Podejście procesowe

Podejście procesowe jest podejściem dynamicznym do zarządzania. Jego genezy można upatrywać w klasycznej szkole zarządzania: w organizacji procesów produkcyjnych i badaniach ergonomicznych. Rozwój podejścia można obserwować w analizie systemowej, dynamice Forestera, analizie i projektowaniu procesów zarządzania. Koncepcja ta była badana m.in. przez Bieńkowskiego, Maire’a, J. Trzcienieckiego, A. Stabryłę i Z. Martyniaka. To dynamiczne podejście jest rozwijane przez, wyróżnioną przez Koontza, szkołę procesu zarządzania, będącą częścią nurtu uniwersalistycznego. Należy przy tym zaznaczyć, iż podejście dynamiczne nie stanowi opozycji do podejścia strukturalnego. Podejścia te uzupełniają się pozwalając na pełniejszy opis organizacji.

TL;DR

Podejście procesowe w zarządzaniu jest podejściem dynamicznym, które integruje procesy zarządzania i wykonawcze w organizacji. Jest ono opisane w normie ISO 9001:2000 i ułatwia wdrażanie systemów w organizacjach usługowych. Podejście procesowe zakłada, że działania organizacji muszą służyć zwiększeniu zadowolenia klienta poprzez spełnienie jego wymagań. Istotą podejścia procesowego jest spojrzenie na organizację jako system dynamiczny, który składa się z procesów zarządzania i wykonawczych. Podejście procesowe ułatwia komunikację, integrację funkcji zarządzania i operacyjnych oraz przemianę struktury organizacyjnej. Analiza wykresu podejścia procesowego obejmuje zarządzanie zasobami, realizację produktu, pomiary, analizę i doskonalenie oraz odpowiedzialność kierownictwa. Każde przejście pętli powinno podnosić poziom jakości w organizacji.

Podejście procesowe w normach ISO

Podejście procesowe zostało opisane w normie ISO 9001:2000. We wcześniejszych normach podejście to nie występowało, systemy były wdrażane według punktów normy. Częstym problemem było błędne interpretowanie punktów normy jako niezależnych części, pomiędzy którymi nie występują powiązania. Dopiero druga nowelizacja zmieniła strukturę normy, ułatwiając ten sposób implementację. W podejściu procesowym pokazano jednoznacznie, że działania organizacji muszą służyć zwiększeniu zadowolenia klienta poprzez spełnienie jego wymagań. Realizacja tego celu musi wiązać się z identyfikacją powiązań pomiędzy działaniami wykonywanymi w organizacji a wymaganiami klienta we wszystkich procesach, a nie tylko na etapie efektu końcowego. Wyodrębnienie procesów w organizacji pozwala na łatwiejsze monitorowanie, pozyskiwanie danych o funkcjonowaniu organizacji oraz doskonalenie.

Wprowadzenie podejścia procesowego ułatwiło także wdrażanie systemów w organizacjach usługowych, co wcześniej było możliwe, jednak nakładało na organizację gorset prowadzenia zbędnej dokumentacji.

Istota podejścia procesowego

Podejście procesowe to spojrzenie na organizację poprzez aspekt dynamiczny i integratywny. Podejście to cechuje się:

• ujęciem systemu jako organizacji dynamicznej, która jest kompozycją procesów zarządzania i procesów wykonawczych, którym przypisane są wielofunkcyjne łańcuchy wartości.
• przypisaniem w obręb przedmiotowy analizy i projektowania procesów:

1. dziedziny
2. pragmatyki (metodyki postępowania)
3. organizacji działań
4. procedur roboczych

• rozwiniętą komunikacją pozioma ukierunkowaną na kompleksową (wielofunkcyjną) obsługę klienta
• mocnym zintegrowaniem funkcji zarządzania i funkcji operacyjnych ze względu na desygnację kierowników na koordynatorów procesów
• zjawiskiem przemiany struktury organizacyjnej w układy wejściowo-wyjściowe, zaś jej ułożenie jest odzwierciedleniem specjalizacji według kryterium przedmiotowo-procesowego
• faktem, że nieodłącznymi skutkami procesów są procedury ramowe i robocze
• tworzeniem przez układy wejściowo-wyjściowe zbioru sekwencji mającego charakter sprzężeń sterująco regulacyjnych, wykonawczych i informacyjnych (Stabryła A. 2012, s. 66)

Inaczej wizję podejścia procesowego nakreśla K. McCormack (1999), według którego orientacja na procesy biznesowe ("business process orientation") zawiera się w poniższych składnikach:

• funkcje procesowe (opisywane przez mapę relacji czy mapę procesów)
• strukturę procesową (charakteryzującą się niewielkim spiętrzeniem hierarchicznym, różnokierunkowymi zespołami procesowymi i desygnacją "właścicieli procesów")
• zadania procesu (odzwierciedlające obszar przedmiotowy procesu jak i odnoszący się do zespołów procesowych)
• proces zarządzania i zbiór parametrów procesu (ulepszanie procesów, rozwinięcie łańcucha wartości ocena efektywności działania w sytuacji pełnej orientacji na klienta)
• wartość procesu (odwołanie do wyników, osiągnięć i postępowań)
• upraszcza zrozumienie i krytykę własnej pozycji w znaczeniu strategicznym organizacji
• ułatwia naukę o przedsiębiorstwie czy instytucji i ożywia powiększenie zasobów informacji

Podejście procesowe jest odpowiednikiem dynamiki systemu i uzupełnieniem statycznego aspektu organizacji. Natomiast odnosząc to do podejścia funkcjonalnego jest jego bardziej zaawansowaną postacią. Początków podejścia procesowego można upatrywać już w szkole klasycznej zarządzania, a także szkole procesu zarządzania, szkole empirycznej tudzież szkole systemowej, a więc nie jest to odkrycie ostatnich lat.(Stabryła A. 2012, s. 67)

Schemat podejścia procesowego

Rys. 1. Model procesu w ISO 9001:2000 Źródło: ISO 9001:2000 2000, s. 4

Analizę wykresu należy rozpocząć od zarządzania zasobami, które jest odpowiednikiem planowania z metody PDCA. W ramach tego kroku należy zabezpieczyć środki materialne, finansowe oraz personalne, aby móc wykonać pracę. W kolejnym kroku - realizacja produktu (rozumianego szeroko, również jako usługa) - organizacja wykorzystuje przygotowane zasoby i konfiguruje je zgodnie z wymaganiami klienta, które stanowią tu wejście zewnętrzne. Efektem jest gotowy produkt, który przekazywany jest klientowi. Informacje dotyczące produktu (np. koszty, problemy jakościowe, braki) przekazywane są dalej do Pomiarów, analiz i doskonalenia. W tym kroku istotne jest również sprawdzenie, co klient sądzi o produkcie, stąd pojawia się badanie satysfakcji. Elementem spinającym pętlę jest odpowiedzialność kierownictwa (odpowiednik poprawiania z PDCA). Najwyższe kierownictwo instytucji analizuje raporty z poszczególnych procesów i na ich podstawie podejmuje decyzje o wykorzystaniu posiadanych zasobów. Każde przejście pętli powinno powodować podniesienie poziomu jakości w organizacji.

Zobacz więcej: Identyfikacja procesów, Zarządzanie procesowe

Podejście procesowe — artykuły polecane

Proces — Identyfikacja procesów — ARIS — Audyt logistyczny — Systemy Closed Loop MRP — System ERP — Proces gospodarczy — Mapa drogowa — Mapa procesów

Bibliografia

• Landwójtowicz-Kucińska A. (2013), Podejście procesowe w zarządzaniu innowacjami [w:] R. Knosala (red.), Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji, Oficyna Wydawnicza PTZP, Opole
• Stabryła A. (red.) (2012), Podstawy organizacji i zarządzania. Podejście i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Wawak S. (2004), Zarządzanie jakością - teoria i praktyka, Onepress, Gliwice

Autor: Sławomir Wawak, Marek Wrzoszczyk