Podejście opisowo-ulepszające

Bycie pracowitym nie wystarcza do osiągnięcia sukcesu. Co więcej można pracować mniej niż inni i mieć z tego więcej korzyści. Kluczem do sukcesu jest organizacja pracy. Na organizację pracy składają się następujące cechy: analiza, planowanie i konsekwentność. Innymi słowy "nie ma działania bez przygotowania".

Wyróżniamy trzy algorytmy usprawniania i projektowania organizatorskiego. Pierwszym jest podejście opisowo-ulepszające, drugim podejście funkcjonalno-wzorcujące, trzecim zaś podejście diagnostyczno-funkcjonalne.

Podejście opisowo-ulepszające charakteryzuje się oceną stanu obecnego, wytypowaniem jego wad i zaprojektowaniem zmiany ku lepszemu. Zwane jest też podejściem diagnostycznym właśnie ze względu na szukanie błędów i nieprawidłowości w celu ich usunięcia lub ulepszenia. U klasyków badano jedynie stosunki czasowo-przestrzenne pracy. Później badania zostały wzbogacone o aspekty psychofizjologiczne i psychosocjologiczne. Szczególnie dzisiaj zwraca się uwagę na relacje między pracownikami tego samego szczebla jak i między poszczególnymi szczeblami korporacji. Zauważono, że wcześniej nie poruszane, niematerialne warunki pracy stanowią istotną część ze składowych jej efektywności.

Fazy

Pierwszą w Polsce metodologię badania w podejściu opisowo-ulepszającym zaproponował J. Trzcieniecki. Składają się na nią dwie fazy.

Faza wstępna

• wybór pracy, którą należy zbadać i usprawnić
• wstępne opisanie pracy przez określenie warunków zewnętrznych i cech, które muszą mieć jej wykonawcy

Faza podstawowa

• badanie orientacyjne (pokazanie stanu faktycznego)
• analiza stanu i przedstawienie diagnozy
• określenie możliwych rozwiązań i wybranie optymalnego

Algorytm badania, według W. Jakóbieca składa się zaś z sześciu elementów:

• określeniu celu i przedmiotu badania
• zbieranie informacji szczegółowych
• krytyczna analiza i ocena
• projektowanie nowego rozwiązanie i próba
• przygotowanie warunków do wdrażania
• wdrożenie nowego rozwiązania do praktyki i utrzymanie go przez zanikającą kontrolę

Przytoczone powyżej schematy badania opisowo-ulepszającego dwoma z wielu ujęć tego zagadnienia. Ich wspólną cechą jest rejestracja stanu obecnego oraz krytyczna analiza i ocena tego stanu. Stąd też wiele uwagi skupia się na metodach pozyskiwania informacji. Do źródeł pozyskiwania informacji zalicza się: funkcjonowanie, kierowniczy i wykonawczy personel oraz dokumentacja rozpatrywanego systemu organizacyjnego. Jako czwarte źródło można uważać wiedzę i doświadczenie prowadzącego badanie.

Zastosowanie podejścia opisowo-ulepszającego w praktyce

W podejściu opisowo-ulepszającym korzystają przede wszystkim branże produkcyjne, usługowe oraz bankowo-finansowe. Jednakże, zastosowanie tego podejścia nie jest ograniczone tylko do tych sektorów. Może być wykorzystane w każdej organizacji, która chce poprawić swoje procesy i zwiększyć efektywność działania. Przykładowe obszary organizacji, na które można zastosować podejście opisowo-ulepszające, to produkcja, logistyka, obsługa klienta, zarządzanie zasobami ludzkimi, a także zarządzanie jakością i innowacjami. Przykłady konkretnych przypadków, w których zastosowanie podejścia opisowo-ulepszającego przyniosło korzyści, to optymalizacja procesów produkcyjnych, skrócenie czasu realizacji zamówień, zwiększenie satysfakcji klientów, redukcja kosztów operacyjnych i wiele innych.

Zastosowanie podejścia opisowo-ulepszającego przynosi wiele korzyści dla organizacji. Po pierwsze, umożliwia lepsze zrozumienie i opisanie obecnych procesów oraz identyfikację obszarów, które wymagają poprawy. Po drugie, pozwala na wprowadzenie zmian skierowanych na eliminację marnotrawstwa, optymalizację procesów i zwiększenie efektywności. W rezultacie możliwe jest osiągnięcie lepszych wyników finansowych, większej satysfakcji klientów i pracowników, oraz wzmocnienie konkurencyjności organizacji. Dodatkowo, podejście opisowo-ulepszające umożliwia monitorowanie i pomiar efektywności działań oraz ciągłe doskonalenie organizacji.

Wdrożenie podejścia opisowo-ulepszającego może napotkać na różne trudności. Jednym z wyzwań jest brak zaangażowania i akceptacji ze strony pracowników, którzy mogą obawiać się zmiany i obciążenia dodatkowymi obowiązkami. Innym wyzwaniem jest brak odpowiedniego know-how i umiejętności u pracowników i menedżerów, którzy będą odpowiedzialni za analizę i usprawnianie procesów. Dodatkowo, mogą wystąpić trudności związane z dostępem do odpowiednich danych i narzędzi, a także z koordynacją działań między różnymi działami i zespołami w organizacji. Aby skutecznie wdrożyć podejście opisowo-ulepszające, konieczne jest przeciwdziałanie tym trudnościom poprzez odpowiednie szkolenia, wsparcie ze strony kierownictwa oraz stworzenie odpowiednich struktur i procesów w organizacji.

Metody i narzędzia wspomagające podejście opisowo-ulepszające

W podejściu opisowo-ulepszającym wykorzystuje się różne technologie informacyjno-komunikacyjne, takie jak systemy informatyczne, narzędzia do zarządzania projektem, oprogramowanie do analizy danych, czy też systemy monitorowania i raportowania. Dzięki nim możliwe jest gromadzenie, przetwarzanie i analiza danych w sposób bardziej efektywny i precyzyjny. Technologie informacyjno-komunikacyjne pozwalają także na automatyzację procesów, usprawnienie komunikacji w organizacji oraz integrację różnych systemów i aplikacji. Korzyści wynikające z wykorzystania tych technologii to większa szybkość i dokładność analizy, lepsza współpraca między pracownikami, oraz łatwiejszy dostęp do informacji i raportów.

W podejściu opisowo-ulepszającym można wykorzystać różne narzędzia i oprogramowanie do gromadzenia i analizy danych. Przykłady takich narzędzi to arkusze kalkulacyjne, bazy danych, systemy do wizualizacji danych, czy też narzędzia do przeprowadzania analiz statystycznych. Te narzędzia umożliwiają skuteczne zbieranie danych, ich przetwarzanie i analizę w celu identyfikacji problemów i możliwości usprawnienia. Funkcje i możliwości tych narzędzi obejmują generowanie raportów, tworzenie wykresów i diagramów, przeprowadzanie analizy trendów i statystyk, oraz tworzenie modeli i symulacji. Wykorzystanie tych narzędzi przynosi korzyści w postaci lepszej jakości analizy, szybszego dostępu do danych, oraz łatwiejszej interpretacji wyników.

W podejściu opisowo-ulepszającym można wykorzystać różne metody statystyczne i matematyczne do analizy i oceny efektywności organizacji pracy. Przykłady takich metod to analiza przyczynowo-skutkowa, analiza trendów, analiza regresji, analiza czasu pracy, analiza kosztów i wiele innych. Wykorzystanie tych metod pozwala na identyfikację zależności między różnymi czynnikami, ocenę wpływu poszczególnych czynników na wyniki, oraz prognozowanie przyszłych trendów i wyników. Zalety tych metod to obiektywność, precyzja i możliwość porównania wyników w czasie. Jednakże, ich zastosowanie wymaga odpowiedniej wiedzy i umiejętności, takich jak umiejętność analizy danych, znajomość statystyki i matematyki, oraz umiejętność korzystania z odpowiednich narzędzi i oprogramowania.

Podejście opisowo-ulepszające — artykuły polecane

Analiza diagnostyczna — Podejście systemowe — Metoda prognostyczna — Analiza wartości — Szkoła systemów społecznych — Założenia koncepcji wariantowania — Badanie pracy biurowej — Development center — Benchmarking

Bibliografia

• Jakóbiec W., Służba organizatorska w przedsiębiorstwie, Warszawa 1982, s. 57
• Martyniak Z. (1987), Organizatoryka, PWE, Warszawa
• Mikołajczyk Z. (2002), Techniki organizatorskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa

Autor: Filip Łachwa