Agencja eventowa

Agencja eventowa (event agency) to firma świadcząca usługę organizacji wydarzeń na rzecz innych podmiotów tj. planowanie, wykonanie, produkcja. Usługa ta obejmuje ocenę, definicję, nabywanie, alokację, kierowanie, kontrolę i analizę czasu, finansów, ludzi, produktów, usług i innych zasobów w celu osiągnięcia celów danego wydarzenia. Zadaniem kierownika wydarzenia jest nadzorowanie i aranżowanie każdego aspektu wydarzenia, w tym badanie, planowanie, organizowanie, wdrażanie, kontrolowanie i ocena projektu wydarzenia, działań i produkcji. Agencja eventowa nie jest agencją reklamową. Ma ona znacznie szerszy zakres działań związanych z designem, administracją, marketingiem, operacjami i ryzykiem.

TL;DR

Agencja eventowa to firma specjalizująca się w organizacji wydarzeń dla różnych podmiotów. Ich zakres obowiązków obejmuje planowanie, wykonanie i produkcję wydarzenia, z uwzględnieniem takich aspektów jak finanse, logistyka, marketing i zarządzanie ryzykiem. Agencje eventowe współpracują z różnymi kontraktorami, takimi jak dekoratorzy, firmy cateringowe czy prelegenci, a także korzystają z różnych technologii do usprawnienia swojej pracy. Mogą organizować różne typy wydarzeń, takie jak konferencje, targi czy wydarzenia biznesowe. Współpracują zarówno z jednostkami publicznymi, takimi jak samorządy, jak i prywatnymi firmami, które wykorzystują wydarzenia do osiągnięcia swoich celów biznesowych.

Zadania agencji eventowej

Poniżej przedstawione przykładowe zadania agencji eventowej, które są zmienne w zależności od typu klienta, prowadzonego projektu, okoliczności i innych czynników. Całokształt zakresu jednostek związanych z głównym przedmiotem agencji eventowych, czyli event managementem, został sklasyfikowany przez Julie Rutherford Silvers - certyfikowanego eksperta organizacji wydarzeń i współtwórcę Events Management Body of Knowledge (EMBOK odpowiednik BABOKa i PMBOKa w zakresie event managementu).

Planowanie:

• Określenie zakresu współpracy klienta z agencja
• Zdefiniowanie wydarzenia, jego celów, grupy odbiorców i kryteriów sukcesu
• Opracowanie scenariuszy budżetu
• Zaprojektowanie designu wydarzenia
• Budowanie brandingu
• Tworzenie strategii marketingu i komunikacji
• Tworzenie skryptu
• Kontakt i negocjacje z kontraktorami

Wykonanie:

• Zarządzanie i komunikacja z uczestnikami
• Produkcja audiowizualna
• Logistyka (catering, ochrona, foto/wideo, dekoracje, produkcja sceny, organizacja zakwaterowania)
• Koordynacja zasobów ludzkich
• Monitoring jakości usług

Raportowanie:

• Komunikacja post-eventowa do uczestników
• Dokumentowanie wydarzenia
• Podsumowanie ilościowe i jakościowe na podstawie informacji zwrotnej od uczestników
• Podsumowanie budżetu

Typy wydarzeń organizowanych przez agencje eventowe

Julia Silvers zdefiniowała rodzaje wydarzeń, które mogą być wydelegowane do organizacji. Są to wydarzenia m.in.:

Biznesowe/korporacyjne tzn. każde wydarzenie wspierające cele biznesowe, w tym funkcje zarządzania, komunikacja korporacyjna, szkolenia, marketing, zachęty, relacje z pracownikami i relacje z klientami, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.

Wystawy/targi tzn. wydarzenie gromadzące kupujących, sprzedających i zainteresowanych osób, aby oglądać i / lub sprzedawać produkty, usługi i inne zasoby dla określonej branży lub ogółu społeczeństwa, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.

Marketingowe tzn. wydarzenie zorientowane na handel w celu ułatwienia spotkania kupującego i sprzedającego lub zwiększenia świadomości na temat produktu lub usługi komercyjnej, zaplanowanych samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.

Konferencje/konwencje tzn. zgromadzenie ludzi w celu wymiany informacji, debaty lub dyskusji, konsensusu lub decyzji, edukacji i budowania relacji, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami.

Kontraktorzy agencji eventowej

By zorganizować dane wydarzenie agencja podejmuje współpracę z wieloma kontraktorami odpowiedzialnymi za dostarczenie poszczególnych elementów/części składowych wydarzenia. Są to m.in.:

• Managerowie przestrzeni eventowej
• Agencje produkcyjne (audiowizualne, oświetleniowe)
• Foto - i wideografowie
• Prelegenci
• Dekoratorzy
• Firmy ochroniarskie
• Firmy cateringowe
• Firmy sprzątające
• Operatorzy biletów
• Drukarnie i producenci gadżetów
• Animatorzy
• Agencje HR
• Konsultanci marketingowi
• Agencje wynajmujące (np. meble, dekoracje)

Technologie wykorzystywane przez agencje eventowe

By usprawnić swoją codzienną pracę agencje eventowe korzystają z różnego rodzaju oprogramowań, systemów i innych technologii, m.in.:

• Oprogramowanie do planowania (wykresy Gantt i PERT pomagajace wyznaczyć ścieżke krytyczna)
• Systemy do rezerwacji przestrzeni
• Systemy do rejestracji uczestników (zbieranie i analiza danych na temat uczestników, sprzedaż biletów)
• Oprogramowanie CAD, Adobe Creative do tworzenia wizualizacji sceny, przestrzeni i stanowisk targowych
• Systemy zabezpieczające (ochrona danych osobowych, monitorowanie ruchu, inwentaryzacja)
• Systemy komunikacyjne (walkie talkie, radio)
• Systemy transmitujące obraz i dźwięk (telebimy)

Agencja eventowa a jednostki publiczne

Władze lokalne są również coraz bardziej zaangażowane w wydarzenia, postrzegając je jako ważny sposób tworzenia wysokiej jakości życia dla swoich wyborców oraz przyciągania turystyki i korzyści ekonomicznych dla swoich regionów. Władze lokalne są obecnie jednymi z największych graczy w dziedzinie wydarzeń, przy czym prawie każdy organ samorządu zatrudnia kierownika lub zespół wydarzeń, a większość zapewnia finansowanie i wsparcie dla szerokiej gamy wydarzeń lokalnych. W związku z tym agencje eventowe muszą odnaleźć się w takiej sytuacji i współpracować z tymi jednostkami z poszanowaniem interesów obu stron.

Właściciel przestrzeni eventowej

Rządy są często właścicielami parków, boisk, ulic, ratuszów, stadionów oraz ośrodków sportowych i społecznych, w których odbywają się imprezy. Są odpowiedzialni za rozwój i utrzymanie tych aktywów, a także za zarządzanie nimi na co dzień. Z tej przyczyny muszą zatrudniać pracowników do ich prowadzenia oraz do ustalania zasad i opłat za korzystanie z tych aktywów oraz administrowania nimi. To właśnie z tymi osobami agencja eventowa będzie współpracowała najściślej przy organizacji danego wydarzenia, jeżeli odbywa się ono na terenie jednostki publicznej.

Organ udzielający zgody i regulujący prawo

Rządy ustalają i zarządzają wieloma przepisami i politykami, które regulują organizację wydarzeń w takich sprawach, jak tworzenie tymczasowych struktur, sprzedaż żywności, ograniczenia hałasu, zamykanie ulic oraz wymagania dotyczące ruchu i parkowania. Lokalne samorządy często ściśle współpracują z innymi agencjami rządowymi, takimi jak władze drogowe, służby zdrowia i policja, przy opracowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu zasad i przepisów regulujących te obszary. W przypadku dużych wydarzeń publicznych, w których bierze udział ponad 500 osób w Polsce, samorząd będzie wymagać pozwolenia (Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych 2009, s. 2), a w przypadku dużych wydarzeń będzie to wymagało ścisłej współpracy z odpowiedzialnymi organami wydającymi zezwolenia, z wnioskami dotyczącymi takich kwestii, jak wpływ na środowisko, zarządzanie ruchem i bezpieczeństwo; mniejsze wydarzenia będą wymagały wydania licencji.

Agencja eventowa a jednostki prywatne

Wydarzenia mają wyjątkową zdolność do fizycznego zbliżenia ludzi oraz inspirowania i komunikowania się z nimi w sposób, którego nie można łatwo powielić innymi środkami lub mediami, co zostało uznane przez sektor korporacyjny. Silvers (2010) opisuje wydarzenia korporacyjne i biznesowe jako "Każde wydarzenie, które wspiera cele biznesowe, w tym funkcje zarządzania, komunikację korporacyjną, szkolenia, marketing, zachęty, relacje z pracownikami i relacje z klientami, zaplanowane samodzielnie lub w połączeniu z innymi wydarzeniami". Wykorzystywanie wydarzeń przez firmy może być ukierunkowane:

• Wewnętrznie (własne praktyki biznesowe i personel)
• Zewnętrznie (skierowane do ich klientów i klientów)

Wspólnym wątkiem jest wykazana zdolność zdarzeń do osiągania wyników pod względem celów biznesowych, a tym samym zapewniania zwrotu z inwestycji.

Wydarzenia wewnątrz firm

Wewnętrznie firmy w znaczący sposób wykorzystują wydarzenia, takie jak spotkania kierownictwa i szkolenia personelu w codziennym prowadzeniu działalności. Inne wydarzenia wewnętrzne, takie jak spotkania towarzyskie pracowników, budowanie zespołu, zachęty i wieczory wręczania nagród, są postrzegane jako cenne narzędzie do inspirowania i motywowania pracowników oraz przyczyniające się do rozwoju udanej kultury korporacyjnej. Konferencje sprzedażowe i seminaria produktowe służą rozszerzeniu tej kultury na przedstawicieli firm i sieci dealerów. Wiele firm wnosi znaczne środki w celu zapewnienia, aby takie wydarzenia były postrzegane jako część ich tożsamości korporacyjnej i stylu oraz były prowadzone z zachowaniem wysokich standardów profesjonalizmu i umiejętności prezentacji.

Agencja eventowa — artykuły polecane

Konferencja — Pro Bono — Masa Krytyczna — Public relations — Philip Kotler — Metodyka PMI — RACI — Agencje public relations — Dobre praktyki — Inwencja twórcza

Bibliografia

• Bowdin G. (red.) (2012), Events Management Third Edition, Routledge, New York
• Connell B. (2006), Professional Meeting Management: Comprehensive Strategies for Meetings, Conventions and Events, Kendall/Hunt Publishing, Iowa
• Jouaneh I. (2013), The Rising Impact of Social Media on Meeting and Events
• Silvers J. (1999), Events Management Body of Knowledge
• Ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych Dz.U. 2009 nr 62 poz. 504
• Van der Wagen L., White L. (2010), Events Management: For Tourism, Cultural, Business and Sporting Events, Pearson Australia

Autor: Joanna Ciesielska

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.