TCO

TCO (ang. Total Cost of Ownership) - Całkowity Koszt Posiadania - jest to suma wszystkich kosztów rozwiązania informatycznego począwszy od jego zakupu, poprzez użytkowanie, aż do likwidacji. W skład TCO wchodzą koszty zakupy sprzętu i licencji, wydatki poniesione na szkolenia, wdrożenie, administrację, usuwanie awarii i likwidację. Jest to model pomagający rozdzielić i zrozumieć podział kosztów związanych bezpośrednio i pośrednio z użytkownikiem końcowym każdego przedsiębiorstwa.

TL;DR

TCO (Całkowity Koszt Posiadania) to suma wszystkich kosztów związanych z zakupem, użytkowaniem i likwidacją rozwiązania informatycznego w przedsiębiorstwie. Jest to przydatny wskaźnik porównawczy przy wyborze systemu informatycznego. TCO jest również stosowane w przemyśle samochodowym jako sposób porównania kosztów posiadania samochodu. Obliczanie TCO wymaga uwzględnienia różnych składników, takich jak sprzęt, oprogramowanie, szkolenia, wsparcie techniczne itp. Istnieją różne metody obliczania TCO, ale wszystkie mają na celu zrozumienie i podział kosztów związanych z użytkownikiem końcowym. Narzędzia modelu TCO, takie jak TCO Snapshot i Analiza TCO, pomagają w analizie i raportowaniu kosztów posiadania. Czynniki wpływające na TCO to ludzie, technologia i procesy, które mogą być zmienione w celu obniżenia kosztów.

Zastosowanie

TCO jest bardzo dobrym miernikiem porównawczym przy wyborze systemu informatycznego dla przedsiębiorstwa oraz oceny kosztu utrzymania infrastruktury IT (np. gdy jest rozważania decyzja o oddanie jej w outsourcing i zestawiamy koszt utrzymania wewnętrznych zasobów z ceną nabycia usług na rynku) (W. Kilijański, 2006, s. 8).

Metodę Całkowitych Kosztów Posiadania stosuje się również w przemyśle samochodowym, gdzie TCO oblicza się sumując koszt zakupu pojazdu, koszty eksploatacji, koszty serwisowe oraz przychód ze sprzedaży używanego auta. Takie porównania publikują popularne magazyny motoryzacyjne, co niewątpliwie ułatwia decyzję przy zakupie samochodu dla firmy, jak też dla zwykłego użytkownika.

Informacje dodatkowe

TCO w przedsiębiorstwie podaje się zazwyczaj w przeliczeniu na jeden komputer. Niestety (w przeciwieństwie do księgowej wartości zakupu) TCO może być obliczana jedynie szacunkowo, niemożliwy jest bowiem dokładny pomiar wszystkich finansowych skutków poszczególnych działań i sytuacji. Aby zmierzyć całkowite koszty posiadania systemu informatycznego wg Gartner Group (firmy która wymyśliła tą metodę) potrzebne dane dotyczące takich składników, jak:

• Capital - kapitał trwały, czyli sprzęt komputerowy i sieciowy (komputery PC, serwery, stacje robocze, koncentratory, routery, HUBy itp.), oprogramowanie (systemy operacyjne, sieciowe systemy operacyjne, oprogramowanie wspomagające zarządzanie siecią, oprogramowanie standardowe i specjalistyczne), okablowanie oraz urządzenia peryferyjne (klawiatury, myszki itp.).
• Futz Factor - koszty spowodowane stratą czasu pracowników (np. podczas formatowania tekstu, dostosowania interfejsu użytkownika).
• Application Development - koszty związane z tworzeniem oprogramowania.
• Peer Support - koszty wsparcia związane obsługą stacji klienckich.
• Technical Support - koszty wsparcia technicznego.
• Formal Learning - koszty sformalizowanej nauki (kursy obsługi, egzaminy certyfikacyjne itp.).
• Informal Learning - koszty niesformalizowanej nauki (książki, czasopisma itp.).
• Admin - koszty administracji.
• Data Management - koszty zarządzania danymi.
• Supplies - koszty zapasów i dostaw (M. Szmit, 2003, s. 85).

Inne firmy, takie jak Forrester czy RM Consulting opracowały własne sposoby obliczania TCO, których wyniki mogą się różnić od tych uzyskanych metodą Gartner Group. Jest to związane z różnymi założeniami jakie poszczególne firmy przyjęły w swoich modelach. W metodzie Gartner Group przyjęto np., że rozpatrywany system składa się z komputerów o tej samej lub zbliżonej konfiguracji sprzętowej, co niewątpliwie zmniejsza koszty wsparcia technicznego i administracji, jednak w rzeczywistości nie jest realne. Wszystkie metody mają ze sobą wspólne cechy, takie jak:

• koszty sprzętu i oprogramowania stanowią około połowę kosztów TCO,
• koszty szkoleń i administracji są bardzo wysokie.

Narzędzia modelu TCO

• TCO Snapshot - obrazuje możliwość przyszłych kategorii kosztowych TCO. Narzędzie zbudowane jest w oparciu o dane z kilku sektorów i branż, oraz uwzględnia wskaźniki budowane w oparciu o model najlepszych praktyk jak i wskaźniki dla, których źródłem są ankiety przeprowadzane wśród Klientów przedsiebiorstwa
• Analiza TCO - narzędzie to daje nam możliwość bardzo głębokiej i dokładnej analizy kosztowej, podzielonej na poszczególne segmenty działalności. Zostało ono zapoczątkowane na skutek zbadania rezultatów osiągniętych przez klientów przedsiębiorstwa w poniższych segmentach:

1. Wizja - scharakteryzowanie powodów dla których warto wprowadzić Total Cost of Ownership, określenie miejsc objętych TCO, podziału odpowiedzialności, zespołu projektowego, źródeł informacji, oraz określenie modelu jaki byśmy chcieli wprowadzić do naszego przedsiębiorstwa.
2. Plan gromadzenia danych - określa on sposoby akumulacji danych w przedsiębiorstwie (badania, ankiety, wywiady, obserwacje, i inne metody). Następuje wytypowanie rodzaju danych niezbędnych do wybranego modelu TCO oraz wybór źródeł ich pochodzenia.
3. Analiza danych - zebrane dane są w tym etapie badane i analizowane za pomocą odpowiednich narzędzi dobranych specjalnie do wybranej metody.
4. Raport końcowy - skutkiem pracy jest raport, przy jego przedstawieniu należy dodać rekomendacje które należy podjąć w celu obniżenia Total Cost of Ownership. Mogą być to kroki takie jak: zmiana systemu operacyjnego czy wprowadzenie nowych technologi do procesu (Bujak B. 2017 s.84)

Czynniki wpływające na zmianę TCO

• Ludzie - wprowadzenie szkoleń pracowników w celu usprawnienia procesów
• Technologia - implementacja nowych rozwiązań technologicznych
• Procesy - automatyzacja oraz wprowadzenie nowych, szybszych rozwiązań (Bujak B. 2017 s.85)

TCO — artykuły polecane

Metody wykrywania usterek — System ekspercki — ABC — Prognozowanie przychodów i kosztów — Centrum kosztów i jego kontrola — Baza wiedzy — Utrzymanie ruchu — Metoda Taguchi — Andon — Kolportaż

Bibliografia

• Al-Alawi B., Bradley T. (2013), Total cost of ownership, payback, and consumer preference modeling of plug-in hybrid electric vehicles, Applied Energy
• Bujak B.(2017), Nadzór bankowy w Polsce, Wydawnictwo Edulibri, Warszawa
• Kilijański W. (2006), Porady ekspertów, Controlling i Rachunkowość Zarządcza Vol.2006 Nr.3, Warszawa
• Martens B., Walterbusch M., Teuteberg F. (2012), Costing of cloud computing services: A total cost of ownership approach, System Science
• Michalak A. (2015), Modele kosztu kapitału i ich implementacje w zarządzaniu przedsiębiorstwem górniczym, Difin, Warszawa
• Popkiewicz M. (2006), Integracja z systemem operacyjnym, Gazeta prawna, Nr 96
• Szmit M. (2003), Informatyka w zarządzaniu, Difin, Warszawa
• Wu G., Inderbitzin A., Bening C.(2015), Total cost of ownership of electric vehicles compared to conventional vehicles: A probabilistic analysis and projection across market segments, Energy Policy

Autor: Bartłomiej Maruszak, Bartosz Matela