Proces planowania produkcji

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

cele związane z istnieniem procesu:

• maksymalne, ekonomicznie uzasadnione, wykorzystanie możliwości produkcyjnych przedsiębiorstwa
• racjonalizacja stanu zapasów
• minimalizacja przestojów produkcji

cele związane z doskonaleniem procesu:

• zmniejszenie o 5% w ciągu miesiąca materiałów zamówionych lecz nie wykorzystanych w procesie produkcji
• skrócenie czasu raportowania o 2 dni robocze w ciągu kwartału
• zmniejszenie o 10% opóźnień związanych z realizacją zleceń w ciągu kwartału

Charakterystyka procesu

Planowanie jest to jedna z podstawowych funkcji zarządzania przedsiębiorstwem, która występuje na wszystkich jego szczeblach. Planowanie wiąże się z działaniem, czyli realizacją planów. Plan produkcji wyznacza zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na produkty finalne przy uwzględnieniu okresów planistycznych i ilości.

Proces planowania składa z określenia celów, dokonania analizy sytuacji bieżącej, opracowania harmonogramu oraz planu działań (czyli planowanie właściwe) oraz z podjęcia decyzji dotyczącej realizacji. Zadaniem uczestników procesu planowania produkcji jest harmonogramowanie zadań, czyli konieczność umiejscawiania w czasie określonych działań, czynności i operacji.

Podstawowym celem tego procesu jest spełnienie wymagań klienta w związku z zamówionym asortymentem, wielkością i terminem dostawy. Od strony producenta jest to również racjonalne wykorzystanie zdolności produkcyjnych i minimalizacja stanu zapasów. W efekcie chodzi o to, żeby sprecyzować moment rozpoczęcia i zakończenia zadania oraz ustalić kiedy i gdzie ma ono być realizowane.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

W procesie uczestniczą trzy osoby:

• Dyrektor ds. planowania produkcji - wykształcenie wyższe z zakresu logistyki lub dziedzin pokrewnych, umiejętności z zakresu obsługi komputera, przynajmniej 3 letnie doświadczenie w zawodzie, praca na podobnym stanowisku
• Analityk ds. planowania produkcji - wykształcenie wyższe z zakresu logistyki lub dziedzin pokrewnych, umiejętność biegłej obsługi komputera, 2-3 letnie doświadczenie w zawodzie
• Pracownik ds. planowania produkcji - wykształcenie wyższe z zakresu logistyki lub dziedzin pokrewnych, umiejętność obsługi komputera, praca na podobnym stanowisku wcześniej przynajmniej przez rok

2. Zasoby informacyjne

Do zasobów informacyjnych możemy zaliczyć:

• informacje o zasobach materiałowych i ludzkich, informacje o normach czasu pracy oraz normach produkcyjnych, tabele o pracochłonności i materiałochłonności procesów produkcji
• informacje dotyczące terminów i szczegółowe dane zamówień wewnętrznych oraz zewnętrznych, informacje o priorytetowych zamówieniach, utrzymaniu ruchu, dane kosztowe, finansowe
• dokumentację handlową, techniczną i technologiczną, regulaminy przedsiębiorstwa, akty prawne

3. Narzędzia, metody i techniki

• metody: stosowane metody predykcji i analizy danych
• narzędzia: komputery osobiste z drukarką, faksem oraz urządzeniem ksero, oprogramowanie statystyczne, pomagające w obliczeniach, a także dedykowane programy specjalistyczne służące do opracowywania planu produkcji

Opis procesu

1. Zdobycie informacji na temat zapotrzebowania

Dyrektor ds. planowania produkcji jest odpowiedzialny za uzyskanie informacji na temat zapotrzebowania. W tym celu analizuje tygodniowe zestawienie zamówień dostarczane przez Kierownika działu sprzedaży. Efektem tej pracy jest zdobycie wiedzy na temat zapotrzebowania.

2. Zdobycie informacji na temat stanu magazynu

Dyrektor ds. planowania produkcji uzyskuje informacje na temat stanu magazynu. Dostarczane cotygodniowo przez Kierownika magazynu zestawienia stanu magazynu, pozwalają zdobyć Dyrektorowi ds. planowania produkcji niezbędną wiedzę na temat aktualnego stanu magazynu, pozwalajcą na przygotowanie, koniecznych z punktu widzenia nowych prac produkcynych, zamówień.

3. Analiza pracochłonności i materiałochłonności

Do obowiązków Dyrektora ds. planowania produkcji należy przeprowadzenie analizy materiałochłonności i pracochłonności. Analiza ta jest przeprowadzana na podstawie tabel pracochłonności i materiałochłonności, a jej efektem jest oszacowanie materiałochłonności i pracochłonności określonych procesów produkcji. Efekty pracy są przekazywane Analitykowi ds. planowania produkcji oraz Pracownikowi ds. planowania produkcji.

4. Złożenie zamówienia na materiały i określenie potrzeb kadrowych

Dyrektor ds. planowania produkcji składa zamówienia na materiały i określa potrzeby kadrowe. W tym celu zestawia ze sobą sporządzone wcześniej oszacowanie materiałochłonności i pracochłonności określonych procesów produkcji z dostarczonymi przez Kierownika działu sprzedaży tygodniowymi zestawieniami zamówień. Efektem tej pracy jest zamówienie potrzebnych materiałów i określenie potrzeb kadrowych. Wyniki tej pracy są przekazywane Kierownikowi magazynu oraz Brygadziście.

5. Hierarchizacja zleceń

Dyrektor ds. planowania produkcji jest odpowiedzialny za hierarchizację zleceń. W tym celu poddawana analizie jest dostarczana przez Kierownika działu sprzedaży oraz Doradcę strategicznego informacja o terminach i strategicznych zamówieniach. Efektem tej pracy jest informacja o kolejności realizacji zleceń, jest ona przekazywana Brygadziście.

6. Określenie przewidywanego czasu realizacji zamówienia

Analityk ds. planowania produkcji jest odpowiedzialny za określenie przewidywanego czasu realizacji zamówienia. W tym celu wykorzystuje dostarczone przez Dyrektora ds. planowania produkcji informacje o pracochłonności określonych procesów; dostarczoną przez Dyrektora technicznego analizę zdolności wytwórczych oraz czasu pracy maszyn. Ponadto uwzględnia analizę normatywną czasu pracy. Efektem pracy jest ustalenie planowych terminów realizacji zleceń, informacja ta jest przekazywana Dyrektorowi ds. planowania produkcji oraz Brygadziście.

7. Sporządzenie szczegółowego planu produkcji

Pracownik ds. planowania produkcji jest odpowiedzialny za sporządzenie szczegółowego planu produkcji. W tym celu wykorzystuje dostarczone mu przez Kierownika działu sprzedaży informacje o zapotrzebowaniu, informacje o stanie magazynu dostarczone przez Kierownika magazynu, analizę pracochłonności i materiałochłonności sporządzoną przez Dyrektora ds. planowania produkcji oraz planowany czas realizacji zamówień oszacowany przez Analityka ds. planowania produkcji. Pracownik ds. planowania produkcji zasięga również wiedzy na temat stanu technicznego maszyn. Efektem całej pracy jest końcowa uszczegółowiona postać planu produkcji, która trafia do Brygadzisty. W przypadku problemów z maszynami, Pracownik ds. planowania produkcji informuje Dyrektora technicznego o koniecznych naprawach.

8. Aktualizacja bieżącego planu

Analityk ds. planowania produkcji wykonuje aktualizację bieżącego planu. W tym celu korzysta on z Raportów z postępów produkcji oraz Raportów o opóźnieniach produkcji i ich przyczynach dostarczanych przez Brygadzistę natychmiast po stwierdzeniu nieprawidłowości. Efektem pracy jest ustalenie odchyleń od planu.

9. Kontrola i monitorowanie produkcji

Kontrolę i monitorowanie planu produkcji wykonuje Pracownik ds. planowania produkcji. Korzysta on ze sporządzonego wcześniej planu produkcji oraz z Raportów z postępów produkcji dostarczanych przez Brygadzistę. Efektem pracy jest ustalenie odchyleń od planu, oraz informowanie Dyrektora Technicznego o koniecznych naprawach urządzeń.

10. Informowanie o przebiegu procesu kierowników zaopatrzenia, sprzedaży

Informowanie o przebiegu procesu kierowników zaopatrzenia to odpowiedzialność Analityka ds. planowania produkcji. Zestawiając dostarczane cotygodniowo przez Brygadzistę Raporty z postępów produkcji, tworzy Raport z przebiegu procesu produkcji. Raport ten jest przekazywany do Kierownika działu sprzedaży oraz Kierownika zaopatrzenia.

Wyjścia (dane wyjściowe)

Do danych wyjściowych należą:

• produkty: plan produkcji, raport z przebiegu procesu produkcji
• informacje: informacje o potrzebnych materiałach, kadrach, informacje dotyczące kolejności realizacji zleceń, informacje o sposobie przeprowadzenia i szczegółach produkcji, informacje o postępie prac produkcyjnych
• zmiany: efekty przeprowadzonych szkoleń

8Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Nr zadania	Uprawienia	Odpowiedzialny za
Dyrektor ds. planowania produkcji	1	* Dostęp do danych o zamówieniach	* Określenie zapotrzebowania, które pokryje potrzeby planowanych zadań produkcyjnych
	2	* Dostęp do danych o stanie magazynu	* Optymalizację zapotrzebowania na materiały Określenie wielkości zamówienia, minimalizującego koszty
	3	* Dostęp do tabel pracochłonności Dostęp do tabel materiałochłonności Przekazanie informacji na temat pracochłonności i materiałochłonności Analitykowi ds. planowania produkcji i Pracownikowi ds.planowania produkcji	* Prawidłowość przeprowadzonych obliczeń materiałochłonności i pracochłonności
	4	* Dostęp do tabel pracochłonności Dostęp do tabel materiałochłonności Dostęp do danych o zamówieniach Podjęcie decyzji odnośnie ilości zamawianych materiałów oraz potrzeb kadrowych Informowanie odnośnie wielkości zamówienia Kierownika magazynu i Brygadzisty	* Terminowe złożenie zamówień Złożenie zamówień w wielkości zdolnej pokryć zapotrzebowanie Optymalizację wydatków związanych ze składanym zamówieniem
	5	* Dostęp do konspektów strategicznych Dostęp do planów strategicznych Podjęcie decyzji odnośnie kolejności realizacji zleceń Informowanie o hierarchii zleceń Brygadzisty	* Dostosowanie kolejności zleceń do obranej strategii Zagwarantowanie terminowości realizacji zleceń
Analityk ds. planowania produkcji	6	* Dostęp do danych o pracochłonności określonych procesów Dostęp do analiz zdolności wytwórczych, czasu pracy maszyn Dostęp do analiz normatywnego czasu pracy Informowanie Dyrektora ds. planowania produkcji i Brygadzisty	* Minimalizację czasu potrzebnego do realizacji zlecenia Ustalenie terminów realizacji zleceń, pozwalających na szybką ich realizację Sporządzenie planu realizacji zleceń zgodnego z przyjętą hierarchią
	8	* Dostęp do raportu z postępów produkcji Dostęp do raportu o opóźnieniach produkcji Wprowadzanie korekt w planie produkcji Informowanie o postępach Brygadzisty	* Kontrolę postępów pracy produkcyjnej Natychmiastową aktualizację planów produkcji jak tylko zajdą zmiany Optymalizację przebiegu produkcji
	10	* Dostęp do raportu z postępów produkcji Informowanie Kierownika działu sprzedaży, Kierownika zaopatrzenia	* Aktualne przekazywanie raportu z przebiegu procesów produkcyjnych
Pracownik ds. planowania produkcji	7	* Dostęp do danych o stanie magazynu Dostęp do danych o zapotrzebowaniu Dostęp do informacji o czasie realizacji zamówień Dostęp do tabel pracochłonności i materiałochłonności, planów realizacji zamówień Informowanie o wynikach pracy Brygadzisty Informowanie o potrzebach usprawnień maszyn Dyrektora Technicznego	* Dokładne obliczenia czasu przeznaczonego na produkcję poszczególnych części zamówienia Minimalizację czasu trwania poszczególnych części procesu Prawidłowe obliczenia czasu trwania procesu Stałe monitorowanie stanu technicznego maszyn
	9	* Dostęp do raportu z postępów produkcji	* Minimalizację odchyleń od planu Stałe monitorowanie przebiegu procesów produkcyjnych

Formularze

W procesie planowania produkcji wykorzystuje się osiem dokumentów:

• Zestawienie zamówień (Załącznik 1)
• Zestawienie stanu magazynu (Załącznik 2)
• Tabela pracochłonności i materiałochłonności (Załącznik 3)
• Raport z postępów i opóźnień w produkcji (Załącznik 4)
• Zdolności wytwórcze oraz czas pracy maszyn (Załącznik 5)
• Zamówienie materiałów i określenie potrzeb kadrowych (Załącznik 6)
• Plan produkcji (Załącznik 7)
• Raport z przebiegu procesu produkcji (Załącznik 8)

Diagram procesu

Lp.	Zadania	Podmioty uczestniczące w procesie Dyrektor ds. plano-wania produkcji Analityk ds. planowania produ-kcji Pracow-nik ds. plano-wania produ-kcji Kiero-wnik maga-zynu Dyrektor techniczny Kiero-wnik działu sprze-daży Dora-dca stra-tegi-czny Bry-gadzi-sta
1	Zdobycie informacji na temat zapotrzebowania	W					I
2	Zdobycie informacji na temat stanu magazynu	W			I
3	Analiza pracochłonności i materiałochłonności	W
4	Złożenie zamówienia na materiały i określenie potrzeb kadrowych	W					I
5	Hierarchizacja zleceń	W					I	Wyt
6	Określenie przewidywanego czasu realizacji zamówienia	K	W			I
7	Sporządzenie szczegółowego planu produkcji	No	I	W	I		I
8	Aktualizacja bieżącego planu	No	W						I
9	Kontrola i monitorowanie produkcji			W					I
10	Informowanie o przebiegu procesu kierowników zaopatrzenia, sprzedaży		W						I

Autor: Małgorzata Nowacka, Michał Ordon