System zarządzania

Pojęcie systemu zarządzania wywodzi się z problematyki tzw. podejścia systemowego w teorii organizacji. Charakteryzuje ona każdą organizację jako system celowościowy, posiadający następujące cechy (M. Woźniak 1980, s. 13):

1. Stanowi zintegrowany zespół sprzężonych wzajemnie elementów.
2. Tworzy szczególną wspólnotę ze środowiskiem, w wielu przypadkach nie może być rozpatrywany w izolacji od niego.
3. Może być rozpatrywany jako element systemu wyższego rzędu.
4. Jego elementy mogą być rozpatrywane jako systemy niższego rzędu.

TL;DR

Artykuł opisuje pojęcie systemu zarządzania w kontekście teorii organizacji. System zarządzania składa się z elementów wykonawczych i sterujących. Tradycyjne rozumienie systemu zarządzania skupia się na strukturze organizacyjnej, ale nie uwzględnia innych aspektów, takich jak funkcje i instrumenty. System zarządzania składa się z układu decyzyjnego, układu wykonawczego i podsystemu informacyjnego. System zarządzania strategicznego obejmuje aspekty celowościowe, podmiotowe, strukturalne, funkcjonalne i instrumentalne. Zarządzanie jakością obejmuje orientację na klienta, przywództwo i zaangażowanie pracowników. Controlling jest metodą wspierającą realizację zadań menedżerów, opartą na planowaniu, sterowaniu i kontroli.

Elementy systemu celowościowego

W systemach celowościowych wyróżnia się dwie grupy elementów, lub inaczej dwa podsystemy. Pierwszy z nich stanowią elementy wykonawcze związane bezpośrednio z realizacją celu systemu.

Drugi podsystem stanowią elementy sterujące (realizujące funkcje kierownicze, regulacyjne) działaniem elementów wykonawczych. Między wyróżnionymi podsystemami kształtuje się relacja nadrzędności-podrzędności, przy czym podsystem sterujący jest nadrzędny w stosunku do podsystemu realizującego bezpośrednie funkcje wykonawcze.

Tradycyjne rozumienie pojęcia system zarządzania

System zarządzania w przedsiębiorstwie często kojarzony jest przez kierowników ze strukturą organizacyjną albo ze schematem organizacyjnym.

Tak ograniczone spojrzenie nie uwzględnia innych, ważnych aspektów systemu zarządzania, a mianowicie aspektu funkcjonalnego i instrumentalnego. System zarządzania w tradycyjnym rozumieniu stanowi hierarchiczną nadbudowę układu wykonawczego, i złożony jest ze stanowisk kierowniczych (liniowych). kolegialnych organów decyzyjnych oraz wyspecjalizowanych komórek i stanowisk organizacyjnych, których działania koncentrują się wokół rozpoznawania i rozwiązywania zadań kierowniczych.

Elementy systemu zarządzania

Rys. 1. Powiązania wewnętrzne w ujęciu systemowym Źródło: opracowania własne na podstawie (Z. Niedzielska 1998, s. 19)

Każda organizacji rozpatrywana jako system zawiera następujące podsystemy:

1. Układ decyzyjny (sterujący, regulacyjny, zarządzania) - którego zadaniem jest analizowanie otoczenia i wnętrza organizacji, oraz podejmowanie decyzji odnoszących się do celów i misji, oraz sposobów i programów ich realizacji. Regulacji dokonuje on poprzez modyfikację odpowiednich bodźców, powodujących wyrównanie odchyleń od normy (ustalonych celów) powstałych w trakcie działania systemu. Obejmuje on stanowiska kierownicze, ustalenia hierarchiczne (strukturę organizacyjną), podział władzy.
2. Układ wykonawczy, który realizuje postawione przez układ zarządzania zadania. Zadaniem jego jest przetwarzanie materiałów, surowców, i innych zasobów w ich fazach technologicznej obróbki. Obejmuje komórki bezpośrednio produkcyjne, komórki wykonawcze, służby pomocniczo-obsługowe, i inne mające bezpośredni wpływ na funkcjonowanie procesów transformacji (przetwarzania) zasobów i realizację usług.
3. Podsystem informacyjny - niezbędny składnik sprawnego funkcjonowania organizacji, ponieważ, jak wspomniano już wcześniej, wymiana informacji jest warunkiem prawidłowego współdziałania. Rolą systemu informacyjnego jest zaspokajanie potrzeb informacyjnych decydentów, gdyż aby podjąć właściwą decyzję muszą oni posiadać niezbędne do jej podjęcia informacje1. System informacyjny jest układem integrującym technologię i działania ludzkie w organizacji..

Powyższej omówiona struktura wewnętrzna przedsiębiorstwa w ujęciu systemowym, przedstawiona została na rys. 1.

Interpretacja wieloaspektowa

Kontynuując rozważania dotyczące podejścia systemowego w organizacji i zarządzaniu przedsiębiorstwem, należy bliżej zdefiniować pojęcie systemu zarządzania strategicznego. Można mianowicie stwierdzić, że system zarządzania (A.Stabryła 2000, s. 19):

1. to wyodrębniony, w sensie instytucjonalnym układ lub proces, którego zadaniem jest postępowanie normujące oraz oddziaływanie dyspozycyjne na sferę wykonawczą,
2. to działalność menedżerska mająca uprawnienia władzy właścicielskiej i administracyjnej w zakresie sterowania pracą całej firmy bądź jej dziedziny,
3. jest zorganizowany z uwzględnieniem następujących aspektów:

celowościowego, podmiotowego, strukturalnego, funkcjonalnego, instrumentalnego.

Aspekt celowościowy

• klasyfikator celów firmy lub dowolnego podsystemu (np. celów operacyjnych, inwestycyjnych, finansowych),
• warunki współdziałania,
• podział pracy i specjalizację,
• dobór czynników wytwórczych,
• koordynację i koncentrację działań,
• system informacji menedżerskiej,
• system motywacyjny.

Aspekt podmiotowy

• typy instytucji zarządzania,
• role kierownicze,
• tryb powoływania i odwoływania instytucji zarządzania,
• zasady zawierania kontraktów menedżerskich i wynagradzania,
• system oceny efektywności zarządzania,

Aspekt strukturalny

• konfiguracji struktury hierarchicznej,
• organizacji systemów decyzyjnych zarządzania,
• organizacji systemu planowania,
• organizacji systemu kontroli (nadzoru),

Aspekt funkcjonalny

W aspekcie funkcjonalnym szczególną uwagę kładzie się na:

• zasady zarządzania,
• funkcje zarządzania,
• style zarządzania,
• formy organizacyjne procesu zarządzania,
• systemy decyzyjne zarządzania,
• systemy funkcjonalne,
• systemy techniczne procesu zarządzania,
• układy zintegrowane.

Aspekt instrumentalny

Aspekt instrumentalny określa wykorzystanie:

• rachunków menedżerskich i decyzyjnych,
• metod analityczno-diagnostycznych,
• instrumentów finansowych,
• instrumentów prawnych,
• negocjacji,
• metod organizacji i zarządzania.

System zarządzania jakością

Zarządzanie jakością jest związane z gromadzeniem danych w terenie, prowadzeniem badań, które polegają na rozmowie z ludźmi oraz na testowaniu nowych wyrobów. Stosujemy przy tym zasadę orientacji na klienta. Nie możemy zapominać stosując tą zasadę o zachowaniu sprawiedliwości proceduralnej i dystrybutywnej oraz zaufaniu. Drugą zasadą stosowaną w systemie zarządzania jakością jest przywództwo. Firmy, które przewodzą ustalają jedność celu i kierunek w jakim firma ma podążać. Z badań wynika, że przywództwo jest kluczowym czynnikiem dzięki, któremu mamy szanse na sukces. Bezpośrednio wpływa na zarządzanie ludźmi, a pośrednio na satysfakcje pracowników i orientacje na klienta. Dzięki tej zasadzie mamy możliwość inicjatywę wdrążenia systemów jakości i umiejętność podtrzymywania zaangażowania. Ostatnią zasadą stonowaną w systemie zarządzania jakością jest zaangażowanie pracowników. Ludzie są traktowani jako element organizacji i ich pełne zaangażowanie wpływa na dobro firmy. Zaangażowanie ma przekładać się na ciągłe zmiany i procesy zachodzące w przedsiębiorstwie (Bugdol M., Jedynak P. 2010, s.46-53)

Controlling

Controlling pochodzi od słowa to control i ma bardzo wiele znaczeń np.: kierowanie, sterowanie, regulowanie. Jest metodą wspierającą realizacje współczesnych zadań menadżerów. Jest to również instrument, który bardzo usprawnia zarządzanie. Charakterystyczne cechy controllingu takie jak "wąskie gardła" czy zorientowanie na cele przyczyniają się do poprawnej funkcji i rozwoju organizacji. Controlling zapobiega kryzysowym sytuacją, ponieważ jego cechą jest orientacja na przyszłość. Głównymi funkcjami controllingu są planowanie, sterowanie, kontrola i jest to rozumiane jako szczególna forma zarządzania. Trudnością wdrożenia controllingu do przedsiębiorstwa jest: ustalenie właściwego stylu kierowania i wsparcie go odpowiednimi technikami oraz przekształcenie rachunkowości z punktu widzenia controllingu na użyteczną. Użyteczna rachunkowość jest tu rozumiana jako rachunkowość zarządcza (menadżerska). (Hopej M., Kral Z. 2011, s. 21-32)

System zarządzania — artykuły polecane

Model organizacji — Cechy stanowiska pracy — Czynniki wpływające na zarządzanie kadrami — Funkcje zarządzania — Implementacja strategii — Misja i wizja — Role menedżerów personalnego i liniowego — Szkoła systemów społecznych — Strategia personalna

Bibliografia

• Barcik R., Owsiak D. (2004), Zintegrowany system zarządzania materiałami produkcyjnymi, Logistyka, nr 1
• Bugdol M., Jedynak P. (2012), Współczesne systemy zarządzania. Jakość, bezpieczeństwo, ryzyko, Helion, Gliwice
• Hopej M., Kral Z. (2011), Współczesne metody zarządzania w teorii i praktyce, Oficyna wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, Wrocław
• Ligarski M. (2007), Ocena systemu zarządzania jakością, Towaroznawcze problemy jakości, nr.4
• Sępek M. (2010), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Przedsiębiorczość i zarządzanie, tom XI, zeszyt 11
• Stabryła A. (2000), Zarządzanie strategiczne w teorii i praktyce firmy, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa - Kraków
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Woźniak M. (1980), Ilościowe metody analizy funkcjonowania systemów informacyjno-decyzyjnych, Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Seria specjalna: Monografie, nr 48

Autor: Krzysztof Woźniak, Natalia Ryś