowymi, takimi jak władze drogowe, służby zdrowia i policja, przy opracowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu zasad i przepisów regulujących te obszary. W przypadku dużych wydarzeń publicznych, w których bierze udział ponad 500 osób w Polsce, samorząd będzie wymagać pozwolenia (Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych 2009, s. 2), a w przypadku dużych wydarzeń będzie to wymagało ścisłej współpracy z odpowiedzialnymi organami wydającymi zezwolenia, z wnioskami dotyczącymi takich kwestii, jak wpływ na środowisko, zarządzanie ruchem i bezpieczeństwo; mniejsze wydarzenia będą wymagały wydania licencji.

Agencja eventowa a jednostki prywatne

Wydarzenia mają wyjątkową zdolność do fizycznego zbliżenia ludzi oraz inspirowania i komunikowania się z nimi w sposób, którego nie można łatwo powielić innymi środkami lub mediami, co zostało uznane przez sektor korporacyjny. Silvers (2010) opisuje wydarzenia korporacyjne i biznesowe jako „Każde wydarzenie, które wspiera cele biznesowe, w tym funkcje zarządzania, komunikację korporacyjną, szkolenia, marketing, zachęty, relacje z pracownikami i relacje z klientami, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami”. Wykorzystywanie wydarzeń przez firmy może być ukierunkowane:

• Wewnętrznie (własne praktyki biznesowe i personel)
• Zewnętrznie (skierowane do ich klientów i klientów)

Wspólnym wątkiem jest wykazana zdolność zdarzeń do osiągania wyników pod względem celów biznesowych, a tym samym zapewniania zwrotu z inwestycji.

Wydarzenia wewnątrz firm

Wewnętrznie firmy w znaczący sposób wykorzystują wydarzenia, takie jak spotkania kierownictwa i szkolenia personelu w codziennym prowadzeniu działalności. Inne wydarzenia wewnętrzne, takie jak spotkania towarzyskie pracowników, budowanie zespołu, zachęty i wieczory wręczania nagród, są postrzegane jako cenne narzędzie do inspirowania i motywowania pracowników oraz przyczyniające się do rozwoju udanej kultury korporacyjnej. Konferencje sprzedażowe i seminaria produktowe służą rozszerzeniu tej kultury na przedstawicieli firm i sieci dealerów. Wiele firm wnosi znaczne środki w celu zapewnienia, aby takie wydarzenia były postrzegane jako część ich tożsamości korporacyjnej i stylu oraz były prowadzone z zachowaniem wysokich standardów profesjonalizmu i umiejętności prezentacji.

Bibliografia

• Bowdin G. (red) (2012), Events Management Third Edition, Routledge, New York, s. 53-61
• Connell B (2006), Professional Meeting Management: Comprehensive Strategies for Meetings, Conventions and Events, Kendall/Hunt Publishing, Iowa
• Jouaneh I. (2013), The Rising Impact of Social Media on Meeting and Events
• Silvers J. (1999), Events Management Body of Knowledge
• Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych (2009), Dz.U. 2009 Nr 62 poz. 504
• Van der Wagen L., White L. (2010), Events Management: For Tourism, Cultural, Business and Sporting Events, Pearson Australia, s. 22-35
• Yang J. (2008), Events Impact and Events Stakeholder Management

Autor: Joanna Ciesielska

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.