Proces nadzoru w projekcie

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

Cele procesu: Bez kontroli organizacja nie byłaby w stanie ocenić osiąganych wyników z punktu widzenia realizacji wytyczonych celów. Głównymi celami kontroli są:

• nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny finansowej
• nadzór nad przestrzeganiem dotrzymywania terminów rozpoczęcia i zakończenia wyspecyfikowanych zadań
• nadzór nad przestrzeganiem dbania o jakość wykonania

Cele udoskonalenia procesu:

• lepsza organizacja czasu pracy (postęp w realizacji zadań przypadających na jeden okres)
• usunięcie niekontrolowanych opóźnień (ważona liczba zadań, które są opóźnione w realizacji, przypadające na jeden okres. Wagę może określać priorytet konkretnego opóźnionego działania i jego wpływ na dalszą realizację projektu)
• usprawnienie współbieżnego działania (średni postęp w realizacji wszystkich działań przypadających na jeden okres)
• usunięcie niekontrolowanych zmian kosztów (stosunek rzeczywistych kosztów do kosztów ujętych w budżecie projektu)
• poprawa jakości wykonania projektu (ocena zgodności stanu uzyskanego z wymaganiami sformułowanymi przez użytkowników lub przez samych projektantów)

Charakterystyka procesu

W typowym ujęciu proces kontroli spełnia funkcję korygującą, w związku z ewentualnymi zakłóceniami, jakie mogą wystąpić w trakcie realizacji zadań. Natomiast specyfikę procesu kontroli, odniesioną do prac wdrożeniowych, można sprowadzić przede wszystkim do nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny finansowej, dotrzymywania terminów rozpoczęcia i zakończenia wyspecyfikowanych zadań oraz dbania o jakość wykonania. Nadzór ten obejmuje czynności sprawdzające oraz sformułowanie wniosków wskazujących na wymagane korekty. Czynności sprawdzające polegają na porównaniu wyników (zapisów pomiarowych) z ustalonymi wymaganiami, w celu obliczenia stopnia ich spełniania. Natomiast wnioski dotyczą korekt lub podejmowania działań profilaktycznych i są zaleceniami dla kierownictwa przedsiębiorstwa. Funkcja nadzoru spełniana jest przez rady nadzorcze lub komisje rewizyjne, a także jednoosobowe stanowiska kierownicze lub ciała kolegialne (złożone człony kierownicze), powoływane w trybie zwyczajnym lub nadzwyczajnym. Kontrola jest przede wszystkim postępowaniem diagnostycznym, które z jednej strony ma ujawnić niesprawności funkcjonowania i błędy w zarządzaniu firmą, z drugiej zaś wskazywać sposoby eliminowania tych negatywnych zjawisk lub zabezpieczenia się przed nimi.

Organizacja systemu kontroli:

• określenie dziedzin kontroli: to wszelkiego rodzaju obiekty i procesy (jak również czynniki), które podlegają badaniu i ocenie;
• wyznaczenie podmiotów kontrolujących: to kierownictwo oraz wyspecjalizowane jednostki organizacyjne i komisje badawcze, jak również organy spełniające funkcje nadzoru i zarządu
• przygotowanie procedur i instrumentów kontroli: pomiar parametrów, które są właściwe dla danej dziedziny, następnie ustalenie odchyleń między stanem faktycznym a planowanym lub postulowanym, wreszcie analiza i ocena stopnia realizacji założonych przedsięwzięć

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

• analityk finansowy - wykształcenie wyższe ekonomiczne (finanse), doświadczenie na podobnym stanowisku min. 3 lata
• kontroler - wykształcenie wyższe ekonomiczne (zarządzanie), doświadczenie na podobnym stanowisku min. 2 lata
• kierownik projektu - wykształcenie wyższe ekonomiczne (zarządzanie), doświadczenie na podobnym stanowisku min. 2 lata
• rada nadzorcza

2. Zasoby materialne

• artykuły biurowe
• kserokopiarka
• komputer
• oprogramowanie Project firmy Microsoft
• program finansowo-księgowy
• formularze

3. Zasoby informacyjne

• raporty księgowe
• harmonogram prac
• raport Cash-flow
• budżet projektu
• plan realizacji projektu
• system informacyjny

4. Narzędzia, metody i techniki

• metoda Earned Value
• metodyka PRINCE2
• listy kontrolne: zestaw pytań kontrolnych E. Lohmana, specjalistyczne listy kontrolne, arkusz krytyczny oceny i analizy
• harmonogramy: wykres Gantta

Opis procesu

Kontrola budżetu projektu

Do podstawowych obowiązków kontrolera w zakresie kontroli budżetu należy: całościowa kontrola budżetu, w tym: przygotowanie założeń budżetowych oraz monitorowanie, uzgadnianie i akceptowanie zmian budżetowych. Musi również zajmować się aktualizacją na bieżąco dokumentacji budżetowej czyli np.: rozliczaniem zadań inwestycyjnych czy też raportowaniem postępu prac. Kontroler powinien na bieżąco sprawdzać wszystkie, możliwe odchylenia od założonego budżetu które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu i podejmować odpowiednie decyzje, jeżeli takie odchylenia nastąpią. Kontrola budżetu następuje po zakończeniu każdego etapu realizacji projektu.

Analiza Cash-flow

Kontroler wraz z analitykiem finansowym weryfikuje raport Cash-flow, generowany przez program finansowo - księgowy. Kontroluje przypływy oraz odpływy gotówki w taki sposób, aby zachować płynność oraz wypłacalność w stosunku do wierzycieli. Podczas analizy rachunku zysków i strat pierwszą czynnością jest ocena przepływów gotówkowych z poszczególnych rodzajów działalności (operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej). Stan środków pieniężnych w kasie musi być wystarczający do kontynuowania i finansowania dalszych etapów projektu. Sporządza budżet zapotrzebowania na środki pieniężne. Prognozuje wielkości przychodów oraz przyszłych wpływów z nich wynikających w celu uniknięcia niewypłacalności. Analizę Cash-flow analityk sporządza na koniec każdego miesiąca rozliczeniowego.

Kontrola czasu wykonania poszczególnych etapów

Kontroler kierując poszczególnymi etapami projektu, nadzoruje czas, w jakim poszczególne prace są wykonywane. Sprawdza, czy wykonywane w każdym momencie prace są zgodne z wcześniej przygotowanym harmonogramem prac, czy nie następuje opóźnienie, które może spowodować ostateczne niepowodzenie projektu, lub zagrozić terminowemu zatwierdzeniu całości projektu.

Monitorowanie harmonogramu realizacji

Zadanie to jest zbliżone do kontroli czasu realizacji projektu, lecz kontroler nie zajmuje się tutaj nadzorem poszczególnych prac, lecz monitoruje czas wykonania poszczególnych etapów, elastycznie zarządza harmonogramem pracy (np. za pomocą wykresu Gantta) i wyraża zgodę na zakończenie jednego etapu i rozpoczęcie kolejnego. Analiza taka jest konieczna do sprawnego zarządzania czasem realizacji, i powinna być sporządzana na koniec każdego z etapów realizacji.

Kontrola kosztu, czasu i jakości metodą Earned Value

Nazwę Earned Value można przetłumaczyć jako wartość realizacji przedsięwzięcia. Metodę EV można zdefiniować jako procedurę zagregowanej kontroli odchyleń kosztów, czasu oraz poziomu wykonania projektu od planu. Analityk zbiera informacje dotyczące poniesionych wydatków, wykonania budżetu, rozdysponowania budżetu, nierozdysponowanego budżetu oraz wszystkich czynników, które mogą wpłynąć na zwiększenie kosztu zakupu w stosunku do planowanego. Te informacje pozwalają na określenie wszystkich wydatków i określenie pozostałego budżetu. Kolejnym obszarem na który analityk i kontroler muszą zwrócić szczególną uwagę jest kontrola zgodności z harmonogramem. Należy kontrolować takie dziedziny jak: czas trwania projektu, wykorzystanie planowanego czasu, pozostały czas przedsięwzięcia, procent zadań wykonanych czy też ich wykonanie w stosunku do planu. Regularne dokonywanie pomiarów w zakresie wykonania zadań pozwala kierownictwu na orientację w stopniu zaawansowania przedsięwzięcia. Analiza danych może również wykazać konieczność zaangażowania dodatkowych zasobów w celu przyspieszenia realizacji wybranych etapów. Po tak dokładnych analizach i w przypadku zaobserwowanie poważnych odchyleń w aktualnym poziom wykonania oraz kosztów, a także w prognozie budżetu wykreśla się nowy harmonogram w formie linii przewidywanego kosztu kumulowanego. Metodę tę należy liczyć na bieżąco aby nie analizować danych już przedawnionych, historycznych.

Kontrola jakości wykonania

Kontroler dba o jakościowe wykonanie poszczególnych faz danego projektu. W trakcie postępów produkcji kontrolowane parametry podlegają pomiarowi i następuje ewidencjonowanie wyników pomiarów. Następnie dane przedstawiane są użytkownikowi do analiz. Na etapie projektowania kontrola, a właściwie weryfikacja, odnosi się do oceny zgodności stanu uzyskanego z wymaganiami sformułowanymi przez użytkowników lub przez samych projektantów. Kontrola ta powinna być przeprowadzona po zakończeniu każdego etapu realizacji projektu i wtedy też musi nastąpić weryfikacja wskaźników.

Kontrola osiągniętych wyników i porównanie stanu faktycznego z planowanym

Kontrola osiągniętych wyników obejmuje wszystkie te czynności, które sprowadzają się do sprawdzenia projektu po jego zakończeniu. Kontroler po raz ostatni formułuje wnioski i wskazuje te elementy, które jeszcze wymagają korekt. Czynności te polegają na porównaniu stanu faktycznego z planowanym i obliczeniu stopnia spełnienia stanu planowanego. Wnioski dotyczące korekt podejmowania działań profilaktycznych, są zaleceniami dla kierownictwa przedsiębiorstwa. Jest to ostateczna kontrola przeprowadzona po zakończeniu realizacji całego projektu.

Raportowanie o ważnych zadaniach

Kontroler otrzymuje, od podległych mu komórek informacje (dotyczące finansów, jakości i czasu wykonania poszczególnych prac) i przedstawia aktualną sytuację radzie nadzorczej. Jeżeli wystąpią jakiekolwiek odchylenia, powinien przedstawić propozycje rozwiązania zaistniałej sytuacji, która musi być zaakceptowana przez powołaną w trybie nadzwyczajnym komisję. Raportowanie powinno się odbywać przed każdym zebraniem rady nadzorczej. W przypadku zaistnienia jednak nadzwyczajnej sytuacji należy złożyć raport natychmiast po jej wystąpieniu.

Zarządzanie zmianami (aktualizacja) planu realizacji

Zadanie to polega na dostosowywaniu planu realizacji projektu do zmieniających się warunków zewnętrznych, co nastąpić może w każdym momencie realizacji projektu. Kontroler musi elastycznie zarządzać zmianami, konsultując wszelkie zmiany z radą nadzorczą. Działania te mogą dotyczyć dostrojenia procesów pracy, aktualizacji planu czy zmiany zakresu projektu. Dostosowywanie się do zmiennych warunków i odpowiednie zarządzanie zmianami ma kluczowe znaczenie odnośnie końcowego etapu realizacji i wdrożenia projektu.

Wyjścia (dane wyjściowe)

Produkt

• raporty
• wnioski dotyczące korekt
• udokumentowana nabyta wiedza
• decyzje

2. Informacje

• stopień wykonania stanu planowanego
• poziom wskaźników płynności finansowej
• zwrot z inwestycji

3. Zmiany (opcjonalnie)

• terminy wykonania poszczególnych etapów projektu
• poziom kosztów związanych z tworzeniem projektu
• weryfikacja strategii działania

8. Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Zadanie (numer)	Uprawniony do	Odpowiada za
Analityk finansowy	1	Wgląd do bilansu	Monitorowanie poziomu wskaźnika kapitału obcego oraz poziomu aktywów i pasywów, podejmowanie decyzji co do dalszych sposobów finansowania projektu, ciągłą wskaźnikową analizę płynności i terminowe raportowanie.
Kontroler	2	Kontrola harmonogramu i czasu realizacji projektu	Monitorowanie postępu prac, kontrolowanie czasu pracy oraz terminowe zatwierdzanie poszczególnych etapów, a co za tym idzie terminowe oddanie całego projektu.
Kontroler	3	Kontroli jakości, pomiarów parametrów, weryfikacji wykonania	Odpowiednie jakościowe wykonanie poszczególnych faz projektu, kontrolę i weryfikację pod względem jakościowym i stosowanie odpowiednich metod tych pomiarów.
Analityk finansowy	4	Wgląd do raportów księgowych	Weryfikacja Cash-flow i regulowanie poziomu płynności i przepływów pieniężnych w sposób zapewniający wypłacalność i możliwość dalszego finansowania kolejnych etapów projektu.
Kontroler	5	Ustalenie budżetu, wgląd w sytuację finansową i wielkości odchyleń od zakładanych planów	Ustalenie odpowiedniego budżetu, wystarczającego do całkowitego sfinansowania projektu, monitorowania odchyleń i reagowania na nie, jeśli powstaną.
Kontroler	6	Dostęp do informacji o wszystkich aspektach projektu	Terminowe raportowanie zarządowi firmy i radzie nadzorczej o postępach w realizacji projektu i o wynikach przeprowadzonych kontroli.
Kontroler	7	Zmiany w harmonogramie wykonania poszczególnych zadań	Monitorowanie harmonogramu prac i dotrzymywanie terminów realizacji
Rada nadzorcza	8	Przeprowadzania zmian w kluczowych aspektach projektu	Reagowanie na zmieniające się podstawowe aspekty projektu, dostosowywanie się do nich i dostosowywanie do nich całego projektu
Kontroler	9	Końcowych analiz przebiegu procesu	Końcowa kontrola projektu, podsumowanie poszczególnych faz realizacji, kontrola wyników i ostateczne wdrożenie

Diagram procesu

Uczestnicy Zadania	Analityk finansowy	Kontroler	Rada Nadzorcza
Kontrola budżetu projektu	No	W
Analiza Cash-flow	W	Wyt
Kontrola czasu wykonania poszczególnych etapów		W
Monitorowanie harmonogramu realizacji		W
Kontrola kosztu, czasu i jakości metodą Earned Value	I	W
Kontrola jakości wykonania		W
Kontrola osiągniętych wyników i porównanie stanu faktycznego z planowanym		W	Z
Raportowanie o ważnych zadaniach		W	No
Zarządzanie zmianami (aktualizacja) planu realizacji		W	Z

Autor: Krzysztof Ślusarczyk, Marcin Krawczyk