Motywacja pracowników w zespole projektowym

Motywacja, a więc prosto ujmując - procesy lub czynniki, które powodują, iż ludzie działają bądź zachowują się w określony sposób, ma szczególne znaczenie, podczas prac zespołowych. Jest ona fundamentem problemu zarządzania projektami, ponieważ od stopnia zaangażowania pracowników zależy rezultat przedsięwzięcia. M. Trocki w "Zarządzaniu projektami" jako główne źródła i sposoby motywacji w pracy zespołów projektowych podaje następujące:

• potrzeba bezpieczeństwa - człowiek współtworzy dany projekt traktując to jako przyczynianie się do rozwoju firmy, a tym samym zabezpieczanie swojego miejsca pracy.
• potrzeba sukcesu - jednostki odczuwają poczucie spełnienia się w życiu zawodowym, co realizują poprzez dążenie do określonych celów. I tu pojawia się ważne zadanie dla kierowników projektów, jakim jest zintegrowanie indywidualnych celów wszystkich uczestników z ogólnym celem projektu. Wzbudzając zaangażowanie pracowników istotne jest przyporządkowanie im zadań zgodnie z ich upodobaniami i predyspozycjami. Ta potrzeba sukcesu jest bardzo ważna dla powodzenia projektu, gdyż ludzie oczekują samorealizacji, prestiżu, kontaktów społecznych.
• wspólne wartości - ważne jest by jednostka pracowała w atmosferze uczciwości, identyfikując się z wartościami, które są wysunięte jako naczelne w każdej organizacji. Gdy w organizacji ważne są wartości etyczne, atmosfera życzliwości wśród kolegów, ambitne zadania, a także pieniądze i status, gdy liczy się samodzielność, własna inicjatywa - to wszystko zachęca do wnoszenia wkładu we wspólną pracę.
• uzmysłowienie sensu podejmowanych działań - dla pracownika ważny jest cel i rezultat wykonywanego projektu, a także własny wkład wniesiony w ten projekt. Gdy wie, ku czemu służy jego wysiłek i widzi jego pozytywne rezultaty, pracuje efektywniej.
• dociekliwość - daje ona możliwość nauczenia się czegoś nowego, zdobycia nowych umiejętności czy poznania nowych aspektów działalności firmy, w której jednostka pracuje. Jak wiadomo, każda firma, która nie jest nastawiona na rozwój, prędzej czy później zostanie "usunięta" z rynku. Podobnie z pracownikiem, który nie udoskonala swojego warsztatu pracy, tak umiejętności jak i zdolności, nie będzie robił postępów w pracy, a tym samym nie będzie "zarażał" zapałem i energią innych - to wszystko będzie się przejawiać w zmniejszonej wydajności jego pracy.
• indywidualne predyspozycje - osobowość i potrzeby każdego są różne. Ważne jest, aby zgodnie z nimi motywować ludzi. W jaki sposób? Najpierw należy poznać te indywidualne predyspozycje każdego, a następnie przydzielić zadania tak, aby odpowiadały profilowi członków zespołu. Pod uwagę bierze się np. odporność na stres, zakres samodzielności, zdolności komunikatywne, kreatywność itd.

TL;DR

Motywacja jest kluczowa w pracy zespołowej, wpływając na rezultaty projektu. Ważne czynniki motywacji to potrzeba bezpieczeństwa, sukcesu, wspólne wartości, sens podejmowanych działań, dociekliwość i indywidualne predyspozycje. Problemy w zespole projektowym mogą wynikać z braku motywacji, a zadaniem kierownika jest skuteczne motywowanie pracowników poprzez określenie celów, przekazywanie władzy, docenianie wykonanej pracy i pomaganie w sukcesach.

Problemy

Główne problemy, które mogą występować w zespole projektowym, spowodowane brakiem (prawidłowego) pobudzania pracowników do efektywnej pracy. Główne z nich to:

• błędne decyzje personelu (zbyt wysokie wymagania, niedostateczna informacja)
• wysokie zniechęcenie (pozostawienie pracownika i jego pracy bez komentarzy przez długi czas, nieuzasadnione autorytarne kierownictwo wobec kompetentnych pracowników)
• konflikty pomiędzy poszczególnymi współtwórcami projektu lub całymi grupami projektowymi (atmosfera rywalizacji, szukanie winnych zamiast rozwiązywanie problemów)
• niskie morale (brak poczucia sensu wykonywanej pracy, brak możliwości realizacji wprowadzania zmian wobec nieelastycznego przebiegu prac nad projektem)
• marnowanie energii pracowników (nie uświadamianie rezultatów realizacji projektów, angażowanie nieodpowiednich pracowników na stanowiska pracy, zbyt długie zebrania nie zakończone konkretnymi wynikami)
• nierealizowanie celów (zbyt dużo formalności, brak poczucia doskonalenie się i rozwoju pracowników, skutkujący mało wydajną pracą)
• wysoka fluktuacja pracowników (wyłączanie z grupy, częsta publiczna krytyka, okazywanie nieufności pracownikom).

Zadania

Skala stopnia zaangażowania pracownika jest różna, począwszy od "bierności", poprzez "współpracę", a kończąc na "zaangażowaniu". Rolą kierownika zespołów projektowych jest ukierunkowanie pracowników na uzyskanie odpowiednich wyników. Jakie są zatem zasady skutecznej motywacji?

Kierownik powinien jasno określić cele projektu, oraz identyfikujące się z nimi cele pracowników, wyznaczając im odpowiadające ich zdolnościom i predyspozycjom zadania. W trakcie pracy nad projektem, kierownik powinien przekazywać władzę swoim pracownikom okazując im zaufanie, jednocześnie nie stawiając zbyt wysokich wymagań. Każda dobrze wykonana praca powinna zostać dostrzeżona. Cały czas należy motywować pracowników w ten sposób, iż poprzez ich obserwację kierownik pomaga zaspokajać ich potrzeby, uświadamiać im sens ich pracy, zachęcać do wykonywania pracy przy odpowiednim współzawodnictwie i w poczuciu przynależności do grupy. Dobry kierownik będzie umiał przekształcać porażki odnoszone przez pracowników w późniejsze sukcesy.

Motywacja pracowników w zespole projektowym — artykuły polecane

Motywowanie w projekcie — Zdolność do pracy w zespole — Przywództwo — Morale — Motywacja zewnętrzna — Motywacja wewnętrzna — Kształtowanie zespołu — Zadania lidera — Zarządzanie ludźmi w zespole projektowym — Czynniki stresogenne

Bibliografia

• Schlesinger P.V., Sathe V., Schlesinger L.A., Kotler J. (1999), Projektowanie organizacyjne, PWN, Warszawa
• Stewart D. (red.) (2002), Praktyka Kierowania, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa

Autor: Kinga Nalepka