Zakres projektu

Zakres projektu (project scope) - oznacza prace, które trzeba wykonać, żeby wyprodukować wyrób albo dostarczyć usługę, która posiada określone właściwości i funkcje. Można zatem stwierdzić, że zakres projektu pozwala na określenie niezbędnych zadań przy realizacji danego projektu. Zakres projektu jest uzależniony od produktu końcowego oraz jego właściwości, ponieważ na jego podstawie określane są niezbędne do wykonania zadania, wykorzystywane technologie, zasoby rzeczowe i osobowe.

Inne nazwy używane na określenie zakresu projektu to: specyfikacja funkcjonalna, zakres prac, dokument porozumienia, oświadczenie o zakresie projektu, dokument inicjacji projektu, formularz projektu.

W wielu organizacjach nie stosuje się określenia zakresu projektu, a do określenia zakresu wykorzystuje się cele pośrednie i skutki projektu. Powoduje to jednak utrudnienia w rozumieniu rzeczywistych granic projektu przez osoby w niego zaangażowane. Określenie zakresu projektu jest również pomocne przy późniejszej ocenie i weryfikacji projektu.

TL;DR

Zakres projektu to prace niezbędne do wyprodukowania wyrób lub dostarczenia usługi. Poprawne zdefiniowanie zakresu projektu jest istotne dla osiągnięcia celów projektu. Ustalanie zakresu projektu opiera się na misji projektu, uwarunkowaniach, wiedzy kierownika projektu i doświadczeniach z poprzednich projektów. Zarządzanie zakresem projektu obejmuje procesy potrzebne do wykonania zadań zgodnie z zakresem i jakością. Główne procesy to zapoczątkowanie projektu, planowanie zakresu, doprecyzowanie zakresu, weryfikacja zakresu i kontrola zmian zakresu.

Cel określania zakresu projektu

Poprawne zdefiniowanie zakresu projektu odgrywa istotną rolę dla osiągnięcia założonych celów projektu. Określanie zakresu projektu ma przede wszystkim za zadanie:

• poprawić jakość szacowania kosztów projektu, czasu i zasobów,
• zdefiniować linię bazową kosztów w związku z pomiarem i weryfikacją efektów projektu,
• wyraźne rozdzielenie odpowiedzialności.

Błędy na tym etapie mogą doprowadzić do nieoczekiwanego wzrostu kosztów na późniejszych etapach projektu, wynikających ze zmian, które zakłócają ogólny rytm projektu. Mogą wystąpić niepotrzebne powtórzenia wykonywania pewnych zadań, które tym samym wydłużają czas realizacji projektu, obniżają efektywność oraz morale pracowników zaangażowanych w projekt. Może to skutkować również nieprawidłowościami przy szacowaniu innych parametrów projektu i licznymi komplikacjami prowadzącymi w efekcie do przekraczania ustaleń zawartych w kontrakcie.

Definiowanie zakresu projektu

Punktem wyjścia przy ustalaniu zakresu projektu powinny być przede wszystkim:

• misja projektu określona w kontrakcie,
• wszelkie uwarunkowania i ograniczenia związane z projektem,
• wiedza kierownika projektu,
• doświadczenia z poprzednio realizowanych projektów o podobnej tematyce

Ustalenie zakresu projektu stanowi udokumentowaną podstawę przy podejmowaniu późniejszych decyzji, a także pozwala na zrozumienie projektu przez wszystkich interesariuszy. W trakcie realizacji projektu może pojawić się konieczność przekształcenia bądź sprecyzowania zakresu. Dokumenty mogące wystąpić przy opisie projektu:

• uzasadnienie projektu - opis zawierający informacje o przyczynach realizowania projektu; stanowi bazę przy ocenie osiągniętych efektów,
• opis produktu - podsumowanie opisu produktu powstającego w wyniku zrealizowania projektu,
• produkty cząstkowe - lista zawierająca zestawienie produktów cząstkowych; ich wytworzenie i dostarczenie do klienta świadczy o zakończeniu projektu,
• cele projektu - rozumiane jako kryteria, których spełnienie świadczy o pomyślnym zrealizowaniu projektu; cele powinny zawierać głównie koszty, harmonogram oraz miary jakości; cele, których nie można wyznaczyć w sposób ilościowy jak np. satysfakcja klienta mogą wiązać się z wysokim ryzykiem.

Zarządzanie zakresem projektu

Zarządzanie zakresem projektu (project scope management) oznacza kierowanie procesami potrzebnymi do wykonania wszystkich, niezbędnych zadań w wyniku, których powstaje produkt lub usługa o określonym przez klienta zakresie i jakości. Obejmuje również uściślanie oraz monitorowanie prac wchodzących i wykraczających poza zakres projektu.

Główne procesy to:

1. Zapoczątkowanie projektu (Initiation) - jest to formalne zatwierdzenie realizacji nowego projektu bądź kolejnego etapu właśnie realizowanego projektu. Niejednokrotnie jest to etap poprzedzony m.in. dokonaniem oceny potrzeb, przeprowadzeniem studium wykonalności czy opracowaniem wstępnego planu realizacji projektu. Rezultatem tego procesu jest powstanie karty projektu.
2. Planowanie zakresu (Scope Planning) - obejmuje doprecyzowanie i dokumentowanie działań związanych z realizacją projektu, które prowadzą do powstania określonego produktu lub usługi. Na tym etapie pracuje się na wcześniej przygotowanej karcie projektu, która jest uszczegóławiana. W procesie planowania zakresu tworzy się deklarację zakresu i plan zarządzania zakresem.
3. Doprecyzowanie zakresu (Scope Definition) - proces polegający na podziale produktów cząstkowych zawartych w deklaracji projektu na mniejsze, co ułatwia zarządzanie nimi. Jest to jeden z ważniejszych etapów z uwagi na jego wpływ na całość projektu i ryzyko wystąpienia kosztownych poprawek w wyniku pojawiania się błędów. W ramach procesu aktualizuje się deklarację zakresu i tworzy strukturę podziału pracy.
4. Weryfikacja zakresu (Scope Verification) - proces polegający na formalnej akceptacji zakresu projektu przez wszystkich interesariuszy projektu. Wiąże się to z przeprowadzeniem kontroli produktów cząstkowych oraz rezultatów realizowanych prac projektu. Ma to na celu sprawdzenie ich poprawności i zgodności z określonymi wymaganiami. Jeżeli dojdzie do przerwania realizacji projektu na tym etapie powinno określić się jego poziom oraz zakres zaawansowania. W tej części projektu wykorzystuje się m.in. strukturę podziału pracy, deklarację zakresu oraz plan projektu.
5. Kontrola zmian zakresu (Scope Change Control) - weryfikacja wdrażanych zmian w zakresie projektu. Jest to proces silnie powiązany z innymi procesami kontrolnymi, np. kontrola kosztów, kontrola harmonogramu, kontrola jakości. Na tym etapie bazuje się m.in. na strukturze podziału pracy, planie zarządzania zakresem oraz raportach z wykonania prac.

Zakres projektu — artykuły polecane

Cykl życia projektu — Procesy w projekcie — Zarządzanie jakością wg PMBOK — Produkt projektu — Plan jakości — Procesy kontroli wg PMBOK — Metody kontroli zasobów — Zamykanie projektu — Etapy projektu

Bibliografia

• Mingus N. (2002), Zarządzanie projektami, Helion, Gliwice
• Pawlak M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Phillips J. (2011), Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Szyjewski Z. (2004), Metodyki zarządzania projektami informatycznymi, Placet, Warszawa
• Walczak W. (2009), Orientacja na cele w zarządzaniu projektami, Master of Business Administration, nr 4
• Walczak W. (2010), Rola fazy planowania w zarządzaniu projektami, E-mentor, nr 1 (33), Warszawa
• Wirkus M., Roszkowski H., Dostatni E., Gierulski W. (2014), Zarządzanie projektem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice
• Zaskórski P. (2012), Ewaluacja projektów, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Informatyki w Warszawie, nr 8

Autor: Karolina Nocoń