Dokumenty magazynowe

Dokumentacja magazynowa obejmuje całość elektronicznych lub papierowych zapisów związanych z pracą magazynu. Prowadzona jest w celu prawidłowego realizowania procesu przepływu składowanych w nim towarów i materiałów. Stosowanie właściwego sposobu dokumentowania pozwala na skuteczne prowadzanie ewidencji zaszłości związanych z przyjmowaniem i wydawaniem dóbr, oraz wielkości ich stanów. Ewidencja ta dostarcza również informacji o poszczególnych rodzajach i fazach obrotu magazynowego.

Dla prawidłowego zarządzania materiałami w magazynie stosujemy odpowiednie dokumenty magazynowe przepływu. Stosowanie odpowiedniej dokumentacji daje nam możliwość prowadzenia ewidencji, oraz dostarcza wiadomości o poszczególnych rodzajach i fazach obrotu materiałami.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady dokumentowania obrotu magazynowego jest Ustawa z 29 września 1994 o rachunkowości. Wszystkie procesy w magazynie (przyjęcie, wydanie i przesunięcie) dokumentowane są jako operacja gospodarcza poprzez dowody księgowe (źródłowe).

TL;DR

Dokumentacja magazynowa jest niezbędna do prawidłowego zarządzania przepływem materiałów w magazynie. Składa się z różnych dokumentów, takich jak instrukcja magazynowa, regulamin pracy, dokumentacja przechowywania danych osobowych, karty charakterystyki substancji niebezpiecznych itp. Dokumenty magazynowe dzielą się na dokumenty przychodu i rozchodu materiałów. Współczesne metody przetwarzania dokumentów magazynowych polegają na wykorzystaniu kodów kreskowych i urządzeń elektronicznych.

Podstawowe elementy dokumentacji magazynowej

Podstawowe dokumenty organizacyjne magazynu mają na celu zapewnienie jego poprawnej organizacji w aspekcie przebiegu i zasad procesu magazynowania oraz bezpieczeństwa. Podstawowymi dokumentami organizacyjnymi magazynu są:

• Instrukcja magazynowa

Jest dokumentem określającym organizację oraz technologię gospodarki magazynowej w przedsiębiorstwie. Określa również zakres działania magazynów jak i podstawowe zasady oraz tryb wykonywania czynności magazynowych. Instrukcja magazynowa musi również zawierać zasady postępowania w zakresie wszystkich problemów dotyczących gospodarki magazynowej, w szczególności z funkcjonowaniem poszczególnych jej elementów (składowanych zapasów, budowli i wyposażenia, technologicznego procesu magazynowego, organizacji gospodarki magazynowej).

Instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników magazynowych, z którymi zawarta została umowa o odpowiedzialności materialnej. Osobą wprowadzającą w życie instrukcję magazynową powinien być dyrektor zarządzający lub prezes przedsiębiorstwa. Wprowadzenie powinno odbywać się za pokwitowaniem przez pracowników magazynu w celem potwierdzenia stosowania i przestrzegania zawartych w niej postanowień.

• Regulamin pracy magazynu

Regulamin pracy magazynu zawiera sposoby postępowania wynikające z obowiązujących przepisów. Celem regulaminu pracy magazynu jest przybliżenie odpowiedzialnym pracownikom przedsiębiorstwa problemy związane z uprawnieniami i obowiązkami pracowników magazynowych oraz trybem pracy magazynów.

• Dokumentacja opisująca sposób i zasady przechowywania danych osobowych

Dokumentacja ta reguluje sposób oraz formę przechowywania danych osobowych dostawców, klientów oraz kontrahentów. Wskazuje również formę ochrony i sposoby zapisu informacji z nimi powiązanych. Realizacja zasad zapisanych w tej dokumentacji zapewnia działanie magazynu zgodne z zapisami prawa uregulowane w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883).

• Dokumenty eksploatacyjne sprzętu

Dokumentacja eksploatacyjna w magazynie prowadzona jest w celu zapewnienia prawidłowej eksploatacji wykorzystywanego w nim sprzętu. Zapisane w niej informacje dotyczą sposobu eksploatacji sprzętu, wymagań dotyczących serwisu (interwały czasowe lub przebiegowe, zalecenia dotyczące używanych materiałów eksploatacyjnych, zastrzeżenia serwisowe i gwarancyjne).

• Dokumentacja adresowa

Dokumentacja ta reguluje sposób i lokalizację składowania materiałów i towarów znajdujących się na stanie magazynowym. Zapewnia ona optymalne rozmieszczenia, a jej poprawne stosowanie gwarantuje minimalizację w zakresie wysiłku ludzkiego i eksploatacji sprzętowej w odniesieniu do transportu wewnętrznego materiałów i towarów.

• Karta charakterystyk preparatów i substancji niebezpiecznych (w przypadku gdy magazyn takowe przechowuje)

Karty charakterystyki preparatów i substancji niebezpiecznych zabezpieczają aspekt bezpieczeństwa w zakresie składowania oraz transportu niebezpiecznym materiałów i substancji znajdujących się w magazynie. Opisują one skład substancji i preparatów chemicznych oraz ich charakterystyczne cechy mające wpływ na zdrowie ludzkie lub/i środowisko naturalne.

Zawierają również podstawowe informacje na temat wymaganych czynności, które muszą zostać podjęte w przypadku kontaktu z wrażliwymi częściami ciała człowieka (skóra, oczy, itp.) lub w przypadku uwolnienia do środowiska.

Dokumenty magazynowa związane z ich przepływem

Podstawowym kryterium podziału dokumentacji magazynowej jest kierunek przepływu materiałów - do magazynu lub z magazynu. Dokumenty obrotu magazynowego możemy zatem podzielić na dokumenty przychodowe oraz dokumenty rozchodowe.

Dokumenty przychodu materiałów

• PZ (przyjęcie z zewnątrz)

Dokument używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu (wymagana adnotacja "nieodpłatne przyjęcie").

Dokument ten wystawiany jest najczęściej w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie). Wystawiany jest przez odpowiedniego pracownika magazynu na podstawie dokumentu sprzedaży (faktury VAT lub rachunku uproszczonego):

- oryginał dokumentu jest składany do działu księgowości,

- kopia dokumentu PZ dołączana jest do dokumentu sprzedaży,

- drugi egzemplarz kopii przechowywany jest w aktach magazynu.

Elementy, które powinien zawierać poprawnie wystawiony dokument to: pieczątka i numer zakładu, nr dokumentu magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr faktury VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału, otrzymana ilość, datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem materiałów.

• PW (przyjęcie wewnętrzne)

Dokument stosowany przy odbiorze materiału z jednostki wchodzącej w skład przedsiębiorstwa.

Dokument ten wystawiany jest w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie):

- oryginał dokumentu jest składany do działu księgowości;

- kopia dokumentu PW przekazywana jest do osoby odpowiedzialnej (przekazującego) ze strony magazynu skąd pochodzi towar lub materiał,

- drugi egzemplarz kopii przechowywany jest w aktach magazynu przyjmującego.

Elementy, które powinien zawierać poprawnie wystawiony dokument to: pieczątka jednostki organizacyjnej przekazującej towar, numer magazynu przyjmującego materiał, numer kolejny dokumentu, nazwa materiału i jednostka miary, ilość materiału, indeks materiałowy (numer katalogowy), cena/wartość materiału, data i podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej PW oraz podpis osoby odbierającej po stronie magazynu przyjmującego towar/materiał.

• ZW (zwrot wewnętrzny)

Dokument ZW jest podstawą do udokumentowania zwrotu materiału.

Powodem dokonania zwrotu udokumentowane przez ZW może być:

- pobranie materiału w ilości większej niż była wymagana;

- pomyłkowe pobranie materiału niewłaściwego (np. inny numer katalogowy niż był wymagany), w efekcie zwrot;

- osiągnięto oszczędność,

- materiał jako zapas nieprawidłowy, co zostało wykryto w trakcie kontroli.

Dokument ten wystawiany jest w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie):

- oryginał dokumentu składany jest dziale księgowości,

- kopia dokumentu ZW przeznaczona jest dla jednostki zwracającej materiał widniejący na dokumencie,

- druga kopia natomiast przeznaczona jest do archiwizacji w dokumentacji magazynu.

Elementy, które powinien zawierać poprawnie wystawiony dokument to: pieczątka jednostki organizacyjnej zwracającej towar; numer magazynu przyjmującego materiał; numer kolejny dokumentu; nazwa materiału i jednostka miary; ilość materiału; indeks materiałowy (numer katalogowy); cena/wartość materiału; data i podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej ZW.

• MM+ (przesunięcie międzymagazynowe)

Dokument MM+ realizuje proces zwany przesunięciem międzymagazynowym. Jest to podstawowy dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami wewnątrz przedsiębiorstwa, w którego to oba magazyny wchodzą skład.

Dokument ten wystawiany jest w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie):

- oryginał dokumentu składany jest dziale księgowości,

- kopia dokumentu MM przeznaczona jest dla jednostki wydającej materiał widniejący na dokumencie,

- druga kopia natomiast przeznaczona jest do archiwizacji w dokumentacji magazynu przyjmującego.

Elementy, które powinien zawierać poprawnie wystawiony dokument to: symbol magazynu zdającego materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał, dokładną nazwę materiału, ilość materiału, symbol PKWiU, jednostkę miary, cenę/wartość i datę przekazania oraz podpisy osób ze strony obu magazynów.

Specyficzną odmianą dokumentów przesunięcia magazynowego są dokumenty MW i MP. Pozwalają one kontrolować przesunięcie towaru między odległymi od siebie magazynami (własnymi). Wystawienie WM (wydanie z magazynu) może wygenerować w magazynie docelowym zapis na czarno - dokument MP. Po zakończeniu przesunięcia zatwierdza się zapis MP, co jest końcowym etapem obiegu dokumentów. Efekt jest taki sam jak w przypadku stosowania zwykłego MM, jednak Mp pozwala kontrolować ilość wydanego i przyjętego towaru, a więc pokazuje czy cały wydany towar dojechał na miejsce.

Dokumenty rozchodu materiałów

• WZ (wydanie na zewnątrz)

Dokument WZ - to dokument obrotu magazynowego służący do dokumentowania rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż lub do nieodpłatnego przekazania. Służy do udokumentowania:

- rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż,

- rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych jednostkach organizacyjnych,

- nieodpłatnego przekazania.

Dokument ten wystawiany jest w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie):

- oryginał dokumentu składany jest dziale księgowości,

- kopia dokumentu RW przeznaczona jest dla odbiorcy,

- druga kopia przeznaczona jest dla jednostki wydającej materiał lub towar (magazyn).

Elementy, które powinien zawierać poprawnie wystawiony dokument to: dokładne dane jednostki lub osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, podpis osoby wydającej.

• RW (rozchód wewnętrzny)

Dokument RW to dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby wewnętrzne jednostek organizacyjnych oraz przedsiębiorstwa. Wystawiany przez jednostkę wydającą materiał lub towar.

Dokument ten wystawiany jest w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie):

- oryginał dokumentu składany jest dziale księgowości,

- kopia dokumentu RW przeznaczona jest dla jednostki wydającej materiał widniejący na dokumencie:

- druga kopia natomiast przeznaczona jest dla osoby/jednostki pobierającej materiał lub towar.

Elementy, które powinien zawierać poprawnie wystawiony dokument to: nazwę materiału, ilość, jednostkę miary, nazwę jednostki pobierającej (pieczęć), oryginalny podpis osoby zatwierdzającej, źródło finansowania. Dokument powinien również zostać o następującej dane przez magazyn (jednostkę wydającą): data wydania, numer magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary, ilość wydana, podpis osoby wydającej.

• MM- (przesunięcie międzymagazynowe)

Dokument MM realizuje proces zwany przesunięciem międzymagazynowym.

Dokument MM to podstawowy dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami wewnątrz przedsiębiorstwa, w którego to oba magazyny wchodzą skład.

Dokument ten wystawiany jest w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie):

- oryginał dokumentu składany jest dziale księgowości,

- kopia dokumentu MM+ przeznaczona jest dla jednostki przyjmującej materiał widniejący na dokumencie,

- druga kopia składowana jest celem archiwizacji przez magazyn wydający.

Elementy, które powinien zawierać poprawnie wystawiony dokument to: symbol magazynu zdającego materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał, dokładną nazwę materiału, ilość materiału, symbol PKWiU, jednostkę miary, cenę/wartość i datę przekazania oraz podpisy osób ze strony obu magazynów.

Współczesne metody przetwarzania dokumentów magazynowych

Obecnie klasyczne formy dokumentacji magazynowych są wypierane przez formy elektroniczne. Przyczyniło się do tego pracowanie systemów kodów kreskowych umożliwiających zapis wielu informacji dotyczących towarów i materiałów oraz rozwój urządzeń elektronicznych, które w znaczący sposób optymalizują gromadzenie i wymianę informacji. W efekcie doprowadziło to do stworzenia kompleksowych systemów magazynowania wykorzystujących przenośne terminali służące do odczytywania kodów z towaru i wykonywania na nich operacji w danych magazynu (przyjmowanie, wydawanie, kompletacja materiałów) w sposób zdalny operując na centralnej bazie danych. Najczęściej używanym w magazynach typem kodowania jest EAN128. Do odczytu kodów możemy użyć terminali takich jak: IT 7000, kieszonkowy CPT - 8000 lub innych urządzeń.

Dokumenty magazynowe — artykuły polecane

Kontrola obiegu dokumentów księgowych — Obieg dokumentów księgowych — Dokument WZ — Magazyn przyjęć — Księgowość — Proces archiwizacji — Instrukcja archiwalna — Archiwizacja dokumentów księgowych — Proces magazynowania

Bibliografia

• Andrzejczak P., Zając J. (2009), Zapasy i magazynowanie, Biblioteka Logistyka, Poznań
• Dudziński Z. (2009), Instrukcja magazynowa
• Dudziński Z. (2009), Regulamin pracy magazynu
• Siewierska, J., & Kołosowski, M. (2011). Sprawozdanie finansowe według MSSF/MSR i ustawy o rachunkowości: wycena, prezentacja, ujawnianie. Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr
• Szpon J., Dembińska-Cyran I., Wiktorowska-Jasik A. (2005), Podstawy logistyki, Szczecin
• Tubis A. (2012), Koordynacja przepływów materiałowych i dokumentacji w procesie przyjęcia dostawy, Logistyka, (2)
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Zych W. (2008), Gospodarka Magazynowa, Tarnów

Autor: Maria Marynevych

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.